НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

От термина СЭД следует отказаться! Он всех вводит в заблуждение...

Владимир Митин
22.05.2012 18:59:29

Вчера побывал на пленарном заседании Форума ИНФОДОКУМ-2012 (“Эффективный документооборот в органах власти и местного самоуправления”), который проходил в стенах Конгресс-центра Правительства Москвы.

На нем много говорилось о том, что современные СЭД (системы электронного документооборота) позволяют быстро плодить огромное количество документов – как бумажных, так и электронных, не суть важно. Ниже приведен один из 65 слайдов, которые продемонстрировал директор ВНИИДАД, доктор исторических наук, профессор Михаил Васильевич Ларин во время своего 30-минутного доклада “Актуальные вопросы управления документацией в Российской Федерации”. Замечательный доклад, кстати. Хорошо бы сделать качественную видеозапись этого доклада и время от времени крутить её по общедоступным каналам телевидения (в назидание не только госслужащим, но и другим категориям граждан). Или, на худой конец, выложить соответствующую видеопрезентацию в Интернет.



А вот ещё два слайда из этой презентации.





Глядя на них, невольно закрадывается мысль, что чиновникам платят примерно так же, как большинству писателей и журналистов – по объему опубликованного текста.

Но читает ли кто эти тексты внимательно и принимает ли их как “Руководства к действию”? Здесь есть большие сомнения.

Во время обсуждения вышеупомянутого доклада кто-то из зала заметил: “Если собрать все листы постановлений, подписанных в прошлом году главой Московской области, то ими можно обернуть Земной шар”. Не знаю, для красного словца это было сказано, или на основании каких-либо прикидочных арифметических расчетов, но сравнение мне понравилось.

А что вообще следует понимать под качеством документов? Вот как отвечает на этот вопрос ведущий эксперт по управлению документацией компании “Электронные офисные системы”, член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International, кандидат исторических наук Наталья Храмцовская: “Судить о качестве государственного управления нужно совсем не по количеству подписанных документов, а по конечному результату. Я не готова дать точные цифры, но знаю, что в некоторых ведущих странах Евросоюза высшие органы власти также выпускают документы в огромном количестве, да и сама Европейская Комиссия этим тоже отличается. Типичные цифры производства правовых актов в странах-членах Евросоюза -- порядка 2 тыс. в год. Наши показатели того же порядка (в 2011 году -- 431 закон, 3100 постановлений и распоряжений Правительства и тысяч под 30 ведомственных нормативных актов), и это, наверное, более-менее нормально, учитывая то, что у нас сейчас идут революционные изменения в области законодательства и государственного регулирования”.

Итак, внедрение СЭД в органах государственной власти способствует не столько качественному улучшению документов, вырабатываемых на различных уровнях власти, сколько росту их количества. Что же делать? "Прежде всего следует отказаться от использования термина СЭД, -- считает заместитель директора Департамента делопроизводства и архива Правительства Российской Федерации, кандидат технических наук Сергей Алексеевич Жук. – Этот термин вводит в заблуждение заказчиков, аналитиков, журналистов и всех, кто каким-либо образом причастен к составлению так называемых историй успеха (рассказов об успешных внедрениях). Ведь при внедрении СЭД во многих случаях происходит не внедрение системы документооборота как таковой, а лишь внедрение программного продукта”. Возможно, я не совсем точно пересказал здесь слова Сергея Жука, но смысл их был примерно таков.

При рассказах об успешных внедрениях Сергей Жук предлагает использовать термин СУД (Система управления документами) и перечисляет (в своем 30-минутном докладе “О требованиях к системам управления электронными документами и архивами в органах государственной власти”) виды деятельности по управлению документами (см. ниже) в органах государственной власти.



А что, очень даже хорошая классификация основных функций, осуществляемых СУД . Что вы думаете на этот счет? Предлагает Сергей Жук и деление СУД с точки зрения уровня автоматизации реализуемых процессов (см. ниже).



Кроме того, он предлагает классификацию категорий документов с точки зрения носителей информации (см. ниже). Очень полезные классификационные деревья. На мой взгляд, они могут служить основой для создания интеллект-карт, описывающих взаимосвязь между различными терминами, использующимися в процессе создания и эксплуатации СУД. Уверен, что рано или поздно такие интеллект-карты будут сделаны.



Однако теория теорией, а на практике происходит вот что (см. ниже).


Слайд из доклада Михаила Ларина

Как видим, разнообразие СЭД, используемых в органах государственной власти нашей страны, напоминает зоопарк. С одной стороны, это замечательно. Так как монополия на что-либо ни к чему хорошему, как известно, не приводит. Но и унификация требований имеет свои положительные стороны.

А вот (см. ниже) ещё один очень интересный слайд из доклада директора ВНИИДАД “Актуальные вопросы управления документацией в Российской Федерации”. Он показывает, насколько широко используется ЭЦП в федеральных органах исполнительной власти (ФОИВ).

Видно, что тут, как говорится, ещё и конь не валялся. Однако это тема отдельного разговора


На ИНФОДОКУМ-2012 различные аспекты документооборота в органах власти и местного самоуправления обсуждались в формате большого круглого стола, насчитывающего свыше сотни участников

Комментариев: 15

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

22.05.2012 20:47:05

Не знаю, имеет ли человек, объявленный оргкомитетом "Инфодокум" персоной "нон-грата", комментировать сообщения об этом мероприятии. Но все же, "лишенцем" (лишение избирательных прав в сталинские времена) еще не стал, поэтому должен сказать.

Дело тут вот какое. Чтобы понять происходящее там, нужно побывать не на одном, а хотя бы на двух конференциях. Тогда будет видно, что там из раз в раз повторяется одно и то же. Без какого-то заметного движения вперед.

Второй момент, заключается в том, что о существовании проблем говорят люди, которые ДОЛЖНЫ РЕШАТЬ эти проблемы. Именно такими организациям являются тот же Росархив и ВНИИДАД. А они (причем не первый год) только говорят о проблемах. Причем проблемах, которые они же, как регуляторы рынка, и создают.

Про это я написал еще полгода назад:

ИнфоДокум. Сколько можно говорить о наличии проблем? Не пора ли переходить к их решению?

За что и получил почетное знание "нон-грата" smile:)


Я бы с интересом посмотрел на материалы конференции. Но судя по известной мне программе и по приведенным тут слайдам - на пленарке были, кажется, дословный повтор того, что говорилось полгода назад. В том числе и в докладе Сергея Жука (у меня есть приведенные тут слайды с прошлой конференции).

Вот




Сейчас, как я понял, было то же самое.

Еще вопрос, Володя: а что было после выступлений пленарных докладчиков? Была ли сессия вопросов-ответов? В прошлый раз - не было, докладчики сразу после выступления удалялись с конференции...
А как было сейчас?

22.05.2012 21:54:16

В отличие от Андрея Колесова, меня ИНФОДОКУМ-2012 не объявил персоной “нон-грата”, но столкнулся я на этом Форуме вот с каким фактом. Начну издалека: для журналиста на любом крупном мероприятии перерывы (они же -- кулуары) – не менее интересны, чем сами доклады, которые, как правило, жестко регламентированы и предусматривают минимум интерактива. Именно за чашкой чая или кофе, когда люди немного расслабляются и имеют время и возможность поговорить о наболевшем, можно узнать много интересного.

После четырех с лишним часов работы Форума был предусмотрен перерыв на обед. В общем потоке отправился в столовую. Отстоял там достаточно длинную (минут на 25-30) очередь к раздаточному пункту и только тут обратил внимание, что у большинства участников очереди на руках какие-то купоны. Оказалось, что выдавали их вместе с раздаточными материалами. В процессе выяснения этого обстоятельства дошел с подносом до кассы. Однако наличные там принимать отказались. Мол, все только по купонам. Рядом оказалась очень любезная девушка с ресепшен форума (видимо, стояла около кассы на всякий пожарный случай). Она мне пояснила, что комплексных обедов ровно столько, сколько и купонов, которые полагаются лишь спикерам и платным участникам. Пресса же к таковым не относится. Предложила подняться на 14-й этаж, где можно перекусить за деньги.

А ведь на моем бейджике с надписью “СК Пресс” не было написано, что его обладателя велено не кормить. И вообще этот бейджик от других ничем не отличался. И никакой соответствующей “памятки журналиста” (встречал на своей практике и такие) мне не вручали. А ведь и стоило всего после предобеденного награждения лучших проектов объявить, что для одной категории участников обед предусмотрен на первом этаже, а для другой – на 14-м. Ну да ладно – хотя 30 минут потерянного времени я оцениваю выше стоимости обеда. Разумеется, я не стал подниматься на 14-й этаж, так как у меня не было уверенности, что там нет ещё более длинной очереди, а сразу отправился по другим делам, которые у меня на этот день были запланированы. Но это так, к слову.

Разумеется, не все доклады, прозвучавшие в рамках ИНФОДОКУМ-2012, были равноценны по уровню. Но некоторые мне очень понравились.

23.05.2012 09:52:59

Обращает на себя внимание то, что Н.Храмцовская оперирует данными 2011 года, а авторы слайдов в лучшем случае, 2008-го. Похоже, они из года в год повторяют свои доклады, а никакого мониторинга нет и не предвидится, хотя СЭД, как раз позволяют, такой мониторинг осуществить и даже детализировать. Нет интересующегося субъекта.

Цитата
внедрение СЭД в органах государственной власти способствует не столько качественному улучшению документов, вырабатываемых на различных уровнях власти, сколько росту их количества.


Строго говоря, доказательств, этому нет, это просто параллельное протекание двух процессов, а есть ли между ними связь - то никому неведомо. Еще менее ведомо, что есть "качественное улучшение документов". Дело тут не в СЭД. Не только в госучреждениях, но повсеместно распространение ИТ привело к очевидному росту объемов контента, а решены ли и решаются ли задачи, которые изначально предполагалось решить - не ясно.

Заголовок поста хорош, хоть и указывает на несуществующую (см. выше) проблему.

23.05.2012 10:00:00

Замечание по поводу собственной реплики

Цитата
распространение ИТ привело к очевидному росту объемов контента, а решены ли и решаются ли задачи, которые изначально предполагалось решить - не ясно.


Можно заметить смещение интереса государства от СЭД (процессы) к более прагматичным постановкам типа электронизации госуслуг (результаты). В частности, об этом говорит назначение нового министра связи.

Татарстанский ветер дует вовсю по моим оценкам с 2009 года. Говорилось ли об этом в каком либо формате на ИНФОДОКУМ 2012?

23.05.2012 19:15:20

Если собрать все листы постановлений, подписанных в прошлом году главой Московской области, то ими можно обернуть Земной шар” - такое утверждение действительно прозвучало во время конференции.

Давайте его проверим. За 2011 год в Консультанте+ содержится 11697 областных документов. Среднее число листов в документе точно определить сложно, возьмем «с запасом» - пусть будет 20 листов. Будем считать по длинной стороне листа – 27 см. В итоге длина бумажной ленты, которую можно сделать из этих документов, составит чуть больше 63 км. Это IMHO несколько меньше длины экватора, которая составляет 40 тыс. км smile:)

23.05.2012 19:40:39

Браво. Дотошность и выдержка. Фирменный стиль Н.А.

Максим
24.05.2012 10:54:42

Наташа, доброго времени суток!

Осмелюсь заметить, что по динной стороне, лист равен 297 мм. Исходя из этого факта и принимая предложенные Вами 20-ть листов и кол-во документов в К+ результатом будет 69 480 м.
Кстати говоря выражение "обернуть Земной шар" скорее предполагает - покрыть бумагой всю планету. Хотя автор, скорее всего, имел ввиду именно - сформулированную Вами - "бумажную ленту".

23.05.2012 19:35:37

С моей точки зрения, термин СУД крайне неудачный, и чтобы это увидеть, IMHO не нужно быть лингвистом smile8)

К чему такое терминотворчество приводит, показала "неквалифицированная подпись", которой никто почему-то не хочет пользоваться (кстати говоря, уже ходит слоган "неквалифицированному чиновнику - неквалифицированную подпись").

Большинство специалистов, думаю, просто не заметит всё это беззлобное терминологическое бухтение в курилке, и продолжит пользоваться привычным и понятным ему термином СЭД smile;)

23.05.2012 19:45:08

Я уже писал, что СЭД - это маркер темы. И эту свою задачу он решает на 100%%. Все метания вокруг этой псевдопроблемы абсолютно бесплодны.

Но заголовок обратно хвалю - он обнажает журналистский прием, которым пользоваться в разумных дозах не зазорно.

24.05.2012 09:20:03

Некоторые мои впечатления и выводы о конференции «Инфодокум-2012: Эффективный документооборот в органах власти и местного самоуправления» см. здесь: http://rusrim.blogspot.com/2012/05/2012_24.html

24.05.2012 11:34:55

С удовлетворением вижу из ваших впечатлений, что мои прошлогодние вепчатления в целом подверждаются. Вы в более мягкой форме показали то, о чем я писал год назад. Виден прогресс: организаторы позволили задать вопрос (как я понял - один) докладчику. В декабре такой возможности не было в принципе. А то, что ВНИИДАДу нечего ответить - что он делает по направление решения вопросов электронных архивов - это понятно давно, из тех же докладов. Поскольку в докладах об этом ничего не говорится.

Но вы обошли вниманием еще два пленарных доклада - Сергея ЖУка и Сергея Афанасьева (они были в программе). Как я понмиания - это были повторы прошлых их выступлений. И как я понимаю из вашего отзыва - "комментарии излишни"?
Еще: приглашаю вас (и всех) подключиться к независимой группе по ECM на Фейсбуке - http://www.facebook.com/groups/ecm.group.rus

Сергей Кушнерук
30.05.2012 11:26:30

Уважаемые коллеги, никогда не предполагал, что столько личностного, субъективного и внешнего в околопрофессиональных спорах (если таковые спорами назвать можно). Мне ясно, кого по тайным душевным мотивам "не любит" Андрей. Отсюда явные натяжки. Действительно, а почему Ларин не пришел в Минобрнауки, например, и не внедрил (не разработал, не дал команду, не создал техническое задание, выбирайте, список может быть продолжен) на нормалное внедрение работающей системы электронного документооборота. А потом - далее, по всем министерствам, которые, во-первых, вроде бы сами должны быть в высшей степени заинтересованы в РЕАЛЬНОЙ соответствующей работе;во-вторых, а чем они отчитываются в этой области деятельности? Ведь "на самом верху" все команды даны, и денежки на это дело пошли не во ВНИИДАД, как я понимаю, а непосредственно в министерства.... Или не так?
Короче, желание Андрея в очередной раз "ущучить" Ларина и, заодно, напомнить о своей прозорливости нашло свое электронно-эпистолярное подтверждение smile;)

30.05.2012 12:24:09

Во-первых, я просто не понял многих озвученных в комментарии тезисов, поскольку, кажется, некоторые фразы или не дописаны или еще что-то.
Во-вторых, я просто не могу понять, в чем суть ваших вопросов, по
этому даже не вопрос "или не так?" ничего не могу ответить.

Но одна вещь видна: попытка свести суть проблемы (и обозначенных в постах вполне конкретных вопросов и замечаний) в какие-то личным качествам оппонента.

В своем тексте вы совершенно неверно пересказали то, что писал и пишу. Возможно, вы действительно так поняли. Возможно, так решили рассказать тут.
Но скажу еще раз: вы тут рассказали то, что я не говорил и не подразумевал.

И вы напрасно пытаетесь свести тему к какому-то личному конфликту двух людей. У меня нет никаких ни личных, ни деловых пересечений ни с кем из участников данного мероприятия.

30.05.2012 12:24:10

Во-первых, я просто не понял многих озвученных в комментарии тезисов, поскольку, кажется, некоторые фразы или не дописаны или еще что-то.
Во-вторых, я просто не могу понять, в чем суть ваших вопросов, по
этому даже не вопрос "или не так?" ничего не могу ответить.

Но одна вещь видна: попытка свести суть проблемы (и обозначенных в постах вполне конкретных вопросов и замечаний) в какие-то личным качествам оппонента.

В своем тексте вы совершенно неверно пересказали то, что писал и пишу. Возможно, вы действительно так поняли. Возможно, так решили рассказать тут.
Но скажу еще раз: вы тут рассказали то, что я не говорил и не подразумевал.

И вы напрасно пытаетесь свести тему к какому-то личному конфликту двух людей. У меня нет никаких ни личных, ни деловых пересечений ни с кем из участников данного мероприятия.

30.05.2012 12:24:10

Во-первых, я просто не понял многих озвученных в комментарии тезисов, поскольку, кажется, некоторые фразы или не дописаны или еще что-то.
Во-вторых, я просто не могу понять, в чем суть ваших вопросов, по
этому даже не вопрос "или не так?" ничего не могу ответить.

Но одна вещь видна: попытка свести суть проблемы (и обозначенных в постах вполне конкретных вопросов и замечаний) в какие-то личным качествам оппонента.

В своем тексте вы совершенно неверно пересказали то, что писал и пишу. Возможно, вы действительно так поняли. Возможно, так решили рассказать тут.
Но скажу еще раз: вы тут рассказали то, что я не говорил и не подразумевал.

И вы напрасно пытаетесь свести тему к какому-то личному конфликту двух людей. У меня нет никаких ни личных, ни деловых пересечений ни с кем из участников данного мероприятия.

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии