Блог

ДХЭД – реальные примеры. И вопросы…

Андрей Колесов
10.06.2011 11:30:59

Пора вернуться к теме долгосрочного хранения электронных документов (ДХЭД), кажется, последняя запись по теме была сделана 20 мая. Проблема уже решительно переходить в сугубо практическую плоскость и получает доказательную базу реальности ДХЭД не только на уровне теории, а с помощью вполне реального опыта.

И кстати, хочу обратить внимание, российских разработчиков СЭД: если вы будете следовать в фарватере не очень дальновидных представителей заказчиков, повторяя их "пережиточные" доводы в пользу "исконных традиций", то есть уже сейчас серьезные риски потери конкурентоспособности по сравнению с западными поставщиками и российским "шустрыми" компаниями, которые будет быстро заполнять появляющиеся ниши.

Итак – вчера побывал на пресс-конференции, где была представлена вторая версия автоматизированной системы "Электронный Государственный Реестр" товарных знаков и знаков обслуживания РФ.

Заказчик - Федеральной службы по интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам (ФИПС).
Исполнитель – Крок
В системе используются средства разных вендоров (MS, Oracle), но все задачи по управлению архивом – на базе технологий EMC.
Проект стартовал три года назад, стоимость (по открытому тендеру) – 50 млн. руб. (все, включая оборудование).

Архив насчитывает сейчас 100 тыс. электронных записей (обратите внимание, это придумал не я – термин "запись" использовали представители заказчика – ФИПС).
Хочу обратить внимание: речь идет о документах, со сроком хранениями "вечно".

Про это дело я буду писать отдельную статью в издании, а пока только два момента

1. Специально спросил: как будут решаться вопросы с электронной подписью.

Получил ответ: "А в чем проблемы-то? Сейчас используется усиленный вариант подписи со сроком действия 20 лет. По истечение срока документы будут переподписываться".

2. Еще задал риторический (для меня, да и для многих) вопрос: "Вы понимаете, что поддержка электронного архива требует постоянной поддержки, а значит – и финансирования этих работ".

Получил ответ: "Что ж тут непонятно. Конечно. Так любой архив – хоть бумажный, хоть на глиняных табличках – требует постоянной поддержки и финансирования. Но электронный требует меньше".

Вот такие дела.

Но теперь все же хочу сделать еще одно замечание "офтопик", но все же важное.

ИТ-поставщики, к сожалению, заметно недооценивают необходимость формирования общественного мнения, просвещения в деле продвижения ИТ. Так на пути ИТ (в том числе электронных документов) – очень много "предрассудков" и элементарного незнания возможностей ИТ.

Очень хорошо, что КРОК+EMC+ФИПС провели такую пресс-конференцию (кстати, собственно журналистов было явно не очень много, ну никак не больше 10 человек).
Но непонятно другое.

Дело происходило в новом (переехали в конце 2009) отличном (об этом расскажу отдельно – есть интересные моменты) просторном зданий компании КРОК. Это не бизнес-центр – все здание принадлежит и занимается компанией.



Но непонятно другое: почему пресс-конференцию нужно было проводить в тесной и не очень хорошо проветриваемой комнате? При том, что на этом же этаже был вполне приличный (и свободный) конференц-зал?




Комментариев: 23

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

Andrew
10.06.2011 13:31:48

Цитата
...почему пресс-конференцию нужно было проводить в тесной и не очень хорошо проветриваемой комнате?
В таких условиях лапша лучше приклеивается к ушам smile:-)

10.06.2011 13:42:38

А.Колесов писал: Архив насчитывает сейчас 100 тыс. электронных записей (обратите внимание, это придумал не я – термин "запись" использовали представители заказчика – ФИПС). Хочу обратить внимание: речь идет о документах, со сроком хранениями "вечно".

Документом является электронный реестр в целом (а также оформленные установленным образом выписки из него). Записи в реестре - здесь термин использован в правильном делопроизводческом смысле, означающем элементы документа, не являющиеся самостоятельными документами, - будучи "выдранными" из реестра, никакой юридической значимости не имеют, и поэтому отдельными документами считаться не могут.

Получил ответ: "А в чем проблемы-то? Сейчас используется усиленный вариант подписи со сроком действия 20 лет. По истечение срока документы будут переподписываться".

Да, коллегам ещё учиться и учиться...

10.06.2011 16:03:14

Цитата
Документом является электронный реестр в целом (а также оформленные установленным образом выписки из него).


Я считаю, что все же игра слов. С таким же успехом можно назвать все материалы канцелярии единым документом.

Я понимаю, что жизнь не укладывается в рамки ОРД, но это проблемы ОРД, а не жизни.

10.06.2011 16:31:12

Если внимательно изучить нормативную базу (см. список), то выясняется, что реестр является электронной базой данных (электронной картотекой - не сомневаюсь, что кое-кто сочтет документом каждую отдельную карточку), куда вносятся сведения о регистрации товарных знаков и знаков обслуживания Российской Федерации, принятых Роспатентом. Решения Роспатента оформляются приказами (сами понимаете, на бумаге). Организация, которая хочет зарегистрировать свой товарный знак, должна подать заявку и приложить к ней энное количество документов (сами понимаете, на бумажных носителях).

До последнего времени все реестры Роспатента велись только на бумажных носителях (например, на каждый товарный знак заполнялся лист Государственного реестра товарных знаков). Сейчас этот учет переведен в электронный вид. Как это велось и ведется можно почитать здесь:

  • Приказ Роспатента от 05.03.2003 N 32 "О Правилах составления, подачи и рассмотрения заявки на регистрацию товарного знака и знака обслуживания"


  • Приказ Роспатента от 30.09.2009 N 138 "Об утверждении Технологического порядка внесения сведений в Государственный реестр товарных знаков и знаков обслуживания Российской Федерации, Государственный реестр наименований мест происхождения товаров Российской Федерации, Перечень общеизвестных в Российской Федерации товарных знаков на электронном носителе"


  • Приказ Роспатента от 28.07.2009 N 117 "О переходе на ведение Государственных реестров товарных знаков, знаков обслуживания Российской Федерации, наименований мест происхождения товаров Российской Федерации и Перечня общеизвестных в Российской Федерации товарных знаков на электронном носителе"

В этих документах ничего не говорится о включении в реестр поступивших вместе с заявкой документов. Даже сама заявка в него не включается – только информация о знаке, которая заверяется ЭЦП должностного лица, внесшего информацию в реестр.

Будет интересно посмотреть через несколько лет, попытается ли кто-нибудь использовать «прорехи» в порядке ведения реестра для «захвата» чужого товарного знака через признание записи в реестре недействительной. Правда, в случае спора на свет божий (точнее, в суд) вытащат всю ту бумажную документацию, которая была представлена в Роспатент, и на основании которой он принимал решение о регистрации товарного знака smile:)

10.06.2011 16:54:24

А.Колесов писал: Получил ответ: ...Так любой архив – хоть бумажный, хоть на глиняных табличках – требует постоянной поддержки и финансирования. Но электронный требует меньше".

Перейдем от слов к цифрам. 50 млн. рублей и 100 тыс. записей - это означает, что только в этом проекте каждая запись обошлась в 500 рублей. Для сравнения, стоимость хранения стандартного дела (порядка 150 листов) в системе Росархива оценивается примерно в 30 рублей в год. Сопоставьте.

Умные люди, "продавая" подобный проект, не о дешевизне хранения говорят (которой на самом деле почти никогда не удается достичь), а о том, что электронный реестр резко сокращает трудозатраты и повышает производительность труда всех тех, кому необходима содержащаяся в реестре информация, кто ведет по ней поиск. Отдача именно здесь, а не в липовой экономии на хранении.

10.06.2011 17:06:03

Жаль, что вы не различаете понятия капитальных и экслуатационных затрат.

К тому же основные затраты проекта связаны не с решением задач хранения, а с управлением системом в целом.
Вы ведь, надеюсь, понимаете, что Росреестр живет не на 30 рублей от хранения дел.

И еще. Это надо уточнять, но наверняка, данная система может хранить и 10 млн. записей.

10.06.2011 17:16:29

Расскажите эти.... наивные... аргументы бухгалтерам и аудиторам, пусть порадуются. Цифры - вредная все-таки штука, с ними не так, как со словами, сильно не поиграешься... smile;)

Да, система, допускаю, может и 10 миллионов записей хранить. Но мало ли что она может - хранит она по факту 100 тысяч. smile:{}

Andrew
10.06.2011 17:43:54

Цитата
Жаль, что вы не различаете понятия капитальных и экслуатационных затрат.

IMHO аффтар здесь сам себя высек - в упомянутые 50 миллионов стоимость здания, ЖКХ, зарплата не входят. Архивисты же дают стоимость хранения с учетом всех расходов.

Далее, это ведь только начальные деньги. Каждый год эксплуатация системы будет обходится в 10 млн. одной только техподдержки + зарплата, амортизация здания, ЖКХ... добежит до 15 млн в год. В то же время из других источников известно, что всего в каталоге знаков 300 тысяч, и есть планы в этой же системе хранить другие базы (но их ещё нужно будет ввести т.е. потратиться). Нет, не судьба хранить информацию задёшево!

Andrew
10.06.2011 18:12:44

Чего я, например, никак не могу понять, так это зачем тезка пытается защитить заведомо незащитимую позицию, в то время, как та же Наталья не отрицает, что система может себя окупить, только не за счет экономии на хранении, а за счет способствования зарабатыванию денег держателем реестра.

10.06.2011 18:25:10

Потому что вопрос стоимости хранения интересен и важен сам по себе.

Я не видел таких рассчетов, а было интересно получить такие оценки. Довольно простая логика говорит однозначно, что стоимоисть хранения электронных документов должна быть существенно дешевле.

Вот и все.

10.06.2011 18:36:58

А.Колесов писал: Довольно простая логика говорит однозначно, что стоимоисть хранения электронных документов должна быть существенно дешевле.

Да, это, конечно, убийственный аргумент - и если цифры и факты ему противоречат, тем хуже для них.

10.06.2011 18:49:34

Да, никаких цифр вы не приводите. Вы считаете, что 30 р - это стоимость хранения?

И если вы путаете капитальные и экспуатационных затраты...

Andrew
10.06.2011 18:53:20

Нда... Безнадёжен...

Павел
16.06.2011 20:07:08

Наташа, можно немного дилетантских рассуждений?

По вашим словам, стоимость хранения архивного дела в 150 листов оценивается в 30 р/год.
Думаю, не сильно ошибусь, если оценю объем оцифрованного листа примерно в 100 Кбайт. Соответственно, стоимость хранения бумажного эквивалента архивного дела (15 Мбайт) составит $1/год, что эквивалентно $66000/год на 1 ТБ.

Уверяю вас, что любая ИТ-компания будет счастлива предоставить услуги по хранению данных в сколь угодно отказо- и катастрофоустойчивом режиме за такие деньги. Систем хранения объемом меньше нескольких терабайт сейчас не найти, так что вопрос о том, почему в архиве хранятся не миллионы, а тысячи записей стоит адресовать Роспатенту.

Тем не менее, это не делает менее очевидным утверждение Андрея о том, что стоимость хранения электронных документов существенно меньше.

16.06.2011 22:25:39

Цитата
почему в архиве хранятся не миллионы, а тысячи записей стоит адресовать Роспатенту...


Роспатент хранит в своих реестрах ровно столько записей, сколько есть зарегистрированных в России товарных знаков, т.е. те самые тысячи, а не миллионы - миллионов товарных знаков просто нет в природе. Терабайты есть, а товарных знаков нет smile:D .

16.06.2011 22:49:31

Наташа, можно немного дилетантских рассуждений?

Да, немножко можно... Только не повторяйте это потом на какой-нибудь аттестации, уволят.

Тем не менее, это не делает менее очевидным утверждение Андрея

Конечно. Его утверждение менее очевидным быть уже не может.

Да какая мне разница, сколько байт может хранить система? Важно, сколько она реально хранит. и за какие деньги. Колесов назвал и количество информации, реально хранимой в системе, и стоимость системы - это его цифры. Цена вопроса ясна (надеюсь, Вы пока не собираетесь опровергать арифметику?). Цена вопроса при хранении бумаги также известна. То, что Вам не нравится соотношение цифр, не имеет принципиального значения.

Павел
18.06.2011 12:14:13

А что, сейчас в ИТ еще где-то существуют аттестации? Последний раз меня, помнится, аттестовали в 1994 г. Но впрочем, вам виднее..

Похоже, мы просто говорим о разных вещах. Вы утверждаете, что хранение 100 тыс. записей в бумажном виде стоит значительно меньше 50 миллионов. Думаю, что никто с вами спорить не будет.

Я утверждаю (не касаясь этого конкретного проекта), что стоимость хранения электронных документов принципиально меньше, чем стоимость хранения бумажных. И насколько я понял, Андрей говорил именно об этом.

Андрей, не могли бы вы повторить ваш тезис в развернутом виде?

18.06.2011 13:11:27

Вот что говорил Андрей Колесов:

Цитата
Жаль, что вы не различаете понятия капитальных и экслуатационных затрат.

К тому же основные затраты проекта связаны не с решением задач хранения, а с управлением системом в целом.
Вы ведь, надеюсь, понимаете, что Росреестр живет не на 30 рублей от хранения дел.

И еще. Это надо уточнять, но наверняка, данная система может хранить и 10 млн. записей.

Так какую "теорию" Вы здесь увидели? smile:{}

Andrew
16.06.2011 23:43:24

Цитата
Соответственно, стоимость хранения бумажного эквивалента архивного дела (15 Мбайт) составит $1/год, что эквивалентно $66000/год на 1 ТБ.
Павел, если Вы хотели сказать, что в идеальном случае - в "хороших руках" да на больших объёмах - стоимость хранения гигабайта информации обойдётся дешевле, чем стоимость хранения этой же информации на бумаге, то ради этого, ей-богу, не стоило напрягаться, все здесь это и так знают.

Автор исходного поста, однако, рассматривал вполне конкретную задачу; и то, что при решении реальных задач электронное хранение может оказаться дорогим, похоже, и для него, и для Вас оказалось неожиданным (уж не знаю, почему). Привыкайте, жизнь полна сюрпризов.

Павел
18.06.2011 12:49:38

Andrew, спасибо за совет. Прямо с понедельника и начну привыкать, честное слово.

Я еще раз перечитал исходный пост и не увидел там особого удивления по поводу стоимости проекта. Просто констатация факта. Был вопрос о сравнительной стоимости поддержки электронного и бумажного архива, на который заказчик дал неоднозначный ответ.

Мне, например, было бы интересно узнать, почему заказчик считает, что в его конкретных условиях поддержка электронного архива на 100 тыс. записей обойдется дешевле, чем бумажного. Для меня это совершенно неочевидно, но возможно у ФИПС есть свои аргументы..

И для начала было бы неплохо узнать, в какую сумму заказчик оценивает годовые расходы на поддержание бумажного архива с требуемой функциональностью.

Дмитрий Менщиков
28.06.2011 09:40:36

Конечно, в электронном виде в итоге хранение дешевле!
(Иначе зачем вся наша автоматизация нужна)

Оцените требуемый объем площадей для хранения бумаги.
Например, знаю архив на 4 млн дел в Питере - он занимает 9 этажей (55 тыс кв.м.)!
Понятно, что для хранения электронных документов площади намного меньше...

Евгений
11.06.2011 11:03:35

Коллеги! Не забывайте есть стоимость создания, хранения, стоимость самого хранимого контента и стоимость услуги по получению контента, в которую архивы стоимость контента не должны включать.

11.06.2011 15:00:42

Коллега, а не могли бы Вы выразить свою мысль яснее и конкретнее, ближе к обсуждаемой теме?

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

Интересно

Статьи

АО “Транснефть — Прикамье”: опыт создания электронных хранилищ документов
Полноценная реализация процессного подхода к управлению бизнесом возможна только на прочном фундаменте …

ИТАР-ТАСС создает национальное хранилище печатных и электронных изданий
Постановлением правительства РФ от 07.04.2017 N 420 утверждено положение о деятельности …

Государственная электронная почта: опыт Германии и России
Электронные средства коммуникации развиваются уже не один десяток лет, обеспечивая быструю и удобную передачу …

“1С” обкатает новую версию “1С:Документооборота” на проекте в “Почте России”
С конца прошлого десятилетия автоматизация управления документами из нишевого направления информатизации …

Языково-независимая обработка документов: нахождение связей с помощью статистики, машинного обучения и графов
Вы бы хотели иметь возможность находить близкие вашим интересам научные работы независимо от предметной …

Мы в социальных сетях

PC Week/RE в Facebook PC Week/RE в Контакте PC Week/RE в Google+ PC Week/RE в Одноклассниках PC Week/RE в Twitter

Решения

Исследование DIRECTUM: Готовы ли российские компании к облакам?
Изменения отношения к облачным технологиям — очевидны. Но нам интереснее увидеть больше конкретики по рынку СЭД, тем …

Анализ и визуализация данных в СЭД CompanyMedia
Универсальное аналитическое решение в составе СЭД CompanyMedia, ориентировано на сбор, агрегацию, обработку и …

«ИнтерТраст» предлагает готовые проекты документов, регламентирующих использование электронной подписи и электронного контента
Компания «ИнтерТраст» расширяет спектр услуг по обеспечению правомерности использования электронных документов …

Автоматизация работы с агентами. Опыт Synerdocs в СПАО «Ингосстрах»
В 2014 году одна из крупнейших страховых компаний России — СПАО «Ингосстрах» — приняла решение …

Переход на электронные документы в отдельно взятой торговой сети. Пример Synerdocs и Wildberries
В конце 2014 года крупнейший российский интернет-магазин Wildberries объявил своим партнерам о переводе обмена …

Блог

Второй экземпляр счета-фактуры налогоплательщик не вправе хранить в электронном виде, если покупателю он был выставлен на бумаге
Уже несколько лет как счет-фактура обрел электронный формат и далее, на волне развития инфраструктур ...

О странностях (давних и продолжающихся) электронно-бумажного государственного документооборота
Могут ли ИТ сами по себе улучшить нашу жизнь?
Вопрос это, конечно, является риторическим. Ответ изв ...

Расчетный листок может быть направлен работнику в электронной форме
В условиях удаленной работы и взаимодействия с сотрудниками, которые работают дистанционно, безуслов ...

О перспективах хранения электронных документов архивным ведомством
На эту тему сегодня удалось поговорить с одним из ведущих представителей архивного сообщества страны ...

Что нам делать с нашей электронной подписью? (продолжение)
А делать что-то надо…
После публикации две недели назад поста под таким же названием прошли диску ...

 

Лидеры читательского рейтинга

Статьи

Записи в блогах

Панорама

История успеха: Ferrari реорганизует процессы поставок и оптимизирует управление материалами с помощью Infor LN
Компания Ferrari — один из мировых лидеров по проектированию, конструированию, производству и продаже самых узнаваемых спортивных автомобилей класса люкс. Для повышения эффективности и упрощения управления своими внутренними процессами компания приняла решение о внедрении системы управления ресурсами предприятия Infor® LN.
Виртуализация и автоматизации ресурсов сети помогут ИТ-отделам соответствовать современным требованиям бизнеса
Рост цифровой экономики ведет к быстрым и серьезным переменам в организациях. ИТ-отделы сталкиваются с требованиями все быстрее предоставлять приложения и службы пользователям.
ASUS Transformer 3 Pro: непревзойдённый универсал
В ходе масштабной пресс-коференции, которая предваряла открытие прошлогодней выставки Computex 2016, глава ASUS Джонни Ши продемонстрировал немало выдающихся новинок, от смартфонов серии ZenFone 3 до домашнего робота-помощника Zenbo.
Гиперконвергированная инфраструктура, отвечающая современным требованиям ведения бизнеса
Цифровая экономика изменила все аспекты ведения бизнеса. Пользователи становятся более требовательными, технологии постоянно развиваются, и от ИТ-отделов ожидают большей адаптивности и быстроты реагирования, чем прежде.
Гиперконвергентные инфраструктуры и ТСО
Гиперконвергентные решения позволяют сократить общую стоимость владения инфраструктурой за счет оптимизации по множеству параметров

Интересно

 

Создание сайта - студия iMake
© 2017 АО «СК ПРЕСС».
Информация об авторских правах и порядке использования материалов сайта.
Правила поведения на сайте.

На главную PC Week/RE  |  Об издании  |  Архив номеров  |  Подписка на бумажную версию
Другие проекты «СК ПРЕСС»ITRNБестселлеры IT-рынкаByte/РоссияCRN/REIntelligent Enterprise/REPC Magazine/RE.