НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

ECM и Электронная Почта. Как они связаны между собой?

Андрей Колесов
02.08.2012 22:31:11

В прошлом ECM-посте по ходу обмена мнениями опять всплыл вопрос о том, как соотносятся понятия ECM и электронной почты. Там было несколько комментариев, но я тут приведу только один фрагмент^

Цитата
Александр Сапожников:
Пока Microsoft не выпустил Share Point, никому из аналитиков (Гартнер, etc) не приходило в голову включить MS в список вендоров ECM (или Document Management) решений (платформ), хотя Exchange уже давно был самой популярной почтой и в корпорациях и вообще. Вероятно, потому что у западных пользователей есть свой канон ECM-функциональности (document profiling, check-in/check-out, versioning), которому Exchange не отвечал.

Для начала, как обычно, нужно договорить, о чем идет спор. Могут быть самые разные постановки вопроса.

1. Почему Exchange не входит в состав "учитываемых продуктов"?
Тут, как раз все понятно. Потому что Гартнер и пр., рассматривают комплесные решения, которые покрывают существенный спектр ECM-задач. Exchange решает только узкую задачу – коммуникации, к тому же Exchange не является "решением", это – платформа, технология.

2. Если мы посмотрим на развитие понятия ECM, то увидим, что задачи управления бизнес-процессами и поддержки коллективной работы, в нем появились позднее. Начиналось все с Document Management и Records Management. Но при этом нужно иметь еще в виду, что э-почта – это не только транспортная система, но мощный механизм формирования контента (письма!). Именно тут сосредоточены огромные информационные ресурсы, и потому с начала века управление почтовыми архивами – это одна из главных задач ECM.

3. Вообще-то, в свое время (года два назад) я обозначил примерно такоей вопрос: можно ли построить на базе е-почты систему электронного документоборота (именно СЭД, а ECM). ИМХО, тут ответ очевиден – конечно, можно. Нужно ли – это уже другой вопрос. И, конечно, одной только почты для СЭД недостаточно. А вот е-почта+Excel (транспорт+регистрация) – это вполне. Но опять же, почта+Excel – это лишь технология, чтобы стать системой нужно написать на их основе решение. Но это – вполне возможно.

Комментариев: 12

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

03.08.2012 10:31:06

Так понимаю, что статья не рекламная (во всяком случае соответствующей пометки не обнаружил), поэтому без задней мысли упоминать разработчиков и продукты можно. Поэтому ...

Зачем что-то писать, тем более "прикручивая" Excel (надеюсь, это опечатка?), когда можно просто взять (именно взять, а не купить) Zimbra (http://www.zimbra.com/ ) от крайне серьезного производителя VMware или Zarafa (http://www.zarafa.com/ ), в которых есть и платформа, и элементы СЭД, и email сервер?

03.08.2012 15:11:49

Цитата
Так понимаю, что статья не рекламная (во всяком случае соответствующей пометки не обнаружил), поэтому без задней мысли упоминать разработчиков и продукты можно.

Совершенно не понял смысла этой фразы smile:-)

Конкретные продукты упоминаются тут исключительно в качестве примеров. Поскольку я их знаю и знаю, что с их помощью можно делать.

Разумеется, есть и другие инструменты других производителей.

03.08.2012 16:51:50

Смысл прост - в небольшой статье я заметил упоминание трех продуктов одной компании и ни одного упоминания других компаний. Потому я заподозрил скрытую рекламу. Рад, что ошибся.

03.08.2012 17:04:22

Не устаю удивляться нашей, российской аудитории, которые везде видит "продажность" и у которой какие-то странные представления о публикациях...

Нет такого деления - "рекламная статья" или "нерекламная". "Заказная" или "не заказная". Есть - "интересная статья для читателей" или "неинтересная".
А вот если она "неинтересная", то тогда уже можно искать корни - "почему не интересная". Но, как бывший редактор, принимающий решения, могу сказать, что никого не волнует почему статья "неинтересна". Не интересна, и все. Для публикации не годится...

03.08.2012 18:11:56

Андрей, я уже привык, но некоторые ваши опечатки просто делают невозможным понимание смысла.

Если не затруднит, вставьте, пожалуйста, недостающую частицу в

Цитата
можно ли построить на базе е-почты систему электронного документоборота (именно СЭД, а ECM)

03.08.2012 22:33:48

Невнимательность при написании текстов -- это мой "крест" с детства. Я это говорю не к тому, что как-то "повыпендриваться", а просто как факт. С которым я безуспешно борюсь всю жизнь.

Читатать нужно так: "именно СЭД, а не ECM).

Большое спасибо!

08.08.2012 11:01:50

Да, действительно в тексте была необходимая избыточность и до смысла можно было бы добраться и без уточнения, но все же местоположение частицы "не" столь радикально влияет на тезис, что уточнение потребовалось, может быть, автор высказал парадоксальное суждение (имеет право), а досадная опечатка смысл этого суждения исказила (или сделала однозначное понимание невозможным).

08.08.2012 11:05:26

Дело в том, что термин "документооборот" допускает и провоцирует интуитивную и простую интерпретацию - смысл слов "документ" и "оборот" в обиходе прост. Чего нельзя сказать об "управлении контентом", тут обе составляющие термина - суть трудно определимые абстракции.

Иван
04.08.2012 10:19:23

Честно говоря, опечатку даже не заметил пока не прочитал комментарии. Просто понял смысл и все. Тут мне кажется все очевидно smile:)

06.08.2012 19:30:14

Цитата
можно ли построить на базе е-почты систему электронного документоборота (именно СЭД, а ECM). ИМХО, тут ответ очевиден – конечно, можно.

Ответ зависит от того, что понимать под СЭД. Если иметь в виду организацию движения именно одного информационного объекта, то в почте возникнут сложности с одновременным доступом нескольких пользователей к одному объекту. Нормальные СЭД позволяют это организовать через права доступа и статусы. В почте придется:
  • либо организовать общие ящики, но с ними неудобно работать, особенно если состав пользователей, имеющих доступ к ящику меняется;
  • либо использовать общие папки, но там трудно использовать почтовые операции ответ/пересылка;
  • либо использовать список рассылки, но тогда объекты будут размножаться.

Получается, что в эл. почте трудно организовать как маршрутизацию, управляемую данными (настройка правил? где настраивать в любой почте?), так и управление доступом. Объявить эту конструкцию можно чем угодно, но использовать... избавьте.

08.08.2012 11:41:58

Цитата
Exchange решает только узкую задачу – коммуникации


Это не так. Электронная почта - это коммуникации с памятью. Память - это то, что отличает компьютер от пишущей машинки и именно она революционизировала всю проблематику управления документами. Собственно, ECM - это управление корпоративной памятью. Важная составляющая корпоративной памяти - переписка (не только электронная, но и всякая другая). Существуют ECM платформы, базирующиеся на почтовых концептах (Lotus, Groupwise - см. http://www.novell.com/products/groupwise/features/). Основное требование к хранилищу ECM (которому не отвечают многие почтовые системы, в частности, Exchange) - возможность описания (profiling - см. Microsoft – как "белая ворона" на ECM-рынке) учитываемой единицы контента на языке корпоративных словарей (или, возможно, в более свободной форме). Два других жанрообразующих признака ECM - отслеживание манипуляционного статуса (check-in/check-out) и контроля версий - применительно к переписке не столь актуальны или вовсе не актуальны.

08.08.2012 11:58:53

Да, это было у меня не очень удачное выражение. Я имел в виду, конечно же, весь комплекс ECM-задач, сказанных с почтовым контентом.

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии