Компания Maya Assurance страхует ответственность такси, лимузинов и других транспортных средств в пяти районах Нью-Йорка. Она была создана в 2005 г., а в 2006-м въехала в свой нынешний офис. Вскоре перед менеджментом встала острейшая проблема — отсутствие места для хранения документов. Отчасти это было вызвано требованием регулятора хранить такие документы не менее шести лет. Сначала под хранилище было зарезервировано 20% офисных площадей, но вскоре потребовалось еще. Необходимо было либо переезжать в более просторный офис, а это означало бы замедление роста бизнеса, либо искать иное решение.

Но помимо нехватки офисных площадей была ещё одна проблема — эффективность труда. “Меня наняли для работы с информационными технологиями, — говорит вице-президент К. Сингх. — Вскоре я понял, что нужно строить эффективную систему обработки потока документов”.

Вместе с человеком, который занимал в компании должность оценщика, но являлся программистом-самоучкой, Сингх начал подыскивать техническое решение. “Я получил от этого сотрудника много информации по управлению потоками работ, — рассказал он. — Мы рассмотрели несколько вариантов”.

В конечном итоге они выбрали систему управления документами Shared Access Filing Environment производства Cabinet NG (CNG-SAFE). Её предназначение — консолидировать всю информацию в единой системе. И хотя данное решение не разрабатывалось специально для такого вертикального рынка, как страхование, его базовая платформа обладает достаточной гибкостью и легко настраивается.

По словам Сингха, запустить систему оказалось очень просто. “Отчасти это было связано с тем, что я следил, чтобы мы не изобретали велосипеда и не меняли давно существовавшие потоки работ и процессы, — пояснил он. — Нам нужно было только повысить эффективность с помощью технологии”. Для достижения этой цели Сингх и его сотрудник задокументировали все потоки работ и процессы, а затем поэтапно внедрили новую технологию.

Простота внедрения объяснялась также тем, что помогавший выбрать технологию оценщик стал ее первым пользователем. “Ему удалось обрабатывать все материалы в электронной форме, и все сотрудники начали понимать, насколько такая работа эффективнее и спокойнее, — вспоминает Сингх. — После этого от желающих перейти на новую технологию отбоя не было”.

Как только сотрудники преодолели свое сопротивление, их обучение не составило никакого труда. “Людям сначала трудно было перейти от использования бумаги к работе сразу на экране, — говорит Сингх. — Им хотелось по-прежнему пользоваться физическими ящиками для входящей и исходящей документации”. Переход облегчило то, что были сохранены прежние потоки работ и процессы.

По словам Сингха, были сэкономлены значительные средства — 1,8 млн. долл. по состоянию на сентябрь 2010 г. “Это реальная экономия, не считая тех преимуществ, которые в деньгах не измеряются, — отметил он. — Каждый создаваемый нами файл с самого начала сберегает компании от 150 до 200 долл., поскольку нам не приходится вкладывать средства в помещения для хранения документов, не нужны ни шкафы, ни ящики, ни папки, а персонал не тратит время на работу с ними”. Вот каковы статьи экономии:

  • арендная плата за дополнительные офисные помещения, которые потребовались бы для дополнительных шкафов и полок;
  • сотрудники для работы с документами;
  • расходы департамента страхового возмещения;
  • офисные расходные материалы (бумага, порошок и чернила для принтеров и т. п.).

При этом проще стал аудит. “У нас 3,5 тыс. папок, — поясняет Сингх. — Если бы они по-прежнему содержали бумажные документы, а аудиторы захотели ознакомиться хотя бы с десятой их долей, им потребовалось бы несколько недель. А сейчас они могут 40% наших файлов проверить за несколько дней”.

Хотя Сингх подсчитывает только экономию реальных долларов, были получены некоторые важные нематериальные преимущества. “Сотрудники, имеющие стаж от 10 до 30 лет, говорят мне, что теперь работа стала намного эффективнее и создает гораздо меньше стрессовых ситуаций, — рассказал он. — Особенно когда им приходится иметь дело с клиентами, отделами по их обслуживанию и страховщиками”.

Версия для печати