НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

Можно ли уйти от бумаги, постоянно на нее равняясь?

Вадим Малых
15.10.2013 09:14:33

С этой темой я столкнулся давно, еще когда только начинал прорабатывать возможность перевода части документов, циркулирующих в органах власти региона в электронный вид. При определение формы представления документа, методов работы с ним, передачи и хранения его в архиве приходится руководствоваться правилами, применимыми к бумажным документам.

Начинали с проработки формы (внешнего вида) документа. Я с самого начала предлагал сделать шаблон для создания электронного документа максимально непохожим на то, как выглядит привычный официальный типографский бланк. Однако был забросан аргументами матерых делопроизводителей вроде: Это все не просто так, это ГОСТы (хотя они то как раз про бумажные бланки), это ученые умы, мы не можем самовольно тут что-то выдумывать и т.д. и т.п.". В итоге электронные шаблоны были сделаны один в один как типографские бланки для официальных документов (убрали с них только герб, т.к. кто-то где-то вычитал, что герб на электронных документах размещать нельзя), и даже названы они были "электронными бланками", что создавало невероятную путаницу, особенно первые полгода. Тот же подход был применен и при определении порядка обработки этих документов, а именно регистрации, передачи на рассмотрение и в работу, списание в дела. Везде были полностью воспроизведены процедуры классического делопроизводства, а мои постоянные попытки где-то что-то оптимизировать пока не находят понимания.

Однако, это не только локальная проблема внедренцев ЭДО на местах. Посмотрим на федеральный закон об электронной подписи 63-ФЗ. Что там принимается за основу значимости электронного документа? Его эквивалентность бумажному! Зачем мне, как участнику ЭДО понимать эквивалентен мой документ бумажному или нет? Мне совершенно незачем. Рискну предположить, что данное якобы упрощение сделано для судов. Поскольку большая часть законодательной и нормативной базы сегодня ориентирована на бумагу, чтобы судье разобраться в юридической силе доказательств, он должен мысленно преобразовать электронные документы к их бумажным эквивалентам, а потом уже действовать в привычном для себя поле.

Равнение на бумагу может быть вызвано не только юридическими причинами, но и просто обычаями. Да, да, и это формулировка из федерального закона! В том-же 63-ФЗ, с. 6, п. 3 читаем: "Если в соответствии с федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или обычаем делового оборота документ должен быть заверен печатью, электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью и признаваемый равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью.".

Вот и выходит, что пытаясь уходить от бумажных документов, мы вынуждены постоянно на них равняться. И в оформлении, и в юридической эквивалентности, и в порядке и правилах их обработки и архивного хранения. А можно ли таким образом вообще прийти к чему-то новому? Это есть эволюция или топтание на месте? Нужна ли нам революция в области применения информационных технологий в государственном управлении?

Комментариев: 34

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

15.10.2013 10:03:37

Эта проблема (равнение на бумагу) давно известна, давно признана. Но только ее никто не решает. И не собирается.

15.10.2013 16:30:36

В то время, когда работала в делопроизводстве (с бумажными документами) мы в отделе предпринимали неоднократные попытки внедрения СЭД. И все вендоры, у которыми мы говорили на тему перехода и дальнейшей работы с документами в электронном виде в один голос заявляли: "у нас все форматы по ГОСТу". Никому и в голову не приходило выдумывать новый варианты бланков документов, хотя, конечно, упоминали, что можете "привносить и добавлять что-то свое". Но, как я понимаю, речь тут о специфических для организации видов документов.

В деле перехода к СЭД, на мой взгляд, логичнее стремиться к реформированию устаревших схем взаимодействия. Что до бланков, то здесь нужно смотреть на проблему с разных ракурсов.
Попробуйте посмотреть на ситуацию с ними, на примере регистрации вашего входящего документа другой организацией. По себе знаю, когда регистрируешь десятки документов в день и каждый из них оформлен "как захотелось автору", и устаешь быстрее, и внимание притупляется, и эмоции это вызывает соответственные.
Поэтому, не стоит "ломать старое до основания". По крайней мере сразу.

15.10.2013 18:30:37

Цитата
Вадим Малых писал: Нужна ли нам революция в области применения информационных технологий в государственном управлении?

Вадим, очень жаль, что Вы не заметили Революцию, которая с середины 2009 года идёт в нашем законодательстве и, как следствие, в делопроизводстве - революцию, как раз связанную с переходом на широкое применение ИКТ и электронных документов в государственном управлении smile:)

Также жаль, что Вы не заметили начавшееся ещё раньше широкое использование электронных документов, не имеющих бумажных аналогов - это и государственные электронные реестры и регистры, и электронная отчетность в виде XML-файлов - и многое другое.

Кстати, в США отсталые ведомства до сих пор распечатывают сообщения электронной почты и подшивают в дела, и только с 2016 года это им запретят - думаете, до США электронная революция тоже ещё не дошла? smile:)

15.10.2013 19:46:53

Можно ли назвать революцией то, чего люди, в том числе непосредственно погруженные в тему, не видят?

Насчет того, что в США ведомства распечатывают электронную почту и подшивают в дела, хотелось бы документального подтверждения подобных тезисов.

Кстати, хочу привести тут только что полученное высказывание Альберта Бертякова (в параллельной дискусиии в Фейбуке по данной же теме):

Цитата
Албьерт Бертяков:
вам же Андрей Светлов достаточно однозначно ответил, что переписка по электронной почте, в общем случае, не является документом.


Что называется, приехали... smile:(

16.10.2013 01:37:18

Наталья, спасибо за коментарий!
Электронные регистры и реестры краем глаза заметил smile:) Но это не моя тема. Моя - классическое делопроизводство (вернее его полное искоренение), то чем занимается обычная канцелярия. И тут не то что революции, а и эволюция какая-то больно слабая. Ну да, появился закон об электронной подписи, который силу электронного документа измеряет в степени его эквивалентности бумаге. Хорошая революция, ничего не скажешь!

16.10.2013 06:57:33

Начну с того, что измерять новое по меркам привычного и понятного - абсолютно нормально (особенно в очень консервативной сфере права), тем более, что - повторю свой любимый тезис - мы переходим к смешанному документообороту, и от бумаги полностью избавиться при нашей жизни не удастся (да и, на мой взгляд, и не нужно).

Во-вторых, законодательно регулируется лишь небольшая часть документооборота. Остальное организация вправе решать сама, и за Вас и Ваших коллег электронную революцию на предприятии никто делать не будет. Те, кому бумага удобнее и привычнее, смогут ею пользоваться ещё долгие годы.

В третьих, одно дело - переводить в электронный вид документы короткого срока хранения, и совсем другое - те, которые должны храниться 10 лет и более. Здесь поспешные решения могут выйти боком. Опять-таки, одно дело - переводить в электронный вид внутренние документы, и совсем другое - документы, посылаемые контрагентам, здесь уже приходится учитывать и готовность контрагентов работать с ними.

16.10.2013 07:16:32

Я думаю тут жесткая политика должна быть. Переписку между гос. органами в бумаге запретить. Потом поэтапно запрещать переписку по отдельным видам документов с другими организациями. Конечно не завтра. Но двигаться надо туда. Вариант бумаги должен остаться только для граждан. Остальные никого не должны волновать удобно им или нет!
И то что при нашей жизни мы не увидим полного ЭДО мне и тут все говорят. А вот и увидим!

16.10.2013 07:35:27

Цитата
Переписку между гос. органами в бумаге запретить
Это было бы неумно - и ни одна страна, даже самая передовая. по такому пути не пошла.

Неумно это было бы, во-первых, потому, что госорганы разные - есть богатые и продвинутые, имеющие технику и кадры; а есть бедные и несчастные, у которых электричество в розетке не каждый день, а интернет они видят по телевизору. Денег на то, чтобы разом вывести всех на нужный технический уровень, нет и не будет.

Во-вторых, в жизни хватает ситуаций, когда документы создавать и передавать надо, а компьютерная инфраструктура по тем или иным причинам не работает. Что тогда?

Наконец, прежде чем предлагать подобные вещи, извольте ответить на вопрос - как обеспечить долговременную и постоянную сохранность электронных документов без ущерба для их юридической значимости и доказательной силы? Если знаете, поделитесь с остальными smile:)

16.10.2013 07:58:41

Я пока не знаю, но уже понимаю, что и с этим разбираться придется мне. Так как с наших архивов толку, как молока с самца мелко-рогатого животного.

16.10.2013 08:10:17

Поскольку я много времени трачу на изучение чужого опыта, могу сказать, что 100% надёжных решений этой проблемы в мире нет, а те решения, что есть, пока что в нашей государственной сфере проблематично использовать из-за того, что они не стыкуются с действующим законодательством.

К сожалению, пока что ни у кого из достаточно влиятельных лиц и организаций не возникло острой заинтересованности в соответствующей переделке законодательства (хотя бы регионального), а архивы ... мягко говоря, они не передовики по части внедрения современных технологий. Скоро, правда, их заставят принимать электронные документы на постоянное хранение, и вот тогда будет весело smile8)

16.10.2013 08:14:36

Ну в итоге Вы меня обнадежили smile:)
Ну а что если они пока будут хранить заверенные копии эл. документов? А сами документы пускай лежат в эл. архивах СЭД и ЕСМ систем. А потом, когда научатся хранить электронные, организовать процедуру передачи им эл. оригиналов с подтверждением подлинности и т.д.? Такие варианты не рассматривались?

16.10.2013 08:52:08

Нет проблем сделать и сохранить бумажную копию (а ещё лучше - второй, бумажный подлинник). Архивы, правда, не любят брать на хранение копии - особенно при живых подлинниках smile;)

Некоторые госорганы давно так и действуют - создают, например, два подлинника, один бумажный, который сразу уходит в архив; и второй электронный, который идёт в работу. В "переходный" период это работающий подход, но вот когда электронных документов станет слишком много (опыт США: объёмы производимых бумажных документов к 2008 году стабилизировались, а объёмы электронных стремительно растут), использовать его будет затруднительно, да и полезность бумажных архивов для поддержки деловой деятельности и для научных исследований куда ниже. Некоторые виды документов и распечать-то сложно - возьмите ту же электронную почту с разнообразными приложениями...

16.10.2013 09:03:36

Два подлинника это не наш метод! Будем думать дальше.

Кстати завтра как раз запланировано совещание с местными архивами по этим вопросам. Мы им выставляем сомнения в законности предложенных перечней электронных и бумажных дел. По нашему (моему) мнению, это не соответствует 63-ФЗ! Т.к. все электронные документы у нас подписываются квалифицированной ЭП. Посмотрим до чего договоримся. Если будет что-то интересное, напишу.

16.10.2013 09:25:15

А что такой два подлинника? И что такое подлинник?

Если у вас есть э-письмо, то что такое "бумажный подлинник"?

Мы тут опять упираемся в нормативно-терминологическую базу.

Э-письмо - это отдельный документ. У него могут быть экземляры (точные физические копии), не отличимые друг от друга (внутри данной почтовой системы).

А дальше мы может делать их этих исходных документов "вторичные документы", преобразую формат документа, но обеспечивая идентичность информации.
Вторичный документ (копия) - сохраненный файл в фотормате HTML, PDF. EML и пр.

Следующие вторичные документы - разного рода распечатки.

Но это все - КОПИИ!!! А не подлинники. А раз копии, то должен быть обеспечен механизм "заверения адекватности копии". И такая заверенная (таким или иным образом) копия становится официальным документом, но документом вторичным,

Короче говоря, нужна четкая проработка модели "жизнечнного цикла" документа от его создания до уничтожения (а внутри это цикла - проработка вопросов жзнни докумнента, в том числе передачи его в суд, в архив, внешним контранегтам, внутри компании),

У нас такой модели нет, каждый ее изобретает по собственному разумению. Мы находимся на стадии "автомобиля строения", когда каждый делаете что-то в собствнном сарае без каких-либо стандартов, едит по дорогам по собственным правилам...

16.10.2013 09:37:31

В данном конкретном случае имелось ввиду - на самом деле делается 2 документа, с одним рег. номером и содержимым. Один электронный, подписывается ЭП и обрабатывается в СЭД. Второй, такой-же, по всем правилам бумажного делопроизводства, на типографском бланке, с собственноручной подписью руководителя и т.д. Второй документ делается специально для архивов. Не думаю, что мы таким путем пойдем когда-нибудь smile:)

16.10.2013 09:50:40

Это уже два разных документа. И, если вы не хотите запутаться окончательно, что второй должен уже иметь свой регистрационный номер. Другое дело, что второй (бумажный) документ должен иметь явное указание, что он является копией и иметь ссылка на исходный документ (в том числе его номер, дату и пр.).

Т.е. нужно четко понимать, что в архив вы сдаете не подлинник, а заверенную копию исходного документа.

16.10.2013 09:55:45

Вот вариант с копией мне больше нравится. Попытаюсь завтра его и навязывать. Тогда этот документ совсем не обязательно печатать на типографском бланке и тащить ещё раз министру. Распечатываем из СЭД, заверяем штампом и подписью делопроизводственной службы. Я думаю должно хватить. Или юристы подправят?

16.10.2013 10:09:35

Насколько я понимаю, вопрос только в том, что нужно четко определиться, что вы сдаете в архив не подлинник, а именно копию. Вот, где может быть загвоздка. И ее нужно решать законодательно в общем случае.

В бумажном делопроизводстве мы имели лишь один формат документа - и для работы и для архивного храннения.

Нужно понять, что для работы и для архива нужны РАЗНЫЕ форматы Какие разные - это не важно. Главное, что понять, что они могут быть разные. Нужно разделить жизненный цикл - работа и архивное хранение (документы и рекордсы!).
Выработать интерфейс между "документооборотом" и "архивом". Для начала - признать его существование!

16.10.2013 10:12:24

Не всегда достаточно сохранить копию. Доказательная сила подлинника и заверенной копии разная. Особенно неприятно, если в суде две спорящие стороны приносят две отличающиеся друг от друга заверенные копии.

16.10.2013 10:16:55

Так а я разве не предлагаю им оригинал? Вот он, красивенький, электронненький, с настоящей правильной КЭП. Кто же виноват что они не знают как его хранить? Ну не мне же за всех все думать?

16.10.2013 10:26:22

А суд для того и нужен, что решать подобные конфликтные ситуации и что разбираться СО ВСЕМИ ОБСТОЯТЕЛЬСТВАМИ ДЕЛА, проводить нужные расследования, экспертизы и пр. Проводить сбор дополнительных документов, опрашивать свидетелей, получать ответы под присягой.

На то он и суд.

А у нас суд воспринимается, как работа серкретаря-делопроизводителя...

16.10.2013 10:31:09

Цитата
Так а я разве не предлагаю им оригинал?
И что им дальше с ним делать? Правил хранения нет, знаний и навыков нет, денег на техническое оснащение и обучение персонала нет, как проверить подписи после истечения срока действия сертификатов даже ИТ не всегда знает...

Проблему нужно решать вместе с архивистами и юристами, учитывая интересы и возможности друг друга, иначе ничего не выйдет.

16.10.2013 10:35:08

Печаль, печаль smile:(

Цитата
Проблему нужно решать вместе с архивистами и юристами, учитывая интересы и возможности друг друга, иначе ничего не выйдет.


Архивисты и юристы уверены, что проблему должен решать я один. А их дело - бумага.

16.10.2013 10:35:58

Нет тут никакой проблемы
Два варианта:

1. Отдайте им электронный оригинал. Пусть они делать из него нужную им копию, сами заверяют ее и хранят, как сочтут нужным.
Распечатывают на бумаге, пишут гусиными перьями на перзаменте... Как им удобно - пусть и делают.

2. Если они не умеют работать с электронным оригиналом, то они должны сказать в каком виде им нужен документ. Например, в бумажном. Тогда вы по их требованиями сами делаете копию, сами заверяете и отдает.

И пусть хранят дальше, как им угодно.

16.10.2013 10:45:45

Цитата
Отдайте им электронный оригинал...
Запросто! Написали приказ - архивам принимать что дают, начальник подмахнул и дело (кажется) в шляпе! smile:D И так всё чаще делают!

Малюсенькая проблемочка заключается в том, что нормальный архив - не информационная помойка, а хранилище документов, необходимых для деловой деятельности и для защиты прав организации и её сотрудников. И когда эти документы потребуются, то тут организацию могут ждать разнообразные сюрпризы - а заодно и немалый ущерб.

16.10.2013 11:56:41

Цитата
Малюсенькая проблемочка заключается в том,


Традиционные общие слова в стиле "давайте жить дружно".
Вот пускай архивы и делают свое дело.

16.10.2013 10:09:58

Цитата
Это уже два разных документа.
И каковы Ваши доказательства?

16.10.2013 10:08:23

Цитата
А что такой два подлинника?

Самый распространенный вариант: изготавливается и подписывается обычным способом бумажный документ. Затем он сканируется (либо изготавливается электронный текстовой файл идентичного содержания), и этот электронный объект подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью того же лица, что подписало бумажный документ.

Цитата
И что такое подлинник?
Принятое "официальное" толкование см., например, Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 N 477, ред. от 07.09.2011), п.4; или ГОСТ Р 51141-98, п.27. Суды трактуют это понятие шире.

16.10.2013 10:21:21

Цитата
Самый распространенный вариант: изготавливается и подписывается обычным способом бумажный документ. Затем он сканируется (либо изготавливается электронный текстовой файл идентичного содержания), и этот электронный объект подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью того же лица, что подписало бумажный документ.


Это не подлинник, а копия. Это уже другой документ.

У нас слабая понятийная база. У нас нет нужно понятия "экземпляр" объекта. Один и тот же электронный файл может иметь бесконенечное числе неотличимых друг от друга на физическом уровне экземпляров.

А копия информационного объекта - это когда есть иная физическая реализация, но с тем же содержанием.

Но копия документа - это уже ДРУГОЙ, самостоятельный документ. Чтобы мы могли использовать копию вместо подлинника, должен иметься механизм проверки и заверения копии.

Если мы имеет DOC-файл и сохраняем его в DPF -- это уже новый документ(но копия по содержанию исходного).

А если мы скопировали DOC-файл на другие носители - это ЭКЗЕМЛЯР (полностью идентичный!)

В этих простых вопросах, нужно, наконец-то, разобрать и зафиксировать договоренности в виде, скажем, отраслевог стандарта.

16.10.2013 10:33:01

Цитата
Это не подлинник, а копия. Это уже другой документ.
Доказательства? smile:{}

16.10.2013 10:40:12

Я вижу ваш вопрос, но не понимаю его смысл.

Чтобы ответить на него, нужно сформулировать понятие документ.
Если вы возьмете ваше определение с привязкой понятия документа к материальному носителю, то, возможно, сами сможете понять, два разных листа бумаги - это два разных документа.

Вот вам и доказательства.

16.10.2013 11:41:44

Как Вы собираетесь это доказать суду, который будет использовать определения, имеющиеся в законодательно-нормативной базе, а также сложившуюся судебную практику и существующие традиции делопроизводства? И - что немаловажно - кто будет заинтересован в том, чтобы вообще это доказывать?

Суд всякие "высокие материи" и теоретизирование абсолютно не интересуют - можете почитать реальные судебные дела, если хотите.

Цитата
два разных листа бумаги - это два разных документа.

Понятно. Для Вас два подлинника договора, которые изготавливают его стороны - это два разных документа. Live long and prosper!

15.10.2013 21:52:58

Цитата
Андрей Колесов писал "Насчет того, что в США ведомства распечатывают электронную почту и подшивают в дела, хотелось бы документального подтверждения подобных тезисов".


США: Опубликована долгожданная Директива по управлению государственными документами, часть I

Для содействия открытости и подотчетности и для сокращения в долгосрочной перспективе расходов, органы федерального правительства должно немедленно начать переход на электронное государственное управление (digital government). Федеральные органы исполнительной власти обязаны соблюсти следующие контрольные сроки:

К 2019 году федеральные органы исполнительной власти будут управлять всеми электронными документами постоянного срока хранения в электронном формате.

К 2016 году федеральные органы исполнительной власти будут управлять сообщениями электронной почты как постоянного, так и временного срока хранения в доступном электронном формате.

По этому поводу американский специалист по работе с информацией и документами Стефани Беннетт (Stephanie Bennett) написала в Твиттере: «Эта формулировка рассмешила меня до слёз. Можно было бы для ясности написать: «Ребята, кончайте распечатывать сообщения электронной почты!»»

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2012/08/i_27.html


Национальные Архивы США прорабатывают новый подход к обеспечению сохранности электронной почты, часть I


См. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2013/06/i_30.html

Национальные Архивы США прорабатывают новый подход к обеспечению сохранности электронной почты, часть II

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2013/06/i_30.html )


Национальные Архивы США: Руководство по новому подходу к управлению документами, содержащимися в электронной почте, часть I

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2013/09/i_3.html

Национальные Архивы США: Руководство по новому подходу к управлению документами, содержащимися в электронной почте, часть II

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2013/09/ii_4.html


Цитата
Андрей Колесов писал: Кстати, хочу привести тут только что полученное высказывание Альберта Бертякова (в параллельной дискусиии в Фейбуке по данной же теме):

Альберт Бертяков:

вам же Андрей Светлов достаточно однозначно ответил, что переписка по электронной почте, в общем случае, не является документом.


А вот какие решения по поводу электронной почты принимают наши суды:

Арбитражная практика: За направление информации по неправильному электронному адресу банк пытались привлечь к ответственности за нарушение банковской тайны
http://rusrim.blogspot.ru/2013/06/blog-post_19.html

Арбитражная практика: Вести переписку нужно по адресам электронной почты, указанным в договоре
http://rusrim.blogspot.ru/2013/03/blog-post_30.html

Арбитражная практика: Подводные камни заключения договора в электронном виде
http://rusrim.blogspot.ru/2013/03/blog-post_15.html

Арбитражная практика: При рассмотрении спора о котировочной заявке и наличии в ней ЭЦП, суд исследовал содержание почтового ящика на сервере Mail.ru.
http://rusrim.blogspot.ru/2012/10/mailru.html

Арбитражная практика: Обмен информацией между сторонами в электронном виде допустим несмотря на отсутствие электронной цифровой подписи

http://rusrim.blogspot.ru/2012/06/blog-post_05.html

Судебная практика: Электронная почта должна быть подписана электронной цифровой подписью, чтобы точно иметь юридическое значение
http://rusrim.blogspot.ru/2012/05/blog-post_25.html

Арбитражная практика: Электронная почта и обеспечение доказательств
http://rusrim.blogspot.ru/2012/05/blog-post_04.html

Арбитражная практика: Электронная почта и обычаи делового оборота

http://rusrim.blogspot.ru/2012/04/blog-post_05.html

Так что мы не "приехали", а успешно продвигаемся в использовании электронных документов в деловой деятельности и государственном управлении ... smile:)

15.10.2013 22:03:23

Я примерно такого ответа и ожидал.
Так вот обратите внимание: то, что кто-то в США распечатывает е-письма - это исключительно самодеятельность этих "кого-то", а не требование закона.
И как я понял из вашего пояснения, США вводят ЗАПРЕТ на подобную практику.

Почувствуйте разницу.

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии