В белорусском объединении “Белагросервис” завершен очередной этап внедрения системы “Электронное ДЕЛО”, построенной силами одноименной местной фирмы на базе системы электронного документооборота “ДЕЛО” компании “Электронные Офисные Системы” (ЭОС). В его рамках автоматизировано управление договорной деятельностью республиканского объединения, отвечающего за проведение единой государственной политики в области энергетики, электрификации, агрохимического обслуживания и водоснабжения организаций сельского хозяйства, обеспечение изготовления, ремонта и сервисного обслуживания сельскохозяйственной техники, энергетического и технологического оборудования.

Система “Электронное ДЕЛО” эксплуатируется в “Белагросервисе” с 2007 г. Сначала с ее помощью была автоматизирована работа сотрудников канцелярии: регистрация входящей, исходящей корреспонденции и внутренних документов, контроль исполнения поручений, быстрый поиск информации о документах по любым реквизитам регистрационной карточки и т. д. Поскольку в деятельности “Белагросервиса” большое место занимает обработка договорных документов, в 2011 г. было принято решение автоматизировать работу с договорами путем масштабирования существующей системы электронного документооборота. Основными задачами этого этапа стало создание архива договорных документов и автоматизация процессов их согласования.

Как сообщается, в рамках проекта была разработана технология обработки более десятка категорий договорных документов и настроены различные сценарии их согласования в электронном виде. Автоматизированы все процессы прохождения договорных документов — от создания проекта договора на основе шаблона или импорта полученного документа, до сканирования и ввода образов подписанных оригиналов. Утверждается, что все это позволило увеличить оперативность подготовки проектов договоров, существенно сократить сроки согласования документов и время работы с ними, а также эффективно контролировать выполнение договорных обязательств (отслеживание сроков платежей, закрытия работ, подписания актов и т. п.).

Версия для печати