Канун Нового года — это естественный момент для анализа сделанного и для размышлений о том, что предстоит сделать. Особенность нынешней смены календарных лет заключается в том, что как раз сейчас (речь идет не о конкретном годовом отрезке, а о периоде в несколько лет) ИТ-отрасль переживает достаточно радикальную трансформацию, связанную с переходом к широкому использованию облачных моделей ИТ. Как это ни странно, но облака еще довольно далеки от российской сферы систем электронного документооборота (СЭД) и управления корпоративным контентом (ECM). Однако и тут как раз сейчас происходят весьма важные перемены, связанные с резким расширением использования подобных решений организациями, а также с переходом к реальному электронному документообороту. Как все это происходит на практике? Что уже реализовано и что еще только предстоит совершить? С этими вопросами мы обратились к представителям СЭД/ECM-заказчиков.

Самые важные события уходящего года

“Особых сюрпризов уходящий год не преподнес, положение игроков на рынке осталось примерно прежним, каких-то прорывных решений, интересных реальным заказчикам, преподнесено не было. Все по большому счету осталось на уровне форумов и пресс-релизов”, — считает начальник управления сопровождения прикладных систем департамента информационных технологий ФГУП “Российская телевизионная и радиовещательная сеть” Антон Бурлаков. Он сказал, что в 2013 г. наблюдалось повышение интереса к разным новыми ИТ-идеям, но пока все это выглядит, скорее, желанием быть модным, а не эффективным. В частности, SaaS-решениям выйти на уровень не просто практического, но и широкомасштабного применения пока не удалось. И тут показателен такой факт: даже те, кто на протяжении многих лет занимается ECM, не могут с ходу назвать ни одной присутствующей на рынке СЭД, построенной на модели SaaS.

Как позитивный момент он отмечает рост активности западных компаний, особенно OpenText и Oracle. Так, OpenText в прошедшем году стала активнее продвигаться в профессиональной среде и присутствовать на форумах. “Эта тенденция вызывает оптимизм по двум причинам: во-первых, поскольку означает усиление конкуренции и рост качества предлагаемых решений, а во-вторых — вследствие повышения интереса именно к комплексным решениям, затрагивающим все области”, — отметил наш собеседник.

Заместитель директора муниципального бюджетного управления “Информационно-технический центр” г. Рыбинска Сергей Трофимов решил обратить внимание в первую очередь на вопросы нормативно-законодательной сферы и обеспечения электронного взаимодействия госструктур: “Количество и объёмы изменений и проектов изменений законов, указов, постановлений, распоряжений, рекомендаций и писем нарастает с каждым годом и, наверное, уже перешло тот предел, когда их содержание осмысливается и запоминается. Сейчас, оборачиваясь назад, даже сложно понять, какие именно события относятся к 2013 г., а какие к предыдущим годам”.

С учетом этого замечания он среди наиболее важных дел назвал начало работы портала госуслуг и системы межведомственного электронного взаимодействия, что фактически означает создание специфической системы обмена документами (причем — юридически значимыми!) между всеми государственными и муниципальными органами власти. Для этого в реестр услуг внесено бесчисленное множество регламентов, заполнены технологические карты межведомственного взаимодействия (ТКМВ). Десятки тысяч организаций зарегистрировались на портале, оформили электронные подписи органов власти (ЭП ОВ), сотни тысяч специалистов получили собственные электронные подписи служебного пользования (ЭП СП). Кроме взаимодействия организаций между собой запущен и процесс обмена электронными документами между органами власти и гражданами. Люди регистрируются на портале и реально могут пользоваться услугами и документами в электронном виде.

На фоне множества дел в СЭД-сфере начальник отдела развития систем электронного документооборота министерства информационных технологий и связи Хабаровского края Вадим Малых обратил внимание в первую очередь на создание летом этого года экспертного совета при Минкомсвязи, специально посвященного вопросам электронного документооборота. Хотя формально в задачи этой структуры входит лишь сфера госорганов, но на самом деле там затрагиваются темы, актуальные для всех участников процесса разработки и внедрения СЭД. Начало работы совета говорит о возросшем внимании со стороны государства к данной теме и дает надежду в скором времени увидеть реальные шаги по решению существующих проблем, в первую очередь нормативно-правовых, связанных с электронными документами.

Среди других важных событий, он также выделил запуск первого этапа работ по переводу федеральных органов власти на электронный документооборот до 2017 г. Именно на стартовом участке этой программы должны быть определены ключевые технические стандарты, в том числе связанные с архивным хранением электронных документов и обменом электронными документами между органами власти всех уровней. Это крайне необходимо, поскольку отсутствие этих стандартов и их нормативно-правовой поддержки – на сегодняшний день основной фактор, сдерживающий развитие систем электронного документооборота в органах власти.

Что ожидалось, но не случилось

К сожалению, в этом году не случились некоторые вещи, которые должны были произойти еще раньше, возможно, даже несколько лет назад. Об этом сказал Сергей Трофимов, особо выделяя вопрос создания реально работающей системы в сфере электронной подписи: “Институт ЭП для электронных документов по-прежнему остаётся корпоративным. Каждое ведомство создаёт свой список доверенных/аккредитованных удостоверяющих центров (УЦ). Есть, например, перечень центров Минкомсвязи. Но министерство доверяет УЦ из этого перечня выпускать ЭП для СМЭВ. При этом далеко не каждый из этих УЦ может обеспечить обращение через СМЭВ к Росреестру, потому что Росреестр имеет свой перечень доверенных УЦ… Не создан некий главный УЦ — УЦ для УЦ, который бы удостоверял право рядового УЦ выпускать ЭП, признаваемые любой организацией на территории России. Судя по азарту, с которым всё новые и новые УЦ собирают деньги за выпуск всё новых и новых ЭП, ожидать изменений вряд ли стоит. Только и остаётся — просто хотеть”.

Антон Бурлаков среди важных событий прошедшего года отметил усилия Минкомсвязи по созданию “национальной СЭД”, тот самый конкурс, вызвавший столь бурные дискуссии, в том числе на конференции RECS 2013. Но вот как охарактеризовать этот проект, как позитивный или негативный, пока не очень понятно. С одной стороны, вопросы унификации в СЭД-сфере и обеспечения межорганизационного взаимодействия крайне актуальны. С другой – вызывают сомнения методы решения этих проблем. Но наш эксперт уверен, что если при сохранении общего курса будет несколько скорректирован подход, то результаты в перспективе, несомненно, будут. Среди разочарований года он назвал также столь многообещающий проект, как О7.док: “Прекрасная по своей идее задумка осталась без должного продвижения и административной поддержки и фактически стала невостребованной”.

Чего-то сверхпрорывного в плане сугубо технических решений в сфере СЭД и ЕСМ продуктов трудно ожидать, процессы тут идут сугубо эволюционные. Причем, считает Вадим Малых, сегодня технические возможности существующих систем и предлагаемых решений сильно превышают наши возможности их использования в связи с несовершенством законодательной базы, низким техническим уровнем пользователей, неприспособленностью многих внутренних процедур к ведению их в информационных системах и т. д. “Вот эти внутренние противоречия нам и предстоит разрешить в ближайшие годы, — считает он, далее констатируя, — вряд ли в этом сильно поможет сообщество СЭД-разработчиков”.

Что ж, получается, что пассивность СЭД-поставщиков в решении отраслевых проблем —это одно из разочарований года. Впрочем, не только этого.

Что удалось сделать именно в вашей организации?

“Мы реализовали проект по внедрению СЭД в генеральной дирекции Телерадиосети России с достаточно серьезной перспективой ее трансформации в полноценную ECM-систему. Все это сопровождается пересмотром подходов к организации управленческих процессов и отходом от “бумажной” парадигмы, — рассказал о своих успехах Антон Бурлаков.— Удалось сформировать подход к увязке сугубо делопроизводственных вопросов с процессами в рамках основной деятельности предприятия и наметить направления выхода за рамки традиционной канцелярской СЭД. Но при этом вопрос обеспечения юридической значимости электронных документов, да и вопрос элементарного доверия к ним со стороны сотрудников полностью решить не удалось. Однако процесс запущен и точка невозврата пройдена”.

Сергей Трофимов говорит о том, что выделить отдельно прошедший год довольно сложно, поскольку в нем завершались или продолжались начатые ранее проекты. Если же посмотреть на последниетри года, то он назвал такие важные дела: “Подключили к оптоволоконной сети администрации города все административные здания; подключили к единой СЭД на платформе DocsVision все департаменты (10 юридических лиц); довели число пользователей единой СЭД администрации до 300; запустили процессы ввода и регистрации входящей корреспонденции, доведения её до исполнителей и контроля исполнения. До конца года должны запустить процесс обмена письмами с СЭД правительства области на платформе DIRECTUM, в результате чего должна прекратиться ежедневная возня оператора по переносу файлов между СЭДами. Но вот что не удалось сделать при всех этих электронных успехах: не получается снизить расход бумаги. Если раньше бумажка, поступившая в канцелярию, передавалась из рук в руки, обрастая резолюциями, то теперь каждый “исполнитель задания” распечатывает её себе на память. Что делать в этой ситуации — плакать по этому поводу, смеяться над человеческой слабостью или пригрозить забрать все принтеры — не очень понятно”.

В Рыбинске запустили процесс регистрации и ввода постановлений и распоряжений администрации года в СЭД. А претворить в жизнь процесс согласования этих документов в среде СЭД пока не удалось. Причина, по мнению эксперта, не только в том “что низы не хотят” (жесткие правила работы с документом в СЭД исключают возможность “бегом пронести” документ по кабинетам и безобидные “шалости” типа замена листов), но и “верхи не могут” отказаться от милого взгляду бумажного документа с подписями и большой круглой печатью.

“В 2013 году мы в основном решали наши внутренние проблемы, — сказал Вадим Малых. — Вовлекали новых пользователей в систему, расширяли количество документов, оборот которых ведется исключительно в электронном виде. Выпустили новые инструкции по делопроизводству, в которых определили правила работы с электронными документами. Пытаемся пересматривать и менять некоторые внутренние процедуры для большего их соответствия идеологии СЭД- и ЕСМ-систем. Это достаточно рутинная работа, результат которой сразу не заметен, но без нее дальнейшее движение просто невозможно”.

Что ожидается в новом году

В ответах наших экспертов четко просматриваются два аспекта темы — технологические тренды и нормативно-правовое релулирование.

Никто не сомневается, что мобильные технологии будут находить все более широкое применение, что облачные технологии из сферы теоретических разговоров, хотя и не очень быстро, будут переходит в плоскость практического использования. Но вот Антон Бурлаков особо выделил вопросы повышения эффективности работы конечных пользователей и их вовлечение в “атмосферу СЭД” и в этом плане высказал большие надежды на возможности развития двух интересных тенденций развития ECM-систем — социализацию и геймификацию. “Не секрет, что во многом успех внедрения информационной системы зависит, во-первых, от заинтересованности, а во- вторых, от степени удовлетворенности конечных пользователей, – заметил он. — При наличии конкретных механизмов и инструментов, делающих внедряемые и продвигаемые информационные системы дружественными для пользователей, степень отторгаемости внедряемых решений конечными пользователями существенно снижается и, следовательно, повышается уровень успешности внедрения. А в такой деликатной сфере, как документационное обеспечение управления, когда успех во многом завязан на трансформации стереотипов и подходов, эти тенденции становятся подчас спасительными”.

Вадим Малых, в свою очередь, подчеркнул как раз необходимость решения нормативно-законодательных вопросов: “В первую очередь ждем какой-то определенности в вопросе архивного хранения электронных документов. На сегодня это одна из основных нерешенных проблем, сдерживающих дальнейшее развитие систем электронного документооборота в органах власти. Ждем от федеральных органов власти готовности обмениваться электронными документами, а не сканами бумажных. Пока ни один из них такую готовность не подтвердил. Да и в системе МЭДО на сегодняшний день отсутствуют стандарты такого обмена”.

Что намерены сделать сами

Как настоящий управленец (в самом позитивном смысле слова, имея при этом в виду управление не только подчиненными, но и самим собой), Сергей Трофимов придерживается принципа “Мы не ждём, мы планируем!”. В этой связи он напомнил, что основная задача его учреждения — обеспечение администрации Рыбинска информационными ресурсами, необходимыми для эффективного решения задач управления городом. Исходя из такой постановки задачи сама СЭД рассматривается, как важная, необходимая система, но в то же время всего лишь как фрагмент общей муниципальной информационной системы (МИС). При этом обрабатываемые в СЭД документы представляют собой как бы мостики между объектами (земельными участками, зданиями, помещениями в ГИС “ИнГео”) и субъектами (записями в базах данных “Жители” и “Юридические лица и предприниматели”).

С учетом этого он формулирует основную стратегию развития информационной системы: “Когда мы развиваем самостоятельные компоненты работы с данными Объекты, Субъекты и Документы, мы всё время помним о сверхзадаче — возможности обрабатывать эти данные в совокупности. В наступающем году мы планируем добиться, чтобы в администрации города был запущен полноценный процесс согласования нормативных документов в СЭД. В цикле работы с документами мы планируем создание справочно-поисковой системы (СПС). Её назначение — обеспечить полноценный поиск и отбор документов по реквизитам (номер, дата, наименование, исполнитель) и тексту документов, созданных за много лет работы. Вероятно, придётся создать и систему электронного архива (СЭА). Если роль СПС — обеспечить поиск документов по разнообразным признакам, то роль СЭА — хранение и выдача по номеру/дате файла-копии документа. Очень хочется написать и реализовать — юридически значимой”.

В организации Антона Бурлакова задачи развития выглядят иначе: там предстоит выполнить тиражирование СЭД на всю филиальную сеть и формирование единого информационно-управленческого пространства на всей территории присутствия Телерадиосети России. Учитывая то, что структура организации достаточно жестко централизована, такая задача выглядит, скорее, рутинной, но все же весьма трудоемкой. И основные трудности тут лежат в плоскости человеческого фактора — необходимо пересмотреть подходы к организации документооборота на филиальной сети, что наверняка вызовет определенные психологические проблемы, поскольку речь идет о трансформации сознания административно-управленческих работников.

У Вадима Малых будут продолжаться работы по развитию того, что начали делать два года назад: “Это работа, если охарактеризовать ее в целом, по информатизации государственных органов. Наша СЭД функционирует, ее тоже будем развивать, но сейчас мы смотрим на вещи шире, чем даже год или два тому назад. Есть множество процессов, слабо или вообще не охваченных СЭД. Многие потоки данных продолжают циркулировать вне каких-либо информационных систем. Мы видим логичным движение в сторону систем управления корпоративным контентом. Это согласуется с общим трендом, сейчас тема ЕСМ широко обсуждается, системы этого класса повсеместно внедряются. В конечном итоге мы хотим увязать все внутренние процессы в рамках единой ЕСМ-платформы, которая будет включать как процессы документооборота со всем жизненным циклом документа, до передачи в архив в электронном виде, так и прочие процессы (формализованные и нет), имеющие место в органах власти. Конечно, эта задача не будет полностью решена в 2014 г., но активное движение в этом направлении планируем начать”.