Блог

   Практически все источники, описывающие существующие системы электронного документооборота, либо подводящие теоретическую базу под то, какими они должны быть, говорят о том, что система наряду с новыми процедурами электронного документооборота в обязательном порядке должна поддерживать традиционные «бумажные» процессы. Для существующих СЭД это неизменно причисляется к ряду особенных достоинств системы. «Наша система комбинирует достоинства процессного подхода с возможностями учётных систем, для автоматизации учёта бумажного документооборота». В руководстве MoReq2 читаем: «The requirements in MoReq2 should, if implemented, result in a system which will manage electronic records with the desired levels of confidence and integrity, by combining both the advantages of electronic ways of working with classical records management theory». Т.е. при реализации этих требований система должна комбинировать преимущества электронного документооборота с классической теорией управления записями. Признаюсь, я не изучал зарубежную классическую теорию управления записями, но подозреваю, что это нечто близкое по смыслу — необходимо предусмотреть в системе возможность учёта традиционного бумажного движения документов.
[spoiler]
  Всем ясно, что ещё долгое время документы будут существовать параллельно: и бумажные и электронные. Надеюсь не так долго, как многие думают, но тем не менее это так. Но значит ли это, что учёт документов должен вестись одинаково, причём по правилам бумажного делопроизводства, по принципу преемственности? СЭД вполне может содержать элементы учета, это не является само по себе проблемой и часто даже удобно, т. к. появляется возможность хранить всю информацию в одной системе. Однако не нужно процессы, автоматизируемые системой, слепо строить по образу устоявшихся процессов бумажного документооборота.

  Приведу только несколько примеров. Возьмем ситуацию, когда один и тот же документ списывается в дела в разных отделах одного органа власти. Как оказалась, в бумажном виде такое достаточно распространено, в дела помещаются поступившие в отдел копии (а в одном из отделов — оригинал документа). При этом дела заведены согласно номенклатуре, то есть больше привязаны к вопросам архивного хранения, нежели к деятельности отдела. В текущей системе атрибут «Дело» относится к карточке документа, и позволяет проставить только одно значение. Следовательно необходима доработка системы. Но ради чего? Чтобы соблюсти старый ритуал со списанием документа в дело? Не лучше ли изначально привязываться к чему-нибудь более подходящему в данных условиях. Например, позволить исполнителям проставлять теги не только к документу, но и к резолюции по документу. Таким образом, по резолюциям, направленным разным исполнителям можно будет проставить разные теги, которые будут уже непосредственно привязаны к вопросам деятельности отделов. На уровне же органа власти закрепить нормативно, что в дела списываются только документы, поступившие в отдел в бумажном виде. Останется вопрос, как учитывать в системе факт списания в дело бумажного документа в отделе? Один из вариантов — использовать те-же теги, как-либо указав для некоторых из них, что данный  тег соответствует бумажному делу.

  Второй пример относится к вопросу уничтожения документов. Если необходимость данной процедуры в отношении бумажных документов еще понять можно, то в отношении  документов электронных это теряет всякий смысл. Во-первых электронный документ потенциально может иметь сколько угодно оригиналов. Какой смысл уничтожать один из них, как бы надежно мы это не сделали? Во-вторых, если мы специальными техническими средствами надежно ограничили доступ к данному документу, чтобы исключить возможность его копирования, значит, при  уничтожении этого документа, мы должны полностью полагаться на безопасность данного технического решения. То есть мы все равно уничтожаем единственный оригинал документа, с долей вероятности, с которой можно доверять безопасности конкретной информационной системы (иначе это уже не единственный его оригинал). Почему нельзя просто и дальше доверять данной системе, ограничив еще больше доступ к документу, вместо изобретения способов его надежно уничтожить? И не заморачивать систему, управляющую электронными документами, необходимостью их надежного уничтожения, формирования соответствующих актов и т. д. Просто принять очевидную вещь — для электронных документов это все не имеет никакого смысла.

  Наконец, мой любимый пример — необходимость многократной регистрации одного и того-же документа в пределах одной СЭД. Особенно для органов власти субъектов и органов местного самоуправления характерна ситуация, когда одна общая СЭД с единой базой данных внедрена во множестве органов власти, которые фактически являются самостоятельными юридическими лицами. По существующим правилам делопроизводства, в каждой такой организации ведется собственная регистрация документов. В результате, чтобы удовлетворить этим старым правилам, приходится регистрировать документы в каждом юр. лице, даже при движении их внутри системы. Это явный анахронизм, однако данный ритуал активно поддерживается даже многими специалистами в области электронного документооборота, видимо по принципу «Не надо менять то, что хорошо работает».

  Люди, которые на практике сталкиваются с проблемами внедрения СЭД в органах власти, приведут еще массу примеров, когда необходимость соблюдать старые правила игры  приводит к дополнительным сложностям и к общему снижению эффективности всей системы. Это и куча старой отчетности, которая слабо ложится на структуру информации в СЭД, но необходимость генерации которой исходит из имеющихся регламентов, инструкций и нормативов. Еще пример — резервирование номеров. Это первое, что просят обеспечить делопроизводители при внедрении СЭД. При этом мало кого волнует, что по системному аудиту все равно можно точно определить кто и когда выполнял те или иные действия с точностью до секунд. Это не важно, главное, чтобы я мог зарегистрировать документ вчерашним номером. Что это как не слепое следование церемониям бумажного делопроизводства? Делаем, потому что всегда так делали.

  Вроде бы все описанные тут вещи довольно очевидны (во всяком случае для меня ). Однако, попробуйте любую из них озвучить в присутствии знатоков «делопроизводства». В лучшем случае вас просто обвинят в некомпетентности и отправят учить «матчасть». Но скорее всего объявят еретиком и попытаются прилюдно сжечь на костре.

  Вопрос остается открытым. Надо ли нам продолжать автоматизировать делопроизводство? Или оставить бумажное бумаге и заняться действительно нужными вещами?