НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

Продолжение обсуждений по долгосрочному хранению электронных документов (ДХЭД)

Андрей Колесов
03.05.2011 18:25:49

Хочу обратить внимание, что в посте "Это их(архивов)проблемы? Это наши проблемы" сегодня активно продолжилось (во многом благодаря подключению к разговору Дмитрия Меньшикова) обсуждение вопроса как нам решать вопросы ДХЭД.

Признаться, с самого начала разговора по этой теме, у меня постоянно присутствует ощущение того, что тут ведем обсуждения в жанре кухонных дискуссий о том, как нашей сборной по футболу стать чемпионами мира, или о том, как лучше чаеводам Индии выращивать чай.

Если уже придерживать таких аналогий, то, наверное, если мы хотим решить проблему, выяснить сначала – а кто-нибудь в нашей стране занимается вопросам футбола и чаеводства?

Собственно, именно с такого вопроса – "кто у нас занимается вопросами ДХЭД?", я предложил обсуждение этой темы почти три недели назад (http://www.pcweek.ru/ecm/blog/ecm/988.php). Могу предположить, что формальный ответ на него есть – РосАрхив и ВНИИДАД. Но вот я побывал на паре конференций по СЭД-тематике ("ИнтерТраста" и "Инфодокум"), где в том числе присутствовали, в том числе в роли выступающих, представители этих организаций, и у меня лишь окрепла убежденность, что в реальности никто особенно эти просто не занимается.

Кому адресованы наши предложения по ДХЭД? Или просто так – время за разговорами провести?

Комментариев: 11

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

03.05.2011 19:37:01

Вообще-то занимаются, но не так чтобы очень много.
И я предположу почему (не претендуя, впрочем на полноту и непогрешимость):
- большинство распространненых типов документов, те которые реально имеют хождение и которые одназначно выгодно переводить в электронный вид, имеют небольшой срок хранения (собственно Ольга это и продемонстрировала).
- для многих видов документов все еще обязательно бумажное хранение. В электронном виде хранится только копия, заморачиваться её сохранностью нет никакого смысла.
- реальному "буму ЭД" в России меньше 10 лет. Массово разрабатывать, внедрять и использовать ЭД и СЭД стали поалуй только в начале 2000-х. За это время только очень немногие компании столкнулись, например, с проблемой миграции с миграцией между версиями ПО, когда приходилось, например, конвертировать огромные массивы документов (я например, за свою практику сталкивался только у одного клиента - проектного института, которому пришлось по внутренним причинам переводить пользователей на CAD другого производителя + слышал от коллег о реальных сложностях при миграции между версиями офисного пакета).

Мало того, документы длительных сроков хранения обладают еще одной особенностью - они нужны, обычно бывают довольно редко. Поэтому, распечатать, прошить и убрать на хранение пачку бумаги проще, чем задумываться о том, как и где будут храниться ЭД.
А раз не видно очевидных плюсов (а их зачастую и правда, не очень-то видно) - то чего ради создавать себе головную боль?

03.05.2011 20:03:15

Проблема долговременного хранения ЭД из теоретической плоскости уже переходит в практическую. На Инфодокуме-2011 соответствующие вопросы задавали практики, поскольку они уже начали наступать на эти грабли.

03.05.2011 20:57:32

В комментарии на предыдущий пост по теме, Наталья Храмцовская написала

Цитата
Повторюсь: Ни один действующий электронный архив не считает воможным обеспечить долговременную сохранность электронных документов в первоначальном виде, не преобразуя их время от времени (проводя конверсию и миграцию).


К этом можно добавать, что, скорее всего, без миграции, ДХЭД реализовать не возможно в принципе.

Но в чем стоит задача - в хранении непонятно чего любой ценой или в хранении нужной информации (сведений)?

Тут мы опять автоматом выходим на вопрос - что такое электронный документ - информация или материальный носителт.

Цитата
Вообще-то занимаются, но не так чтобы очень много.

Это опять ответ, который четко свидетельствует - НИКТО,

Идут какие-то "кухонные разговоры", вроде того, что мы тут ведем.
И "Инфодокум", как это ни прискорбно, - это ровно такой же "кухонный" уровень.

Серьезный разговор - это, когда, например, ставится конкретная задача:

"разработать предложения по реализации ДХЭД, для рассмотрения и утверждения правительством и разработки затем плана мероприятий по реализации этих предложений в жизнь".
Должны быть назначени сроки, исполнители.

Такая работа должна вести публично (на как, например, по MoReq) с возможностью участия всех заинтересованных сторон и лиц. Работа эта должна выполняться с использованием поэтапной экспертной апробации (одобрения).

В рамках такой работы (с конкретным срокам выхода конкретных рекомендаций) наши дискуссии имеют реальный смысл. А так.... Кухонный разговоры на Новый год, поговорили и забыли наутро... Чтобы через год можно было поговорить еще раз....

Кстати, Инфодокум 2011 все это, в значительной степени и демонстрировал: многие доклады (и те что я слышал и те, что видел в формате тезисов в брошюре, - были простым повторением сказанно и полгода и пять лет назад.

03.05.2011 21:28:12

Андрей Колесов писал: Но в чем стоит задача - в хранении непонятно чего любой ценой или в хранении нужной информации (сведений)?

Повторяю: в одних случаях достаточно сохранить информацию, в других – нужно сохранить документы, которыми можно прикрыть одно место. Непонятно что сохранять все-таки не стоит (хотя идея сохранять всё подряд сейчас приобретает сторонников) – потом в этой каше не найти нужного.

...что такое электронный документ...

Читаем в ГОСТ Р ИСО 15489 определение документа. Затем читаем в законе об ЭЦП IMHO хорошее определение электронного документа. Voila!

Если не нравится, не стонем, а создаем собственное замечательное определение smile:{}

Такая работа должна вести публично (на как, например, по MoReq) с возможностью участия всех заинтересованных сторон и лиц.

Это Вы, простите, о чём? Объяснитесь, пожалуйста!

03.05.2011 21:39:52

Цитата
Читаем в ГОСТ Р ИСО 15489 определение документа. Затем читаем в законе об ЭЦП IMHO хорошее определение электронного документа. Voila!


Про цену всем существующи ГОСТам по поводу ЭД на том же Инфодокуме была сказано достаточно убедительно. К этому вопросу мы еще вернемся.

Цитата
Если не нравится, не стонем, а создаем собственное замечательное определение


Как бы вам это объяснить... Речь идет не формулировке в виде одной фразы, а о большой комплексе серьезгных работ по созданию рекомендаций, демонстрирующих как данное определение будет работать на практике.

Собственно, именно этого (рекомендаций) не хватает всем нашим законам и ГОСТА.

Вы, конечно, видели документ под названием MoReq 2. Представляете его объем и трудоемость его создания.

Так вот для определения СЭД нужно создать примерно такой же документ. Возможно, для начала раз в 10 меньше. Но это то же солидная и непростая работа.


Цитата
Это Вы, простите, о чём? Объяснитесь, пожалуйста!

Объясняю (исправив ошибку в тексте):

Такая работа должна вестись публично (на как, например, по MoReq) с возможностью участия всех заинтересованных сторон и лиц.

03.05.2011 21:56:09

А.Колесов писал: Вы, конечно, видели документ под названием MoReq 2. Представляете его объем и трудоемость его создания.

Я участвовала в работе над MoReq2, и кое-какие мои поправки были приняты и внесены в текст документа (в том числе уже после его утверждения) smile:oops:

Так вот для определения СЭД нужно создать примерно такой же документ.

IMHO это была бы бессмысленная трата времени. Пока что я знаю только одного человека в мире, который остро нуждается в таком документе. Но сомневаюсь, что он захочет финансировать сей титанический труд smile;)

Специалистам отрасли подобная квазинаука не нужна - им нужны конкретные, практичные рекомендации, помогающие им выполнять свою работу.

03.05.2011 22:16:10

Цитата
IMHO это была бы бессмысленная трата времени. Пока что я знаю только одного человека в мире, который остро нуждается в таком документе. Но сомневаюсь, что он захочет финансировать сей титанический труд


Вы, возможно (а скорее - наверняка), знаете, что Минкомсвязи сейчас занимается как раз разработкой некоего как раз подобного документа - "требований в СЭД для федеральных оргнов".

Вы наверное, под "единственным человеком" подразумеваете именно это министерство? Но оно будет уже вторым, так как есть уже заказчик MoReq.

Цитата
Специалистам отрасли подобная квазинаука не нужна - им нужны конкретные, практичные рекомендации, помогающие им выполнять свою работу.

Эта фраза отлично демонстрирует двойственность позиции всей нашей СЭД-отласти.
С одной стороны, вроде бы есть понимание того, что нужно двигаться вперед, с другой - ничего не делать для такого продвижения.

Как в старом анекдоте: "чего там думать, товарищ полковник? Трясти надо!"

03.05.2011 22:34:44

Сначала А.Колесов написал: Так вот для определения СЭД нужно создать примерно такой же документ.

Заметьте - для определения. Однако "что-то с памятью его стало", и, в ответ на "шпильку" по этому поводу, Андрей говорит уже о требованиях к СЭД:

Затем А.Колесов написал: Вы, возможно (а скорее - наверняка), знаете, что Минкомсвязи сейчас занимается как раз разработкой некоего как раз подобного документа - "требований в СЭД для федеральных оргнов". Вы наверное, под "единственным человеком" подразумеваете именно это министерство?

Я все же склонна думать, что "определение" и "требования" - это не одно и то же. smile:{}

03.05.2011 22:39:06

Цитата
Я все же склонна думать, что "определение" и "требования" - это не одно и то же.

А изначально считаю, что это практически тожжественные понятия.

АБ
09.05.2011 17:26:49

По Ожегову:
Определение - Объяснение (формулировка), раскрывающее, разъясняющее содержание, смысл чего-н., дефиниция.
Требование -
1. Выраженная в решительной, категорической форме просьба, распоряжение.
2. Правило, условие, обязательное для выполнения.
3. -мн. Внутренние потребности, запросы.
4. Официальный документ с просьбой о выдаче чего-н., направлении кого-чего-н. куда-н.

Андрей, Вы и сейчас продолжите утверждать, что "определение" и "требования" - тождественные понятия? Ожегов для вас тоже не авторитет в дефинициях русского языка?

03.05.2011 22:46:41

И принципиально важным моментов в "творчестве" Минкомсвязи является закрытость этой деятельности.
Т.е. как обычно, вдруг откуда ни возьмись на отрасль свалятся "Требования" и все только после их утверждения познакомятся с этим документом и будут обсуждать - чтобы это значило.

И тут я хочу отметить: что подобный стиль подготовки наших нормативных документов - неотъемлимая часть нашей же традиционного нациальнального стиля управления.

И ровно тоже самое происходит в ДХЭД -- кто=то, кажется, занимается. Но кто именно и в каком статусе находится процесс - это большая тайна. А тайна чаще всего нужно не для сокрытия деталей процесса, а для сокрытия факта отсутствия процесса, как такового.

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии