НовостиОбзорыСобытияIT@WorkРеклама
Документооборот/ECM:

Блог

Четыре варианта взаимодействия с контрагентами

Вопросы автоматизации бизнес-процессов актуальны уже несколько лет. Однако, далеко не все российские компании используют электронный документооборот, и тем более готовы перейти на межкорпоративный документооборот.

Я думаю, что процессы можно разделить в зависимости от автоматизации бизнес-процессов:
● нет электронного документооборота;
● автоматизирован внутренний документооборот;
● автоматизирован межкорпоративный документооборот, но нет внутреннего;
● автоматизированы внутренний и межкорпоративный документооборот.

Меня заинтересовал вопрос, понимают ли компании выгоду от автоматизации работы с контрагентами? Для этого я разобрала каждый из вариантов на примере.

Предположим, Игорь, Сергей, Константин и Михаил работают в отделе снабжения в четырех разных компаниях. Они отвечают за оснащение товарно-материальными ценностями и ежедневно общаются с поставщиками. Очевидно, что вся работа с документацией – счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ, счета на оплату – проходит через них. Скорее всего, за один день каждый из них получает документы от нескольких поставщиков, и очевидно, что с каждой поставкой процессы проходят одинаково.


Вариант №1.
В компании, где работает Игорь, нет системы электронного документооборота (далее - СЭД), внешний обмен документами также не автоматизирован, всё проходит по старинке. Бухгалтерия работает в учетной системе.
Вчера оплатили счет на приобретение стульев, и вот сегодня товар доставлен. С товаром водитель передает накладные и счет-фактуру. Игорь принимает товар, подписывает два экземпляра накладной, после чего один экземпляр накладной отдает обратно водителю (экспедитору), а второй вместе со счетом-фактурой относит в бухгалтерию. Бухгалтер проводит  документы в учетной системе и обнаруживает, что в счете-фактуре указан неверный КПП. Он звонит контрагенту и просит выставить исправленный документ. Все оригиналы документов помещает в архив. Проходит 7 дней и исправленный счет-фактура получен. Бухгалтер проводит документ в учетной системе, оригинал также помещает в архив.

Вариант №2.
В компании, где работает Сергей, автоматизированы внутренние бизнес-процессы, т.е. внедрена СЭД. Бухгалтерия также работает в учетной системе. Счет оплачен, товар доставлен. С товаром водитель передает накладные и счет-фактуру. Он принимает товар и подписывает два экземпляра накладной. Один подписанный экземпляр накладной Сергей возвращает водителю (экспедитору), а второй экземпляр вместе со счетом-фактурой относит делопроизводителю, который регистрирует входящие документы в СЭД. После чего передает их в бухгалтерию. Бухгалтер проводит документы и обнаруживает ошибку в номере КПП счета-фактуры. Сообщает об этом контрагенту и через 7 дней почтой получает исправленный счет-фактуру, проводит документ, при этом все оригиналы документов помещаются в архив.

Вариант №3.
Внутренние бизнес-процессы компании, в которой работает Константин, не автоматизированы. Но компания пользуется услугами оператора электронного документооборота  т.е. межкорпоративный документооборот автоматизирован. Рабочие места Константина и бухгалтера предусматривают работу в сервисе обмена электронными документами. И Константин, и бухгалтер имеют доступ к входящим накладным и счетам-фактурам. На рабочем месте бухгалтера настроена интеграция сервиса обмена с учетной системой. Сегодня утром от контрагента поступили накладная и счет-фактура. Константин принял товар, подписал накладную ЭП. Бухгалтер обнаружил, что в счете-фактуре указан неверный КПП и отправил через сервис контрагенту уведомление об уточнении. Контрагент получил уведомления о подписании накладной и исправлении счета-фактуры. Через 1 час он выставил исправленный счет-фактуру. Бухгалтер, не выходя из учетной системы, получил все документы и провел их. Оригиналы помещаются в электронный архив.

Вариант №4.
Все внутренние бизнес-процессы компании, в которой работает Михаил, автоматизированы. Также автоматизирован и межкорпоративный документооборот, настроена  интеграция с корпоративной СЭД и учетной бухгалтерской системой. Сегодня утром Михаил получил от контрагента накладную и счет-фактуру. Он принял товар, подписал накладную электронной подписью, отправил контрагенту. Создал задачу на согласование документов. По типовому маршруту документы получил бухгалтер. Во время проведения документов в учетной системе, бухгалтер обнаружил ошибку в номере КПП в счете-фактуре. После чего, не выходя из СЭД, он отправил уведомление об уточнении контрагенту. Контрагент получил уведомления о подписании накладной и об уточнении счета-фактуры. Проходит еще несколько минут, бухгалтер получает исправленный счет-фактуру и проводит его в учетной системе. Все оригиналы документов помещает в электронный архив. И здесь все зависит только от скорости внесения исправлений.

Так вот интересно, готовы ли компании перейти на вариант 4, когда автоматизированы внутренний и межкорпоративный документооборот?
Романов Михаил
Было бы интересно увидеть подробное описание по результатам (если они не будут закрытыми).
За одно попытаться (опять же, если это возможно) количественно оценить эффект от внедрения. Например, я видел как-то результаты и примерную раскладку бюджета (ооочень примерную, буквально в виде "нужно будет купить X штук того-то и обучить тому-то, ...") перевода накладных в полностью электронный вид. Затраты там превышали возможный эффект в разы.

Как выяснилось, компании не нужны были оперативно актуальные накладные (а это реально видеимый единственный серьезный плюс электронных накладных). Нужна была оперативная информация из них. Это решалось просто оперативной обработкой и контролем. И было уже практически налажено.

Поэтому и интересно какой именно эффект и на чем планируют получить ваши клиенты от внедерения полностью электронных документов. И вообще интересно - какой профиль компаний, чем они торгуют, какой объем обрабатываемых в сутки документов (ну чтобы понять, ради чего они бьются).

И за одно по результатам было бы интересно сравнить реальные рабочие сценарии и те, которые вы нарисовали в статье. Есть подозрение, что они будут расходить если не радикально, то очень существенно.
Казанцева Светлана
Возможно мой пример с накладными не отражает в полной степени всю необходимость автоматизации, как при работе с актами или счетами-фактурами.
По завершению проектов планируем сделать подробное описание. И если данные по эффективности проекта будут открыты, то отобразим.
Спасибо.
Романов Михаил
Возможно мой пример с накладными не отражает в полной степени всю необходимость автоматизации, как при работе с актами или счетами-фактурами
Если честно, необходимость автоматизации работы с актами и счетами-фактурами, тоже не всегда очевидна.

По завершению проектов планируем сделать подробное описание. И если данные по эффективности проекта будут открыты, то отобразим
Спасибо, будет интересно. Хотя в открытость данных по эффективности я не очень верю, их и закрытых-то почти никогда не бывает...  :(