Но на практике происходит совсем не так. [spoiler] Например, в одной крупной компании договорные документы хранились в общей папке на сервере. Доступ к документам был не ограничен и любой сотрудник имел возможность их изменить, переместить или вообще удалить. Такое хранение документов не гарантировало их сохранности и значительно усложнял поиск.
Согласовывали документы вручную. Представьте себе, крупные производственные площади, несколько административных корпусов. Сотруднику ответственному за договор нужно было согласовать документ сначала с одним коллегой, а затем с другим. Ему приходилось ходить по корпусам, что само по себе занимает время и отрывает от рабочего процесса. А если согласующие просили внести в документ правки приходилось возвращаться на рабочее место, редактировать текст, распечатывать и заново проходить всех согласующих. Что сказать, не эффективно, трудоемко.
Не так давно предприятие автоматизировало договорные процессы на базе ECM- и CPM-систем.
ECM-система сделала договорную работу компании более эффективной – помогла сократить сроки подготовки документа, и согласования. Найти нужный документ сейчас не составляет никакого труда, при этом сохраняется конфиденциальность информации за счет разграничения прав доступа.
Если с ECM всё удобно и просто, зачем тогда подключать к этим процесса CPM?
Тандем CPM и ECM позволяет контролировать суммы договоров на соответствие лимитам по статьям бюджетов, это происходит автоматически при занесении договора в ECM-систему. Точно также проверяется сумма выставленного контрагентом счета с суммой самого договора, что исключает переплату и несогласованное увеличение стоимости договора. Также, комплекс систем повышает эффективность управления дебиторской и кредиторской задолженностью и многих других процессов.
А как вы считаете, нужен ли тандем ECM- и CPM-систем для решения бизнес-задач компании?
В данном случае процессы заключения договора и финансово-хозяйственный контроль за его исполнением тесно связаны.
Например, даже на уровне планирования: когда создается проект договора в ECM системе ,то осуществляется контроль суммы этого договора, укладываемся мы в бюджет или нет, как раз для этого интеграция с CPM и нужна.
Кроме того на основании условий договоров можно строить платежный календарь ( с ожидаемыми поступлениями и платежами).
Опять же у договора могут быть допсоглашения или связанные генеральные или субподрядные договоры, их может быть много и простого регламентирования не хватит. Как раз связка CPM и ECM дает полную картину договорной деятельности: какие договоры подписываются, какие исполняются, на каком этапе, сколько денег должны мы, сколько нам и в какой срок, где акты по договорам находятся и прочее.
На Docflow в секции вендора будет представлен доклад "Prestima+DIRECTUM" ( в 11.40-12.00 зал Пушкин), в рамках которого специалисты компании DIRECTUM и клиента расскажут о реальном проекте и эффектах ,которые они получили.
Но не понятно вот что: в какой момент нужны ECM и CPM для решения задач управления договорами? Ведь в описанном вами примере (использования папок с открытым для всех доступом) никаких ECM и CPM не нужно - достаточно, просто навести элементарный порядок на уровне общего управления ИТ.
А в описанном примере компания росла и просто доступ к папкам уже не удовлетворял потребностям.