Блог

Современные информационные системы, называемые по привычке СЭД, фактически уже переросли этот термин. Это далеко уже не только канцелярия, но и электронный архив, и workflow. Решают они и учетные задачи, например, в системе содержатся не только сканы договоров, но и сами данные (суммы, даты и т.п.). Просто заказчику было так удобнее. А называется все это все так же -- СЭД. Не думаю, что стороны (заказчик, исполнитель) сильно заботят вопросы формулировок, они функционал системы сверяют с ТЗ,  спецификациями системы, если хотите, с рекламными материалами вендора, а не с абстрактными формулировками в научно-популярных статьях и блогах. И как называется система, тоже не так важно, лишь бы у заказчика была уверенность, что именно эта система решит его задачи.
Уже. Многие вендоры предлагают не просто универсальную систему, а специально разработанные бизнес-решения, например "Финансовый архив", "Управление договорами" и т.п. Разговор с заказчиком идет как раз на его языке, то есть на языке вполне реальных задач. Но решения строятся на базе одной системы или платформы. Надо и ее как-то называть.
Это плохая калька "Records Management". Для себя я определил "record" как "документ, значимый для организации с точки зрения законодательства, требований регуляторов или бизнеса", но каждый раз писать такую тираду  утомительно, поэтому можно использовать "документ", что вполне соответствует российской действительности. Слово "запись" в контексте "record" в российской бизнес-практике не используется, а вводить его в обиход не имеет никакого смысла. Есть "документ". Кому не хватает формулировки из толкового словаря, сами дают свою формулировку этому слову.
Для ваших задач, возможно, СЭД не нужна. Но раз есть рынок, есть проекты, есть продажи, и на нем не один год сосуществуют столько вендоров, то, как говорил Владимир Владимирович Маяковский, "это кому-нибудь нужно"?  

Добрый день!

Мне кажется, что термин "документооборот" означает движение документов, часто пишут "в организации", тоже совсем не обязательно, может быть и между организациями. При этом не указано каких именно документов: канцелярских (ОРД), финансовых, технических, по сути - любых.

Эта неопределеность понятия "документооборот" порождает еще большую неопределенность понятия СЭД, мы все привыкли к тому, что СЭД связывают с ОРД, но бывает, к СЭД относят и PLM, и клиент-банк и все, что угодно, связанное с электронным движением (обращением) любых документов. Раньше как-то использовалсмя термин АСДОУ, сейчас уже реже.

По поводу этой дискусии посетил сайт Гильдии управляющих документацией, Терминологический словарь по управлению электронными документами (http://www.gdm.ru/sert/termin_UDP.php), там такого понятия как "СЭД", вообще нет, про документооборот написано:

- ДОКУМЕНТООБОРОТ - Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98).

- ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ (ЭДО) - Electronic records movement (circulation)- движение электронных документов в организации (учитывающее особенности представления документов в электронной форме, маршруты движения и специальные реквизиты электронных документов), с момента их создания (захвата) в СУЭОД до завершения исполнения, отправления или направления в дело.
Примечание 1. ЭДО является составной частью делопроизводства, включающего также оборот документов на бумажном носителе, их передачу, учет, регистрацию, хранение и контроль исполнения ([Силков С.В.]).

И, соответствено:
- СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫМИ ОФИЦИАЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ (СУЭОД) - Electronic records management system (ERMS) - Система управления электронными официальными документами (Moreq2-2008).

Понимаете, эффективная бюрократическая модель возможна, только нужно помнить, что модель должна быть эффективной, чего не было в СССР. Я начал работать в 2000-е, приказы я видел, прямые указания я тоже видел, а вот регламенты чаще всего лежали на полках, потому что они не умели этим пользоваться, а другие не видели в этом смысла. Сейчас я столкнулся с проблемой,  что большинство руководителей вывели из понятия "управление", понятие "контроль". С учетом того, что все что-то делают, а действие почему-то считается работой, контролем никто не занимается. Никто не знает, кто сколько и зачем делает. В условиях практически полного отсутствия показателей (показатель "мало денег на счете" видят большинство), вперед выходит умелая продажа сотрудниками начальству, интриги и т.д. Как следствие, бардак в организации, что резко снижает ценность автоматизации и КПД организации.
Считаю что вполне востребованной может быть модель наведение порядка через автоматизацию.
Делали примерно так: В небольшой организации, где после введения среднего управленческого звено встала проблема управляемости, те или иные регламенты нарушались, а ставить на контроль и ходит ь проверять все не было возможности. Проблема большинства организаций - что не всегда ясно почему выходит плохой результат. В результате поставили JIRA и заставили все дела фиксировать через нее. В результате сотрудники начали тратить до 9% времени на жиру, но при этом исполняемость поручений взлетела, практически исчезли срывы по срокам и т.д.
Причины результата: В случае с "устным"(не через ПО) делопроизводством проблемой было то, что все действия по наведению дисциплины приводили в "ритуальному" действу, его "оптимизации"(до потери смысла) со временем и т.д. Медленно все разваливалось, а у начальства не хватало терпения за всем этим следить. В случае ПО, требовалось обязательное использование ПО. ПО не возможно "оптимизировать" со временем силами управляемых, также программа не позволяла отходить от алгоритма ПО. Человек мог или делать или нет, но он не мог сделать "почти". После преодоления сопротивления сотрудников, система заработала и ПО стало неотъемлемой частью системы. ПО использовали скорее как "закрепитель". Если все правильно сделать, то эффективность решения колоссальная!