НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

А вы как храните электронные документы? А бумажные?

Андрей Колесов
03.11.2013 22:19:09

Нет, вопрос тут не долгосрочном, а тем более "вечном", хранении. И не проблемах, связанных с устареванием ЭЦП. Речь – о простом хранении документов-файлов.

Прошлонедельная Фейсбук-дискуссия по поводу передачи э-документов в суд (по этому поводу я тоже написал тогда пост Как передавать электронные документы в суд), начавшись со насмешек над нерадивиым делопроизводителем, который попортил дыроколом компакт-диск, закончилась логичными вопросом – "а как вы сами работаете с электронными документами?" И тут выяснилось:

Цитата
Так ить я у себя в архиве эти CD-диски складываю, а у них срок хранения меньше чем у проектной документации, которая на его базе создана


Что тут можно сказать… Кажется, нужно снова заводить разговор о природе документа… Или даже просто о природе smile:)

"Положил документ в архив и забыл про него" – это, конечно, не хранение. Хотя многие думают, что с бумажными документами работают именно так, но это не верно. Давайте, для аналогии вспомним, как хранятся вещи-одежда в сундуках (или еще где). "По технологии" нужно довольно регулярно "перетряживать" содержимое, в том числе вытаскивая на солнышко, проветривая и перескладывая. Делая при этом "ревизию", выкидывая явно не нужное. Не говоря уже о том, что в сундуке нужно постоянно обеспечивать поддержку температурного и влажностного режима, защиту от моли и мышей…И от людей, которым по положено лазить в сундук.

Да и наверное, важные свои бумажные рекордсы, вы не просто так положили в ящик письменного стола. Мало того, что из нужно хранить в надлежащем месте (где их не зальет водой сосед сверху), но и полезно все же сделать юридически значимые копии, которые лучше хранить в другом географическом месте (например, дать на хранение родственнику, живущему отдельно).

Можно привести и другой пример: хранение бытовых и промышленных отходов. Хотя такие "предприятия" у нас по-прежнему, называют "свалками" (что, впрочем, часто соотстветствует реальности), по нормальному, такие свалки в современном виде – это достаточно сложная инженерное-техническая техническая штука, подразумевающая, как минимум постоянный мониторинг состояния дел.

Наверное, тут лучше все можно проиллюстрировать примером хранения ядерных отходов, которое представляет собой фактически постоянно-действующую фабрику (высокотехнологическую) по обеспечению долгосрочного хранения.

Не вдаваясь в тонкости хранения информации в электронном виде, можно только сказать, что обеспечение этого процесса подразумевает
А) создание резервных копий (причем хранимых в разных географических точках и возможно – с использованием разных физических методов хранения, на пример на магнитных лентах и на оптических дисках)
Б) регулярного "переписывания" информации с одних носителей на другие…

И ничего принципиально нового, "специально электронного" тут нет – ровно также все было и есть с бумажными носителями… Да, время жизни конкретного электронного носителя меньше, чем у бумаги. Но зато процессы управления электронными данными на много порядков более автоматизируемы. И возможности по созданию копий и их географически-распределенного хранения – несоизмеримо выше…

Можно, конечно, просто записать документы на компакт диски и забыть. Можно и бумажное свидетельство о собственности на квартиру использовать в качестве салфетки за обедом… smile:)

Комментариев: 0

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии