НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

Нужна ли нам СЭД как таковая?

Андрей Колесов
15.02.2012 21:54:27

Правда, конечно, тут опять сразу возникает вопрос: "что понимаем под СЭД?"
Если речь идет о системе автоматизации на основе "электронизации" с целью повышения эффективности, то мой ответ – "да, конечно, а как же...". Но я в заголовке имел в виду бытующее у нас представление "автоматизации делопроизводства". Что-то из области "автоматизация ради автоматизации".

Пример, который я приводу постоянно: работа нашей редакции стоится на использовании СЭД. Но СЭД – в моей трактовке. Потому что с точки зрения "Правил делопроизводства" – это не СЭД, а так… просто система повышения эффективности работы организации..

Этот пост написан к качестве комментария к опубликованному в понедельник
комментарию на Форуме:


Цитата
Автор: Надежда
Дата : 13.02.2012 12:40:40
Текст сообщения:

А мне кажется тут еще вопрос доверия и организации и регламентации работы в СЭД, и это касается любой СЭД, не только на 1С.
Пусть сотрудник отвечает за нажатие кнопки "согласовано", а так же и за предоставление доступа к своему компьютеру (чтобы пароль не был записан на бумажке, лежащей под клавиатурой, например smile:) )
Я знаю только одну компанию, которая работала в СЭД до момента подписания документа и при этом требовала одновременно в обязательном порядке визы согласования на бумаге. Это было связано с тем, что в случае судебного иска к компании часть издержек возлагалось на тех сотрудников, которые визу согласования проставили (т.е. компания судилась со своими сотрудниками). В любом случае за все отвечает руководитель, а уж, в каком виде он получил "добро" от сотрудников? - мне кажется, не принципиальным.


Как я понимаю, тут затрагивает один из аспектов СЭД: выяснение причин возникновения проблем, расследование происшествий.

Я отлично понимаю, что происшествие происшествию рознь, могут быть разные проблемы по уровню рисков и последствий, сложности расследований.

Но зачем везде нужна СЭД (как механизм фиксации и протоколирования)? Зачем нужно повсеместная "защищенность и ЭЦП"?

У меня есть приятель, который пишет мне примерно раз в год. Я его письмо сразу узнаю – оно приходит в каком-то защищенном виде, с ЭЦП… Я каждый раз трачу несколько минут (сначала просто не понимаю – что это, потом не помню, как его все же прочитать), чтобы увидеть текст: "Привет, Андрюха! Какие планы на зиму?…"

Приятель мой работает, кажется, в "Информзащите". Я так понимаю, что у них вся переписка реализована в таком защищенном виде (ну, я еще понимаю, с подругой, про которую не знает жена, но с горнолыжным приятелем-то зачем?).

Цитата
"В любом случае за все отвечает руководитель, а уж, в каком виде он получил "добро" от сотрудников? - мне кажется, не принципиальным."


Совершенно верно! Я не выдам большого секрета, что за работу издания (за публикации, СМИ) отвечает главред. При том, что каждый материал проходит до довольно сложной цепочке (иногда, не очень линейной), через многих людей (автор – редактор-автор- литредактор –автор- корректор-главред-верстальщик-выпускающий редактор-главред). Но отвечает за конечный результат главред (даже автор – меньше).

Разумеется, возможны ошибки (хотя, конечно, редко) на каждом шаге. Но если они все же возникают, то расследование происходит быстро и однозначно. Речь идет не "оргвыводах", а в необходимости понимания – где и почему была ошибка. Оргвыводов чаще всего не бывает, но я совершенно уверен: если они понадобятся, то правовой основы "расследования" будет более чем достаточно.

Но никаких ЭЦП в изданиях (насколько мне известно про других изданиях тоже) нет и в помине. И никаких "СЭД" в нашем традиционном делопроизводческом российском понимании…
А если была бы ЭЦП и "СЭД", то, скорее всего, издание прошлось бы закрывать, поскольку бизнес-процессы были бы слишком долгими и дорогими…

Сегодня был на СЭД-мероприятии. Беседуем в кулуарах про необходимость СЭД. Собеседник говорит:

"В Аэрофлоте (кажется, ее упоминали) пришел новый начальник и сказал, чтобы всех сотрудников перевели с Lotus Notes на обычную почту"
Я ему: "А что ту такого? Насколько, я знаю Microsoft – немалая компания – тоже работает внутри исключительно по почте".
Он: "Ну, что ты сравниваешь – у них на Западе совсем иная культура управления!"


Вот я и думаю: наверное, и нам нужно "иную культуру". Ведь, как известно, автоматизации неэффективной системы только увеличивает ее неэффективность.

Комментариев: 2

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

icegreg
28.02.2012 02:14:15

100% СЭД - это менеджерская уловка. Ну не возможно всё вместить в СЭД.
Для тех кто не понимает. Затраты на работы с СЭД очень сильно зависят от того, как она[СЭД] спроектирована под ваши нужды. К сожалению, только лишь единицы СЭД будут реально эффективны, и то, при условии высокой IT квалификации кадров.

С другой стороны, можно СЭД внедрить лишь в ключевые бизнес-процессы и увеличить производительность труда. Иная культура СЭД нам пока не очень грозит, т.к. мы в общем-то не очень привыкли к документальной формализации задачи. Т.е. устно намного проще и быстрее, но к сожалению отсутствует доказуемость. Есть и вторая грань, когда документооборот становится бюрократической процедурой и не более. Конечно же, сегодняшний уровень IT способен эффективно бороться с бюрократией, но это требует больших вложений.

28.02.2012 08:53:18

Я написал еще один пост ровно по этой же теме: http://www.pcweek.ru/ecm/blog/ecm/2485.php

Что касается, вашего комментария, то я, признаться, просто не очень понял, что вы хотели сказать.

Мне кажется, что вопрос заключает как раз в том, что мы излишне пытаемся формализировать процессы и заменить автоматизированные системы на автоматические. Исключить полностью роль человека, заменив его автоматом. А этого как раз не нужно делать.

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии