НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

Новость: Налоговые документы на бумажном носителе и в электронном виде равнозначны

Ольга Подолина
06.10.2011 15:05:35

Нашла новость в Интернете:
ФНС России разъяснила, что легитимно составленные первичные учетные документы на бумажном носителе и в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи являются равнозначными, то есть имеют одинаковую юридическую силу. Об этом говорится в письме от 5 октября 2011 г. N ЕД-4-3/16368@.
Также разъяснено, что первичные учетные документы в электронном виде могут быть использованы налогоплательщиками как в бухгалтерском, так и налоговом учете. Напомним, что первичные учетные документы только при наличии подписи соответствующих должностных лиц принимаются к учету, и подлежат включению в упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций. При этом ограничений на использование первичных учетных документов в электронном виде при взаимодействии хозяйствующих субъектов между собой в настоящее время не установлено.
http://www.reghelp.ru/downloads/postanovleniya/119-pismo_ed43_16368_051011_2.shtml

А хранить первичные документы в электронном виде удобнее в иде электронного архива. Срок хранения бухгалтерской и налоговой первички- не более 5 лет, поэтому вопросы долгосрочного хранения здесь не возникают.
Будем надеяться на бурное развитие электронного финансово-бухгалтерского документооборота.

Комментариев: 10

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

06.10.2011 21:06:36

Во-первых, я не очень понял, где цитата новости, а где авторских текст smile:)

Во-вторых... Ну и что?
Я, наверное, далек от практики, но я не очень понял - что, собственно, произошло? Это можно было делать и раньше, но не делали? Или какие-то новый законы появились?

Хорошо бы, все это пояснить на каком-то понятном языке. Хотя, возможно, профессионалам тут все понято. Не знаю...

Владимир Исаев
06.10.2011 21:37:29

Новость собственно в том, что ФНС намерена принимать первичные документы представленные только в электронном виде к рассмотрению. Это просто ведомственный акт уточняющий ту часть нормативной базы, которая оставлена на откуп чиновникам.
Что было раньше, что есть сейчас, что может быть будет - любая поисковая система Вам в помощь, аналитику текущего и прогноз будущего в новостной статье - зачем? Да и не имеет это прямого отношения к новости.

06.10.2011 22:02:22

Я понимаю, что не очень в теме, но все равно. Ничего не понимаю. В новости ничего не говорится о том, что ФНС будет принимать ТОЛЬКО в электронном виде.

Что касается "не имеет отношения к новости". Дело в том, что - блог, а не новостная лента безымынных новостей. Блог - это АВТОРСКИЕ записи. Их специфика заключается в том, что каждая такая запись подразумевает в явном или неявном виде АВТОРСКУЮ позицию, мнение автора.

Тут важна не новость - она уже опубликовано. А мнение автора по поводу этой новости. Возможно, разъяснение. Возможно, - вопросы по теме. Но любом случае - авторское мнение.

Дмитрий Менщиков
11.10.2011 09:05:14

Скорее всего, это письмо ФНС - это отголоски каких-то жалоб налогоплательщиков, у которых отдельные налоговые инспекции необоснованно требовали бумажные документы вместо электронных. Прием электронных документов налоговая делает уже несколько лет, ничего в этом письме нового нет.

А почему ФНС в своем письме ссылается на старый закон об ЭЦП 1-ФЗ?
Ведь уже есть новый: Федеральный закон Российской Федерации от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи"

11.10.2011 11:11:45

Ссылка на 1-ФЗ в этом письме налоговой меня весьма смущает. Либо это просто ляп, либо очередная лазейка для налоговиков не принимать электронные документы в подтверждение затрат и возмещения НДС. Формальное основание -1 ФЗ уже не действует, следовательно все документы, имеющие ссылки на него, неправомочны. Надо будет посмотреть арбитражную практику.
Бурное обсуждение использования первичных документов бухгалтерского и налогового учета в электронном виде можно посмотреть вот здесь
http://ecm-journal.ru/post/Finansovyjj-arkhiv-Vsjo-v-ehlektronnyjj-vid.aspx#comments
Прием электронных документов налоговая делает уже несколько лет, ничего в этом письме нового нет
Давайте различать, о ччем идет речь- о бухгалтерской отчетности или о первичной бухгалтерской документации.
Отчетность организация подписывает СВОЕЙ ЭЦП, поэтому ее легитимность подтвердить легко.
Проблемы возникают при подтверждении первичных документов, полученных от других организаций-при проведении налоговых проверок, а не при сдаче отчетности.
И раньше было другое письмо налоговой от 26 ноября 2009 года № 03-02-08/85.
"Первичные документы, документы бухгалтерского и налогового учета могут составляться в электронном виде и заверяться электронной цифровой подписью лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность их оформления, при соблюдении условий, установленных Законом N 1-ФЗ."
Т.е, с формальной точки зрения, документы, подписанные с соблюдением условий закона 63-ФЗ, не могут быть приняты в подтверждение затрат и пр.
В новом письме хотя бы нет требования соблюдения условаий подписания ЭЦП определенному закону. Сылаются только как на определения.
Для бурного развития электронного документооборота финансово-бухгалтерских документов не надо даже, чтобы было законодательно прописанное требование иметь все документы в электронном виде. Работать с первичными документами в электронном виде даже в виде копий гораздо удобнее. Один и тот же документ может использоваться многократно.
Например, как вам трудоемкость работы- для каждой операции списания материалов в производство нужно найти накладную, по которой этом материал был куплен- для обоснования цены, по которой этот материал списывается в производство! И приложить к расходному ордеру копию этой накладной.
Причем куплена была большая партия, а материал списывается в производство ежедневно небольшими партиями. И вот всю эту массу документов предъявляют налоговой при проверке формирования себестоимости. Представляете, сколько нужно бумаги на копии этой несчастной накладной по закупке?
И подобных проблем- много.Например,подборка счетов -фактур для возмещения НДС при экспорте, поиск при продаже товара счета фактуры, по которому его покупали, в подтверждение истинности номера ГТД(т.е что товар не контрабандный) и т.д, помимо просто бухгалтерского учета и регулярных сверок расчетов.
Хотелось бы перейти от электронных копий бумажных документов к полностью электронным, это избавит от необходимости создавать, хранить, сверять с электронными копиями, и уничтожать потом просто тонны бумаги.
Но все упирается в вопрос- а признает ли эти электронные документы налоговая при проверке? А если не признает, на чью сторону встанет суд?
Новое письмо налоговой, в общем-то, с одной стороны, дает основание для развития электронного документооборота финансово-бухгалтерских документов, но мне бы, для полного спокойствияза своих клиентов, котороым я буду советовать переход на число электронный документооборот, хотелось бы увидеть:
-ссылки на действующие законы(а не 1-ФЗ)
-немного иную формулировку в письме.
Сейчас написано: "Легитимно составленные первичные учетные документы на бумажном носителе и в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи являются равнозначными (имеют одинаковую юридическую силу) и возлагают идентичные права и обязанности на субъекты хозяйственной деятельности".
Хотелось бы в дополнение "И принимаются налоговыми и контролирующими органами в подтверждение фактов хозяйственной деятельности без дублирования документами на бумажном носителе."
Тогда бы можно было смело делать архив число электронный цифровых документов, а не электронных копий бумажных документов.

Дмитрий Менщиков
11.10.2011 18:33:18

Понятно.

Но кстати необходим единый формат для первичных документов, который понимает налоговая.
На их сайте вроде бы таких форматов нет.

Видимо это де-факто признанные электронные документы 1С...

12.10.2011 22:35:08

Цитата
Ольга Подолина писала: Формальное основание -1 ФЗ уже не действует, следовательно все документы, имеющие ссылки на него, неправомочны.

Ольга, откуда Вы это взяли?

13.10.2011 11:03:34

Опыт общения с налоговыми органами и чтение актов налоговых проверок привело меня к глубокому убеждению - если кто-то делает в законе ошибку- это кому-нибудь нужно, или как минимум, найдется тот, кто этим воспользуется.
Знаете ли вы, что в 30 годы было секретное постановление, чтобы в законодательстве по бухучету были обязательные противоречия- так, чтобы правильно вести учет было нельзя вести в принципе? У любого могли найти ошибки.
И сейчас есть отделы, которые занимаются "Повышением собираемости налогов"(т.е поиском типичных ошибок налогоплательщиков, за котороые можно оштрафовать), и секретные инструкции есть. Одна такая даже попала мне как-то в руки.Дали, правда, только почитать, Так вот там,например, приводились рекомендации по выбору организации для проведения проверки(т.е явно, где будут ошибки в учете):
-где часто менялся главный бухгалтер
-где очетность подготовлена не на компьютере
и т.д.
И раздел - анализ законодательства с "дырками", за которые можно зацепиться в ходе проверки.
А инспекторы! По-моему, у них считается чуть ли не позором, если после проверки приходят со справкой "Нарушений не выявлено", и к такому цепляются.. Лишь бы что-то написать. Большей частью это удавалось отсудить, но потери-то все равно есть: время сотрудников, затраченное на эти разборки, необходимость иметь юриста, специализирующегося на налоговых спорах или приглашение такого на конкретное дело(с немаленьким гонораром). Все-таки хочется этих разборок избежать, поэтому нужно анализировать риски и планирвоать контрмероприятия.
Мое мнение, изложенно в предыдущем посте- это анализ риска с достаточно низкой степенью вероятности, но все же возможный. А опыт страховых компаний показывает, что даже события с низким уровнем риска все равно происходят, и нужно создавать резервы для ликвидации последствий таких рисков или проводить предупреждающие мероприятия. Я предпочитаю предупреждать ненужное развитие событий , поэтому излагаю свои подозрения, почему в письме, выпущенном в октябре 2011 год, ссылаются на закон 1-ФЗ, хотя уже действует 63- об ЭЦП. Приходится анализировать законодательство с вот такой точки точки зрения- как смогут это истолковать и, скорее всего, истолковать не в пользу налогоплательщика, и что сделать, чтобы этого не произошло.

13.10.2011 11:27:05

Не сердитесь, Ольга, но я вынуждена повторить свой вопрос: с чего Вы взяли, что закон "Об электронной цифровой подписи" не действует? Посмотрите ещё раз переходные положения нового закона "Об электронной подписи".

Не верите мне, зайдите в "Консультант" или "Гарант", и посмотрите сами статус закона об ЭЦП.

13.10.2011 11:46:09

Да, я согласна, 1-ФЗ прекращает действие 1 июля 2012 года. Но письмо-то будет действовать и после этой даты.
А моя фраза "Формальное основание - 1-ФЗ уже не действует" относилось к воображаемой ситуации после этой даты, когда предприятия вовсю работают с электронными документами, и вот тут и может вылезти предполагаемая ситуация.
Прошу извинения за неточность формулировки

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии