НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

Проблема не в документах, а в стиле работы с ними

Андрей Колесов
06.02.2013 15:46:56

В который раз повторю свой главный тезис: разговор о документах надо начинать с того зачем они нужны людям. Проблема вся в том, что, по-хорошему, вроде бы документы нужны для людей, а у нас постоянно получается наоборот: люди выступают как некоторое приложение к документами, причем, зачастую постоянно мешающееся, путающееся под ногами…

Цитата
"Здесь в большинстве случаев исчезала всякая логика и побеждал параграф, душил параграф, идиотствовал параграф, фыркал параграф, смеялся параграф, угрожал параграф, убивал и не прощал параграф. Это были жонглеры законами, жрецы мертвой буквы закона, пожиратели обвиняемых, тигры австрийских джунглей, рассчитывающие свой прыжок на обвиняемого согласно числу параграфов"
("Швейк", Я.Гашек)


Дело совсем не в том, какие использовать документы – бумажные или электронные. Вопрос в том – как и для чего использовать.

Если вы используете, чтобы помочь людям в их делать (повысить эффективности бизнес-процессов, убрать очереди в конторах, ускорить решение вопросов и пр), то это одно. Тогда вы не будете десять лет вздыхать о проблемах долгосрочного хранения э-доков, а решать эти проблемы.

Если же вы озабочены обеспечением процветания зоны своей собственной бюрократической ответственности, то никакие современный технологии не помогут – вы сделаете все, чтобы они не заработали, создавая угрозу для вашего личного благополучия.

Простой пример.
Когда я второй раз получал загранпаспорт в 1998 году (первый было в 1993, тогда на разные мелочи не обращалось внимания – сам факт доступности паспорта казался чудесной сказкой), то дело обстояло так.

Нужно было прийти и сначала ждать полчаса, когда из заветного кабинета выходила барышня-секретарь, которая выдавал страждущим бланки анкеты. Кому не хватало, или кто запортил выданный бланк, нужно было ждать еще полчаса.
Это был 1998 год, когда сканеры уже были вполне доступны, стоимость ксерокопии – очень небольшой.

Почему же нельзя было просто положить пачку пустых бланков, не создавая очереди и не повышая градус нервного возбуждения публики?
Думаю, вопрос риторический. Ответ известен – таковы правила бюрократии, создавать проблемы для всех, ради своего благополучия.

Итак, вопрос доступности документов (или даже к бланкам) и в бумажные времена при желании решался просто. При желании.
А при желании и электронные документы будут также недоступны, как и личные сбережения в швейцарском банке.

Примеры тут – на каждом шагу. Некоторые из них я привел в предыдущем посте: Дипломантов лучших работ документоведения – на сцену!.
Оказывается (впрочем – не сомневался) есть у нас работы по актуальным тема (по крайней мере, если судить по названиям работ), то только познакомиться с этим работами или невозможно, или весьма сложно. Причем реально заинтересованные люди не хотят преодолевать эти сложности, на 99% уверенные, что содержание работ будет не соответствовать ожиданиям…

Еще нужны примеры? Их у меня есть…

Комментариев: 2

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

06.02.2013 16:41:53

Действительно, при получении загран. паспорта в конце 90-х ситуация была патовая. Сама несколько раз ходила в паспортный стол просто для того, чтобы понять как пройти всю процедуру от подачи заявления до получения smile:D Кстати готовили его, если правильно помню, более 2-х месяцев.

Что до работы с документами в организациях - есть правильные люди - квалифицированные сотрудники отделов документационного обеспечения, которые пишут инструкции, пытаются минимизировать документооборот, растолковать и помогать коллегам в "нелегком деле" составления и порядка работы с документами. И не очень правильные, которые не хотят знать инструкций и непременно "внести свою лепту" в порядок делопроизводства smile:D
На мой взгляд - исключительно человеческий фактор - главное препятствие в оптимизации работы с документами.

07.02.2013 07:50:40

Мне кажется, что одна из главных задач любой автоматизации - это как раз минимизация человеческого фактора.
Но вот какое парадокс: если сравнить отечественный и мировой опыт организации процесса управления документами, то нетрудно заметить, что "у них" человеку отводится более значительная роль, чем у нас.

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии