НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

Нужны ли специальные форматы госдокументов?

Сергей Голубев
28.11.2011 09:53:49

Обсуждение заметки "Есть ли шанс у ODT?" подошло к закономерному вопросу, который я вынес в заголовок. Поскольку я этот вопрос задал, то попытаюсь сам на него и ответить.

На мой взгляд, ответ будет отрицательным. Применительно к электронному документу разумней говорить не о формате, а о структуре. И вот на чем основано мое мнение.

Если говорить о государстве, то специфика документооборота этой "корпорации" заключется в том, что в нем должны использоваться заранее определенные типы (по сути и по форме) жестко структурированных документов. Поэтому, каждый документ может быть представлен в виде записи в базе данных.

И не надо никаких специальных форматов, поскольку эти записи могут представлять собой обычные текстовые файлы. Зачем плодить лишние сущности, если все давно уже придумано?

Преимущества такого подхода, на мой взгляд, очевидны. Удобство сортировки и поиска, выдача всевозможных комплексных справок - это только то, что лежит на поверхности.

Поясню свои мысли на простом примере. Допустим, я хочу сообщить государству о стихийной парковке, образовавшейся во дворе дома, в котором живу. Захожу на сайт горадминистрации, заполняю форму и всё - по ключевым словам заявление попадет куда надо. И по тем же словам я могу отследить его прохождение по инстанциям и обрастание связанными с ним документами.

Контроль со стороны начальства также заметно упрощается. Достаточно задать поиск по ключевому слову "парковка" и сразу видно, работает ли начальник местного УВД или надо его менять.

Или я чего-то не понимаю?

Комментариев: 18

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

28.11.2011 11:03:09

Структура документа и формат файлов (именно так - файлов, а не документ. А документ может быть уже в виде файла того или иного формата) - это разные дела.

Форматы файлов - это отдельная тема. Тут все совсем не так просто, хотя вопрос этот сегодня не самый главный.
Кстати, в Требования к СЭД забыты многие форматы. В том чиле TXT, HTML

28.11.2011 11:06:54

Так что такое документ - формат или содержание? smile:)

28.11.2011 11:17:01

И то и другое, разумеется. Это две разных характерист материи (в ее научном определении - "реальность, данная гам в ощущениях). Об их соотношении все сказано давно в "диалектическом материализме".

28.11.2011 12:30:15

Цитата
Или я чего-то не понимаю?

Сергей, возможно я вас удивлю, но вы только что описали то, как работают большинство известных мне СЭД (тех, которые организуют не только хранение, но и мало-мальскую обработку документов). Вся полезная составляющая СЭД - это атрибуты документов. На них строятся все процессы работы с документами.

Все, что предлагаете сделать вы, это упростить контент документа - сделать его простым plain text.

Да, это возможно для некоторых простых случаев. Для всех абсолютно случаев я бы так делать не рискнул. Вот самые очевидные соображения:
- документы бывают самые разные и с разным наполнением. Там встречаются и таблицы, и списки, и рисунки.
- даже если ни одного из перечисленных выше пунктов нет, то для больших документов нужно разделение на разделы/подразделы, т.е. навигация по документу и его содержимое
- между документами (как только появляется единое хранилище) начинают быстро делать перекрестные связи. В plain text с ними не поработаешь.

28.11.2011 12:46:04

Все решаемо. Причем, будет побочный эффект - жесткие структуры ограничивают количество и объем документов, а также избежать дублирования.

28.11.2011 12:55:55

Цитата
Все решаемо.

Конечно решаемо.
Путем создания своего формата и редактора для него. А смысл в чем?

Цитата
Причем, будет побочный эффект - жесткие структуры ограничивают количество и объем документов, а также избежать дублирования.

Не понял. Как переход на plain text вместо офисного формата поможет избежать дублирования.

А что касается объемов... Вы про размер файлов? Это не проблема. Если только вам не надо хранить мультимедиа данные.

28.11.2011 13:35:04

Цитата
Как переход на plain text вместо офисного формата поможет избежать дублирования.


Не на текст, а на базы данных. Так проще реализовать входной фильтр по ключевым словам. Например, если я пишу жалобу на левую парковку по дворе, то система находит такую же и предлагает мне просто ее подписать.

28.11.2011 15:01:08

Цитата
Так проще реализовать входной фильтр по ключевым словам.

Сергей, формат документов к этому инвариантен.
Вообще-то обычно внутренний документооборот и работу с внешними физ. лицами решают разные системы. Зачем вы все сваливаете в одну кучу?

28.11.2011 15:21:39

Цитата
Сергей, формат документов к этому инвариантен.


А я про что? smile:)
Поэтому за основу надо брать самый простой - плоский текст. Там меньше всего лишней информации.

Цитата
Вообще-то обычно внутренний документооборот и работу с внешними физ. лицами решают разные системы. Зачем вы все сваливаете в одну кучу?


Я взял самый простой и понятный пример. Тем более, что принцип один и то же - запрос-ответ.

28.11.2011 15:31:20

Цитата
А я про что?

Вы про одну частную задачу - управление заявками

.
Цитата
Поэтому за основу надо брать самый простой - плоский текст. Там меньше всего лишней информации.

Для этой заявки возможно. Для другой уже не хватит. Для произвольного документооборота - не хватит в принципе.

Цитата
Тем более, что принцип один и то же - запрос-ответ

Принцип чего? Управления документами?!!

Я уже теряю нить разговора. Сергей вы вообще о чем?

28.11.2011 15:58:22

Цитата
Я уже теряю нить разговора. Сергей вы вообще о чем?


О документообороте, конечно. О входящих-исходящих. О приказах-распоряжениях-уточнениях и тд и тп.
Ну хорошо, давайте конкретизируем для простоты. Приводите пример документа (сколь угодно сложного), а я попробую предложить его структуру.

28.11.2011 16:15:32

Цитата
Приводите пример документа

Техническое задание на систему документооборта

28.11.2011 16:31:23

Отлично. Вот примерно такая структура:
Категория (что это именно ТЗ, а не приказ или что-то иное)
Исх. номер (чтобы можно было просто найти в базе)
Дата (время готовности документа)
Ответственный исполнитель (с кого спрашивать за косяки)
Авторы (ну, это понятно)
Основной текст (само ТЗ на СЭД)
Опционно могут быть еще какие-то категории типа предметной области и тп.

28.11.2011 16:39:44

Сергей, зачем мне атрибуты документа? Их я и сам могу придумать.

Вы утверждаете, что для любого документа его содержимое может быть представленно plain text. Я утверждаю обратное, что таких документов не много.
Причем тут атрибуты?

28.11.2011 16:51:21

Цитата
Причем тут атрибуты?


При том, что документ отличается от просто текста только наличием атрибутов. Нет входящего/исходящего - пустая бумажка, есть - уже документ smile:).
Вот я представил Вам структуру документа в виде простых текстовых полей. Возможно, для документа типа ТЗ основной текст имеет смысл разбить на какие-то подразделы. Но, опять же, каждый подраздел хранится в виде простого текста. Плюс отдельный раздел для чертежей, схем и графиков, если они реально нужны. При этом в соответствующем разделе делается ссылка для график.

28.11.2011 17:30:53

Цитата
Возможно, для документа типа ТЗ основной текст имеет смысл разбить на какие-то подразделы. Но, опять же, каждый подраздел хранится в виде простого текста. Плюс отдельный раздел для чертежей, схем и графиков, если они реально нужны. При этом в соответствующем разделе делается ссылка для график

Сергей, вы только что приступили к изобретению нового формата документов. Поздравляю вас.

Когда закончите разработку и напишите для него редактор, сравнимый по удобству с каким-нибудь мало-мальским офисным редактором, можем продолжить обсуждение вопроса "нужности офисных форматов и редакторов". Но думаю, на ближайшие лет 10 вы работой себя обеспечили.

28.11.2011 17:42:28

Цитата
Когда закончите разработку и напишите для него редактор, сравнимый по удобству с каким-нибудь мало-мальским офисным редактором


Это даже не второй, а третий вопрос smile:). Мы же пока говорим только о формате для госСЭД. Я, кстати, вполне допускаю, что для него потребуется какой-то новый инструментарий.
Только я не понял, при чем тут офисный редактор? Это вообще личное дело исполнителя. Ему же никто не указывает какого цвета ручкой писать smile:).

28.11.2011 18:40:32

Цитата
Мы же пока говорим только о формате для госСЭД.

Понимаете, Сергей, даже я со своим небольшим опытом работы для госорганов, встречался с приличным разнообразием документов, используемых в госструктурах.
Поэтому даже не пытаюсь изобрести для них какой-то новый формат. Нет смысла.

Цитата
Только я не понял, при чем тут офисный редактор?

Возвращаемся к самому началу дискуссии - мы разговаривали о замене .doc/.odt.
Эти решения покрывают практически все потребности офисного документооборота. Соответсвенно, если вы предлагаете что-то взамен, то логично сравнивать с первоначальным предложением.

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии