НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

Будущее СЭД: бумаги + облака

Сергей Бобровский
05.05.2012 10:34:59

Андрей Колесов всё ещё надеется, что вал бумаг по ходу развития систем э-документооборота всё же уменьшится, но даже самые продвинутые в плане автоматизации страны пока демонстрируют в этой сфере удручающие показатели.

В абсолютном большинстве (80%) американских ведомств сообщения э-почты с целью дальнейшего хранения распечатываются на бумаге. В половине госструктур архивы э-документов сохраняются на ископаемые ленточные накопители, "по причине непонимания ключевых принципов и концепций организации СЭД". Лишь 19% из 247 ведомств, опрошенных Национальной администрацией архивов США, более-менее полноценно используют СЭД/ERMS. Такие удивительные результаты приведены в отчете 2011 Records Management Self-Assessment Report (pdf), опубликованном 1 мая.

Отмечен крайне высокий риск компрометации хранимых э-данных, от нарушения целостности и достоверности до возможности полной утери -- что интересно, в перечень высокорискованных попали практически все подразделения Пентагона. Большинство структур, внедривших СЭД, неправильно или неполноценно их применяют, а персонал имеет весьма смутное представление о накопленных в них знаниях. Но при этом чиновники активно вводят правила по деловому общению в фейсбуке и твиттере!

Можно предположить, что СЭД, так и не получив массового распространения в государственной среде в standalone-формате, плавно трансформируются в нечто облачно-виртуально-социальное. Сложно сказать, почему служебное э-письмо нужно обязательно распечатать и подшить в папочку, а такой же по смыслу месседж от начальника в твиттере спокойно оставляется в облачном формате на неведомых иноземных серверах. Но символизирует этот момент майская победа онлайнового Гугля над настольно-серверным Микрософтом в масштабном тендере по переводу 90 тыс. чиновников США на gmail и google docs.

Возможно, прозаическую причину этого на днях определил башорг:
- Ну как новый электронный документооборот?
- Классно... Теперь носимся по инстанциям с флешками....


Действительно, надо например передать документ на согласование в некую официальную организацию, где интернета на рабочих местах нету. Если он на бумаге, то это просто -- привез, быстренько прочитали, подписали, поставили печать, и все. А если он в э-формате? Надо вставлять флешку, как-то импортировать в СЭД нужный файл, потом находить его, что-то делать, синхронизировать, результат возвращать обратно на флешку -- для многих офисных женщин этот процесс, подразумевающий работу с таинственными дисками и файлами, крайне сложен, подчас непреодолимо… А вот планшеты и облачная система, кстати, может эту проблемку если и не снять, то существенно облегчить.

Комментариев: 6

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

05.05.2012 10:55:53

Я не надеюсь, а уверен в этом!!!

Все описанное тут - трудности переходного периода. Человечество переходило к использованию бумаги несколько веков, а сейчас речь идет о каких-то 20 годах...

История с флешками - это анекдот не более того. Временный исторический эпизод.

Логику переход на электронный документооборот хорошо видна на примере истории работы нашей редакции с 1995 года.

Мы прошли период передачи материалах на дискетах в середине 1990-х. Документооборот был бумажно-электронных. С конца 1990- перешли на передачу инфо в редакцию по электронной почте.
На полностью безбумажный - лет пять назад.

Раньше наш секретарь всю входящую почту тоже распечатывала.

Разные проекты и ситуация на рынке в целом - это, конечно, полезно. Но давайте также смотреть на простых конкретных примеров - как происходят дела.
Сергей! Вы давно отвозили флешку в редакцию?





10.05.2012 10:58:07

Я тоже убежден, что к концу текущего десятилетия от бумажного документооборота останутся единичные проценты, только пока непонятно, за счет каких технологий.

Но я и редакция -- плохой примерsmile:) Редакция PCWeek/RE самая продвинутая в России в плане ИТ, поэтому это не совсем корректно, лучше спросить в бухгалтерии СКПресс, сколько они печатают бумажных документов для взаимодействия с внешними организациями, прежде всего государственными.

10.05.2012 11:05:52

Я уверен, что пример редакции как раз очень хороший пример.
1. Мы живем в быстро изменяющемся мире, именно поэтому нужно смотреть на опыт тех, кто идет на шаг впереди.
2. Могу точно сказать, что объемы документов, которых проходят через редакцию на порядок (скорее, даже на порядки) больше, чем объемы относящихся к редакции финансовых документов.

05.05.2012 17:23:15

Мне разговоры о том, что электронный документооборот повсеместно вытеснит бумажный, напоминают сказки про то, что кино вытеснит театр, видеоконференцсвязь заменит живое общение, а вместо шашлыков и фруктов народ повсеместно станет питаться исключительно таблетками-витаминами.

Всему свое место и время!

Заметьте, что наиболее оживленные СЭД-дискуссии проходят не при электронном общении, а на живых конференциях.

Недавно услышал два интересных почти афоризма: "Все решения о внедрении СЭД обязательно фиксируются на бумаге" и "Все облачные решения базируются, в первую очередь, на великолепном железе". С этими утверждениями полностью согласен.

Стельмах Сергей
05.05.2012 19:49:56

Цитата
"Все облачные решения базируются, в первую очередь, на великолепном железе"

Да и что такое облако если суть не сервера?

05.05.2012 20:18:20

Коллеги! Я не хочу в пятый (или какой еще) раз вступать в дискуссию, "что такое облака?" Все же мы представляем ИТ-издание. Поэтому не стоит оперировать фразами типа "Железная дорога - это шпалы". Да, шпалы нужны обязательно...
smile:)

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии