Давайте предположим, что сегодня будет сформулировано и утверждено на высочайшем уровне устраивающее всех определение “документа”; завтра будет сформулировано и утверждено на высочайшем уровне устраивающее всех определение “бумажного документа”, а послезавтра будет сформулировано и утверждено на высочайшем уровне устраивающее всех определение “электронного документа”. Возможно, каждое из этих определений займет несколько десятков страниц.
Но что от этого изменится? Да ровным счетом ничего! Разве что авторы этих определений за свои нелегкие труды получат определенное материальное вознаграждение. Или, на худой конец, моральное удовлетворение.
Поставим себя на место потребителя услуг компании или организации, использующей ту или иную СЭД. Этого потребителя волнует что угодно, только не определение документа (бумажного или электронного). Его волнует только то, как быстро ему предоставят необходимый документ (бумажный или электронный) и в какую копеечку ему это выльется.
А теперь посмотрим на другую сторону документооборотных “баррикад”. Когда коммерческая компания или государственная структура заказывает СЭД или разрабатывает её собственными силами, то всем обычно предельно ясно, какие именно документы в разрабатываемой СЭД будут создаваться, передаваться, храниться и обрабатываться.
Тут все зависит от отраслевой специфики. В СЭД госструктуры (федеральной, региональной или местной) циркулируют одни документы, в СЭД финансовой организации – другие, в СЭД лечебно-профилактического учреждения – третьи. Ну и так далее.
Едва ли можно сконструировать СЭД (ERP-систему, CRM-cистему и т. д.), одинаково хорошо пригодную для всех случаев жизни. А если и можно, то такая система, скорее всего, будет дорогущей и неудобной в эксплуатации.
Одним словом, не надо тратить время и чернила на поиски универсального и устраивающего всех определения таких понятий как “документ”, “бумажный документ” и “электронный документ”. Хотя бы потому, что всегда найдутся люди, с этими определениями не согласные.
К тому же, с развитием информационных и других технологий эти определения, как я уже отмечал, устареют через несколько месяцев, а то и недель.
Время же, высвободившееся от попыток объять необъятное, лучше направить на поиски (или пропаганду) новых идей в построении СЭД для тех или иных отраслей.
А то создается впечатление, что господа эксперты, с легкостью жонглирующие терминами разной степени определенности, заказчики СЭД и разработчики СЭД уже давно живут в трех различных и мало пересекающихся мирах.
Cтруктурированные XML-файлы (изначально созданные и не являющиеся копией бумажных оригиналов), конечно, предпочтительнее. Но все зависит от отраслевой специфики и конкретных задач.
Кратко: практика уприрается в нормативные требования, а нормативные требования - в "модель".
"Главное, на мой взгляд, препятствие на пути повсеместного и эффективного внедрения электронного документооборота, -- это терминологическая неопределе"нность электронного документа. К сожалению, это понятие не закреплено ни в одном нормтивном акте"
"Первая и фундаментальная проблема — необходимость и утверждение в виде стандарта детально специфицированной модели электронного документа"
Обе цитаты свежие.
Автор первой: Михаил Ларин, д.и.н., директор ВНИИДАД, ведущей организации страны по документоведению(см. тут
Второй - Сергей Жук, к.т.н., заместитель директор департамента делопроизодвства и архива правительства РФ.
И еще
Если предмет лишен четкого правового определения, то как потребитель может быть уверен, что его не обманывают, а то, что ему предоставили за деньги - это именно документ?
Иными словами, признает ли суд вот это "то самое" документом? это самый простой и понятный критерий