НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

Достаточно ли ECM-системы для управления договорами?

Алексей Сафиулин
08.05.2013 15:01:50

Казалось бы, что может быть проще работы с договорными документами. Текст договоров почти не изменен, вставил в шаблон название контрагента и его реквизиты и готово. После этого, можно прогуляться по кабинетам, повидать коллег, обсудить последние новости, а заодно согласовать и подписать документ. Дальше остается только отправить договор контрагенту – всё предельно просто и быстро!
Но на практике происходит совсем не так. Например, в одной крупной компании договорные документы хранились в общей папке на сервере. Доступ к документам был не ограничен и любой сотрудник имел возможность их изменить, переместить или вообще удалить. Такое хранение документов не гарантировало их сохранности и значительно усложнял поиск.
Согласовывали документы вручную. Представьте себе, крупные производственные площади, несколько административных корпусов. Сотруднику ответственному за договор нужно было согласовать документ сначала с одним коллегой, а затем с другим. Ему приходилось ходить по корпусам, что само по себе занимает время и отрывает от рабочего процесса. А если согласующие просили внести в документ правки приходилось возвращаться на рабочее место, редактировать текст, распечатывать и заново проходить всех согласующих. Что сказать, не эффективно, трудоемко.
Не так давно предприятие автоматизировало договорные процессы на базе ECM- и CPM-систем.
ECM-система сделала договорную работу компании более эффективной – помогла сократить сроки подготовки документа, и согласования. Найти нужный документ сейчас не составляет никакого труда, при этом сохраняется конфиденциальность информации за счет разграничения прав доступа.
Если с ECM всё удобно и просто, зачем тогда подключать к этим процесса CPM?
Тандем CPM и ECM позволяет контролировать суммы договоров на соответствие лимитам по статьям бюджетов, это происходит автоматически при занесении договора в ECM-систему. Точно также проверяется сумма выставленного контрагентом счета с суммой самого договора, что исключает переплату и несогласованное увеличение стоимости договора. Также, комплекс систем повышает эффективность управления дебиторской и кредиторской задолженностью и многих других процессов.

А как вы считаете, нужен ли тандем ECM- и CPM-систем для решения бизнес-задач компании?

Комментариев: 4

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

08.05.2013 16:10:05

А что такое CPM-система?

Из описания хорошо видно, что работа с договорами имеет два аспекта:
1) организационно-юридические аспекты заключения договора
2) финансово-хозяйственный контроль за исполнением договора.
Признаться, в чем тут заключается потребность в интеграции - не очень понятно, поскольку это два разных процесса.

Точно также не очень понятно, зачем нужна ECM-система для работы с договорами. Опять же тут есть два аспекта: подготовка договора и хранение рекордса (оформленного договора).
Эти задачи вполне можно решать и с использованием просто регламентов работы и простых средств разделения прав доступа.

Если в компании любой может зайти в папки, где хранятся рекорсы и править их, то это называется просто бардаком smile:)

13.05.2013 09:48:50

Системы класса CPM - это системы ,которые автоматизируют процессы управленческого планирования, прогнозирования и бюджетирования, финансовой консолидации, а также управленческого анализа, контроля и отчетности.

В данном случае процессы заключения договора и финансово-хозяйственный контроль за его исполнением тесно связаны.
Например, даже на уровне планирования: когда создается проект договора в ECM системе ,то осуществляется контроль суммы этого договора, укладываемся мы в бюджет или нет, как раз для этого интеграция с CPM и нужна.
Кроме того на основании условий договоров можно строить платежный календарь ( с ожидаемыми поступлениями и платежами).
Опять же у договора могут быть допсоглашения или связанные генеральные или субподрядные договоры, их может быть много и простого регламентирования не хватит. Как раз связка CPM и ECM дает полную картину договорной деятельности: какие договоры подписываются, какие исполняются, на каком этапе, сколько денег должны мы, сколько нам и в какой срок, где акты по договорам находятся и прочее.

На Docflow в секции вендора будет представлен доклад "Prestima+DIRECTUM" ( в 11.40-12.00 зал Пушкин), в рамках которого специалисты компании DIRECTUM и клиента расскажут о реальном проекте и эффектах ,которые они получили.


13.05.2013 10:03:32

С СРМ стало немного понятнее.
Но не понятно вот что: в какой момент нужны ECM и CPM для решения задач управления договорами? Ведь в описанном вами примере (использования папок с открытым для всех доступом) никаких ECM и CPM не нужно - достаточно, просто навести элементарный порядок на уровне общего управления ИТ.

13.05.2013 14:52:52

ECM и CPM нужны при большом объеме данных по договорам и наличии сложных связей этих договоров, например, в проектной организации.
А в описанном примере компания росла и просто доступ к папкам уже не удовлетворял потребностям.

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии