Сфера закупок, как и многие другие, переживает прорыв в области цифровизации. Компании активно осваивают и внедряют удобные и эффективные ИТ-решения, которые помогают им формировать и структурировать данные, оптимизировать бизнес-процессы, повышать производительность, улучшать опыт взаимодействия с поставщиками.
Цифровая трансформация последних лет привела к тому, что уже весь процесс от заявки до оплаты может быть автоматизирован, а дополнительные сервисы дают компаниям аналитику и алгоритмы действия. Разумеется, полностью исключить человека нельзя. Чтобы система работала правильно и была эффективной, ее нужно, во-первых, правильно настраивать, а во-вторых, принятие конкретных решений останется на стороне человека. Например, не получится автоматически сформировать заявку и найти подрядчика, чтобы перевести буровой станок из Ямальского месторождения в Магадан. Это не закупка канцелярских принадлежностей, здесь должен быть учтен ряд специфических условий, среди которых сложная логистика, рынок с низкой конкуренцией и многие другие.
Между тем цифровизация отрасли приводит к появлению интересных и эффективных ИТ-решений, которые значительно упрощают и систематизируют закупки. Компании уже не считают, что им удобно работать в Excel, и экспериментируют с ПО, внедряют категорийный менеджмент. Появляются корпоративные интернет-магазины, в которых закупщики, как на популярных маркетплейсах, выбирают товары из готовых прайс-листов или согласованных с поставщиком каталогов. ЭТП — это привычное место встречи покупателей и продавцов, а ИТ-решение категории S2P (source-to-pay — от заявки до оплаты) упрощает и автоматизирует отношения между ними.
Мы говорим, что для заказчика процесс снабжения начинается с поиска и выбора источника поставки (source) и заканчивается «pay» — оплатой этому поставщику, а зачастую продолжается и дальше — в части урегулирования претензий и взаимных обязательств. Причем поставщики на ЭТП уже есть, их не нужно самостоятельно искать, они готовы работать. У них свой личный кабинет, где они отслеживают процедуры и хранят документы, поставки, заказы. Логично, что взаимодействие строится дальше, и на базе ЭТП появляется возможность управлять контрагентами, согласовывать и подписывать договоры, отслеживать поставки, проводить оплаты.
Заказчики и поставщики сегодня понимают, что сотрудничество не заканчивается одним тендером, в приоритете стабильные долгосрочные отношения. S2P — это система управления закупками, включающая в себя документооборот, оплату, договор, претензию, если будет необходимо. С ней возможно автоматизировать более 80% закупочных функций.
S2P востребовано компаниями с множеством филиалов в регионах. Решение позволяет экономить и корректно взаимодействовать в закупках, а затраты на его внедрение окупаются уже через несколько месяцев. Вот как выглядит процесс S2P:
- управление спросом: определение потребности в требуемых товарах и услугах для обеспечения закупок на более выгодных условиях;
- сорсинг: используя анализ данных, основанный на текущих тенденциях рынка, прошлых затратах и общих целях разработки продукта, определяются и оцениваются потенциальные вендоры;
- подготовка тендерной документации, проведение аккредитации и квалификации поставщиков;
- торги: приглашение поставщиков к участию в торгах;
- анализ полученных заявок и выбор победителя;
- ведение переговоров и управление прайс-листами, каталогами поставщиков: для поставщиков, с которыми планируются долгосрочные отношения в перспективе, покупатель ведет переговоры об установлении оптимальных условий поставки и цен;
- создание, проверка и согласование контракта. Как только стороны достигнут соглашения по всем вопросам, контракт проверяется обеими сторонами на предмет юридической точности и подписывается;
- удовлетворение спроса различными путями: заказ поставщику, резервирование запаса на складе, выборка со склада поставщика и др.;
- управление поставкой, приемкой и инициирование оплат: процесс поставки с оплатой теперь может выполняться в обычном режиме с ранее утвержденными ценами и условиями оплаты в рамках действующего соглашения.
Финансисты могут возразить, что все эти функции идеально реализовать в ERP для минимизации количества систем и жесткой связки с финансовыми процессами. Но, как правило, такие системы не приспособлены под нужды закупок и функции управления цепями поставок, например, в ней дублируются поставщики, нет корректной категоризации, отсутствуют требуемые для быстрого принятия решений гибкость и оперативность. Гораздо надежней работать в интегрированной с ERP, но отдельной системе, учитывая также, что сейчас компании вынуждены балансировать между внутренней эффективностью и потребностями рынка. Если они концентрируются на внутренней эффективности, они могут потерять рынок, и не только закупочный, но и продаж.
Важно уметь адаптироваться к современным трендам и помнить, что качественная система автоматизации закупок с продвинутым функционалом многократно себя окупает. И наоборот, сэкономив на инструменте, в перспективе можно не получить никаких выгод. Отмечу, что в ближайшее десятилетие цифровизация полностью изменит бизнес-среду — рутинные процессы будут выполнять решения на базе RPA, машинного обучения. Система сама будет объявлять закупку и выбирать победителя, проверять наличие остатков на складе, формировать потребности.
