НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

Продолжение темы: СЭД в органах государственной власти

Ольга Подолина
14.08.2013 18:24:04

После поста А. Колесова "Обсуждение актуальных проблем использования СЭД в госорганах. Актуально ли это?" прочитала обсуждение на Фейсбуке и решила изложить свое мнение, предварительно узнав мнение специалистов по развитию СЭД в Правительстве Москвы.
Напомню, что первоначально проблему сформулировали вот так:

Цитата
Вадим Малых
Господа! Есть вопрос, касающийся одного из основных принципов СЭД (согласно википедии), а именно однократной регистрации документов. С одной стороны все плюсы понятны, с другой стороны есть куча нормативки, которая этому препятствует.
Ситуация простая - органы власти региона, почти 30 юр. лиц. Все работают в единой СЭД. Как перейти к однократной регистрации (т.е. не регистрировать повторно документы при поступлении из организации в организацию внутри СЭД)? И стоит ли? Пока тут на местах полное непонимание, вплоть до обвинений в волюнтаризме

По поводу повторной регистрации.
Я придерживаюсь мнения, что регистрация при поступлении документа в другое юр лицо повторная регистрация нужна.
Это мнение поддержали специалисты из Правительства Москвы (с которыми я беседовала, за всех отвечать не могу).
Основание такое: регистрация нужна для учета фактов поступления документа в гос.структуру и начала с ней работы.
По поводу однократности\многократности.
Давайте не путать процесс ввода данных о документе(который должен быть однократным) и регистрацией(которая фиксирует факт поступления документа в госструктуру).
В блоге писали о множестве людей, занятых повторной регистрацией - вот, дескать, бездельники.
Много людей требуется на повторный ввод данных, а на повторную регистрацию- нажатие кнопки. Организация, вообще говоря, может отказаться принять документ. Как мне сказали в Правительстве Москвы, требовать безусловного выполнения всего, что направлено "Сверху" - значит считать подчиненные организации рабами без права возразить.
Цель повторной регистрации - не тупо поставить регистрационный номер, а понять, тот ли документ пришел, принимать ли его. Аналогично регистрации факта передачи права собственности
По поводу "невозможности" увидеть всю информацию об исполнении первоначального документа при повторной регистрации"
Привычка все искать по регистрационному номеру растет как раз из бумажных технологий. СЭд предоставляет такой мощный инструмент. как создание связей между документами. При наличии таких связей СЭД может построить отчет о состоянии исполнения всех связанных документов, современные построители отчетов это позволяют.
Не вижу проблем.
По поводу номенклатуры дел и журналов регистрации.
Одни из участников дискуссии сформулировал, что журнал регистрации - это "Тетрадка" внутри дела Номенклатуры дел.
Уважаемые товарищи, журнал регистрации и номенклатура дел - разные вещи.
Журнал регистрации- аналог "Тетрадки", в которую записываются документы по мере их поступления и присвоения регистрационных номеров. Журналов регистрации может быть несколько, например, для входящих и исходящих, отдельно могут регистрироваться некоторые виды документов, например, Поручения Министра. Раз видела отдельную регистрацию исходящих: для документов министра и его заместителей были заведены отдельные журналы.
В дело документ списывается после его исполнения, и дела формируются по тематическому принципу.
Есть еще такой момент- документы регистрируются в канцелярии, а хранятся они во всех подразделениях, и в каждом подразделении есть своя номенклатура дел.
Напомню, что правила формирования дел требуют помещать в них документы, последовательно раскрывающие отдельные вопросы. Т.е нет дел со всеми входящими и отдельно- дел с исходящими. В деле должна быть переписка по вопросу, разложенная по порядку дат, а не отсортированная но регистрационному номеру.
Иногда, для удобства работы, в рег.номер включают индекс дела, в которое документ будет направлен после исполнения. Т.е рег номер включает порядковый номер по журналу регистрации и, через слэш, номенклатурный индекс.
Но это не всегда удобно- иногда вопрос перерастает в новое дело, которому присваивают новый номенклатурный индекс, и это искажает информацию.

Комментариев: 2

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

15.08.2013 13:23:42

регистрация нужна для учета фактов поступления документа в гос.структуру

IMHO не очень-то убедительный аргумент. поскольку единая СЭД своими средствами прекрасно может контролировать, кто что когда кому послал и когда это было прочитано.

регистрация нужна ... начала с ней работы.

Вообще не аргумент. Даже чтобы отказаться от исполнения документа. его все равно надо принять и "начать с ним работать".

Самый серьёзный аргумент "за" отказ от повторной регистрации - это то, что и у нас , и за рубежом уже накоплен успешный опыт работы в единых СЭД без повторной регистрации. Как оказалось, мир не переворачивается smile:)

Серьёзный аргумент "против" - это то, что при единой регистрации пользователи, особенно из вышестоящих организаций, возможно, будут видеть лишнюю инфоормацию (резолюции и отчеты о ходе исполнения в подчиненных олрганизациях), и, как следствие, будут порой пытаться командовать "каждым отдельным солдатом", что до добра не доведёт.

Большое значение имеет функционал СЭД в плане формирования электронных дел. Если он окажется недостаточно гибким, то в каких-то случаям можно будет использовать повторную регистрацию для обхода этих ограничений.

Лично я считаю. что принимать решение о проведении повторной регистации / отказе от нее нужно не "вообще", а с учетом особенностей конкретной СЭД и характера использования конкретных видов документов в конкретных деловых процессах - т.е. идти от потребностей деловой деятельности. а не от (возможно, сильно устаревших?) теоретических представлений о том, "как правильно".

15.08.2013 15:16:52

Цитата
Лично я считаю. что принимать решение о проведении повторной регистрации / отказе от нее нужно не "вообще", а с учетом особенностей конкретной СЭД и характера использования конкретных видов документов в конкретных деловых процессах - т.е. идти от потребностей деловой деятельности. а не от (возможно, сильно устаревших?) теоретических представлений о том, "как правильно".

Вот это я поддержу, решение в каждом случае нужно принимать в каждой конкретной ситуации.
По моим конкретным проектам сейчас будем делать повторную регистрацию(не ввод данных! Присвоение регистрационного номера). Да, и на некоторых проектах обходились без нее. Жизнь многообразнее теоретических построений.

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии