Правда, мои рассуждения в данном случае совершенно негосударственны и некорпоративны. Меня позиция в этом вопросе совершенно обывательская и проблемы оптимизации труда госслужащих меня волнуют меньше всего.
Всем сторонникам тотального отказа от "бумаги" я предлагаю ответить на один простой вопрос. Готовы ли вы к тому, что документ, в котором зафиксировано ваше персональное право на владение дачей, будет лежать не у вас в шкафчике в виде бумаги с подписью и печатью, а болтаться непонятно где в виде записи в базе данных?
Мой ответ однозначный — нет, я с этим категорически не согласен. Мне нужна только "Окончательная бумажка. Фактическая! Настоящая!! Броня!!!". Мало того, с этой бумажки я сделаю ещё несколько копий, заверю их у нескольких нотариусов. И только потом буду спать относительно спокойно.
Дело в том, что у бумажного документа есть одна важная черта, отличающая его от документа электронного — "что написано пером, того не вырубишь топором". Вероятность внезапно обнаружить, что площадь твоего дачного участка стала на пару соток меньше, при "традиционной" системе практически нулевая. А как именно защищена электронная запись, народу в моём лице пока непонятно. И я сильно подозреваю, что никак.
Таким образом, на выходе любой системы документооборота должна быть именно бумага (глинянная пластинка, кусок бересты…). Иначе сама система лишена сколько-нибудь внятного практического смысла, ведь электронный документ не позволяет обеспечить равный контроль за хранением со стороны обеих потенциально антагонистичных сторон.
Сергей, Вы немного путаете свойство документа "отчуждаемость". Да, система документооборота, которая не позволяет отчуждать документы бессмыслена (кроме сов.секретно
Форма отчуждённого документа уже менее принципиальна - бумажный или электронный с квалифицированной подписью, главное, чтобы он прочитался. Например, на острове Пасхи вполне может не быть человека, знакомого с русским языком.
PS
Для чего нужны документы? Для разрешения конфликтных ситуаций. Соответственно пока в судебном делопроизводстве не будет указано, что материалы предоставляются только в электронном виде с квалифицированной подписью и лишь в качестве исключения в бумажном виде IMHO всё остальное локальные разговоры.
На самом деле при серьёзных "разборках" подлинность документа может доказываться не только и не столько его реквизитами, УКЭП и т.п., сколько его взаимосвязью с деловыми процессами и со множеством других документов - с теми, что привели к его появлению, с теми, которые он сам породил, а также из сопоставления с подобными ему документами, созданными в то же время и в том же месте. Мораль: чтобы сделать качественную подделку. часто нужно подделать много документов.
Хочу обратить Ваше внимание ещё на один любопытный момент: при традиционном делопроизводстве правоустанавливающие документы в основном находятся у людей на руках. По мере освоения электронных технологий исчезает потребность в самостоятельных документах такого рода, а соответствующие сведения концентрируются в государственных электронных реестрах.
Как мне кажется, ответ на вопрос, что легче подделывать - электронные документы или бумажные - очень сильно зависит от обстоятельств, а также от особенностей судебной системы (в англосаксонских странах Вас, в случае чего, заставят показать все ваши электронные "богатства" и как следует их перетряхнут - а у нас этого нет).
На самом деле при серьёзных "разборках" подлинность документа может доказываться не только и не столько его реквизитами, УКЭП и т.п., сколько его взаимосвязью с деловыми процессами и со множеством других документов - с теми, что привели к его появлению, с теми, которые он сам породил, а также из сопоставления с подобными ему документами, созданными в то же время и в том же месте. Мораль: чтобы сделать качественную подделку. часто нужно подделать много документов.
Вообще-то, именно об этом тут все и говорят, в том числе как раз ИТишники.
Конечно же. И в случае с электронкой это сделать проще, поскольку взаимосвязи прозрачны. В моих семейных преданиях есть история о том, что выяснить настоящую фамилию одного из моих предков удалось только через церковную книгу, поскольку из-за связности всех госбумаг потерянная по ошибке буква распространилась везде. И только в церкви всё было правильно, поскольку никакого взаимодействия с госархивами у неё не было.
Потерянную букву, конечно, в паспорт не добавили, но всё-таки
2. Нужно различать вопросы управления документов (оперативного движения документов) и управления рекордсами (важными архивными документами). Рекордсы в общем объеме документов составляют доли ОДНОГО процента.
3. Нужно понимать, что рекордс частного хранения такой как свидетельство о собственности, является сугубо вторичным документом. Это не что иное, как выписка из ГосРеестра, где это право зафиксировано. Точно также как свидельство о рождении, о бракосочетании и пр. Это всего лишь выписка.
И, строго говоря, она вообще конкретному человеку не очень сейчас нужна. В любом случае любой орган власти должен использовать не эту бумагу,а обратиться в соответствующий Реестр и получить сведения непосредственно оттуда.
4. У меня тоже есть важные личные рекордсы в бумажном виде. Их собралось не более 15 за долгую прожитую жизнь. Это капля в океане прошедших через меня документов.
А что делать конкретному человеку, если внезапно выясниться, что согласно Реестру его дача находится совсем не там, где он привык считать, земли там в два раза меньше и вообще он её уже давно продал?
Ты предлагаешь делать совершенно недопустимую вещь — предоставить полный доступ к документу только одной из потенциально антагонистичных сторон и лишить этого доступа другую. Получится как в анекдоте "И тут, Петька, мне фишка попёрла"
Что касается океана неархивных документов, то вопросы их оперативного управления — исключительно частное дело участников процесса. Если документ не предназначен для прокурора или суда, то как участники переписки договорятся (или как решит их начальство), то так тому и быть.
Разбираться с Реестром, а если не удастся договорится, то обращаться в суд.
И в данном случае будешь ты использовать бумагу или файл, хранимых на флешке - без разницы.
Но главное не этом. Свидетельство о собственности, которое хранится у тебя, будет совсем не единственным доказательством твое правоты. Суд должен будет изучить ВСЕ обстоятельства дела. В том числе поднять все документы и опросить свидетелей.
И смысл совершенно непонятен. Как ты уже списал, "настоящих" документов в море бумаг — 1-2%. Они должны быть бумажными. Остальные — без разницы. Точнее — на усмотрение руководства или равноправных сторон. Кому-то удобнее с бумагой, кому-то с электронкой.
Да и цифра в любом случае должна быть малость побольше - что у нас, что в США в качестве ориентира называется 5% (у госорганов эта цифра выше).
3.15 records - information created, received, and maintained as evidence and information by an organization or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business
Специалисты предпочитают иногда выделять "юридически значимые" или "правоустанавливающие" документы, но чёткой грани между ними и всеми остальными документами нет.
Я знаю, что вы считаете, что документом является только то, что попадает в Архив, и трактуете понятие рекордс как синоним документа.
Я знаю, что вы в ответ сошлетсь на ГОСТЫ, написанные вами же...
И вообще у нас предметная терминология в этой сфере, не сильно лучше, чем у Эллочки-людоедки.
Но только я хочу сказать, что не нужно сводить проблемы управления документами к теме госсектора.
При огромной доле госсектора в стране, его доля в производстве и использованиии документов совсем не так велика. Думаю, его доля не превышается 10-20% от страны в целом.
Слабо перевести англоязычное определение, приведенное выше? Вам какие-то из этих слов непонятны? Или англосаксы тоже не понимают термина record?
Завидовать нехорошо. Но, по правде сказать, ГОСТ Р ИСО 15489 - не моя работа; существует мой собственный перевод, который заметно отличается, http://www.slideshare.net/sspchram/iso-15489-12001-ru-v259
Но дело не в этом.
Как ведущий раздела, я предлагаю, не уводить тему поста в бесконечные разговоры о терминологии. Если есть желание обсудить этот вопрос: напишите отдельный пост, и там проведите соответствующее обсуждение.