НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

Как реализуется архивное хранение электронных документов?

Андрей Колесов
26.03.2012 14:07:50

Как я понимаю, одной из проблем на пути перехода к реальному электронному документообороту является нерешенность вопросов архивного хранения документов, в первую очередь, имея в виду, долгосрочное (а тем более "вечное") хранение.
Причем, разговоров (весьма общих, на уровне идей) много, а как обстоят реально дела – не очень понятно.

Но вот получил ссылку на публикацию, как раз по теме:
Сдача-приемка электронных документов на архивное хранение
Честно говоря, я из этой статьи почти ничего не понял
Вопросы возникают на каждой фразе:


Цитата
С появлением систем электронного документооборота вопросы по хранению,сдаче-приемке электронных докумен¬тов на архивное хранение, а также уничтожению документов становится очень актуальными. Но, к сожалению, на сегодняшний день нет четких рекомендаций на основании нормативных документов по тому, как организовать эти процессы.


А кто должен выдать такие "четкие рекомендации"? И почему он их не выдает?

Цитата
Многие эксперты в сфере делопроизводства и архивного дела сходятся во мнении, что на электронные документы распространяются те же правила работы, что и на бумажные документы.


При чем тут "мнения"? Тут должны быть довольно четкие нормативные указания, мнениям тут уже места нет. А то, у нас получается как в известном эпизоде "Трое в одной лодке", когда герои искали нужный поезд на вокзале, и каждый служитель вокзал высказывал "мнение" по поводу расписания. Расписание либо есть, либо нет, Иначе, это не железная дорога, а вариант с наймом извозчика…

Цитата
Воспользовавшись данными правилами,вы можете организовать сдачу электронных документов в архив. В этом случае документы можно записать на CD-диски, оформить внутреннюю опись и сдать вместе с остальными документами по описи в архив.


Я у себя дома примерно так и поступаю с собственным электронным архивом. Но все же я при этом делаю несколько копий (основная – на текущем жестком диске, вторая – на отдельной копии текущего жесткого диска на съемном диск и еще – DVD). И при этом, конечно, имею в виду, что я должен иметь ПО, которое всю эту музыку сможет читать, спустя некоторое время.
Кроме того, поскольку я все это делаю сам, у меня нет вопросов по тому, что на CD записано именно то, что указано во внутренней описи. Я сам делаю верификацию того, что файла записаны без дефектов и пр.

А в организациях это кто-то делает?

Цитата
При выборе места для хранения электронных документов обратите внимание на то, чтобы архив, в который вы сдаете документацию, был должным образом подготовлен для хранения информации в электронном виде. Главное требование к архиву – возможность обеспечения сохранности этих документов на все время их срока хранения


Что здесь имеется в виду – поддержка нужного температурно-влажностного режима? И каковы же должны быть эти параметры?

А дальше идут полные загадки.

Цитата
Документы постоянного срока хранения обязательно должны сдаваться в архив в бумажном виде. Поэтому для этих документов электронный документ будет являться всего лишь копией.

Согласно«Рекомендациям по подготовке…вне зависимости от сроков хранения могут быть исключительно в электронном виде."

"Но на практике государственные архивы пока не принимают документы в электронном виде,"


То могут, то не могут. То должны, то не должны…

"Казнить нельзя помиловать".
Так что на всякий случай лучше "казнить" – так оно будет спокойнее…

Комментариев: 14

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

27.03.2012 09:26:57

А почему вы не хотите задать вопросы в коментраиях к оригинальной статье?
Вероятность получить на них ответы там на много выше, чем здесь.

27.03.2012 09:34:49

Вы правы.
Я просто банально забыл дать там ссылку на пост. Сделал это сейчас.
Спасибо.

Елена Дмитриева, DIRECTUM
28.03.2012 11:02:06

Действительно сейчас больше вопросов и «белых пятен», нежели четких требований. В свою очередь, поскольку мне эта тема интересна, в меру своих сил и возможностей я буду искать четкие рекомендации, из которых выйдет более достойный материал.
Наша компания является вендором ECM-систем, и в данном случае мы не занимаемся разработкой подобных рекомендаций сами, поскольку в настоящий момент специализируемся на автоматизации работы не архивов, а учреждений, которым в последнее время приходится сталкиваться с вопросом передачи документов в архив в электронном виде. Соответственно, помогая нашим клиентам решить эту задачу, мы ориентируемся на существующую нормативно-правовую базу, и просто констатируем текущее положение вещей: в этом вопросе еще очень много нерегламентированных зон. Соответственно, исходя из нашей практики, просто можем признать, что часто вопрос решается ситуативно, или как Миша Романов заметил в комментарии на ECM-Journal, - "как договоритесь".

28.03.2012 11:42:50

Спасибо за отклик!

Вы знаете, со стороны это выглядит довольно странно: проблема, вроде бы, очень давняя, а каждый раз обсуждается, как будто появилась сегодня утром.

Вопрос такой: а эта проблема не волнует ваших клиентов? Не мешает им работать?

Вы, как компания разработчик и внедренец не видите в этом проблему для собственного бизнеса (например, не позволяет выполнять более масштабные проекты, усложняет проекты и пр)?

Елена Дмитриева, DIRECTUM
28.03.2012 11:52:05

Сейчас еще совсем мало заказчиков, которые автоматизируют классическое архивное делопроизводство, но они появляются и мы работаем и будем работать в этом направлении.

Отвечаю на вопрос: пока еще особо не волнует клиентов этот вопрос, живут с тем, что есть и не мешает работать. Такие заказчики появляются и как я написала, мы будем прорабатывать это направление.

28.03.2012 11:57:40

Т.е. архивы ведутся, как и было, в бумаге?
И соответственно, документооборот тоже в бумаге осуществляется? Откуда иначе берутся потом бумажные документы?

29.03.2012 10:40:16

Не принимают российские архивы документы в электронном виде, на настоящий момент, во всяком случае. Поэтому при разработке регламентов по работе в системах электронного документооборота для гос. органов(тех, кто обязан сдавать документы в гос.архивы) приходится предусматривать печать бумажного экземпляра и получение на ней всех необходимых подписей.
Срок хранения переписки по основной деятельности("Входящие", "Исходящие")- 5 лет. Вроде в архивы сдавать не надо. Но... Архивы имеют право переквалифицировать сроки хранения и требовать сдачи на архивное хранение документов, которые, как они считают, имеют культурную или историческую ценность. Поэтому на практике переписку довольно часто приходится в архивы сдавать. Т.е. иметь бумажные экземпляры. Т.е предусматривать их создание в регламентах деятельности.
С коммерческими организациями проще- они какой регламент себе придумают, так и будут жить . Поэтому для них удается делать электронные архивы, а бумажном виде сохранять те документы, которые могут потребоваться судебными или надзорными органами. Но срок их хранения можно ограничивать сроками исковой давности.
Поэтому я бы дала рекомендации - всю бумажную переписку подшивать, формировать дела и хранить. Делать это будет гораздо проще, т.к. искать бумажные экземпляры не придется- поиск гораздо удобнее делать в СЭД. Т.е сохранность документов (которые так и норовят утащить всякие несознательные сотрудники) можно будет обеспечить, и будет что сдавать в архивы.
Надеюсь, что все-таки доживем до электронных архивов. Но когда это будет... Совершенно непонятно.

29.03.2012 11:44:47

Цитата
Ольга Подолина писала: Не принимают российские архивы документы в электронном виде, на настоящий момент, во всяком случае.

Росархив приводит следующие данные о наличии электронных документов в государственных архивах:

Цитата
Из информационно-методического письма Росархива от 1 декабря 2010 года № 5/2270-Т «Об итогах паспортизации государственных и муниципальных архивов, государственных музеев и библиотек, организаций РАН по состоянию на 01.01.2010 и качестве составления паспортов»

«Что касается электронных документов, то по сравнению с предыдущей паспортизацией их объем увеличился почти в 2 раза, в основном за счет приема на хранение фото- и видеодокументов на электронных носителях.

В абсолютных цифрах количество ЭД составляет чуть более 11,3 тыс. ед.хр., более половины из них (6,0 тыс.ед.хр.) хранится в РГАНТД. Электронные документы учтены в паспортах госархивов республик Алтай (59 ед.хр.), Марий Эл (674 ед.хр.), Мордовия (99 ед.хр.), Татарстан (226 ед.хр.), Чувашская (217 ед.хр.), Краснодарского края (251 ед.хр.), Воронежской (112 ед.хр.), Псковской (483 ед.хр.), Тюменской (172 ед.хр.) областей, г. Москвы (198 ед.хр.) и др.»

29.03.2012 12:07:34

Код
«Что касается электронных документов, то по сравнению с предыдущей паспортизацией их объем увеличился почти в 2 раза, в основном за счет приема на хранение фото- и видеодокументов на электронных носителях. 


Мы же обсуждаем не фото- и видео документы? Вопрос в начале обсуждения был совершенно конкретный- как сдавать в архив переписку, еще точнее- стоит ли подшивать "Исходящие".
В настоящий момент гос.организации не могут сдать документы постоянного срока хранения(согласно утвержденной Номенклатуре дел) в архив в электронном виде. Если кто смог сдать- поделитесь опытом, и нормативными документами, на основании которых это было сделано. Я с удовольствием организую для своих клиентов сдачу документов в архивы в электронном виде- это же сколько мороки можно будет убрать из регламентов.

29.03.2012 12:20:57

Цитата
Ольга Подолина писала: Мы же обсуждаем не фото- и видео документы?


Да, совершенно верно, мы обсуждаем не только фото- и видеодокументы в электронном виде (это тоже документы!), но и, например, материалы последних переписей в электронной форме, которые уже сданы в госархив.

29.03.2012 12:32:39

Дальнейшее обсуждение не конструктивно- мы говорим о разных вещах. Конкретный случай(сдачу в архив переписки гос.органа) обсуждать Вы не хотите, а общие дискуссии -сколько их уже было! Зачем? Доказать, что архивы не такие уж замшелые? smile;) Доказывать нужно конкретными делами, и не Вам, а самим архивам.

29.03.2012 12:59:31

Цитата
Ольга Подолина пишет: Конкретный случай(сдачу в архив переписки гос.органа) обсуждать Вы не хотите, а общие дискуссии -сколько их уже было!

Проблему передачи электронных документов госорганов на архивное хранение я обсуждаю в своих статьях, - например, в этих:

  • Центр хранения электронных документов: планы и перспективы // Делопроизводство и документооборот на предприятии.- 2012.- № 2. - С.67-76.

  • Электронные архивы и их правовые проблемы // Делопроизводство и документооборот на предприятии.- 2012.- № 3.

  • Разработка концепции электронного архива // Делопроизводство и документооборот на предприятии.- 2012.- № 4.

smile;)

29.03.2012 14:17:31

Код
Проблему передачи электронных документов госорганов на архивное хранение я обсуждаю в своих статьях, - например, в этих:

    Центр хранения электронных документов: планы и перспективы // Делопроизводство и документооборот на предприятии.- 2012.- № 2. - С.67-76.

    Электронные архивы и их правовые проблемы // Делопроизводство и документооборот на предприятии.- 2012.- № 3.

    Разработка концепции электронного архива // Делопроизводство и документооборот на предприятии.- 2012.- № 4.

Это замечательно.Я всегда с удовольствием читаю Ваши статьи и комментарии, вы умеете найти множество интересных деталей и ситуаций. Так дайте же экспертную оценку конкретной ситуации- передачу в архив переписки гос.органа. Я свою точку зрения высказала.

29.03.2012 19:50:06

Моя точка зрения следующая: Действующее законодательство не препятствует приему в государственный архив электронных документов, в том числе и переписки государственного органа, при наличии доброй воли архива и/или указаний "сверху" (которые могут быть даны не только на федеральном, но и на региональном уровне).

Да, архивы стремятся от электронных документов держаться подальше, - но они и бумажные документы плохо принимают. В госорганах накопились огромные массивы документов, которые, по правилам, давно уже должны были быть в госархивах.

То, что государственные архивы на данный момент не способны обеспечить сохранность электронных документов, и не имеют для этого ни технической базы, ни финансовых средств, ни персонала соответствующей квалификации, ни необходимой нормативно-методической базы, - это уже другой вопрос.

В ближайшее время федеральное правительство и региональные администрации будут вынуждены эту проблему решить, поскольку в противном случае в безбумажный (а если сказать правильно - малобумажный) электронный документооборот так и не будет реализован на практике.

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии