НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

Четыре варианта взаимодействия с контрагентами

Светлана Казанцева
09.09.2013 10:16:44

Вопросы автоматизации бизнес-процессов актуальны уже несколько лет. Однако, далеко не все российские компании используют электронный документооборот, и тем более готовы перейти на межкорпоративный документооборот.

Я думаю, что процессы можно разделить в зависимости от автоматизации бизнес-процессов:
● нет электронного документооборота;
● автоматизирован внутренний документооборот;
● автоматизирован межкорпоративный документооборот, но нет внутреннего;
● автоматизированы внутренний и межкорпоративный документооборот.

Меня заинтересовал вопрос, понимают ли компании выгоду от автоматизации работы с контрагентами? Для этого я разобрала каждый из вариантов на примере.

Предположим, Игорь, Сергей, Константин и Михаил работают в отделе снабжения в четырех разных компаниях. Они отвечают за оснащение товарно-материальными ценностями и ежедневно общаются с поставщиками. Очевидно, что вся работа с документацией – счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ, счета на оплату – проходит через них. Скорее всего, за один день каждый из них получает документы от нескольких поставщиков, и очевидно, что с каждой поставкой процессы проходят одинаково.


Вариант №1.
В компании, где работает Игорь, нет системы электронного документооборота (далее - СЭД), внешний обмен документами также не автоматизирован, всё проходит по старинке. Бухгалтерия работает в учетной системе.
Вчера оплатили счет на приобретение стульев, и вот сегодня товар доставлен. С товаром водитель передает накладные и счет-фактуру. Игорь принимает товар, подписывает два экземпляра накладной, после чего один экземпляр накладной отдает обратно водителю (экспедитору), а второй вместе со счетом-фактурой относит в бухгалтерию. Бухгалтер проводит документы в учетной системе и обнаруживает, что в счете-фактуре указан неверный КПП. Он звонит контрагенту и просит выставить исправленный документ. Все оригиналы документов помещает в архив. Проходит 7 дней и исправленный счет-фактура получен. Бухгалтер проводит документ в учетной системе, оригинал также помещает в архив.

Вариант №2.
В компании, где работает Сергей, автоматизированы внутренние бизнес-процессы, т.е. внедрена СЭД. Бухгалтерия также работает в учетной системе. Счет оплачен, товар доставлен. С товаром водитель передает накладные и счет-фактуру. Он принимает товар и подписывает два экземпляра накладной. Один подписанный экземпляр накладной Сергей возвращает водителю (экспедитору), а второй экземпляр вместе со счетом-фактурой относит делопроизводителю, который регистрирует входящие документы в СЭД. После чего передает их в бухгалтерию. Бухгалтер проводит документы и обнаруживает ошибку в номере КПП счета-фактуры. Сообщает об этом контрагенту и через 7 дней почтой получает исправленный счет-фактуру, проводит документ, при этом все оригиналы документов помещаются в архив.

Вариант №3.
Внутренние бизнес-процессы компании, в которой работает Константин, не автоматизированы. Но компания пользуется услугами оператора электронного документооборота т.е. межкорпоративный документооборот автоматизирован. Рабочие места Константина и бухгалтера предусматривают работу в сервисе обмена электронными документами. И Константин, и бухгалтер имеют доступ к входящим накладным и счетам-фактурам. На рабочем месте бухгалтера настроена интеграция сервиса обмена с учетной системой. Сегодня утром от контрагента поступили накладная и счет-фактура. Константин принял товар, подписал накладную ЭП. Бухгалтер обнаружил, что в счете-фактуре указан неверный КПП и отправил через сервис контрагенту уведомление об уточнении. Контрагент получил уведомления о подписании накладной и исправлении счета-фактуры. Через 1 час он выставил исправленный счет-фактуру. Бухгалтер, не выходя из учетной системы, получил все документы и провел их. Оригиналы помещаются в электронный архив.

Вариант №4.
Все внутренние бизнес-процессы компании, в которой работает Михаил, автоматизированы. Также автоматизирован и межкорпоративный документооборот, настроена интеграция с корпоративной СЭД и учетной бухгалтерской системой. Сегодня утром Михаил получил от контрагента накладную и счет-фактуру. Он принял товар, подписал накладную электронной подписью, отправил контрагенту. Создал задачу на согласование документов. По типовому маршруту документы получил бухгалтер. Во время проведения документов в учетной системе, бухгалтер обнаружил ошибку в номере КПП в счете-фактуре. После чего, не выходя из СЭД, он отправил уведомление об уточнении контрагенту. Контрагент получил уведомления о подписании накладной и об уточнении счета-фактуры. Проходит еще несколько минут, бухгалтер получает исправленный счет-фактуру и проводит его в учетной системе. Все оригиналы документов помещает в электронный архив. И здесь все зависит только от скорости внесения исправлений.

Так вот интересно, готовы ли компании перейти на вариант 4, когда автоматизированы внутренний и межкорпоративный документооборот?

Комментариев: 10

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

09.09.2013 10:48:37

Я думаю, что говоря об автоматизации документооборота нужно довольно четко разделять два сегмента: "компании" (не зависимо от формы собственности) и органы власти. Все же у них разные дела и во внутреннем и во внешнем документообороте.

Далее, я думаю, что нам нужно уходить от термина "электронный документоборот", поскольку он (термин) давно скомпрометирован. Потому что он используется давно, а на практике на 90% означает использование ИТ-средств для управления бумажными документами.

Далее, я думаю, что в любой компании так или иначе, но автоматизирован давно и внутренний и внешний документооборот.
Но тут вознимает два вопросы
1) насколько глубоко он автоматизирован
2) какого в нем сооотношение использования бумажных и электронных документов. А именно какова доля "подлинников" документов в элетронном формате. Именно "подлинников", а не "юридический значимых"( бесмысленные термин).

09.09.2013 11:57:01

Цитата
...я думаю, что в любой компании так или иначе, но автоматизирован давно и внутренний и внешний документооборот. Но тут возникает два вопроса
1) насколько глубоко он автоматизирован...


Да, все дело именно в глубине автоматизации, а не в её наличии...

Полагаю, глубину автоматизации можно измерять путем сравнения времени, проводимого тем или иным сотрудником за бумагами с временем, проводимым им за экраном компьютера (настольного или мобильного). К примеру, президент Microsoft в России Николай Прянишников утверждает, что он практически не работает с бумажными документами. Стало быть, он погружен во внутренний и внешний электронный документооборот полностью!

Иными словами, нет четырех вариантов взаимодействия с контрагентами, а есть разные глубины погружения: от полного до плавания в море документов на поверхности... Плюс "отдых на берегу": живые и телефонные переговоры... Рискну предположить, что чем выше ранг руководителя, тем большую роль в его деятельности играют живые переговоры. Ну или видеоконференцсвязь...

А нонстопное стучание по клавишам: удел менеджеров среднего и низшего звена...

09.09.2013 12:05:33

Соглашусь, что в каждой компании так или иначе документооборот автоматизирован. Как вы правильно заметили, остается вопрос, насколько же глубоко затронуты процессы. Этот вопрос особенно интересен. Сейчас сотрудники большинства компаний все также пользуются эл.почтой, факсом, услугами почты, курьеров. Какие же обстоятельства могут повлиять на "развитие этой глубины" или это просто время....

09.09.2013 13:59:25

Светлана, вы можете привести пример компании, которая работает по варианту 3 или 4, причем занимается розничной торговлей?
Или речь идет о чистой теории?

09.09.2013 16:41:03

Михаил, это не теория. Однако, сейчас примеры привести не смогу, так как подобные проекты у нас в разработке.

09.09.2013 16:42:18

Ну т.е. реального использования еще не было.
Понятно, спасибо.

09.09.2013 16:45:50

Да, завершившихся проектов еще нет.
Вам спасибо, Михаил.

09.09.2013 16:56:09

Было бы интересно увидеть подробное описание по результатам (если они не будут закрытыми).
За одно попытаться (опять же, если это возможно) количественно оценить эффект от внедрения. Например, я видел как-то результаты и примерную раскладку бюджета (ооочень примерную, буквально в виде "нужно будет купить X штук того-то и обучить тому-то, ...") перевода накладных в полностью электронный вид. Затраты там превышали возможный эффект в разы.

Как выяснилось, компании не нужны были оперативно актуальные накладные (а это реально видеимый единственный серьезный плюс электронных накладных). Нужна была оперативная информация из них. Это решалось просто оперативной обработкой и контролем. И было уже практически налажено.

Поэтому и интересно какой именно эффект и на чем планируют получить ваши клиенты от внедерения полностью электронных документов. И вообще интересно - какой профиль компаний, чем они торгуют, какой объем обрабатываемых в сутки документов (ну чтобы понять, ради чего они бьются).

И за одно по результатам было бы интересно сравнить реальные рабочие сценарии и те, которые вы нарисовали в статье. Есть подозрение, что они будут расходить если не радикально, то очень существенно.

09.09.2013 17:09:24

Возможно мой пример с накладными не отражает в полной степени всю необходимость автоматизации, как при работе с актами или счетами-фактурами.
По завершению проектов планируем сделать подробное описание. И если данные по эффективности проекта будут открыты, то отобразим.
Спасибо.

09.09.2013 17:54:28

Цитата
Возможно мой пример с накладными не отражает в полной степени всю необходимость автоматизации, как при работе с актами или счетами-фактурами

Если честно, необходимость автоматизации работы с актами и счетами-фактурами, тоже не всегда очевидна.

Цитата
По завершению проектов планируем сделать подробное описание. И если данные по эффективности проекта будут открыты, то отобразим

Спасибо, будет интересно. Хотя в открытость данных по эффективности я не очень верю, их и закрытых-то почти никогда не бывает... smile:(

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии