Терминология, точнее даже процесс ее формирования, любой предметной области почти всегда невольным образом и в то же время объективно отражает развитие и текущее состояние данной сферы. Например, в тематике ECM (управление корпоративным контентом) в нашей стране утвердилось определение “система электронного документооборота”, а не “система управления документами”. Почему так произошло? Скорее всего потому, что управление документами — более широкое понятие, включающее не только документооборот (оперативное управление документами в рамках текущей деятельности организации), но и архивное хранение документов (долгосрочное, а в ряде случаев — постоянное, бессрочное).

Таким образом, широкое использование именно термина СЭД говорит о том, что для российских предприятий в последние годы наиболее актуальны задачи оперативной работы с документами. Более того, создание собственного термина “электронный документооборот” вместо точного перевода “управление электронными документами” во многом вызвано тем, что наши средства автоматизации в реальности зачастую выполняют лишь “электронное” управление бумажными документами. И в этом плане нужно отметить, что постановка задачи перехода на “безбумажный документооборот” является более точной по сравнению с двусмысленным “электронным документооборотом”.

То же самое происходит с “электронным архивом”, термином не столь популярным, как СЭД, но все же давно знакомым. За этим словосочетанием также нередко скрывается лишь управление (в первую очередь учет) с помощью ИТ-средств все теми же хранилищами бумажных документов. Правда, тут в последние годы все чаще создаются именно архивы электронных документов, но в подавляющем большинстве случаев речь идет лишь о формировании электронных дубликатов “настоящих”, бумажных архивов (обычно для текущей работы с ними пользователей).

В то же время именно вопрос долгосрочного хранения электронных архивов сегодня представляет одно из главных препятствий для перехода к безбумажным технологиям. Хотя доля документов, нуждающихся в длительном хранении, в общем потоке документооборота предприятий невелика, они-то и создают серьезные нормативные сложности в деле создания безбумажных систем в целом. Проблема эта известная, и она уже давно обсуждается в документоведческо-архивистском сообществе, но пока без особого прогресса. Тем не менее актуальность данной темы его представители понимают, и, наверное, поэтому Гильдия управляющих документацией решила впервые посвятить очередную свою конференцию “Инфодокум” (проводится раз в полгода) архивным вопросам. Но и тут используемая терминология изначально отразила содержание проблемы: организаторы благоразумно не стали выносить слово “электронный” в название мероприятия, довольно расплывчато обозначив его как “Эффективный архив в управлении”.

Обзорное выступление директора ВНИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Михаила Ларина в основном было посвящено описанию проблем, стоящих на пути к созданию архивов электронных документов. Он сообщил, что принятые в 2009 г. правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти впервые в российской истории установили равнозначность электронных и бумажных документов. Со своей стороны сразу отметим, что темпы прогресса в этой сфере не очень велики: разговоры (в том числе на конференциях ВНИИДАД) о необходимости такого шага велись аж с конца 1990-х. С учетом этого понятно, что последующее заявление докладчика о том, что теперь идет “постепенное выстраивание логической цепочки нормативно-правовых актов” по практике применения электронных документов, не вызывает особого оптимизма. К тому же далее он сообщил, что существующая нормативная система “затрудняет комплексное использование электронных документов” и “не обеспечивает в полной мере их преимущества перед бумажными документами”.

Затем руководитель ВНИИДАД отметил, что сложности в практике использования электронных документов во многом связаны с нерешенностью целого ряда теоретических вопросов, среди которых он выделил следующие аспекты: терминология и понятийный аппарат, спецификация и подлинность, юридическая значимость, изучение опыта использования электронных документов в различных организациях, нормативное закрепление требований и создание методических рекомендаций по работе с ними. Сказав о том, что работа по внесению определенностей в эти вопросы ведется, г-н Ларин посетовал, что до сих пор неясна судьба новых ИТ-ресурсов, которые плохо вписываются в традиционные представления о документе: баз данных, электронных реестров, Web-ресурсов и пр. При этом было отмечено: “Только после серьезного научного осмысления можно будет давать рекомендации по архивному хранению этих современных источников информации”.

По ходу доклада говорилось и о других трудностях в деле использования электронных документов, и по итогам выступления было сформулировано такое резюме: “Мы надеемся, что все эти вопросы будут решены в ходе реализации принятой в нынешнем году Программы информатизации архивной отрасли”. Со стороны это выглядело довольно неожиданно, поскольку программа, которую, по-видимому, и следовало бы представить собравшимся для обсуждения, была упомянута только в заключительной фразе.

Но самое главное не в этом. Ключевой проблемой видится то, что обо всех задачах, которые нужно решить, говорится на подобных мероприятиях (в том числе на “Инфодокумах”) уже не первый год и даже не одно десятилетие. И никак нельзя признать оптимистичным тот факт, что на данную тему говорят не простые исполнители нормативных требований, а представители ведущей организации страны, которая как раз и должна проводить упомянутое выше “научное осмысление”, создавать “понятийный аппарат”, вырабатывать предложения по нормативным требованиям и т. д.

Все эти сетования на нерешенность наших многочисленных научно-нормативных проблем выглядели на конференции тем более странно, что вторая часть пленарной сессии после кофейной паузы открылась докладом Бертольда Конрада (архивариус электронных документов, администратор электронного архива долгосрочного хранения государственных архивов Австрии) об опыте хранения электронных документов в австрийских госархивах и о планировании их сохранности, и как раз г-н Конрад и дал ответы (подтвержденные практикой) на вопросы, поставленные ранее. При этом нужно отметить два момента:

  • ряд участников, докладывавших о проблемах российского архивного дела, к тому времени покинули конференцию;
  • австрийские специалисты уже не первый раз делятся с российскими коллегами своим опытом.

Как сообщил австрийский архивариус, одним из направлений работ, касающихся использования ИТ в государственных ведомствах, является более чем десятилетнее развитие системы управления документами ELAK. Ее разработка и поддержка выполняются за счет средств администрации федерального канцлера, само решение сначала было широко развернуто в национальных органах власти, а затем постепенно стало внедряться и в региональных структурах. Однако задачи унификации СЭД, повсеместного использования только ELAK не ставится. Главный акцент был сделан на создании электронного формата EDIAKT, разработанного на основе международных ИТ-стандартов, для обмена данными между различными системами управления документами. Кроме того, все задачи по обеспечению долгосрочного (в том числе и неопределенно долгого) хранения документов на федеральном уровне берет на себя Австрийский государственный архив, который первым среди федеральных органов еще в 2003 г. перешел на использование в работе исключительно электронных дел. Как можно было понять из доклада, это ведомство отвечает также за создание ядра технической системы электронной архивации, которое могут использовать в своих решениях независимые разработчики.

Конечно, организация дел в области электронных архивов Австрии — это не единственный возможный вариант решения подобных задач. Подходов может быть много, но главное в другом: необходима четко выработанная стратегия, которую нужно выполнять. Именно это — на конкретном примере альпийской республики — хорошо было показано в докладе австрийского специалиста, но, к сожалению, не было продемонстрировано в выступлениях ведущих российских экспертов.

Версия для печати