НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

Управление документами в органах государственной власти: Минкомсвязи – как пример для подражания

Андрей Колесов
15.07.2013 10:03:03

Итак, первое заседание Экспертного совета по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти при Минкомсвязь, как и планировалось, состоялось 12 июня, в пятницу (о том, что оно будет и о повестке дня я написал еще в четверг. По горячим следам я пообщался кое с кем из участников. В воскресенье Наталья Храмцовская сообщила о публикации на сайте министества минифотоотчета, а к вечеру поделилась и своими достаточно подробными впечатлениями о встрече.



В ее посте я хорошо увидел некоторые сомнения в перспективности этого министерского начинания и возможные риски, которое оно в себе таит. Собственно говоря, об этих же рисках писал и я в первом "предпосте", и хотел бы высказать по этому поводу дополнительные соображения. А уже в следующих постах поговорить о содержании собственно "первого заседания".

Итак, главный вопрос: что означает создание подобных экспертных советов при министерствах (а речь идет не только о минкомсвязи и не только о данном совете): это реальные намерения наших властных структур по улучшению своей деятельности или же создание видимости таких намерений, что называется "кампанейщина"?

Ведь вопрос вариант не просто нейтрален, но и несет в себе серьезные негативные угрозы. Кроме всего прочего (создание видимости активности, отвлечение ресурсов и пр.), по мотивам уже прошедшего мероприятия (как и что там обсуждалось) Наталья Храмцовская отметила очень важный аспект:

Мне также очень не хотелось бы превращения такого консультативного органа в своеобразный «громоотвод» при принятии министерством спорных или неудачных решений, ведь теперь появляется возможность прикрываться тем, что решения были одобрены экспертным сообществом…

О чем именно говорилось на совете, мы еще поговорим, а пока об общих организационных моментах, которые внушают не меньшие опасения.

Тут я приведу цитату, приведенную в свою очередь Натальей Храмцовской.

Цитата
Для справки: В проекте http://www.gosbook.ru/system/files/blog_files/2013/07/09/Koncepciya_otkrytosti_­federalnyh_organov_ispolnitelnoy_vlasti.pdf «Концепции открытости федеральных органов исполнительной власти» (см.smile:) среди приоритетных направлений по повышению открытости федеральных органов исполнительной власти в 2013 году названо «совершенствование системы работы общественных, экспертных, консультативных советов (комиссий, рабочих групп) при федеральном органе исполнительной власти». Концепцию планируется утвердить в сентябре 2013 года.


Т.е. министерство действует согласно общей идее, при этом с опережение графика. Вроде бы хорошо, но вот только есть некоторые сомнения в том, что речь идет именно первом варианте ответа на мой вопрос ("реальные намерения").

Признаться, я был сильно удивлен оперативностью, с которой на сайте Минкомсвязи появился фотоотчет.

Все это очень современно, в "социальном" стиле, прикольно…
Вот только данная публикация отлично демонстрирует суть проблемы "СЭД и социальность". А именно: социальность может дополнять функции СЭД, но не заменяет их. Фотоотчет может дополнить содержательные документы по мероприятию, но не заменит эти. Из него ведь совершенно непонятно – о чем там шла речь и каковы результаты.

Ну, то, что там нет протокола совещания – это понять можно (хотя есть сомнения, что они сколь-нибудь скоро появится). А где документы, которые были подготовлены к совещанию? Где хотя бы простой список участников собрания? В конце концов: кто изображен на фото, в том числе на самом большом? Что это за человек, сидящий в бежевом кожаном кресле во главе собрания?

Это вопрос я задал в первом посте и задал своим собеседниками из числа участников: где можно познакомиться с Положением о совете, списком его состава и с приказом, который вводит эти документы в действие?
Ответа нет.

Удалось узнать только реквизиты приказа:

Цитата
Приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации № 116 от 24 мая 2013 года был создан Экспертный совет по вопросам совершенствования электронного документооборота в органах государственной власти


Но дальнейшие мои попытки все же найти искомые документы зашли в тупик. Вот что я получил в ответ на поисковый запрос на сайте Минкомсвязи:



Нужны ли к этому скриншоту дополнительные комментарии?

Комментариев: 18

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

15.07.2013 12:02:15

Я участвовала в заседании Экспертного совета, достаточно неожиданно для себя - меня делегировали заменить отсутствующего представителя от АП КИТ(Ассоциация предприятий компьютерных и информационных технологий), т.к я готовила рецензию на присланные документы от своей компании "Ай-Теко".
С высказанным мнением Натальи Храмцовской согласна.
Мое предложение по форматам обмена было следующее: использовать "Контейнеры" XML, в которые можно включить как pdf/a файл(он будет передавать визуальный образ документа), так и файлы тех форматов, которые буду использоваться в оперативной работе, и дополнительно - XML для передачи метаданных документа. Какие форматы документов для оперативной обработки будут применяться- можно решить по ходу дела.
Кроме того, среди документов к заседанию был любопытный документ- "Справка о нормативном правовом обеспечении перехода на безбумажное взаимодействие органов исполнительной власти до 2017 года и целесообразности разработки проекта единого Федерального закона об электронном документе и электронной подписи."

В ней собрали термины и определения в соответствии с действующим законодательством.
И эта подборка продемонстрировала противоречивость терминов и нехватку понятий.
Может быть, нужен не закон об электронном документе, а новый вариант ГОСТ Р 51141- 98 Делопроизводство и архивное дело Термины и определения, в котором будет современная,дополненная и непротиворечивая терминология, и приведение в соответствие с нею действующего законодательства?
А о терминологии нужно договориться. Единой позиции нет, нужно обсуждать и договариваться.
По поводу дальнейшего своего личного участия в заседаниях Экспертного Совета не могу сказать ничего определенного, скорее всего, мое мнение будет представлено в составе предложений от АП КИТ.


15.07.2013 12:21:06

Спасибо за отзыв!
Я тут намеренно не акцентировал внимание собственно теме данного собрания. Сейчас более важно понять - насколько эта затея серьезная. Или это просто "пустышка", чтобы продемонстрировать актвиность.

Про общий антураж этого дела с советами я тут написал.

Что касается тему "формата документов", то, к сожалению, то, что мне известно, скорее говорит о просто явной некомпетентности товарищей из "Восход" и их неориентации в теме.
Спрашивается: зачем нужно поручать серьезные вопросы людям, кажется, впервые услышавших о проблеме, а не тем, кто им давно и профессионально занимается?

Вот в чем вопрос.

15.07.2013 13:10:14

Цитата
Мое предложение по форматам обмена было следующее: использовать "Контейнеры" XML, в которые можно включить как pdf/a файл(он будет передавать визуальный образ документа), так и файлы тех форматов, которые буду использоваться в оперативной работе, и дополнительно - XML для передачи метаданных документа. Какие форматы документов для оперативной обработки будут применяться- можно решить по ходу дела.

Решение интересное, но на сколько оно жизнеспособное? Как пример: включается pdf, txt, docx и odt. Один из них изменили....
Второй момент: нет общедоступных средств "сбора" и сопровождения такой конструкции.

15.07.2013 14:04:59

Цитата
Решение интересное, но на сколько оно жизнеспособное?

Такого рода решения уже около десяти лет используются рядом стран как для межведомственного взаимодействия, так и для государственного архивного хранения электронных документов.

Подробнее можно почитать:

Современные идеи и опыт в области государственного управления: межведомственное электронное взаимодействие.– М., 2010.– 171 с.
http://www.eos.ru/upload/Lib/blok_NEW.pdf

Архивные форматы электронных документов // Делопроизводство и документооборот на предприятии.- 2013.- № 4. - С.84-95.

15.07.2013 14:52:55

Спасибо за ссылку. Пока пролистал. Что до архивов - вполне годится - создается один раз и дальше не изменяется. Так же примечательно, что говорит, например, о своем формате Эндрю Во: "что при тестировании на соответствие требованиям реализаций VERS часто обнаруживается, что ЭЦП не проверяются. Обычно это связано не с ошибками в алгоритме ЭЦП, а с ошибками при программировании алгоритма нормализации подписываемой части VEO-объекта"
А теперь представьте, что в данной конструкции присутствует один и тот же документ в различных форматах: "Пользователи достаточно охотно используют возможность вложить в VEO-объект представления одного и того же документа в различных форматах. Число вложенных в документ информационных материалов доходит до 10-20". Причем данная конструкция используется не для долговременного хранения, а для повседневного делового документооборота: изменили один - про остальные забыли... Вспомните про законы Мерфи.

15.07.2013 13:42:48

Цитата
Решение интересное, но на сколько оно жизнеспособное? Как пример: включается pdf, txt, docx и odt. Один из них изменили....

Если изменили-будет другой документ.
Формат документа должен быть применим в разных ситуациях:
1. Рассылка ПРОЕКТОВ документов, которые должны дорабатываться(по опыту- 80% документооборота). Именно поэтому нужны документы в изменяемом формате(том же doc или docx. Если не предусмотреть использование таких форматов, получим, как следствие, увеличение штата машинисток, которые будут перепечатывать полученные pdf/а
2.Рассылка ДОКУМЕНТОВ для исполнения.Как показывает практика, файл в редактируемом формате все равно нужен- для подготовки на основе полученного документа других, внутренних документов

Цитата
Второй момент: нет общедоступных средств "сбора" и сопровождения такой конструкции.

К сожалению, да. Я встретилась с такой конструкцией при разработке ТЗ на опись документов для предоставления в налоговые органы по их требованию. Опись - контейнер, в который включается набор файлов.
Формат установлен законодательно(Приказ ФНС России от 29.06.2012 N ММВ-7-6/465@
(ред. от 31.08.2012) "Об утверждении формата описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи")
Как-то не смутило отсутствие общедоступных средств для формирования такой конструкции.
Наши программисты особых трудностей в формировании такой конструкции не видят.

15.07.2013 14:04:42

Цитата
Если не предусмотреть использование таких форматов, получим, как следствие...

Вы не совсем меня поняли: есть контейнер одного документа, описывающего файлами формата: docx, txt, pdf (это один и тот же документ). Один из них изменили, про остальные забыли....
Цитата
Если изменили-будет другой документ.

Естественно: подробнее - опять: docx, pdf, txt, где docx - на доработку, pdf - просмотр, txt - нет возможности открыть docx. Документ после доработки становится другим - это естественно, но изменили txt, docx - забыли, pdf - остался старым.
Как такую конструкцию сопровождать?

15.07.2013 14:10:21

Ну сопровождаем же!
В практике архивов технологической и конструкторской документации приходится одновременно хранить в нескольких форматах:
в исходном- для возможности дальнейшей правки, pdf- для фиксации окончательного решения. Есть понятие версии комплекса файлов. Создал новою версию одного файла-система напоминает о необходимости создания остальных. Это вопросы технические.

15.07.2013 14:11:41

Цитата
Ну сопровождаем же!

smile:D Во сколько это обходится?

15.07.2013 14:22:09

Извините, конечно, если обидел, но такая конструкция чисто техническая и не годится для общеупотребительных методов обмена информацией, к тому же требует средств для поддержки и сопровождения дополнительных средств просмотра и редактирования. Вы готовы взяться за такую поддержку "за бесплатно" или рассчитываете на хорошее финансирование?

15.07.2013 15:21:42

ЗАпутаться в версиях легко даже при одном виде файла. Поэтому и создаются в СЭД механизмы управления версиями, я что-то не помню ни одной, в которой бы этого не было.
Особенно это востребовано при согласовании договоров- там цена вопроса предоставления неправильной версии весьма высока, поэтому механизм отслеживания версий заложен , по-моему , даже в коробочные продукты.

15.07.2013 14:09:02

Цитата
Формат установлен законодательно(Приказ ФНС России от 29.06.2012 N ММВ-7-6/465@

У нас каждое ведомство изобретает велосипед. Причем сначала разрабатывается продукт, а потом под него стандарт - он не читабелен и требует для поддержки неслабые ресурсы. Причем изменения в версиях затрагивают несущественные моменты: что-то вроде: было - <НомДок>, стало <ДокНом>.
Цитата
Наши программисты особых трудностей в формировании такой конструкции не видят.

Носить воду в решете тоже можно - это не развитие индустрии ПО в России

15.07.2013 14:51:15

Спасибо за комментариии к посту, но только я все же хотел бы сказать, что разговор ушел в сторону от темы поста. Как организовать межведомственный обмен и какие технологии нужно применять - это, конечно, интересно, но это другая тема.
Тут пост посвящен теме как министерство собственным примером показывает, как нужно организовывать информационные отношения с обществом, в том числе с экспертным сообществом, и как можно оецнить ее усилия в этом направлении.

Предлагаю, не путать разные вопросы в одну кучу.

15.07.2013 14:54:06

Наверное наболевшее? ))

15.07.2013 18:40:38

Да!
Нужно решать сначала главные задачи, а потом уже третьестепенные.

15.07.2013 18:52:32

Опасения выразила Н.Храмцовская, а для выводов пока мало информации.

15.07.2013 19:13:20

Опасение выразила не только Н.Х, а что касается доводов, то их как раз, к сожалению, более чем достаточно.

Есть исторический опыт работы министрства с не зависимыми экспертами - много ли там успешных дел?
Есть пример, как обстоит дело с документами по данному совету.
Есть пример подготовки и проведения данного совещания, с мягко говоря. не очень квалифицированным предложениями....

Короче говоря, пока никаких поводов для оптимизма не вижу.

Хотя, разумеется, окончательные выводы можно будет сделать только позднее. ДУмаю, многое будет понятно к концу года.

23.07.2013 12:10:10

Чего тут можно ещё ожидать кроме очередного распила и ухода от ответственности методом перевода стрелок на якобы "НЕзависимых экспертов", с которых взятки гладки. Это же азы старой партийной школы. http://www.pcweek.ru/ecm/blog/ecm/5199.php

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии