Покупая хлеб или молоко, мы не задумываемся, что их цена включает еще стоимость создания и обработки уймы бумажных документов, сопровождающих бизнес-процессы — договора, заказы, накладные, акты, счета-фактуры — причем многократно по всей цепочке поставщиков от производителя до прилавка. Ежегодно страна «съедает» тонны бумаги и тратит миллионы часов, чтобы ввести информацию из них в учетные системы. Елена Ткаченко, координатор ECR Russia уверена, что к 2020 г. российский ритейл имеет все шансы избавиться от бумаги, даже несмотря на то что торговые сети идут к этой цели разными путями.

В современной розничной торговле бизнес-процессы устроены так, что они могут быть полностью электронными — благодаря технологии EDI торговые сети способны обмениваться информацией о движении товаров и денежных средств со своими поставщиками и магазинами, не прибегая к печати твердых копий. Но это в идеальном случае. В реальной жизни бумажные документы продолжают использоваться даже не потому, что так требует регулятор (законодательство стало относиться к электронным документам вполне либерально), а просто в силу инерционности и консерватизма руководителей и бухгалтеров — по принципу «как бы чего не вышло».

Пока рынок рос, на издержки традиционного бумажного документооборота можно было не обращать внимания — высокая динамика развития компенсировала неэффективность. Однако новые данные с потребительского рынка, представленные управляющим партнером издательского дома RETAILER Даниилом Сомовым на конференции «Оптимизация бизнес-процессов межкорпоративного документооборота», организованной компанией «КОРУС Консалтинг СНГ», свидетельствуют о снижении реальных доходов населения в 2015 г. на 9,5% и падении на 10% объемов продаж (в сопоставимых ценах без учета инфляции). При том, что в фактических цена объем рынка вырос на 1,2 трлн. руб. и достиг в 2015 г. суммы в 27,6 трлн. руб., это весьма тревожный сигнал, но совсем на повод «сложить оружие», а скорее стимул для выхода отрасли на следующий уровень эффективности, отметил эксперт.

В этих условиях рознице не остается иного выбора, кроме как форсировать переход на электронный документооборот, благо что технологии EDI достигли достаточной зрелости и ведущие игроки отрасли уже накопили достаточный опыт в подобных проектах. Например, в X5 Retail Group история безбумажных технологий взаимодействия с поставщиками началась еще в 2010-м и уже к декабрю 2011 г. в компании завершили внедрение пяти основных типов EDI-документов и отказались от старой системы регистрации и принятия заказов. А с апреля 2013 г. начался взрывной рост трафика электронных счетов-фактур (ЭСФ) благодаря подключению к сервисам EDI порядка 95% поставщиков крупнейшей торговой сети. Электронный документообмен вырос за два года почти в три раза, а всего используется 35 типов EDI-документов. В масштабах X5, под управлением которой находится 7500 магазинов, только внедрение ЭСФ дало экономию 1,228 млрд. руб., полученных в качестве своевременного возврата НДС и внесенных в оборотные средства компании, отметил Вячеслав Поликарпов, руководитель направления проектов EDI в Х5 Retail Group. Это также привело к формированию собственных центров компетенции и проектных офисов внутри торговых сетей в рамках холдинга. Благодаря этой достаточно широкой автономии сети сфокусировались на своих клиентах и их потребностях, что в результате вызвало бурный рост числа EDI-активностей и вполне ожидаемо привело к появлению противоречий, потому что каждая сеть борется за реализацию своих проектов на общем пуле ИТ-ресурсов группы.

Столкнувшись с проблемами, вызванными чересчур активной динамикой по направлению EDI, в группе X5 кардинально пересмотрели подход к реализации ИТ-проектов и озаботились консолидацией EDI-активностей в рамках единой программы, драйвером реализации которой стала бухгалтерия и финансовый блок. Эта программа должна была структурировать консолидировать все активности, определить наиболее приоритетные, согласовать со всеми сетями сроки и изложить их провайдеру.

«Мы провели инвентаризацию планируемых, текущих и уже реализованных EDI-проектов в течение декабря прошлого — января текущего года, в ходе которой описали существующие процессы сети — у нас получилось 415 строк в таблице. Но что еще более важно — мы согласовали дорожную карту и приоритеты по всем EDI-активностям на три года между заказчиками-торговыми сетями и финансистами и уже начали реализацию этой программы. X5 сохраняет на данный момент лидерские позиции как по количеству, по масштабу и по разнообразию электронных документов, используемых в операционной деятельности», — подчеркнул г-н Поликарпов.

Представитель другого ритейл-гиганта Сергей Козлов, менеджер проекта EDI в компании «Лента», рассказал, что 97% всех заказов в сети проходит через EDI-систему, хотя ЭСФ пока в это число не входит. Впрочем, на конец года компания рассчитывает получить 100%-ный показатель использования электронного формата по всем типам обрабатываемой документации.

При следовании к единой цели регулятор (ФНС России), тем не менее, постоянно вносит возмущения в амбициозные планы ритейлеров, вводя новые форматы и виды документов. Хотя в целом эти изменения носят прогрессивный характер, сроки перехода и частота обновлений ложатся тяжелым бременем на ИТ-системы участников рынка. Например, первоначально ФНС планировала в 2015 г. перейти на версию 5.02 формата ЭСФ в течение двух недель, но крупнейшим участникам рынка удалось убедить налоговиков продлить переходный период на год — чтобы они имели возможность доработать свои системы, протестировать эти доработки и внести их в продуктив.

По сообщению ФНС, 30 мая в Минюсте зарегистрированы официальные форматы универсального передаточного и корректировочного документов, включающих в себя счет-фактуру и корректировочный счет-фактуру. Формат УПД может использоваться и как совмещенный документ, и только как счет-фактура, и только как первичный учетный документ. То есть с помощью одного электронного документа в формате УПД можно отразить операцию в бухгалтерском учете, списать затраты по налогу на прибыль, а также заявить налоговый вычет по НДС. Это означает, что разработчики без дела не останутся — до 1 июля 2017 года им предстоит обеспечить полный переход к новому формату, а учитывая масштабы и сложность ИТ-систем в ритейле, это отнюдь не тривиальная задача.

«Мир постоянно и очень быстро изменяется, поэтому рынку, всем его участникам, предстоит совместно выработать понимание того, куда нам предстоит двигаться, с какой скоростью и целью», — подчеркнул Сергей Вершков, руководитель «КОРУС Консалтинг СНГ».

Версия для печати