НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

"А СЭД не нужны в принципе или только Андрею Колесову?"

Андрей Колесов
06.03.2012 12:00:38

Это вопрос мне задали на Фейсбуке. А потом еще добавили по ходу переписки.

Цитата
СЭДы разные нужны, СЭДы разные важны. Есть уже сотни тысяч людей, которые считают, что внедрили и используют в своей работе СЭД. Они уверены, что это именно СЭД (то, что у них есть) и что она им нужна. Как с этим быть?


А как быть с тем, что еще 30 лет назад мы в нашей стране (подавляющее большинство) считали, что вот-вот наступит светлое будущее (коммунизм)?
Откзаться от иллюзий, переосмыслить реалиии...…

Насколько я помню, термин СЭД появился лет 10 назад. А потом мы (года два назад) вдруг увидели, что мы занимались исключительно автоматизацией канцелярии, да и там речь шла лишь об учете бумажных документов.
Я утрирую, конечно, но по сути – именно так…

Для начала, я уверен, нам нужно отказать от использования термина СЭД как такового. Потому что, к сожалению, этот термин сильно скомпрометирован. Он слишом часто использовался и используется, как ширма, за которой скрывается не очень сильное содержание.

И перейти на конкретную предметную терминологию. Лучше всего – взяв за основу общепринятые международные представления и классификацию. И начать говорить на языке реалных задач. Автаматизаци делопроизводства, управление записями, электронные архивы, поддрежка управления проектами, и т.д.

Или определиться с тем, что СЭД – это система автоматизации организационно-распорядительного документооброта, официального делопроизводства и не пытаться представить еще еще чем-то.

Тогда будет хорошо понятно – кому такие системы нужны.

P.S. Мне лично, СЭД-решения, предлагаемые на рынке, не нужны. При том, что вся моя работа изначально строится на использовании ИТ, и я с бумажными документами уже несколько лет дела не имею. Вот какя штука получается: одни используют СЭД, но продолжают работать с бумагой, а другие – не используют, но работают без бумаги.

И много лет реализуют реальную модель мобильной работы "всегда и везде". Как вот и сейчас, когда пишу эти строки, очень далеко от офиса, в реальных полевых условиях…

Комментариев: 10

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

Вадим Ипатов
06.03.2012 12:20:21

Цитата
И начать говорить на языке реалных задач. Автаматизаци делопроизводства, управление записями, электронные архивы, поддрежка управления проектами, и т.д.


Но так оно и есть на практике. Разные потребители сами формируют то название, которое их больше устраивает. А если продукт в своем базовом составе поддерживает сразу несколько или все из перечисленных реальных задач.. Слишком длинное название получится.

Цитата
СЭД – это система автоматизации организационно-распорядительного документооброта, официального делопроизводства и не пытаться представить еще еще чем-то.


А кто может запретить расширение функций?

06.03.2012 12:53:13

Цитата
СЭД – это система автоматизации организационно-распорядительного документооброта, официального делопроизводства и не пытаться представить еще еще чем-то

СЭД это система управления документами. А документы бывают разные.

Ну и Вадим абсолютно прав - если система изначально была только для управления документами, а потом стала чем-то еще, то что в этом плохого и главное кто же запретит?

07.03.2012 02:18:48

Честно говоря, я не очень понимаю - что мы тут обсуждаем. Я не знаю, что вы имеете в виду под "управлением документами". Причем этот относится и к "управлению" и к "документам".

Евгений
07.03.2012 01:47:09

Андрей, правильно администрируемое ПО - это ПО где пользователь не может сделать лишнего. То есть если ты заложил какой-то регламент, то он будет исполняться вне воли человека. ПО жестко проводит контроль и полностью беспристрастно. ПО не важно кто перед ним сидит. Как следствие, внедрение ПО приводит к повышению качества исполнения регламента, а как следствие управления, контроля и т.д. и т.п. Человек без муштры работать не может, он всегда что-то норовит сделать, ошибиться, сделать не то и не так...
Пример: Если ПО проверяет ввод пользователя, то результат работы проверять обычно не нужно. При наличии СЭД и другого ПО, можно создавать "централизованные" отделы, что резко повышает качество и эффективность.
Ваша теория верна только если люди будут делать ошибок не больше чем ПО. Но это невозможно....

07.03.2012 02:25:55

Знаете, это сложный и спорный вопрос. Как оптимально распределить возможности жесткого управления и свободы действий сотрудников.
Есть разные сферы деятельности....

И это связано с моделью управления организацией.

Вы рисуете бюрократическую модель, в которой человек - это винтик... Именно бюрократическая система лежит в основе социалистической модели управления, которая была реализована в СССР. Сейчас мы пытались ее восстановить в течение последних 10 лет в стране. И даже руковоство, которое ее строило, поняло тупиковость этого варианта.

Виктор
07.03.2012 12:31:53

Андрей, Вы последнее время очень много пишете про СЭД, что я честно говоря перестал следить пристально за Вашими материалами, и в целом я тоже согласен что СЭД не совсем то что нужно сейчас.

Вы где-то уже рассказывали про документооборот которым пользуетесь вы (вроде просто e-mail, не помню уже), можете повторно рассказать, или подсказать где прочесть.

Если не винтик, то по какой модели Вы предлагаете идти?

Спасибо.

Vladislav Artukov
07.03.2012 14:09:46

По "облачной", как ни странно это звучит.

Государства и прочие управленческие иерархии затягивают нас в строги иерархии - и это в их интересах. В моих же интересах облачное взаимодействие - когда я "сам себе сервер сертификатов в своей иерархии PKI", сам себе администратор доверительных отношений и прочее...

В бОльшей степени это похоже на взаимодействие в социальных сетях, но без администраций социальных сетей. И, предвидя возражения - это не анархия.

11.03.2012 22:04:50

Цитата
Вы рисуете бюрократическую модель, в которой человек - это винтик... Именно бюрократическая система лежит в основе социалистической модели управления, которая была реализована в СССР. Сейчас мы пытались ее восстановить в течение последних 10 лет в стране. И даже руковоство, которое ее строило, поняло тупиковость этого варианта.

Понимаете, эффективная бюрократическая модель возможна, только нужно помнить, что модель должна быть эффективной, чего не было в СССР. Я начал работать в 2000-е, приказы я видел, прямые указания я тоже видел, а вот регламенты чаще всего лежали на полках, потому что они не умели этим пользоваться, а другие не видели в этом смысла. Сейчас я столкнулся с проблемой, что большинство руководителей вывели из понятия "управление", понятие "контроль". С учетом того, что все что-то делают, а действие почему-то считается работой, контролем никто не занимается. Никто не знает, кто сколько и зачем делает. В условиях практически полного отсутствия показателей (показатель "мало денег на счете" видят большинство), вперед выходит умелая продажа сотрудниками начальству, интриги и т.д. Как следствие, бардак в организации, что резко снижает ценность автоматизации и КПД организации.
Считаю что вполне востребованной может быть модель наведение порядка через автоматизацию.
Делали примерно так: В небольшой организации, где после введения среднего управленческого звено встала проблема управляемости, те или иные регламенты нарушались, а ставить на контроль и ходит ь проверять все не было возможности. Проблема большинства организаций - что не всегда ясно почему выходит плохой результат. В результате поставили JIRA и заставили все дела фиксировать через нее. В результате сотрудники начали тратить до 9% времени на жиру, но при этом исполняемость поручений взлетела, практически исчезли срывы по срокам и т.д.
Причины результата: В случае с "устным"(не через ПО) делопроизводством проблемой было то, что все действия по наведению дисциплины приводили в "ритуальному" действу, его "оптимизации"(до потери смысла) со временем и т.д. Медленно все разваливалось, а у начальства не хватало терпения за всем этим следить. В случае ПО, требовалось обязательное использование ПО. ПО не возможно "оптимизировать" со временем силами управляемых, также программа не позволяла отходить от алгоритма ПО. Человек мог или делать или нет, но он не мог сделать "почти". После преодоления сопротивления сотрудников, система заработала и ПО стало неотъемлемой частью системы. ПО использовали скорее как "закрепитель". Если все правильно сделать, то эффективность решения колоссальная!

09.03.2012 00:44:20

Современные информационные системы, называемые по привычке СЭД, фактически уже переросли этот термин. Это далеко уже не только канцелярия, но и электронный архив, и workflow. Решают они и учетные задачи, например, в системе содержатся не только сканы договоров, но и сами данные (суммы, даты и т.п.). Просто заказчику было так удобнее. А называется все это все так же -- СЭД. Не думаю, что стороны (заказчик, исполнитель) сильно заботят вопросы формулировок, они функционал системы сверяют с ТЗ, спецификациями системы, если хотите, с рекламными материалами вендора, а не с абстрактными формулировками в научно-популярных статьях и блогах. И как называется система, тоже не так важно, лишь бы у заказчика была уверенность, что именно эта система решит его задачи.

Цитата
И перейти на конкретную предметную терминологию. Лучше всего – взяв за основу общепринятые международные представления и классификацию. И начать говорить на языке реалных задач.

Уже. Многие вендоры предлагают не просто универсальную систему, а специально разработанные бизнес-решения, например "Финансовый архив", "Управление договорами" и т.п. Разговор с заказчиком идет как раз на его языке, то есть на языке вполне реальных задач. Но решения строятся на базе одной системы или платформы. Надо и ее как-то называть.
Цитата
управление записями

Это плохая калька "Records Management". Для себя я определил "record" как "документ, значимый для организации с точки зрения законодательства, требований регуляторов или бизнеса", но каждый раз писать такую тираду утомительно, поэтому можно использовать "документ", что вполне соответствует российской действительности. Слово "запись" в контексте "record" в российской бизнес-практике не используется, а вводить его в обиход не имеет никакого смысла. Есть "документ". Кому не хватает формулировки из толкового словаря, сами дают свою формулировку этому слову.
Цитата
Мне лично, СЭД-решения, предлагаемые на рынке, не нужны. При том, что вся моя работа изначально строится на использовании ИТ, и я с бумажными документами уже несколько лет дела не имею.

Для ваших задач, возможно, СЭД не нужна. Но раз есть рынок, есть проекты, есть продажи, и на нем не один год сосуществуют столько вендоров, то, как говорил Владимир Владимирович Маяковский, "это кому-нибудь нужно"?

Михаил Кузьмин
10.03.2012 03:43:08

Добрый день!

Мне кажется, что термин "документооборот" означает движение документов, часто пишут "в организации", тоже совсем не обязательно, может быть и между организациями. При этом не указано каких именно документов: канцелярских (ОРД), финансовых, технических, по сути - любых.

Эта неопределеность понятия "документооборот" порождает еще большую неопределенность понятия СЭД, мы все привыкли к тому, что СЭД связывают с ОРД, но бывает, к СЭД относят и PLM, и клиент-банк и все, что угодно, связанное с электронным движением (обращением) любых документов. Раньше как-то использовалсмя термин АСДОУ, сейчас уже реже.

По поводу этой дискусии посетил сайт Гильдии управляющих документацией, Терминологический словарь по управлению электронными документами (http://www.gdm.ru/sert/termin_UDP.php), там такого понятия как "СЭД", вообще нет, про документооборот написано:

- ДОКУМЕНТООБОРОТ - Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98).

- ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ (ЭДО) - Electronic records movement (circulation)- движение электронных документов в организации (учитывающее особенности представления документов в электронной форме, маршруты движения и специальные реквизиты электронных документов), с момента их создания (захвата) в СУЭОД до завершения исполнения, отправления или направления в дело.
Примечание 1. ЭДО является составной частью делопроизводства, включающего также оборот документов на бумажном носителе, их передачу, учет, регистрацию, хранение и контроль исполнения ([Силков С.В.]).

И, соответствено:
- СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫМИ ОФИЦИАЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ (СУЭОД) - Electronic records management system (ERMS) - Система управления электронными официальными документами (Moreq2-2008).

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии