НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

Как защищаются СЭД (да и ИТ-) проекты? И защищаются ли?

Андрей Колесов
23.08.2012 08:25:33

По своему роду деятельности мне приходится готовить статьи в жанре "кейс" – о реализованных проектах. Сразу хочу отметить, что я лично выделяю две варианта "проектных рассказов" – Case Study (изучение проекта) и Success Story (истории успеха). Так вот я давно убежден, что абсолютное подавляющее проектных публикаций (я уже не говорю о тех, которые реализуются как информационные материалы поставщиков, там чистые 100%), в том числе и моих, - это не "изучения", а "истории"…

Но все же… В ходе подготовки этих историй я каждый раз возвращаюсь к озадачивающему меня вопросу: почему такая история (причем не "история", а именно "изучение") уже не написано до меня, самими участниками проекта (его руководителем) как обязательного элемента этого самого проекта?

Обычная схема подготовки подобных публикаций выглядит так: журналисту нужно связаться с кем-то из руководства проекта, как с носителем знания, и узнать у него что-то, что может быть интересно для читателей. И философский вопрос тут заключается вот в чем: а почему эти знания о реализованном проекте не зафиксированы в каком-то более подходящем для этого виде (в формате все тех же "письменных докукументов"), а хранятся в довольно слабо приспособенном для хранения и распространения знаний формате "головного мозга руководителя проекта"?

Я понимаю, что знания эти могут быть "не для публичного использования", но они могут пригодиться для работы самой компании. В конце концов, еще более простой вопрос: каким образом участники проекта отчитываются перед руководством компании (или владельцами) о выполненной работе. На основании чего руководство признает проект успешными или неуспешным, решает – наградить участников или лишить их "чинов и званий"?

Дело в том, что первое с чего я начинаю подготовку статьи – прошу "участника проекта" предоставить мне какие-то отчетно-результирующие материалы о проекте. Причем, что меня (и я думаю – читателей, непосредственных начальников, финансировавших проект) интересует давно и четко известно: уже давно есть стандартный набор (точнее два набора – краткий и расширенный) вопросов, на которые нужны ответы.

И почти каждый раз я получаю ответ, что таких материалов нет. Точнее, обычно есть, но это в 99% - пресс-релиз, из которого можно понять только то, что "компания А реализовала в компании Б некий ИТ-проект". Замените А, Б и ИТ на подходящие случаю слова, и вы получите содержание "документа".

Иногда (крайне редко, даже "крайне-крайне") присылают что-то вроде ТЗ. Но, честно говоря, из него трудно бывает понять даже то, что хотят сделать, не говоря уже о том, что сделано на самом деле.

Опять же: публиковать или нет результаты, а если публиковать, в каком виде, – это дело авторов (а дело СМИ – принимать такие материалы для публикации у себя или нет). Но продолжает интересовать вопрос: а как все-таки руководители проекта отчитываются перед своим руководством-заказчике о выполненных делах, о полученных результатах, о эффективности использования отпущенный средств? Ну, я уже не говорю о том – как они делятся с коллегами добытыми знаниями?

В советские времена, в советских же НИИ и проектных конторах, по любой работе, даже самой копеечной (хоть по бюджетной, хоть по хозрасчетной), проводилась в обязательном порядке защита работы на Научно-техническом совете, под председательством директора или кого-то из его замов (для "копеечных" – на секции НТС). С участием, кстати внешних людей, и доступ для слушания и обсуждения был свободным (без права голосования, но с правом участия в обсуждении), для любого желающего, в том числе и внешнего.

А как сейчас защищаются проекты в сотни тысяч (как минимум) долларов?

Комментариев: 14

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

23.08.2012 14:06:13

Вопрос культуры ведения проекта. В АстроСофт PM’ы пишут отчеты, по ним PR-специалисты готовят case study, которые публикуются в открытом доступе на сайте. Естественно, только в том случае, если клиент не против и прописал это в контракте.

Эти отчеты составляют скорее базу знаний для сотрудников. Руководство обычно интересует совершенно другая информация о проектах: затраты, статус работа, риски, отзывы заказчиков и т.д. Да, был период, когда считалось не обязательным готовить единый внутренний документ, потому что проекты перетекали один в другой и PM’ы были слишком загружены. Но довольно быстро оказалось, что проще один раз написать, чем пять раз пересказать одно и то же разным людям.

23.08.2012 18:25:53

Написал ответ-комментарий ниже по хожу дискуссии.

Цитата
Но довольно быстро оказалось, что проще один раз написать, чем пять раз пересказать одно и то же разным людям.


Странно, что современным компаниям нужно годы для понимания того, что человечеству известно многие тысячелетия.

24.08.2012 09:52:04

Люди, в том числе руководители, - все разные. Кто-то считает важными все эти формальные вещи, а кто-то сосредотачивается только на практике. При этом подобная педантичность далеко не всегда становилась залогом результативной работы.

23.08.2012 18:13:23

Культура накопления проектного опыта - это отдельная составляющая нематериальных активов компании. В литературе она иногда называется структурным капиталом. Степень отчуждаемости и формализованности соответствующих управленческих практик у каждой компании своя. Обычно вначале опыт передается от человека к человеку (совещания, планерки, разборы полетов), но со временем все это осаждается в протоколах, переписке и т.п. Сейчас разрабатываются методы автоматического или полуавтоматического извлечения полезного опыта из корпоративных хранилищ контента (см. Нужен эксперт? Воспользуйтесь системой поиска). Технические советы и семинары в частных компаниях - тоже давно уже не редкость.

Цитата

С участием, кстати внешних людей, и доступ для слушания и обсуждения был свободным (без права голосования, но с правом участия в обсуждении), для любого желающего, в том числе и внешнего.


Не забывайте, Андрей, что по сравнению с советскими временами сегодня все компании работают в условиях конкуренции, поэтому к полной открытости соответствующих обсуждений и публикаций никто не стремится. Потенциальных заказчиков, обычно, информируют лучше, других интересующихся - хуже. Искусство изготовить из проектного опыта одновременно интересный, аппетитный, практически полезный и неопасный для собственного бизнеса информационный продукт, согласен, встречается нечасто. Обычно, каких-то качеств (увы, иногда всех) материалу не хватает. Могу тут отметить сравнительно высокое качество получаемой мною подписки executive.ru.

Не сочтите также за нескромность - см. Еще о подходах SBPM и взглядах сверху





23.08.2012 18:22:40

Нет, нет, нет... Я говорю совсем о другом!
Я не говорю о том, что компании должны публиковать информацию о своем опыте.
И не обсуждаю то, насколько неинтересны пресс-релизы о проектах (и не выдавая собственных секретов можно дать интересную для читателей новость, а не просто "отписку").

Я говорю о том, что нет сугубо внутренних отчетных документов о результатах проектов и полученному опыте.
Я же не даром начал с темы подготовки статьи-кейса. Так вот в ходе этой работы выясняется, что у участников проекта (и исполнитель и заказчик) просто нет ничего.

Как это у нас очень часто бывает, секретность нужна для того, что срыть отсутствие секретов как таковых.

23.08.2012 18:59:38

Я привел цитату из вашего поста, поняв текст как пожелание большей открытости обсуждений (в частности, для внешних профессионалов). Простите, если понял не так.

У участников проекта остается масса проектного контента. Действительно, из него постороннему человеку (даже вполне квалифицированному) часто трудно извлечь пользу в достаточно ясном и концентрированном виде. В дополнение к документам бывает полезен непосредственный участник проекта (желательно максимально компетентный, с хорошей памятью и кругозором) - о чем я и написал как об искусстве обобщения проектного опыта и сослался на нарождающиеся автоматизированные практики обнаружения (locating) таких специалистов.

Насчет того, что секретность часто прикрывает отсутствие присутствия - спору нет. Но тем не менее, для того, чтобы доказать отсутствие присутствия нужны факты, одна только секретность ничего не доказывает. Может быть, иногда наводит на след, но не более того.

23.08.2012 19:09:09

Опять же, открытость обсуждений - это тоже важная, но другая тема.
Например, для мне довольно очевидно, что все госбюждетные проекты, если не касается сугубо секретных сфер, должны быть открытыми для обсуждений и должны в обязательном порядке открыто "защищаться". Отчитываться...

Чего у нас нет и в помине.

И не "массу проектного материала" я говорю. А о том, как руководители проекта отчитываются перед своим непосредственным руководством.
"Масса материалы" и "отчет о результатах работы" - это две большие разницы.

23.08.2012 20:24:15

Цитата
если не касается сугубо секретных сфер


Тут дело не в секретности, а в профессионализме и ответственности. Допустим, проект новой подводной лодки (с бюджетным финансированием) - не засекречен. Много ли проку будет от широкого его обсуждения с ни за что не отвечающими лицами?

Вы считаете, что на основании собственного опыта работы с файлами и офисными приложениями кто угодно может давать ценные советы проектантам (технического, организационного или экономического характера), проводить экспертизу стоимости работ и т.п. - позвольте с вами не согласиться. Проекты информационных систем действительно будут попроще многих индустриальных затей типа подводной лодки, но все же и они требуют опыта и знаний.

Непосредственное руководство (второй ваш вопрос-замечание) управляет по некоторым обобщенным параметрам (типа удовлетворенность клиента) и, уверяю вас, за этими параметрами следит весьма внимательно. И, разумеется, интересуется экономикой проекта (включая, потенциальные выгоды будущих периодов). Какую отчетность оно при этом запрашивает, от кого и в какой форме - общего закона нет.

23.08.2012 20:35:27

Цитата
Вы считаете, что на основании собственного опыта работы с файлами и офисными приложениями кто угодно может давать ценные советы проектантам (технического, организационного или экономического характера), проводить экспертизу стоимости работ и т.п. - позвольте с вами не согласиться.


И правильно делаете, что на соглашаетесь. Но только я этого ("кто угодно") не говорил и не писал.
Понятно, что речь идет о некотором экспертном сообществе. У нас в ПНИИИС (где я работал) не любого человека с улицы пускали на НТС. Но десятки и даже сотни специалистов из огромного число организаций могли туда свободно попасть.

23.08.2012 21:10:50

Стороннего эксперта привлекают, когда в проекте есть дефицит какого-то квалификационного ресурса. Так поступают и сейчас, иногда даже мирятся с опасностью привлечения этим экспертом в проект прямых конкурентов. Но это - мера крайняя, это не регулярная практика. Плюсы и минусы такого привлечения тщательно взвешиваются. Вообще вопросы сотрудничества с конкурентами - тема отдельная.

Цитата
десятки и даже сотни специалистов из огромного число организаций могли туда свободно попасть.


А кем они вам приходились? - если не секрет, конечно...

24.08.2012 08:11:19

По поводу привлечения сторонних специалистов.
Мы с вам опять говорим о разных вещах. Я не говорю о реализации проекта. Я говорю о "защите проекта", когда исполнитель должен доказать заказчику, что проект выполнен, выполнен качественно, цели достигнуты и пр.

И говоря об открытости, я говорю о бюджетных проектах, где заказчиков являются налогоплательщики.

Кем они нам (не мне) приходились? Представители профессионального сообщества. Наш институт занимал инженерно-геологическими (а также гидрогеологическими, геофизическими и пр.) изысканиями и проектами в этом области. Этим вопросами занималось (и занимается) огромное множество научных и проектных организаций по всей стране. Несмотря на отсуствие Интернета было реальной (очень большое) экспертное сообщество.

24.08.2012 08:42:22

Защита плана проекта перед заказчиком - обычная практика. Заказчик может получить рецензию плана проекта у независимых экспертов (это тоже будет стоить ему денег, поэтому чаще всего экспертами выступают ИТ-специалисты самого заказчика). Сдача проекта (оценка качества, достижение целей) - штатная процедура - тут есть и защита и нападение и много всего. Экспертизу результатов заказчик тоже волен заказать третьей стороне. Но при любых защитах можно руководствоваться только требованиями технического задания. Можно критиковать проект в целом, но принимать/отвергать его можно только на основании закона - а этот закон - ТЗ. Любой проект беззащитен перед мнениями ни за что не отвечающих персон, будь они хоть трижды специалистами. Вы предлагаете сдавать проект, сделанный за государственные деньги, общественным комиссиям?

Поверьте, Андрей, давать по настоящему ценные советы не так просто, как вам, возможно, кажется. В том числе, и в области проектирования и внедрения информационных систем.

Юрий
23.08.2012 19:33:47

Не секрет, что во во время реализации проектов возникают конфликты и так называемые "ведические" занания кто-то придерживает для получения преимуществ для себя. А кто-то боится их выложить, думая что "противник" скорее всего постарается придать им форму провалов. Как-то так...

23.08.2012 20:26:33

Да, согласен, интерпретация проектных материалов (документированных или не очень) различными участниками и третьими сторонами - это отдельная песня.

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии