НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

К вопросу о взаимоотношениях с контрагентами и экспертами, о процедурах согласования и… О вреде понятия "электронный документ"!

Андрей Колесов
23.08.2013 07:05:46

Вчерашний разговор о документах (см. пост Взаимоотношения СЭД организаций и Архивных структур: начало реального обсуждения проблем) продолжается. Вадим Малых, "возмутитель СЭД-спокойствия" их Хабаровска (Кстати, как там у вас паводковая ситуация? Как она отразилась, в частности, на работоспособности ваших ИТ-систем и на "непрерывности бизнеса" местных госорганов?), по итогам прошедшего обмена мнениями, написал новый пост в ECM-Фейсбук-группе, в котором он сформулировал некоторые итоги обсуждения и обратился к виртуальному экспертного сообществу с рядом новых вопросов.

Поскольку не все наши читатели имеют возможность смотреть содержание Фейсбука напрямую и для удобства восприятия информации, я приведу текст поста Вадим тут полностью:



А теперь напишу свои ответы по поднятым вопросам.

1.

Цитата
Если вокруг вышеупомянутых перечней вопросы возникали в основном у архивов, то, когда дело касается НПА, мне уже все хором - и архивы, и делопроизводители, и юристы со священной дрожью в голосе заявляют, что уж это мне никогда не перевести в электронный вид! Опять же, без всякой конкретики. Нельзя мол и все. Вообще нельзя!


1) Странно, что эту простую истину нужно напоминать специалистам-документоведам, но придется. Народная истина гласил: "Слово к делу не пришьешь!"

Разумеется, не нужно усложнять общение с людьми. Голосовой обмен информацией – полезный и эффективный механизм. Но если есть минимальное "невзаимопонимание" или просто риски непонимания, то нужно переходить на документальный (!) вариант общения. Для начала – просто в письменном виде, а возможно и в его юридически значимом варианте (подписи, печати и пр.)

Если решаете подобные серьезный вопрос, то пусть ваши контрагенты вместо подтверждения своего мнения используют не "дрожь в голосе", а фиксацию своих мнения в документальном виде (специально избегаю слова "бумага") со ссылками на соответствующие нормативные акты.

Чтобы потом, когда вы проверите истинность таких заявлений (это, кстати, к вопросу о том, что подлинность документа и его истинность-достоверность – не одно и то же), вы могли бы, например, подать на них в суд за "нанесение вреда делу" или уволить с работы по причине их низкой квалификации.

Тут я должен сказать, что это любимый стиль работы бюрократии при решении "неудобных" для себя вопросов – давать ответы устно. Метод борьбы давно известен: подача заявления в письменном виде и требование ответа в пиьсменном же виде с подписью, датой и пр.

2) Изменение стиля общения с контагентами с заявительного на уведомительный.
Смысл тут заключает вот в чем. Не вы должны спрашивать у контрагента в каком виде ему представить документ, а он вам должен объяснять почему он не может принять документ в таком виде. Разумеется, отвечать в юридически значимом виде.

Простой пример. У меня некий конфликт со Сбербанком. Я дома сажусь и пишу заявление на имя начальника Сбербанка России (не указывая конкретного имени, мне дела до этого нет) в произвольной форме, отношу в ближайшее отделение, отдаю его там его начальнику, получая расписку о приеме заявления. И жду ответа в установленный законом срок. Если не получаю ответа, иду в суд…

Так вот, если из не устраивает мое заявление по форме (например, я напишу его на китайском языке), то они должны мне письменно ответить, что именно их не устраивает, на основании чего, и в каком виде (указав, на основании чего это требование) я должен представить свое заявление.

2)

Цитата
Есть ещё один пласт проблемных документов. Это так называемые НПА, нормативные документы региона - постановления и распоряжения губернатора и правительства края.


В чем специфика-проблемность ПНА я не понял. Документы, как документы…

Мне кажется, что тут мы подходим к другой теме, а именно – к вопросу классификации документов. Понятно, что классификаций может быть много (по разным векторам характеристик). Наверное, в данном случае нужно как раз вводить какой-то термин типа "юридическая сила", который отражает нормативно-законодательной значимости документа.

Проще говоря, постановление губернатора получает статус нормативно-законодательного документа, только в случае соблюдения некоторых правил его подготовки и оформления, что (соблюдение этих правил) в свою очередь зафиксированы в виде набора других документах, оформленных в соответствии с соответствующим нормативными требованиями (сложная фраза получилась, но вроде бы правильная).

И честно говоря, в чем тут проблема – я не понимаю. Ну и формулируйте правила подготовки нормативно-значимых документов и следите за их исполнением.

3.
Цитата
Что, кроме хранения этих документов, ограничивает возможность их создания в электронном виде?


Опять же – с чего вы взяли, что их нельзя хранить в электронном виде?

Но на самом деле, тут я хочу сказать о другом.
Принципиальной нашей ошибкой является использование в описаниях бизнес-процессов самих терминов "бумажные" и "электронный" (кстати, это совсем не только мое личное мнение, я такую позицию не раз слышал от серьезных специалистов из тех же госорганов, например из аппарата Федерального Собрания).

В описании бизнес-процессов (в том числе согласования) должно использовать другой термин – документы, оформленных в соответствия с соответствующими (извините за тавтологию) нормативными требованиями. А требования эти должны был описать не "материальность" документа, а его достоверность, подлинность, читаемость и пр…

Какая разница в каком виде контрагенты будут согласовывать какой-то документ? Они это должны сделать в том виде, в котором вы сможете принять от них нужные документы, обеспечив затем их документальное хранение, а затем и использование, в случае необходимости, в суде в конфликтной ситуации.

У нас же налоговая отчетность приминает в разных форматах – и в бумажном, и в электронном (в любом случае – по установленным правилам). Вот и вы можете использовать прием согласующих документов в любых формах (но установленных вами).

Если ваша системе на готова работать с электронными форматами, то вы в правилах прописываете "только в бумаге". Когда вы увидите, что можете обойтись без бумаги, то пропишите "только в электронном виде". А можете, как налоговая служба, прописать "только через спецоператора". Тут вам решать – как вам удобнее работать с контрагенатми.

=============

Вот такие у меня получились комментарии по поводу ночной (у них там уже день) записи Вадима Малых. Если коротенько…

Комментариев: 1

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

27.08.2013 01:22:17

Планирую изменить стиль общения с контрагентами. Сочиняю письмо сейчас с предложением рассмотреть все нормативные и законодательные препоны для перевода НПА в электронный вид и попытаться их устранить. О результатах напишу позже, ожидаю что как минимум мне вменяемо объяснят в чем проблемы, с сылками на реальные нормативы. Либо та самая горячая картофелина, о которой в FB вчера говорил Александр Сапожников, прилетит мне промеж глаз smile:)