НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

Какие документы можно полностью убрать с бумаги? ЛЮБЫЕ!

Андрей Колесов
30.12.2012 12:29:52

Такой вопрос читателей перед самым новым годом опубликовал у себя на сайте Web-журнал ECM-Journal.ru. Его эксперты дали там на него такой ответ:

Цитата
Чтобы понять, какие документы можно полностью убрать с бумаги, необходим анализ документооборота в компании, позволяющий делать подобные выводы. Теоретически это могут быть:
● внутренние документы, не предполагающие перевода в бумагу законодательством и внешними, либо внутренними нормативными актами;
● внутренние документы непостоянного срока хранения;
● внутренняя переписка: докладные, служебные записки, планы, графики и т.д.
● входящие документы после стадии обработки их в Канцелярии.
● исходящие документы до стадии их отправки.


Я предлагаю другой вариант ответа:

Любые документы могут быть переведены на использование в электронный вид. Или "почти любые" (есть минимальные ограничения по нормативным требованиям).

С точки зрения технологий и нормативных требований.

Другой вопрос: какие документы стоит переводить в электронный вид: это зависит от готовности предприятия (технически, организационно, морально) – в случае внутренних документов, а также от готовности контрагентов (партнеров, клиентов, регулирующих органов) для внешних документов.

И еще: нужно различать все же подлинники документов (собственно документы), их копии и их представления.

Даже в случае полного перевода всех документов (подлинников) в электронный вид бумага может пригодиться и будет иногда полезна для текущей работы с копиями и представлениями документов…

Комментариев: 8

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

30.12.2012 12:38:34

Цитата
Любые документы могут быть переведены на использование в электронный вид. Или "почти любые".


А вот я не согласен. Если будет возможность, то я напишу заявление о том, что любые электронные документы с моей электронной подписью, явно или неявно накладывающие на меня хоть какие-то обязательства, прошу считать ничтожными. Могу объяснить почему.

30.12.2012 12:44:36

"Можно использовать" - условие достаточное, но не необходимое.
Разумеется, нужно желание и согласие пользователя. Не хочешь - не надо.

Но когда ты будешь, общаться с внешним миром, то тебе придется жить по правилам этого мира.

Уже сейчас многие товары и услуги можно купить только в электронном виде. Можешь оставаться верным бумаге, но ты будешь лишаться в жизни все больше числа вещей.

30.12.2012 12:59:05

Вот мои соображения. Допустим, вдруг выяснилось, что я брал кредит в каком-то банке. При бумажном варианте я могу доказать, что в день подписи документа моё физическое тело находились в санатории (билет, путёвка, свидетели...). При электронном - нет.
Что касается товаров - только бумажными деньгами и только после доставки. Имел печальный опыт smile:).

31.12.2012 12:43:38

Уже даже простой бытовой опыт (на самом деле это очень важный опыт по оценке реальных достоинств и недостатков технологий и моделей их применения) показывает, что надежность электронных вариантов ведения НАМНОГО надежнее и безопаснее.
Возможностей подлога при использовании бумаги - намного больше.

31.12.2012 12:57:34

Например?

31.12.2012 13:28:17

Имя им - легион!

К сожалению, сейчас не могу рассказывать - предновогодние дела!

31.12.2012 13:31:59

Пример простой - я уже фактически полностью не использую бумажные документы. Значит - это удобнее.

31.12.2012 14:29:48

Правильный пример. Я уже давно использую Linux. Значит - это удобнее smile:).

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии