[spoiler]В абсолютном большинстве (80%) американских ведомств сообщения э-почты с целью дальнейшего хранения распечатываются на бумаге. В половине госструктур архивы э-документов сохраняются на ископаемые ленточные накопители, "по причине непонимания ключевых принципов и концепций организации СЭД". Лишь 19% из 247 ведомств, опрошенных Национальной администрацией архивов США, более-менее полноценно используют СЭД/ERMS. Такие удивительные результаты приведены в отчете 2011 Records Management Self-Assessment Report (pdf), опубликованном 1 мая.
Отмечен крайне высокий риск компрометации хранимых э-данных, от нарушения целостности и достоверности до возможности полной утери -- что интересно, в перечень высокорискованных попали практически все подразделения Пентагона. Большинство структур, внедривших СЭД, неправильно или неполноценно их применяют, а персонал имеет весьма смутное представление о накопленных в них знаниях. Но при этом чиновники активно вводят правила по деловому общению в фейсбуке и твиттере!
Можно предположить, что СЭД, так и не получив массового распространения в государственной среде в standalone-формате, плавно трансформируются в нечто облачно-виртуально-социальное. Сложно сказать, почему служебное э-письмо нужно обязательно распечатать и подшить в папочку, а такой же по смыслу месседж от начальника в твиттере спокойно оставляется в облачном формате на неведомых иноземных серверах. Но символизирует этот момент майская победа онлайнового Гугля над настольно-серверным Микрософтом в масштабном тендере по переводу 90 тыс. чиновников США на gmail и google docs.
Возможно, прозаическую причину этого на днях определил башорг:
- Ну как новый электронный документооборот?
- Классно... Теперь носимся по инстанциям с флешками....
Действительно, надо например передать документ на согласование в некую официальную организацию, где интернета на рабочих местах нету. Если он на бумаге, то это просто -- привез, быстренько прочитали, подписали, поставили печать, и все. А если он в э-формате? Надо вставлять флешку, как-то импортировать в СЭД нужный файл, потом находить его, что-то делать, синхронизировать, результат возвращать обратно на флешку -- для многих офисных женщин этот процесс, подразумевающий работу с таинственными дисками и файлами, крайне сложен, подчас непреодолимо… А вот планшеты и облачная система, кстати, может эту проблемку если и не снять, то существенно облегчить.
Но я и редакция -- плохой пример:) Редакция PCWeek/RE самая продвинутая в России в плане ИТ, поэтому это не совсем корректно, лучше спросить в бухгалтерии СКПресс, сколько они печатают бумажных документов для взаимодействия с внешними организациями, прежде всего государственными.
1. Мы живем в быстро изменяющемся мире, именно поэтому нужно смотреть на опыт тех, кто идет на шаг впереди.
2. Могу точно сказать, что объемы документов, которых проходят через редакцию на порядок (скорее, даже на порядки) больше, чем объемы относящихся к редакции финансовых документов.