НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

Можно ли доверить ECM-системе выполнение типовых входящих поручений?

Максим Кайнер
15.05.2013 18:25:11

В средних и крупных компаниях со штатом от 500 сотрудников часто возникает перегруженность middle-менеджмента потоками входящей корпоративной информации. Зачастую контент, требующий той или иной обработки, оказывается однотипным. Часть информации представляет собой простые уведомления (информация для сведений), часть требует принятия решения, но есть и потоки, которые необходимо просто номинально утвердить. ECM-система позволяет структурировать входящую информацию, автоматически распределять сообщения по папкам (в соответствии с определенными сценариями), но при этом не снимает с ответственного сотрудника необходимости лично исполнять все поручения.

На самом деле, в достаточно гибкой системе можно настроить «автоматы», которые будут выполнять типовые входящие поручения, даже без ведома номинального исполнителя. В сфере ответственности работника останется самый важный этап процесса – контроль автоматически выполненных операций.

Подобные «автоматы» уже создаются в ECM-системах крупных холдингов, что существенно упрощает работу middle-менеджмента. Программный продукт подстраивается под конкретную бизнес-задачу, фактически выходя за рамки стандартного сценария работы. На практике такое решение актуально и является практически единственным, когда процессы автоматизируются в дочерней организации холдинга, работающей по строгим регламентам, прописанным наверху. Преодолеть порог сопротивления новшествам со стороны вышестоящего руководства порой оказывается невозможно, бизнес-процессы не подвергаются реинжинирингу, но в них могут включаться «автоматы», выполняющие типовые поручения.

Примером автоматизации типовой работы является решение следующей реальной задачи. В одной компании нефтегазового сектора начальник финотдела обязан визировать все отчеты, в том числе, которые автоматически создаются из ERP-системы. На подписание приходит порядка 300 документов в день, и маршрут бизнес-процесса настроен так, что без ЭЦП выписки не пойдут дальше в работу, отказаться от проставления ЭЦП нельзя, так как обязательное наличие подписи прописано в регламенте, утвержденном вышестоящей организацией. Решить задачу можно было двумя способами: либо раз в день подписывать все выписки (что бы тормозило процесс), либо настроить «автомат», который визирует отчеты за начальника при условии, что начальник входит в систему. Было решено реализовать второй вариант.

Система удобная, но предполагает ряд очевидных угроз – если входящие поручения выполняются автономно, то есть риск, что кто-то из подчиненных случайно или намерено может выполнить работу некачественно, сделать подмену отчета. Обнаружиться ошибка может слишком поздно.

В связи с эти возникает несколько вопросов. Оправданы ли угрозы, которые потенциально возникают при автоматизации работы с типовыми входящими поручениями? Является ли подобное бизнес-решение приемлемым? Вопросы не тривиальные; наверное, даже не имеющего конкретного ответа. Хотя это вовсе не снимает актуальности и не умаляет интересности этих вопросов.

Любопытно узнать мнение публики на этот счет. Можно ли подобным образом расширять функционал ECM-системы, или решение рискованно как с точки зрения вендора, так и с точки зрения заказчика?

Замечу, что с сугубо практической стороны можно понять и принять такое решение, так как оно помогает добиться главной цели – ускорить и отчасти сделать оптимальным конкретный бизнес-процесс заказчика.

Комментариев: 7

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

15.05.2013 19:30:26

Я из поста не понял два момента

1. Я не понял сам пример. Что это означает

Цитата
настроить «автомат», который визирует отчеты за начальника при условии, что начальник входит в систему.


Что означает "ходит" в систему? Он авторизуется, и в этот момент автоматом визируются все скопившиеся отчеты?

По-моему, тут предлагает просто некоторая подделка, незаконная операция, когда подпись человека проставляется без ведома данного человека. В чем тогда смысл подписи, если человек, принимающие решение не читает документ?

По-моему, какая-то явно незаконная операция.

2. Описанные пример явно не совпадает с заголовком поста. Автоматизация типовых операций и автоматизация проставления ЭЦП - это совсем не одно и то же! Первое - это нормально, второе - наверное, незаконно и бессмысленно.

16.05.2013 15:33:11

Если не поднимать тему законности (в описанном примере, очевидно, нарушаемой), то на вопрос -- можно ли в какой-то ИС "настроить «автоматы», которые будут выполнять типовые входящие поручения, даже без ведома номинального исполнителя" -- есть точка зрения рисков. А именно, если решение принято "middle-менеджментом" , ответственность лежит на составителе регламента и mм, если решение принято программой -- ответственность лежит на разработчике программы. По-моему, это высокий риск и с точки зрения вендора, и с точки зрения заказчика. Общее правило -- решения принимает человек.
В описанном примере -- при 300-х документах в день на согласование начальнику финотдела -- надо менять бизнес-процесс. Как вариант -- делегировать (возможно, с выписыванием доверенности) принятие решения ответственному сотруднику, который будет только тем и заниматься, что ОСМЫСЛЕННО согласовывать документы (300 в день это практически 40 в час, т.е. один раз в минуту? с этим и один человек не справится....) и НЕСТИ ЗА ЭТО ОТВЕТСТВЕННОСТЬ.
В отличие от ИС.

16.05.2013 15:43:47

Я с вами полностью согласен: пример говорит, скорее всего, о том, что нужно менять бизнес-процессы, а не автоматизировать заведомо не работающий механизм.

Если у вас есть выработанные критерии "автоматического визирования", то их нужно утвердить у руководства и тогда оно (руководство) будет нести ответственность.

Например, критерием передачи на подпись автомату может быть некоторый предел суммы отчета (ниже 100 руб, например).

Но это - не имеет уже никого отношения в ECM-проблематике smile:)

17.05.2013 13:46:39

Отличный вопрос, Максим.

Цитата
А.К.: В чем тогда смысл подписи, если человек, принимающие решение не читает документ?


Многие договоры согласно действующим нормам подписываются генеральным директором. В крупной компании количество подписываемых в день договоров может легко достигать сотен. Ясно, что генеральный их не читает, а его подпись выражает доверие сотрудникам нижележащих уровней иерархии (менеджерам среднего звена, юристам, бухгалтерам, etc.), которые документ читали. Я уже не говорю, что часто подписываются типовые договоры (там вообще нечего читать, там нужно вычитывать, не изменилось ли (с умыслом/без умысла) какое-нибудь слово/фраза по сравнению с типовой формой - явно задача для автомата), ежедневное число таких договоров (пример - договор об обслуживании сервисной компанией частного клиента) может достигать и тысяч. В то же время, даже формальное движение авторучкой может отнимать у VIP (генерального директора, вице-президента) часы и годы. Транспортировка сотен бумажных документов на подпись и обратно - весьма затратный процесс. Э-Доки с ЭЦП тут серьезно и по делу помогают.

Тут дело не в бизнес-процессах, а в том, что подпись на многих документах, это по существу не подпись живого человека, а штамп доверия целой бюрократической машины. Вполне естественно в некоторых (каких именно - это и есть вопрос Максима) случаях доверить выдачу этого штампа автомату. Мне не кажется, что риски тут существенно возрастают по сравнению с обычным использованием ЭЦП. Основные риски приносит использование отчуждаемого электронного объекта в качестве удостоверения законности выполняемой операции. Остальные риски автоматически прилагаются.

20.05.2013 17:46:11

Цитата
В то же время, даже формальное движение авторучкой может отнимать у VIP (генерального директора, вице-президента) часы и годы

А почему не передать полномочия по подписанию типовых документов менее дорогим и занятым людям?

20.05.2013 21:45:53

Так часто и делают, оформляя доверенности на лиц более низкого уровня иерархии (например, на 1-2-х заместителей директора), однако, это проблему не решает, это просто перенос вопроса в другую инстанцию. Передача полномочий достаточно широкому кругу лиц (условно говоря, деление объема хлопот хотя бы на 10) практикуется редко, разве что в случае ярко выраженной территориальной (региональной) распределённости потока документов. В любом случае генеральный (исполнительный) директор и главный бухгалтер и/или их первые заместители оказываются перегруженными.

19.05.2013 00:35:01

Спасибо Андрею и Сергею за комментарии и ту критику, которую, естественно, я ожидал услышать. smile:)
Отдельное спасибо Сергею за то, что он однозначно высказался по поводу оправданности рисков:

Цитата
По-моему, это высокий риск и с точки зрения вендора, и с точки зрения заказчика. Общее правило -- решения принимает человек.
.
И больше спасибо Александру за то, что вник в суть поставленного данным блогом вопроса и выступил в роли этакого "адвоката дьявола", пока я не посещал сайт. До сегодняшнего вечера отписаться в комментариях не мог - подготовка нашей компании к DOCFLOW съедала немало времени. N.B. Наши эксперты на мероприятии, кстати, расскажут о стратегии Extra ECM в части Extra Business Task, которая может затрагивать вопросы близкие к поднятому в этом посте. По-моему, вообще интересно, насколько инструмент управления (коим и является ECM-система) может расширить свой функционал в том или ином направлении.

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии