НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

К вопросу о "что такое документ?"

Андрей Колесов
30.06.2011 23:33:20

Дискуссия в посте, опубликованном неделю назад – "Хранение фото: электро vs бумага 2.0", активно продолжалась до сегодня (37 комментария и, возможно, это не окончание). Хоту обратить внимание, что обсуждение довольно быстро ушло в сторону от нацеленности поста в направлении разговора "что такое документ".

Сам я выпал из этой дискуссии еще где-то в самом ее начале (была напряженная неделя, а направление разговора там пошло, как мне кажется, не в очень актуальном направлении). Единственно, с чем я там однозначно согласился – что для перехода к электронным документам нужно начинать с серьезной проработки понятийной базы, причем с точки зрения новых технологических возможностей.

Но тут все же есть один важный момент, который постоянно уходит (и в этой дискуссии тоже) из поля зрения многих экспертов. А именно – зачем нужны документы?


Проблема заключается в том, что мы очень часто (почти всегда) рассматриваем самом понятие "документ", как некоторую конечную цель. А документ – это не цель, а средство. Средство обеспечения поддержки жизни и деятельности людей. Собственно, если людей нет, то и документом нет и быть не может.

В очень-очень утрированной постановке вопрос можно сформулировать даже так: а нужны ли вообще документы в каких-то новых технологических условиях?

В качестве примера (опять же утрированного) – можно много спорить, какие печатные устройства лучше (литерные, игольчатые, лазерные, струйные)… А потом оказывается, что при переходе на электронные методы работы с информацией, принтеры не нужны никакие.

Я отлично понимаю утрированность такой постановки вопроса, просто хочу показать, что тему документов можно обсуждать только в контексте того, зачем они нужны.

А так у нас получается постоянно логика подхода начальника канцелярии, которые считает, что все предприятие существует только для того, что было удобно работать канцелярии.

Комментариев: 16

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

Andrew
01.07.2011 01:06:17

Цитата
А так у нас получается постоянно логика подхода начальника канцелярии, которые считает, что все предприятие существует только для того, что было удобно работать канцелярии.
Андрей, я аплодирую очередному Вашему безжалостно-самокритичному высказыванию
(ну кто, кроме Вас, способен додуматься до подобной ерунды?).

Уточню лишь, что IMHO Ваше понимание связанных с документами проблем пока ещё заметно уступает уровню начальника канцелярии, который, однако, понимает, зачем нужны документы, и довольно неплохо отделяет документы от не-документов.

Владис
01.07.2011 10:59:12

Андрей, а мне вот кажется, что вашей "мудрости" не хватает немножко глупости. Что бы взглянуть на вопрос шире.
На счет понятийной системы... Ответьте мне на простой вопрос.
Например, некая организация работает, выписывает различные документы, накладные, счета-фактуры всяческие, и использует систему документооборота. Естественно, называя "электронные сущности" в своей СЭД на основании того, что это "зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности" (С) ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007.
Потом какая-нибудь ФНС выпускает свои комментарии к закону, согласно которым ранее оформленные организацией документы уже не могут использоваться в "качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности". Потому как уже оказываются не соответствующими закону. И, соответственно, "электронные сущности" в СЭД организации перестают быть документами в трактовке упомянутого ГОСТа. Чем они становятся?
Это касательно того, что "что тему документов можно обсуждать только в контексте того, зачем они нужны" (С) А.Колесов

Andrew
01.07.2011 11:53:06

Предполагаю, что Владис обращается ко мне (вообще-то Андреев тут много водится) smile:)

Уважаемый коллега, хочу напомнить Вам, что стандарты в РФ применяются на добровольной основе. Возможность считать зафиксированную информацию документом и использовать её в качестве доказательства определяется в первую очередь законами и нормативными актами, а также соглашениями сторон.

Комментарии ФНС к законодательство (обычно выпускаемые в виде писем) - это не что иное, как "мысли вслух", нормативными документами они не являются и никого ни к чему не обязывают. Таким образом ФНС обозначает, как она понимает положения законодательства. Подобные трактовки неоднократно успешно оспаривались в арбитражных судах. Вообще, в последнее время суды предпочитают читать закон буквально, и не позволяют ведомствам упражняться в казуистике.

Переходим теперь к электронным объектам в СЭД. Если они соответствуют требованиям законодательства, то и беспокоиться не о чем (кроме коварных вопросов длительного хранения, особенно документов с ЭЦП). Само собой, их целостность и аутентичность может быть оспорена в суде (как и целостность и аутентичность бумажных документов). Если это получится, то они могут полностью или частично потерять свою юридическую значимость и доказательную силу.

В этом случае их документный статус для организации, скорее всего, сохранится, поскольку они, как минимум, будут документировать ход судебного процесса (даже если полностью потеряют своё первичное значение).

Тему документов IMHO нужно обсуждать не в контексте "зачем они ВАЩЕ нужны", а в контексте значения конкретных документов для конкретной деловой деятельности организации. Если Вы на форуме достаточно давно, то должны были бы уже заметить, что А.Колесов - не специалист в области управления документами, и эти контексты для него - тёмный лес.

Владис
01.07.2011 12:22:17

Для избежания избежания неоднозначности в трактовке обращусь к вам в латинице: Andrew smile;)

Про необязательность использования ГОСТов: этот ГОСТ я взял не с потолка, а на него недавно сослалась Наталья Храмцовская в качестве аргумента "что же является документом". Поэтому сейчас ваше "не обязательно" у меня вызывает когнитивный диссонанс.

Про комментарии ФНС. Их я привел просто в качестве примера. Ну ладно, если для вас ФНС мелковато, могу вспомнить историю, как несколько лет назад наши верховные законодатели заставили всю страну пересчитывать зарплату задним числом за три года. Да и неважно ФНС или дума. Главное, что возникают ситуации, когда имеющий юридическую силу документ постфактум превращается практически в бумажку. И позиция, многократно раз озвученная в предыдущих обсуждениях, "документом является то, что законодательно признаётся документом" становится несколько туманной.

Цитата
В этом случае их документный статус для организации, скорее всего, сохранится, поскольку они, как минимум, будут документировать ход судебного процесса (даже если полностью потеряют своё первичное значение).

Вот тут, на мой взгляд, вы приближаетесь к позиции А. Колесова, которую так обобщенно раскритиковали чуть выше.
Цитата
Если Вы на форуме достаточно давно, то должны были бы уже заметить, что А.Колесов - не специалист в области управления документами, и эти контексты для него - тёмный лес.

Я вот тоже не специалист в области управления документами. Занимаюсь вопросами автоматизации учета в коммерческих предприятиях, но тема управления документами близка потому, что уж больно они родственные. Но позиция А.Колесова близка хотя бы потому, что он не взлетает в теоретические выси, а рассматривает ближе к предметно-пректическому уровню. Требования определили, стоимость оценили, внутрикорпоративные стандарты и регламенты приняли, систему построили. Стоп. Закрываем проект и двигаем дальше.

Andrew
01.07.2011 13:29:12

Цитата
этот ГОСТ я взял не с потолка, а на него недавно сослалась Наталья Храмцовская в качестве аргумента "что же является документом". Поэтому сейчас ваше "не обязательно" у меня вызывает когнитивный диссонанс.
Определение из ГОСТ Р ИСО 15489, на которое ссылается Наталья, это хорошее, признанное во всем мире конструктивное определение, которое почти всегда уживается с законодательством - куда лучше, чем другие известные определения. В тех же редких случаях, когда возникает противоречие, законодательство имеет преимущество.

Думаю, стоит упомянуть тот факт, что данное определение - не выдумка кабинетных учёных, оно попало в стандарт ISO 15489 из английского права. Это не что иное, как упрощенное определение существующего в английском праве понятия "деловых документов" (отсутствующее в праве континентальной Европы и, соответствено, у нас).

Цитата
И позиция, многократно раз озвученная в предыдущих обсуждениях, "документом является то, что законодательно признаётся документом" становится несколько туманной.
Эта формулировка (как и любая другая) выхватывает главное, но не охватывает всего. Никто из нас не отрицает, что существуют "документы для себя", которые организация сохраняет, исходя не из требований законодательства, а из собственных деловых интересов, или из информационной или исторической ценности этих материалов. Выпячивать роль законодательства приходится главным образом из-за агрессивного неприятия рядом ИТ-специалистов того факта, что документ - правовое понятие, и, какими бы замечательными ни были придуманные ими технологии, без соответствующей правовой поддержки они не заработают. Что делать, жизнь сложна, особенно в эпоху бурных перемен smile;)

Цитата
вы приближаетесь к позиции А. Колесова,
Ужас какой! Правда, я что-то не замечал у Андрея какой-то четко выраженной позиции, кроме попыток наскакивать на всё, что пишет Н.Х. и другие специалисты отрасли. Но, может быть, Вы приведёте цитаты?

Цитата
Но позиция А.Колесова близка хотя бы потому, что он не взлетает в теоретические выси, а рассматривает ближе к предметно-пректическому уровню. Требования определили, стоимость оценили, внутрикорпоративные стандарты и регламенты приняли, систему построили. Стоп. Закрываем проект и двигаем дальше.
Ну, тогда, когда у Вас возникнут конкретные вопросы, задавайте их Андрею - он же у нас знает решения всех проблем (правда, не очень-то любит о них рассказывать) smile;)

03.07.2011 19:51:24

Цитата
Определение из ГОСТ Р ИСО 15489, на которое ссылается Наталья, это хорошее, признанное во всем мире конструктивное определение, которое почти всегда уживается с законодательством - куда лучше, чем другие известные определения.

Это еще один миф. Впрочем, я знаю только двух людей (они оба присутствуют в этой цитате), которые занимаются его распространением smile:)

Andrew
03.07.2011 21:45:51

26 августа 2010 г. в 11:17 Вы, Андрей, писали (орфография сохранена): Лично я рукодоствуюсь вот таким определением: "Документ - это материальный объект с закрепленной в нем информацией для передачи ее во времени и пространстве"
http://ecmclub.blogspot.com/2010/08/ecm_23.html?showComment=1282807059401#c8148508205652030824

Не сочтите меня привередливым, но это определение отстаивает, как минимум, в два раза меньше участников форума, чем определение ISO smile;)

Любопытно, что там же Вы заявили: "Могу повторить позицию: на самом деле вся эта терминологическая проблематика сугубо вторична. Она имеет слабое отношение к реальным проблемам людей.". Похоже, за несколько месяцев Ваша точка зрения кардинально изменилась. Что-то случилось?

04.07.2011 09:55:20

Пишу только для читателей это дискуссии.

В ГОСТ 15489-1— 2007 приведено такое определение:

Цитата
3.3 документ (document, records): Зафиксированная на материальном носителе
идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности


Тут видно принципиальное расхождение к определению.
Проблема проста: на самом деле в данный ГОСТ относится к достаточной узкой категории документов - записи (records).
И узость позиции Н.Х. (и ее команды) заключается в том, что она постоянно пытается замкнуть круг решаемых EMC-задач вопросами управления записями.

И если вы посмотрите на дискуссию по указанной ссылке, то там как раз идет дискуссия по этому поводу, Так что не приписывайте меня к сторонникам данного ГОСТа.

Важно: Я считаю, что фраза "Документ - это материальный объект с закрепленной в нем информацией" - принципиально не подходит для для электронных документов. Об этом я много раз писал после той дискусии.

Цитата
Любопытно, что там же Вы заявили: "Могу повторить позицию: на самом деле вся эта терминологическая проблематика сугубо вторична. Она имеет слабое отношение к реальным проблемам людей.". Похоже, за несколько месяцев Ваша точка зрения кардинально изменилась. Что-то случилось?


Не вижу тут никаких изменений в позиции. Да, терминологические изыскания нужны только в привязке к практике. А без практики - то просто "ля-ля".

Andrew
04.07.2011 11:13:49

Цитата
И узость позиции Н.Х. (и ее команды) заключается в том, что она постоянно пытается замкнуть круг решаемых EMC-задач вопросами управления записями.
Прямо беда с Вами, тезка, ну никак не можете Вы, говоря о своих оппонентах, не приврать для пущей убедительности... (я уж молчу про оговорку "по Фрейду", хорошо хоть, что не "1С" вылетело). - А слабо выложить цитаты, где Наталья "замыкает круг"? smile8)

Это Вы, Андрей, не понимаете разницы между управлением документами и управлением контентом, ставите знак равенства между СЭД и ECM-системами. Но это Ваша проблема...

Еще один Андрей
07.07.2011 18:05:46

Знак равенства, конечно, ставить неправильно. Но рассматривать СЭД как отдельную систему - прошлый век. Современная СЭД должна быть частью системы управления контентом.

Еще один Андрей
07.07.2011 18:10:21

Тут, правда, надо добавить, что именно то, что вы называете СЭД, а Андрей Колесов "управлением записями" - тот самый кусок системы управления контентом, который должен быть (и по факту является) стандартизованным.

07.07.2011 18:16:48

Могу точно сказать, что я не ставил и на ставлю знак равентства между СЭД и ECM.

Андрей Стесин
03.07.2011 01:12:55

Закрываем проект и двигаем дальше

Строго говоря, целью любого проекта является построение системы повторяющихся процессов которые за счет именно многократной повторяемости создания ценности в конечном итоге окупают вложения в проект.

Так что закрытие проекта означает лишь переход к многократно повторяющейся эксплуатации процессов, построенных в результате реализации проекта.

Это я так, чисто к слову пришлось smile;)

03.07.2011 19:47:08

Поскольку тут упомянута моя позиция...
Я бы не хотел, чтобы она понималась так, что я ратую за сугубо "сермягу-правду". Как раз я считаю, что теоретически-законодательная база нужна..
Другое дело, что она у нас сильно отстает от современных реалий, она ориентирована на старинные "петровские" временая и служит сдерживающим фактором для движения вперед.

Я считаю также, что постоянное теоретизирование, без практический примеров и анализа реального опыта и конкртеных задач - это пустое дело.

Andrew
03.07.2011 21:53:12

Цитата
Другое дело, что она у нас сильно отстает от современных реалий, она ориентирована на старинные "петровские" временая и служит сдерживающим фактором для движения вперед
Проснитесь, батенька, на дворе 2011 год, а не начало 2009-го.

Цитата
Я считаю также, что постоянное теоретизирование, без практический примеров и анализа реального опыта и конкртеных задач - это пустое дело.
Вам лучше знать smile;)

Андрей Стесин
03.07.2011 01:18:38

зачем нужны документы?

А это, как тут уже было отмечено, смотря кому и для каких (этим кем-то предусмотренных) применений.

Что никоим образом не отменяет тех фактов, что

- информационный объект становится (воспринимается) документом исключительно в контексте
-- в контексте метаданных для человеко-воспринимаемого отображения
-- в контексте свойств документальности

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии