НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

Нам нужны не новые определения, а новые идеи!

Владимир Митин
09.12.2011 16:02:02

К многолетним и бесплодным разговорам о том, что пора наконец дать четкое определение таких понятий как “документ”, “бумажный документ” и “электронный документ”.

Давайте предположим, что сегодня будет сформулировано и утверждено на высочайшем уровне устраивающее всех определение “документа”; завтра будет сформулировано и утверждено на высочайшем уровне устраивающее всех определение “бумажного документа”, а послезавтра будет сформулировано и утверждено на высочайшем уровне устраивающее всех определение “электронного документа”. Возможно, каждое из этих определений займет несколько десятков страниц.

Но что от этого изменится? Да ровным счетом ничего! Разве что авторы этих определений за свои нелегкие труды получат определенное материальное вознаграждение. Или, на худой конец, моральное удовлетворение.

Поставим себя на место потребителя услуг компании или организации, использующей ту или иную СЭД. Этого потребителя волнует что угодно, только не определение документа (бумажного или электронного). Его волнует только то, как быстро ему предоставят необходимый документ (бумажный или электронный) и в какую копеечку ему это выльется.

А теперь посмотрим на другую сторону документооборотных “баррикад”. Когда коммерческая компания или государственная структура заказывает СЭД или разрабатывает её собственными силами, то всем обычно предельно ясно, какие именно документы в разрабатываемой СЭД будут создаваться, передаваться, храниться и обрабатываться.

Тут все зависит от отраслевой специфики. В СЭД госструктуры (федеральной, региональной или местной) циркулируют одни документы, в СЭД финансовой организации – другие, в СЭД лечебно-профилактического учреждения – третьи. Ну и так далее.

Едва ли можно сконструировать СЭД (ERP-систему, CRM-cистему и т. д.), одинаково хорошо пригодную для всех случаев жизни. А если и можно, то такая система, скорее всего, будет дорогущей и неудобной в эксплуатации.

Одним словом, не надо тратить время и чернила на поиски универсального и устраивающего всех определения таких понятий как “документ”, “бумажный документ” и “электронный документ”. Хотя бы потому, что всегда найдутся люди, с этими определениями не согласные.

К тому же, с развитием информационных и других технологий эти определения, как я уже отмечал, устареют через несколько месяцев, а то и недель.

Время же, высвободившееся от попыток объять необъятное, лучше направить на поиски (или пропаганду) новых идей в построении СЭД для тех или иных отраслей.

А то создается впечатление, что господа эксперты, с легкостью жонглирующие терминами разной степени определенности, заказчики СЭД и разработчики СЭД уже давно живут в трех различных и мало пересекающихся мирах.

Комментариев: 7

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

Дмитрий Менщиков
10.12.2011 08:30:11

Если в СЭД финансовой организации под "документом" будут понимать одно, а в государственной - другое, то лучше сразу забыть про желание построить межведомственный документооборот, электронное правительство и т.п.

10.12.2011 12:46:47

Надо решать не глобальные проблемы, а конкретные! Причем шаг за шагом (step by step)


Разумеется, участники МЭДО должны руководствоваться единым определением электронного документа и единым перечнем того, какие именно документы в этой системе будут циркулировать.

Если говорить о банках, то они они, конечно же, должны согласовывать форматы документов, которыми обмениваются с ЦБ.

В то же время есть коммерческие компании (некоммерческие партнерства и т. д.), у которых есть внутренний документооборот, никак не связанный ни с МЭДО, ни с ЭП.

Но в любом случае надо обсуждать не общие определения электронных документов, а их конкретные форматы. Яркий тому пример -- электронные счета-фактуры (см. заметку "Электронные счета-фактуры: еще не все дорешено",
PC Week/RE, № (740) 38`2010 от 12.10.2010, стр. 14). Уже более года заинтересованные стороны никак не могут "дорешить" формат всего лишь одного документа! smile:(

И дело тут не в словесном определении того, что именно надо понимать под конкретным электронным документом, а, прежде всего, в формате этого документа...

Обсуждать же глобальные проблемы всегда значительно проще, чем конкретные. Даже на бытовом уровне! smile:) Ведь все из нас отлично разбираются (на глобальном уровне) в спорте, медицие и политике. Но далеко не все являются мастерами спорта и хирургами с мировым именем...

Дмитрий Менщиков
10.12.2011 13:08:06

Форматы - это очень важно,
только если одна организация под "электронным документом" понимает скан-образы, другая - документы XML, третья - еще что-нибудь, то до согласования форматов дело может даже и не дойти...

10.12.2011 14:32:52

Скан-образы бумажных документов тоже имеют право на жизнь. Но это в основном в архивах.

Cтруктурированные XML-файлы (изначально созданные и не являющиеся копией бумажных оригиналов), конечно, предпочтительнее. Но все зависит от отраслевой специфики и конкретных задач.

10.12.2011 13:00:37

Надо решать не глобальные проблемы, а конкретные! Причем шаг за шагом (step by step)


Разумеется, участники МЭДО должны руководствоваться единым определением электронного документа и единым перечнем того, какие именно документы в этой системе будут циркулировать.

Если говорить о банках, то они они, конечно же, должны согласовывать форматы документов, которыми обмениваются с ЦБ.

В то же время есть коммерческие компании (некоммерческие партнерства и т. д.), у которых есть внутренний документооборот, никак не связанный ни с МЭДО, ни с ЭП.

Но в любом случае надо обсуждать не общие определения электронных документов, а их конкретные форматы. Яркий тому пример -- электронные счета-фактуры (см. заметку "Электронные счета-фактуры: еще не все дорешено",
PC Week/RE, № (740) 38`2010 от 12.10.2010, стр. 14). Уже более года заинтересованные стороны никак не могут "дорешить" формат всего лишь одного документа! smile:(

И дело тут не в словесном определении того, что именно надо понимать под конкретным электронным документом, а, прежде всего, в формате этого документа...

Обсуждать же глобальные проблемы всегда значительно проще, чем конкретные. Даже на бытовом уровне! smile:) Ведь все из нас отлично разбираются (на глобальном уровне) в спорте, медицие и политике. Но далеко не все являются мастерами спорта и хирургами с мировым именем...

12.12.2011 09:07:16

Я советую посмотреть мою статью "Размышления об электронной модели документа", где поясняется, почему нужно сформулировать "модель" документа (это понятие намного шире, чем просто определение.

Кратко: практика уприрается в нормативные требования, а нормативные требования - в "модель".

Цитата
Вот две цитаты:
"Главное, на мой взгляд, препятствие на пути повсеместного и эффективного внедрения электронного документооборота, -- это терминологическая неопределе"нность электронного документа. К сожалению, это понятие не закреплено ни в одном нормтивном акте"

"Первая и фундаментальная проблема — необходимость и утверждение в виде стандарта детально специфицированной модели электронного документа"


Обе цитаты свежие.
Автор первой: Михаил Ларин, д.и.н., директор ВНИИДАД, ведущей организации страны по документоведению(см. тут
Второй - Сергей Жук, к.т.н., заместитель директор департамента делопроизодвства и архива правительства РФ.

И еще
Цитата
"Нет ничего практичнее, чем хорошая теория"

Точно автор этой цитаты не известен, но ее истинность является общепризнанной.

Андрей Стесин
19.12.2011 19:51:31

потребителя волнует что угодно, только не определение документа (бумажного или электронного). Его волнует только то, как быстро ему предоставят необходимый документ (бумажный или электронный) и в какую копеечку ему это выльется

Если предмет лишен четкого правового определения, то как потребитель может быть уверен, что его не обманывают, а то, что ему предоставили за деньги - это именно документ?

Иными словами, признает ли суд вот это "то самое" документом? это самый простой и понятный критерий

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии