НовостиСобытияКонференцииIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

Можно ли уйти от бумаги, постоянно на нее равняясь?

С этой темой я столкнулся давно, еще когда только начинал прорабатывать возможность перевода части документов, циркулирующих в органах власти региона в электронный вид. При определение формы представления документа, методов работы с ним, передачи и хранения его в архиве приходится руководствоваться правилами, применимыми к бумажным документам.

Начинали с проработки формы (внешнего вида) документа. Я с самого начала предлагал сделать шаблон для создания электронного документа максимально непохожим на то, как выглядит привычный официальный типографский бланк. Однако был забросан аргументами матерых делопроизводителей вроде: Это все не просто так, это ГОСТы (хотя они то как раз про бумажные бланки), это ученые умы, мы не можем самовольно тут что-то выдумывать и т.д. и т.п.". В итоге электронные шаблоны были сделаны один в один как типографские бланки для официальных документов (убрали с них только герб, т.к. кто-то где-то вычитал, что герб на электронных документах размещать нельзя), и даже названы они были "электронными бланками", что создавало невероятную путаницу, особенно первые полгода. Тот же подход был применен и при определении порядка обработки этих документов, а именно регистрации, передачи на рассмотрение и в работу, списание в дела. Везде были полностью воспроизведены процедуры классического делопроизводства, а мои постоянные попытки где-то что-то оптимизировать пока не находят понимания.

Однако, это не только локальная проблема внедренцев ЭДО на местах. Посмотрим на федеральный закон об электронной подписи 63-ФЗ. Что там принимается за основу значимости электронного документа? Его эквивалентность бумажному! Зачем мне, как участнику ЭДО понимать эквивалентен мой документ бумажному или нет? Мне совершенно незачем. Рискну предположить, что данное якобы упрощение сделано для судов. Поскольку большая часть законодательной и нормативной базы сегодня ориентирована на бумагу, чтобы судье разобраться в юридической силе доказательств, он должен мысленно преобразовать электронные документы к их бумажным эквивалентам, а потом уже действовать в привычном для себя поле.

Равнение на бумагу может быть вызвано не только юридическими причинами, но и просто обычаями. Да, да, и это формулировка из федерального закона! В том-же 63-ФЗ, с. 6, п. 3 читаем: "Если в соответствии с федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или обычаем делового оборота документ должен быть заверен печатью, электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью и признаваемый равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью.".

Вот и выходит, что пытаясь уходить от бумажных документов, мы вынуждены постоянно на них равняться. И в оформлении, и в юридической эквивалентности, и в порядке и правилах их обработки и архивного хранения. А можно ли таким образом вообще прийти к чему-то новому? Это есть эволюция или топтание на месте? Нужна ли нам революция в области применения информационных технологий в государственном управлении?
Наташа Храмцовская
Отдайте им электронный оригинал...
Запросто! Написали приказ - архивам принимать что дают, начальник подмахнул и дело (кажется) в шляпе!  :D  И так всё чаще  делают!

Малюсенькая проблемочка заключается в том, что нормальный архив - не информационная помойка, а хранилище документов, необходимых для деловой деятельности и для защиты прав организации и её сотрудников. И когда эти документы потребуются, то тут организацию могут ждать разнообразные сюрпризы - а заодно и немалый ущерб.
Наташа Храмцовская
Как Вы собираетесь это доказать суду, который будет использовать определения, имеющиеся в законодательно-нормативной базе, а также сложившуюся судебную практику и существующие традиции делопроизводства? И - что немаловажно - кто будет заинтересован в том, чтобы вообще это доказывать?

Суд всякие "высокие материи" и теоретизирование абсолютно не интересуют - можете почитать реальные судебные дела, если хотите.

два разных листа бумаги - это два разных документа.
Понятно. Для Вас два подлинника договора, которые изготавливают его стороны - это два разных документа. Live long and prosper!
Колесов Андрей
Малюсенькая проблемочка заключается в том,

Традиционные общие слова в стиле "давайте жить дружно".
Вот пускай архивы и делают свое дело.