ОАО «Электронная Москва», созданное столичным правительством в 2002 г., обеспечивает создание и модернизацию ИТ-инфраструктуры органов городской исполнительной власти, подведомственных им организаций и крупных коммерческих предприятий. Об особенностях электронного документооборота, реализуемого компанией, на форуме Russian Enterprise Content Summit (RECS) ‘2014 рассказал ее директор по маркетингу Алексей Алексеев: «Система электронного документооборота Москвы построена по модели SaaS. Поддерживаются мобильные клиенты и квалифицированная электронная подпись. В настоящий момент к ней подключены все органы исполнительной власти».
Что касается физической инфраструктуры, то на базе двух ЦОДов мощностью 1 и 7 МВт создана единая технологическая площадка. Используя подходы IT Service Management и Application Lifecycle Management, работает служба технической поддержки, с которой напрямую взаимодействует call-центр.
«Служба техподдержки ведет постоянный мониторинг работы системы: ведь как ее ни настраивай, но с какими-то участниками или из-за тех или иных внешних факторов она может терять производительность. Помимо этого налажена система предсказаний фатальных ошибок, чтобы примерно за час до возникновения проблемы можно было добавить необходимую мощность», — отметил г-н Алексеев.
В рамках системы функционирует программа обучения пользователей, о которой также рассказал г-н Алексеев: «Поначалу обучение было индивидуальным — чиновника учил куратор. Но когда поставили задачу обучить двадцать тысяч пользователей, стало ясно, что по старой схеме это невозможно. Сейчас проводим трехуровневое обучение. Те, у кого есть некоторая подготовка, могут пройти курсы онлайн, таким же образом сдать экзамен и начинать работать. Для людей старшего возраста существует специальный университет. Кроме того, куратор обучает пользователей при подключении на месте».
Специальное решение было разработано, чтобы обеспечить выдачу большого количества сертификатов ключей электронной подписи (ЭП). «Чтобы получить сертификат, человек должен явиться за ним лично, заполнить необходимые документы, указав при этом паспортные данные. В результате его рабочий день может быть потерян. Из 50 тыс. пользователей, конечно, не всем нужна ЭП, но тем не менее, если у чиновника не будет возможности получать сертификаты на рабочем месте, а всякий раз ему придётся приезжать за ними, то это чревато большими затратами для города», — констатировал г-н Алексеев.
По его словам, на данный момент система автоматизирует не только функции правительства Москвы. Ее функционал охватывает и общегородские проблемы. Система регистрирует входящую и исходящую корреспонденцию, позволяет организовать контрольно-исполнительскую дисциплину, работу с внутренними документами организации, формирование отчетов.
«Существуют специальные порталы, на которых граждане могут оставлять свои обращения и жалобы. Через службу модерации все заявки автоматически становятся поручениями в системе электронного документооборота. Она интегрирована с порталом gorod.mos.ru, включая мобильную версию, и это позволяет сократить срок рассмотрения обращений граждан до восьми календарных дней. Если вы написали жалобу, то в течение этого времени вам придет ответ. Причем стандартные формы ответа запрещены. Контроль обращений граждан имеет такой же приоритет, как контроль поручений мэра», — рассказал г-н Алексеев.
Говоря об эффективности работы системы, он отметил, что благодаря ей город сэкономил 450 млн. руб. на бумагу и курьерскую доставку. Срок доставки документов между органами власти сократился с одного дня до одной минуты. Кроме того, электронный документооборот интегрирован с единым центром хранения и обработки данных и с городской системой видеонаблюдения, что упростило проверку выполнения ряда поручений.
В итоге г-н Алексеев так оценил новое решение: «Электронный документооборот в Москве позволил оставить на местах тех же чиновников, но заставил их работать по-другому. Благодаря техподдержке городские системы вполне эффективно функционируют на местах. На сегодняшний день в СЭД работает 50 тыс. сотрудников. Подключено более 2 тыс. организаций, в том числе и коммерческий сектор — 158 компаний, с которыми взаимодействует город. Продолжается подключение подведомственных учреждений и постепенное усовершенствование системы».
