НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

Рассуждения о документе

Александр Головко
12.06.2012 11:33:07

Откуда есть пошел документ?
Когда-то давно были люди, а документов не было. Раз были люди, значит, они занимались своими делами, а дела были просто «интуитивно-понятными» и каждому воздавалось по делам его, в общем, был почти рай. Потом, с развитием цивилизации отношения между людьми усложнились, и возникла потребность в систематизации представлений о действиях людей.
В результате реализации потребности появились обычаи, ритуалы (этика), дальше появились былины, сказки (эстетика) и др. Дальше, больше - вылезла коррупция.

Для защиты этики, эстетики и др. придумали документ и пословицу «Что написано пером, не вырубить топором!». Хотели как лучше, а получилось … - этика, эстетика и др. отделились от человека и ушли в документ. Произошло самое страшное, нарушилась причинно следственная связь - главным стал документ, а не человек (Без бумажки ты букашка, а с бумажкой человек)! С тех пор люди ищут определение документу, чтобы поставить его на место.
Таким образом, с появлением бумажного документа возникло два противоречия: первое - главным стал документ, а не человек; второе – в документе главным стал носитель: лист бумаги, чернила, краска, сургуч, водяные знаки и т.п.
С появлением «электронного» документа носитель постепенно уходит на второй план, и иногда даже как-то теряется, в том смысле что непонятно, а где собственно носитель.
Электронная реинкарнация документа вселяет надежду, что будут разрешены оба противоречия. Пришло время появиться документу, как представлению о действиях людей (деятельность первична) через гармонию формы и содержания.

Поиск определения документу
Документ – средство отображения необходимых сведений о деятельности в заданной форме. Нет, документ не средство.
Документ – форма отображения необходимых сведений о деятельности. Нет, документ не форма.
Документ – отображение необходимых сведений о структуре деятельности. Вот это нам подходит.
Здесь можно заметить две задачи, связанные с документом - это формирование структуры деятельности (разработка документа) и использование структуры деятельности (использование документа).

AS-IS
Допустим, имеется некоторая сфера деятельности, которую можно описывать (представлять). Теперь вопрос, что является моделью сферы деятельности? Правильно, в состав модели деятельности входят документы, связанные со сферой деятельности. Как выше было замечено, существуют две задачи, связанные с документом, а значит и с моделью деятельности – это формирование деятельности (например, планирование) и использование документа (например, реализация плана). Красиво получилось!
Однако (ложка дегтя), современный средний документ представляет собой удивительный сплав противоречий внутри себя и с другими документами, существующими давно или которые появятся завтра, а также недосказанных мыслей. Документ не предназначен для обработки электронными методами. Подобными свойствами обладает не только отдельно взятый документ, но и система документации, а также система деятельности, которая организуется и реализуется с помощью документов, как говорится одного поля ягодки. Поэтому существующие документы практически невозможно интегрировать в единую модель.

TO-BE
Отсюда получается, что модель деятельности должна быть супер-документом единым и непротиворечивым, где про всех все написано. Целый супер-документ читать нет необходимости и почти невозможно. Зато можно получить выписку: «отображение необходимых сведений о структуре деятельности», добросовестно их изучить и использовать по назначению. Вместе с этим модель деятельности перманентна и должна существовать в жизненном цикле деятельности.
Для «электронного» супер-документа отсутствует необходимость плодить дубликаты-копии, потом думать, как их хранить-уничтожать. Вместо кучи документов храним одну модель. Вместо сроков хранения документов вводим понятие срока использования целой модели и частных ее элементов. Интересная особенность: ввести в супер-документ противоречивые сведения о структуре будет очень трудно или почти невозможно.
Дело за малым, нужна собственно модель деятельности.

Комментариев: 3

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

12.06.2012 21:04:24

Прежде всего - приветствую нового автора постов на нашем блоге! Успехов!

Я в конце прошлого года начал было писать "Размышления об эталонной модели документов", но дальше первой статьи не продвинулся.

Мне кажется, что нам нужно прежде всего ответить на вопрос "зачем нужен документ" и понять его подчиненную роль по отношению к человеку. Документ нужен для обеспечения деятельности человека, а не человек должен обслуживать документы.

13.06.2012 14:08:13

Александр, эта статья напомнила ваши комментарии к другой - Максима Галимова пару лет назад "Документ как он есть".
А нет ли у вас более подробных публикаций на эту тему?

13.06.2012 16:54:06

Эту тему я понимаю как управление деятельностью.

Вот ссылка на презентацию с семинара CNEWS "Электронный город будущего" 20.10.10
http://www.cnews.ru/reviews/ppt/29_10_2010/Golovko.pptx
В презентации в сжатой форме дано общее представление о методологии т.н. деятельностного подхода к анализу систем на примере организации предоставления госуслуг в регионе.

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии