НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

"Строим СЭД вместе" – теперь тут, в блоге PC Week!

Андрей Колесов
28.02.2013 11:11:22

Мне не очень нравится термин СЭД, лучше бы – просто ИТ, но приходится применять его – народ явно не готов расстаться с этим термином. В прошлом году почти под таким лозунгом компания "ИнтерТраст" проводила свои мини-конференции, но в этом деловом сезоне (с прошлой осени) они, кажется, забросили это дело. Поэтому попробуем поддержать это "знамя" тут в блоге.

По итогам прошедшего в прошлую пятницу вебинара "СЭД-Башкирия" (последний пост тут) я получил довольно много откликов и вопросов, почти все – по почте, хотя были и телефонные. Ни одного – через механизм социальных сетей (комментария в блоге, социальные сети). Это к вопросу об использовании у нас в реальности "социальных механизмов" взаимодействия (об этом как раз был написал вчерашний пост) – пока они используются слабо. При этом я хочу подчеркнуть, что "социальность" – это не мода, а просто средство повышения эффективности работы, в данном случае – взаимодействия.

Сразу скажу, что я планирую сделать обзор по теме вебинара с некоторым подведением итогов и обсуждением вопросов, которые не нашли там отражения. Но все же это будет немного позднее и в значительной степени реализация планов зависит от активности-реакции всех участников.

Но среди коротких откликов на вебинар был один, в чем-то уже похожий на ТЗ.

С согласия автора письма я публикует его расширенный вопрос тут

Цитата
Тема СЭД весьма интересна для меня и даже востребована частью руководства нашей компании, но отсутствие опыта по созданию формальных документов на её организацию сдерживают любые попытки внедрения СЭД даже на небольших участках.

Наша компания представляет собой холдинг с головной компанией и около 100 филиалами по всей России. Ежемесячно между «головой» и филиалами происходит обмен документами по сверке расчётов по бухгалтерскому счёту 79 «Внутрихозяйственные расчёты» с заполнением соответствующих извещений. Каждое извещение в двух экземплярах подписывает руководитель, главбух и исполнитель. После этого на извещении ставиться печать организации и оно отправляется почтой в филиал (или наоборот), где также проверяется, заполняется и подписывается. После чего 1 экз. возвращается отправителю. Таких документов в месяц проходит от 200 до 700.
Естественно, подписанты в «голове» были бы рады заменить физическую подпись цифровой. И такая физическая возможность есть. Но вот что дальше делать с этими виртуальными документами?

Итак, что мы имеем:
С одной стороны, каждый филиал и головная компания имеют ключи ЭЦП со своими сертификатами руководителя и главного бухгалтера для отправки отчётности в ФНС, ПФР, ФСС и Росстат. Ключи вместе с программным обеспечением предоставляются оператором данных «Русь-Телеком», имеющим свой Удостоверяющий центр, который прошел государственную аккредитацию в Минкомсвязи России в соответствии с Федеральным Законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Ключи содержат сертификаты имеющие кроме стандартных OID (Проверка подлинности клиента, Защищенная электронная почта) ещё один зарезервированный под наши нужды. Т.е. сейчас OID имеет значение «Неизвестное использование ключа», но может быть зарегистрирован в реестре ПК под любое наименование.

С другой стороны, программное обеспечение в нашей ERP-системе уже доработано для возможности использования этих ЭЦП с обеих сторон.

Вопрос заключается в следующем: как обеспечить юридическую значимость документам, подписываемым указанными ЭЦП? Это касается не только внутреннего документооборота но и возможности предоставления документов в налоговые и другие проверяющие органы. Причём нужно иметь возможность обращаться к архивным документам с уже недействующими сертификатами, т.к. ключи ЭЦП ежегодно меняются.
Готов по этому вопросу вступить в открытую переписку или обсуждение в блогах.

Вот, наверное, вкратце и всё. Можно было бы ещё приложить историю моей переписки с нашей юридической службой, но, думаю, в случае аргументированного решения проблемы это станет неактуальным. Возможно, кто-то сможет предложить решение в заданных рамках, но на базе собственной СЭД.

Заранее благодарю и надеюсь на положительные сдвиги в решении.


Я тут не привожу ФИО и контакты адресанта, думаю, что если мой "визави-по-переписке" захочет, то сам представится в комментарии к посту. Могу только сказать, что речь идет об очень крупной и известной всем российской медиа компании. Может быть, крупнейшей…

Интересно – что на такую постановке задачи скажут спецы-профессионалы.

Лично я пока понимаю, что речь идет не канцелярии, а об автоматизации юридически значимого финансового документооборота в крупном холдинге.

По этому поводу могу сразу сказать, что мне ужасно не нравится сам термин "юридически значимый". Усилиями наших документоведов и маркетологов он превратился в смесь рекламного термина и какого-то неуловимого фантома.
Все постоянно говорят о какой-то юридической значимости, но никто не знает, что это такое на самом деле и как следствие – как это реализовать.

Я думаю, что тут ничего не нужно выдумывать, а взять давно существующий термин "соответствие нормативным требованиям" (compliance).
Короче говоря, нужно построить современную эффективную систему обмена электронными документами и их хранение в соответствии с нормативными требованиями.

Но вот только тут есть вот какой важный момент

Проблема заключается в том, что мы живем в "эпоху перемен". Законы меняются, они все же приспосабливаются к новым техническим возможностям.
Т.е. нужно создавать систему, которая сегодня соответствовала сегодняшим требованиям, а завтра – завтрашним! Т.е. в том числе нужно спрогнозировать – какими будут требования через 3-4 года…

Что ж, давайте попробуем "построить вместе"…

Комментариев: 2

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

28.02.2013 12:31:18

Спасибо, Андрей, что запустили этот процесс, т.к. у меня явно не доходили руки для "дожимания" этого решения, а компаниям-интеграторам обычно не интересно консультировать по вопросам, которые не приносят доход.
Сразу хочу дополнить, что в нашей компании конечно же ведутся работы и по организации единой СЭД и по запуску собственного центра авторизации. Но в силу административных и других причин эти процессы затягиваются на годы. Поэтому я и решился вынести на обсуждение совсем крошечную по масштабам СЭД проблему. Но, как говориться "путь длиною в жизнь начинается с первого шага".
Ещё одна реплика о "юридически значимом". Видимо, это сочетание пришло от необходимости получить "добро" у юристов на запуск подобных процедур. С житейской точки зрения это означает оформление необходимых документов, позволяющих вместо бумажных копий хранить электронные и при этом быть спокойным при появлении любых проверок: налоговых, аудиторских, депутатских,...

Если у кого-то есть мысли и предложения по этому вопросу - прошу высказываться в рамках этого блога или почтой.

С уважением, Василий Севрук
начальник сектора автоматизации Дирекции информационных технологий ВГТРК.

Мои координаты достаточно просты:
http://sevruk.tel/

28.02.2013 21:10:06

По просьбе автора я удалил "дубликатный" комментарий (случайно повторился)

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии