Причем, разговоров (весьма общих, на уровне идей) много, а как обстоят реально дела – не очень понятно.
Но вот получил ссылку на публикацию, как раз по теме:
Сдача-приемка электронных документов на архивное хранение
Честно говоря, я из этой статьи почти ничего не понял
Вопросы возникают на каждой фразе:
[spoiler]
| С появлением систем электронного документооборота вопросы по хранению,сдаче-приемке электронных докумен¬тов на архивное хранение, а также уничтожению документов становится очень актуальными. Но, к сожалению, на сегодняшний день нет четких рекомендаций на основании нормативных документов по тому, как организовать эти процессы. |
А кто должен выдать такие "четкие рекомендации"? И почему он их не выдает?
| Многие эксперты в сфере делопроизводства и архивного дела сходятся во мнении, что на электронные документы распространяются те же правила работы, что и на бумажные документы. |
При чем тут "мнения"? Тут должны быть довольно четкие нормативные указания, мнениям тут уже места нет. А то, у нас получается как в известном эпизоде "Трое в одной лодке", когда герои искали нужный поезд на вокзале, и каждый служитель вокзал высказывал "мнение" по поводу расписания. Расписание либо есть, либо нет, Иначе, это не железная дорога, а вариант с наймом извозчика…
| Воспользовавшись данными правилами,вы можете организовать сдачу электронных документов в архив. В этом случае документы можно записать на CD-диски, оформить внутреннюю опись и сдать вместе с остальными документами по описи в архив. |
Я у себя дома примерно так и поступаю с собственным электронным архивом. Но все же я при этом делаю несколько копий (основная – на текущем жестком диске, вторая – на отдельной копии текущего жесткого диска на съемном диск и еще – DVD). И при этом, конечно, имею в виду, что я должен иметь ПО, которое всю эту музыку сможет читать, спустя некоторое время.
Кроме того, поскольку я все это делаю сам, у меня нет вопросов по тому, что на CD записано именно то, что указано во внутренней описи. Я сам делаю верификацию того, что файла записаны без дефектов и пр.
А в организациях это кто-то делает?
| При выборе места для хранения электронных документов обратите внимание на то, чтобы архив, в который вы сдаете документацию, был должным образом подготовлен для хранения информации в электронном виде. Главное требование к архиву – возможность обеспечения сохранности этих документов на все время их срока хранения |
Что здесь имеется в виду – поддержка нужного температурно-влажностного режима? И каковы же должны быть эти параметры?
А дальше идут полные загадки.
| Документы постоянного срока хранения обязательно должны сдаваться в архив в бумажном виде. Поэтому для этих документов электронный документ будет являться всего лишь копией. Согласно«Рекомендациям по подготовке…вне зависимости от сроков хранения могут быть исключительно в электронном виде." "Но на практике государственные архивы пока не принимают документы в электронном виде," |
То могут, то не могут. То должны, то не должны…
"Казнить нельзя помиловать".
Так что на всякий случай лучше "казнить" – так оно будет спокойнее…
Это замечательно.Я всегда с удовольствием читаю Ваши статьи и комментарии, вы умеете найти множество интересных деталей и ситуаций. Так дайте же экспертную оценку конкретной ситуации- передачу в архив переписки гос.органа. Я свою точку зрения высказала.
Да, архивы стремятся от электронных документов держаться подальше, - но они и бумажные документы плохо принимают. В госорганах накопились огромные массивы документов, которые, по правилам, давно уже должны были быть в госархивах.
То, что государственные архивы на данный момент не способны обеспечить сохранность электронных документов, и не имеют для этого ни технической базы, ни финансовых средств, ни персонала соответствующей квалификации, ни необходимой нормативно-методической базы, - это уже другой вопрос.
В ближайшее время федеральное правительство и региональные администрации будут вынуждены эту проблему решить, поскольку в противном случае в безбумажный (а если сказать правильно - малобумажный) электронный документооборот так и не будет реализован на практике.