НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

Действительно ли необходимо автоматизировать делопроизводство?

Вадим Малых
26.09.2013 06:40:06
Теги: СЭД

Практически все источники, описывающие существующие системы электронного документооборота, либо подводящие теоретическую базу под то, какими они должны быть, говорят о том, что система наряду с новыми процедурами электронного документооборота в обязательном порядке должна поддерживать традиционные «бумажные» процессы. Для существующих СЭД это неизменно причисляется к ряду особенных достоинств системы. «Наша система комбинирует достоинства процессного подхода с возможностями учётных систем, для автоматизации учёта бумажного документооборота». В руководстве MoReq2 читаем: «The requirements in MoReq2 should, if implemented, result in a system which will manage electronic records with the desired levels of confidence and integrity, by combining both the advantages of electronic ways of working with classical records management theory». Т.е. при реализации этих требований система должна комбинировать преимущества электронного документооборота с классической теорией управления записями. Признаюсь, я не изучал зарубежную классическую теорию управления записями, но подозреваю, что это нечто близкое по смыслу — необходимо предусмотреть в системе возможность учёта традиционного бумажного движения документов.

Всем ясно, что ещё долгое время документы будут существовать параллельно: и бумажные и электронные. Надеюсь не так долго, как многие думают, но тем не менее это так. Но значит ли это, что учёт документов должен вестись одинаково, причём по правилам бумажного делопроизводства, по принципу преемственности? СЭД вполне может содержать элементы учета, это не является само по себе проблемой и часто даже удобно, т. к. появляется возможность хранить всю информацию в одной системе. Однако не нужно процессы, автоматизируемые системой, слепо строить по образу устоявшихся процессов бумажного документооборота.

Приведу только несколько примеров. Возьмем ситуацию, когда один и тот же документ списывается в дела в разных отделах одного органа власти. Как оказалась, в бумажном виде такое достаточно распространено, в дела помещаются поступившие в отдел копии (а в одном из отделов — оригинал документа). При этом дела заведены согласно номенклатуре, то есть больше привязаны к вопросам архивного хранения, нежели к деятельности отдела. В текущей системе атрибут «Дело» относится к карточке документа, и позволяет проставить только одно значение. Следовательно необходима доработка системы. Но ради чего? Чтобы соблюсти старый ритуал со списанием документа в дело? Не лучше ли изначально привязываться к чему-нибудь более подходящему в данных условиях. Например, позволить исполнителям проставлять теги не только к документу, но и к резолюции по документу. Таким образом, по резолюциям, направленным разным исполнителям можно будет проставить разные теги, которые будут уже непосредственно привязаны к вопросам деятельности отделов. На уровне же органа власти закрепить нормативно, что в дела списываются только документы, поступившие в отдел в бумажном виде. Останется вопрос, как учитывать в системе факт списания в дело бумажного документа в отделе? Один из вариантов — использовать те-же теги, как-либо указав для некоторых из них, что данный тег соответствует бумажному делу.

Второй пример относится к вопросу уничтожения документов. Если необходимость данной процедуры в отношении бумажных документов еще понять можно, то в отношении документов электронных это теряет всякий смысл. Во-первых электронный документ потенциально может иметь сколько угодно оригиналов. Какой смысл уничтожать один из них, как бы надежно мы это не сделали? Во-вторых, если мы специальными техническими средствами надежно ограничили доступ к данному документу, чтобы исключить возможность его копирования, значит, при уничтожении этого документа, мы должны полностью полагаться на безопасность данного технического решения. То есть мы все равно уничтожаем единственный оригинал документа, с долей вероятности, с которой можно доверять безопасности конкретной информационной системы (иначе это уже не единственный его оригинал). Почему нельзя просто и дальше доверять данной системе, ограничив еще больше доступ к документу, вместо изобретения способов его надежно уничтожить? И не заморачивать систему, управляющую электронными документами, необходимостью их надежного уничтожения, формирования соответствующих актов и т. д. Просто принять очевидную вещь — для электронных документов это все не имеет никакого смысла.

Наконец, мой любимый пример — необходимость многократной регистрации одного и того-же документа в пределах одной СЭД. Особенно для органов власти субъектов и органов местного самоуправления характерна ситуация, когда одна общая СЭД с единой базой данных внедрена во множестве органов власти, которые фактически являются самостоятельными юридическими лицами. По существующим правилам делопроизводства, в каждой такой организации ведется собственная регистрация документов. В результате, чтобы удовлетворить этим старым правилам, приходится регистрировать документы в каждом юр. лице, даже при движении их внутри системы. Это явный анахронизм, однако данный ритуал активно поддерживается даже многими специалистами в области электронного документооборота, видимо по принципу «Не надо менять то, что хорошо работает».

Люди, которые на практике сталкиваются с проблемами внедрения СЭД в органах власти, приведут еще массу примеров, когда необходимость соблюдать старые правила игры приводит к дополнительным сложностям и к общему снижению эффективности всей системы. Это и куча старой отчетности, которая слабо ложится на структуру информации в СЭД, но необходимость генерации которой исходит из имеющихся регламентов, инструкций и нормативов. Еще пример — резервирование номеров. Это первое, что просят обеспечить делопроизводители при внедрении СЭД. При этом мало кого волнует, что по системному аудиту все равно можно точно определить кто и когда выполнял те или иные действия с точностью до секунд. Это не важно, главное, чтобы я мог зарегистрировать документ вчерашним номером. Что это как не слепое следование церемониям бумажного делопроизводства? Делаем, потому что всегда так делали.

Вроде бы все описанные тут вещи довольно очевидны (во всяком случае для меня smile:) ). Однако, попробуйте любую из них озвучить в присутствии знатоков «делопроизводства». В лучшем случае вас просто обвинят в некомпетентности и отправят учить «матчасть». Но скорее всего объявят еретиком и попытаются прилюдно сжечь на костре.

Вопрос остается открытым. Надо ли нам продолжать автоматизировать делопроизводство? Или оставить бумажное бумаге и заняться действительно нужными вещами?

Комментариев: 9

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

26.09.2013 11:24:14

1

Цитата
Всем ясно, что ещё долгое время документы будут существовать параллельно: и бумажные и электронные.


Я думаю, что это очень спорный тезис. Во всяком случае он требует уточнения - что под этим подразумевается.

Есть гужевой транспорт и есть автомобили. Появление авто не отменило лошадей "как класс", лошади используются не только для досуга, но и для дела. Там где авто не справляются (как например, на тропе в Великом Каньоне).



В этом плане, да - они продолжают существовать параллельно.
Параллельное существование можно видет на примере авиа: собственно офорление билетов производится полностью в электронном виде, а вот бизнес-процесс "посадка в самолет" (посадочный талон - бумажном, но, кстати, автоматизирован с помощью штрихкодирования)

В дело же производстве (о чем говори автор поста, Вадим Малых) ситуация совсем иная. На существует "параллельно-взаимосвязанное" существование бумажных и электронных документов. Не том плане, что можешь выбрать или так или иначе (можно сделать электронный авиабилет, а можешь купить обыкновенный), а в том, что они ДУБЛИРУЮТ друг друга. Т.е. приводят к дублированию бизнес-процессов.

Вот с этим мириться никак нельзя!

2. Архитектура организация СЭД. АБСОЛЮТНО верно! Давняя, хорошо известная проблема: мы использует дрвенюю бумажно-ориентированную архитектуру для создания электронного документооборота.

Совершенно бестолковое дело!

Что нам мешает перейти на новую архитектуру?
1) Та самая поддержка выдуманной нами "бумажно-электронной системы" (которую мы считаем истинной, данной с Небес)
2) Древенняя нормативно-терминологичческая база, которая, в частности, привязывает у материальным носителям. За которую держится, как за "мамкину юбку" наши "ученые"-документоведы во влаве с ВНИИДАДом..

26.09.2013 13:56:01

Андрей, я говорил именно о параллельном существовании бумажных и электронных документов. Электронные образы (сканы) мы в систему вносим, но с электронными документами их не путаем. У нас существуют и те и другие. Всё, что можно делать без бумаги, мы сегодня делаем. Другой вопрос, что в очень многих ситуациях без бумаги пока не обойтись. Что-то мы можем решить сами и над этим работаем в меру сил и способностей. А что-то от нас совершенно не зависит. Например переписка с федеральными органами власти. Ну не готовы они принимать электронные документы. Мы этот вопрос задаём всем, с кем начинаем взаимодействие по МЭДО. Пока у всех только сканы.

26.09.2013 14:04:14

Я все это достаточно хорошо представляю. Разумеется, все это - архаизм чистой воды.
Да, все это нужно менять. Но как? Точнее - что мешает поменять?
Вот в чем вопрос.

А одна из проблем-препятствий: это как раз наши "ученые-документоведы", которые держаться не только руками, и зубами за свои представления 19-го века. Ведь именно они пишут нормативные документы!

Почему держаться? Тоже понятно. Ведь для новых вещей - "думать нужно", а потом еще и делать. Это - тяжело. Конечно, проще держаться за "предания старины далекой"...
Им на ваши проблемы - наплевать. Им даже удобнее - чем больше у вас работы, тем крепче их собственное положение.

26.09.2013 12:09:59

Автоматизировать делопроизводство нужно!
А вот использовать при этом "унаследованную с 18-го века" архитектуру организации работы - ни в кое случае!

26.09.2013 12:20:35

А я предлагаю, во-первых уйти от термина "делопроизводство". А во-вторых от понятия "дело". Вернее разделить их, дело и делопроизводство это для остающегося ещё бумажного документооборота, так как эти бумажки надо же куда-то складывать и что-то с ними потом делать. Не надо пытаться в этих же понятиях воспринимать ЭДО (электронное дело и т.д.)

26.09.2013 12:35:57

Тут я с вами полностью согласен!
Впрочем, я давно призывают отказаться от многих подобных понятий - или как "устаревших" или как "ничего не значащих" (например тот же "электронный документооборот")

Нам нужно автоматизировать не "произоводство дел", а повышаться эффективность работы организации.

У нас в ценре внимание - именно дело, документы. А нам нужно заниматься получением конечного резульатата.

Получается, что мы автоматизируем канцелярию, а не организацию. Делаем так, как это нужно начальнику канцелярии, а не организации в целом. Получается, что "делопроизводство" превращается из сугубо вспомогательной в главенствующую струтуртуру.

По этому поводу вспоминаю ситуацию в советских НИИ. Там режим работы был устроен так, как это удобно охране, а не людям, которые делали реальные дела.

26.09.2013 13:00:11

Цитата
«The requirements in MoReq2 should, if implemented, result in a system which will manage electronic records with the desired levels of confidence and integrity, by combining both the advantages of electronic ways of working with classical records management theory». Т.е. при реализации этих требований система должна комбинировать преимущества электронного документооборота с классической теорией управления записями.


Разумеется! Более того, это совершенно универсальный тезис для любой сферы: "современная система должна комбинировать преимущества новых технологий и старых наработок"
Конечно!

1. Сразу боковое замечание. Moreq содержит многие универсальные тезисы, которые годятся для любых документов.

Но все же нужно иметь в виду, что в центре внимания этого документа - именно "рекордсы" (специально не использую слово "запись", чтобы не путали с другим значениями этого слова). Рекондс - это не просто документы. а именно архивные документы. И для них есть три основных процесса - хранить, искать, просматривать. ВСЕ!

Т.е. это все имеет очень косвенное отношение к автоматизации действельности предприятий, автоматизации бизнес-процессов, документообороту. Records Manahament - из одна из 6-8 (есть разные классификации) ECM-проблематики. Там в частности, есть Document Managtment и Business Process Managament (основа СЭД).

2. Не должно быть такой цели - заменить бумагу. Задачей явлется совсем другое
- исключить необхимость дублирования документальных потоков
- дать организациям самим решать как им оптимизировать свои процессы и какие методы использовать.
Нормативные требования должны относиться к ключевым моментам, результрующим. А не сводиться к мелочной отпеке каждого шага.

26.09.2013 13:21:54

Андрей, по вашему же выходит, что автоматизировать делопроизводство (оборот бумаги) не нужно? Или нужно? Если нужно, то для чего? Чтоб подольше протянул?

26.09.2013 13:31:17

Все таки "делопроизводство" и "оборот бумаги" - это совсем не одно и то же.

Например, есть такой подходу к управлению органиазцией, как Case Management - "управление делами", что можно представить как "делопроизодство". Но только там суть совсем иная, чем в нашем "делопроизодстве". Само слово "дело" имеет разные значение. Можно "делать дела", а можно - "заводить дела"

Я не говорю о том, чтобы автоматизировать оборот бумаги.
А говорю о том, что
Организация должна сама решать, как его строить свои бизнес-процессы и какие методы при этом использовать.

Хочет кто-то автоматизировать оборот бумаги (но только - за свои личные средства!) - флаг ему в руки!
Хотите изменить вашу структуру документооброта - меняйте!

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии