Группа компаний “АйтиКонсалт” завершила второй этап внедрения СЭД DIRECTUM в ООО “Средневолжская газовая компания” (СВГК). К моменту завершения этапа в данной системе было зарегистрировано около 100 человек.

При осуществлении своей деятельности газовой компании важно соблюдать условия постоянно обновляемой отраслевой нормативной документации инструкций, положений, регламентов и т. д. Ранее работа с такой документацией осложнялась тем, что все документы были представлены в бумажном виде и, чтобы ознакомить с ними ответственных сотрудников, приходилось делать множество копий. В результате в СВГК назрела потребность во внедрении системы, которая бы позволила полностью автоматизировать такого рода документооборот.

Основным заказчиком решения выступил отдел оптимизации бизнес-процессов, поскольку именно на нем лежит ответственность за координацию работы с нормативной базой предприятия. Дополнительная сложность документооборота в данном подразделении заключается в тесной взаимосвязи документов, то есть любое изменение в одном из них влечет изменения во всех сопутствующих. Начальник управления информационных технологий СВГК Сергей Блинов рассказывает: “Среди основных критериев выбора системы СЭД/ECM было соотношение цена-качество, а также ее гибкость — то есть возможность приспосабливать её для решения постоянно меняющихся задач. И конечно, особое внимание обратили на наличие в Самаре партнера-производителя с соответствующим уровнем компетенции. Всем требованиям отвечала компания “АСКОН-Самара”, входящая в группу “АйтиКонсалт”, наш давний партнер, уже внедривший на нашем предприятии системы проектирования. Для реализации нужного функционала была выбрана система электронного документооборота DIRECTUM, которая на тот момент уже использовалась в ряде подразделений”.

Как сообщается, внедрение DIRECTUM началось в мае 2010 г. Ядром внедряемого функционала стали базовые модули и модуль “Канцелярия”. Кроме того, был развернут внутрикорпоративный портал на платформе MS SharePoint. На этапе подготовки проектного решения была разработана организационная схема, согласно которой все документы, созданные с помощью DIRECTUM, сначала отправляются на согласование со всеми необходимыми подразделениями, затем автоматически поступают на утверждение руководителям служб и, в конечном итоге, генеральному директору. Важно, что вносимые изменения на всех уровнях согласования фиксируются. После утверждения документ проходит регистрацию. Чтобы сотрудники вовремя отслеживали новые нормативы, система в автоматическом режиме проверяет, есть ли вновь утвержденные документы, и публикует их на портале для всех сотрудников. Найти нужную информацию можно по различным критериям, например по виду документа, дате утверждения и т. д.

В планах СВГК — дальнейшая работа по совершенствованию работы с нормативной документацией, например, по некоторым видам регламентов, которые не подлежат всеобщему обозрению, но должны публиковаться для ограниченного круга лиц. Для такой документации необходима возможность автоматизации предоставления доступа к информации, и “АйтиКонсалт” планирует интегрировать уже внедренные DIRECTUM и SharePoint с Active Directory, что позволит выкладывать документы на сервер в соответствии с правами доступа.

Версия для печати