НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

Скевоморфизм и управление электронными документами

Вадим Малых
15.12.2013 15:14:40

Недавно наткнулся на новое для себя понятие - скевоморфизм. Вернее понятие мне давно знакомо, но теперь я знаю его правильное название. В двух словах - это использование элементов старого дизайна, которые не имеют никакой практической ценности для нового. А в более широком понимании это не только заимствование тех или иных физических элементов дизайна, а вообще попытка обращаться с новым воплощением объекта так же, как когда-то обращались со старым.

В отношении вопроса управления документами (имеется в виду и documents и records management) речь идет о слепом копировании старых концепций, приемов и правил работы с бумажными документами и архивными делами, под лозунгом "Все так привыкли!". Именно на эту тему мой недавний пост - "Факсимиле в бумажной копии = подделка документов!".

Откуда, например, то тут то там возникает вопрос: "Сколько оригиналов у электронного документа?". Ведь любому здравомыслящему человеку понятно, что любые две копии электронных данных будут на 100% идентичны друг другу. То есть оригиналов электронного документа может быть сколько угодно. Тем не менее кто-то постоянно пытается выдумать какие-то противоестественные концепции, отделяющие оригинал от копий (электронных). В бумаге ведь так было!

Или так часто задаваемый вопрос: "Как правильно уничтожать электронные документы?". Учитывая предыдущее замечание об оригиналах, в общем случае ответ будет - никак! Нет способа надежно это сделать. А для чего это надо? Не говорите мне, что есть причины более веские, чем "Все так привыкли!".

Когда я впервые прочитал рекоммендации Росархива по приему на хранение электронных документов, моему удивлению не было предела. Ведь там идет речь о приеме документов на физических носителях (CD, DVD), а их хранение предлагается организовать по знакомым каждому уважающему себя архивисту правилам, а именно, носители разложить по полочкам, вести их аккуратный учет в бумажном журнале (!), время от времени перезаписывать их на новые носители (чтобы старые не разрушились). Последний пункт конечно из разряда нововведений, бумажные документы никто на другую бумагу не перезаписывал. Понял смысл всего этого я только после беседы с представителями нашего местного архива. Когда я их спросил, а зачем вся эта возня с дисками? Почему вам просто не выкачать документы в вашу систему, а дальше серверное ПО позаботится о бекапах, перезаписях и т.д. На что мне невозмутимо ответили: "А как же вы тогда опись передадите? Мы же дела без описи не примем!". Вот он - скевоморфизм в действии smile:)

Напоследок ссылка на запись в блоге, в котором я, совершенно случайно, наткнулся на это понятие.

Скевоморфизм - зло

Комментариев: 27

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

15.12.2013 15:36:19

Давно-давно услышал и усвоил на всю жизнь поговорку (кажется, американскую):
"Если вы хотите наладить эффективное производство снарядов, то не поручайте это дело военным".

Конечно, любой новое дело - это оптимальное сочетание "нового" и "старого". Старое не должно подавлять новые идеи, но и новой не должно заниматься "изобретением велосипеда с нуля".

"Если бы молодость могла, если бы старость могла".
Проблема у нас в том, что нормотворчеством занимаются или люди, думающие только о сохранении своего места до старости (многие ждут пенсии уже со школы), или дилетанты, или люди, которым до создания нормальных законов как "до лампочки".

15.12.2013 15:54:10

Ну и самый мой любимый пример - определение юридической значимости электронного документа путем его приравнивания к бумажному документу (63-ФЗ), для которого также не определено понятие юридической значимости. Для чего-то это может быть и хорошо, но для организации управления электронными документами - это очень плохо. Пока будем равняться на бумагу, никуда заметно не сдвинемся!

15.12.2013 17:51:53

Цитата
Вадим Малых писал: Ведь любому здравомыслящему человеку понятно, что любые две копии электронных данных будут на 100% идентичны друг другу.

Это если забыть про существование специальных технологий, которые до недавнего времени активно использовались для защиты тех же игр от несанкционированного копирования. На самом деле технические решения. позволяющие выделить электронный оригинал, существуют! smile;)

Только вот желающих ими пользоваться немного, поскольку в большинстве случаев удобнее считать все побитно одинаковые экземпляры электронных документов равноправными.

15.12.2013 17:57:23

В случае игр я понимаю смысл такого технического наворота. В чем его смысл в случае электронного документа? Чтобы его потом надежно уничтожить видимо? smile:)

15.12.2013 18:01:32

Есть специфические виды документов, которые не должны бесконтрольно "размножаться" - например, коносаменты. ООН выпустила даже рекомендации относительно того, как такие документы переводить в электронный вид (правда, уточнив, что лучше бы этим не заниматься), см. http://rusrim.blogspot.ru/2011/09/blog-post_28.html

15.12.2013 18:12:04

Спасибо за ссылку. Я конечно не совсем в теме этих обращающихся документов, но складывается впечатление, что здесь ровно та же проблема. Попытка перенести старые процедуры и понятия заменив только представление документа из бумаги в электронный вид. Чтобы оставить в силе остальные процедуры, приходится изобретать для этого нового документа чуждые ему свойства старого бумажного документа. То же самое мы пытаемся и с остальными документами делать. Не получится так!

15.12.2013 18:14:15

Кстати у Вас там опечаточка, прям по Фрейду: "Таким образом, данная публикация представляет несомненный интерес в плане решения этой ложной проблемы" smile:)

15.12.2013 18:23:04

Может я чего-то недопонимаю. Но сейчас по-моему только ленивый еще не имел дело с электронными (виртуальными) деньгами. И без всяких таких заморочек. В чем проблема то?

15.12.2013 18:29:47

Проблема - как Вы сами пишете в своем посте - в попытке сымитировать бумажные технологии. Представьте себе электронный документ-банкноту - сразу появятся проблемы с копированием smile:)

15.12.2013 17:57:41

Вадим, вы ещё не видели новой редакции проекта рекомендаций Росархива по хранению электронных документов - там всё совсем по-другому! За год наука сделала скачок вперед и теперь рекомендует создавать ZIP-контейнеры, в которые вкладывать электронные документы, преобразованные в формат PDF (что будет с электронными подписями, не уточняется), а также файл с метаданными (схема метаданных не уточняется), которые затем сдавать на архивное хранение (список архивов, готовых принимать такие контейнеры, не приводится). smile:o

15.12.2013 18:00:28

Нам пока такое не давали. А это где-то официально уже опубликовано?

15.12.2013 18:02:44

Официально эта редакция пока что не публиковалась. Вероятно, Росархив выложит её после того, как примет работу у ВНИИДАД.

15.12.2013 18:28:57

Боятся.
Стыдно все же пубьликовать такое...

15.12.2013 18:36:45

Ну предыдущую версию (с СД дисками, учитываемыми в бумажном журнале) нам засылали для ознакомления и предложений. Новую пока не засылали.

15.12.2013 18:49:33

РЕКОМЕНДАЦИИ
по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций
[Проект, 2013 г.]

3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВА

...В архиве организации создается информационная система, обеспечи-вающая управление архивными электронными документами, или выделяется место для хранения электронных документов на обособленных электронных носителях, в том числе для их временного размещения в целях акклиматизации, а также устанавливается или выделяется необходимое серверное и коммуникационное оборудование.

Электронные документы, подлежащие хранению, передаются в архив организации в виде контейнеров, обеспечивающих целостность электронных документов, по информационно-телекоммуникационной сети из информационной системы организации в информационную систему архива организации или на обособленных носителях однократной записи.

При подготовке электронных документов к передаче на хранение в архив организации проводится их конвертация в формат архивного хранения PDF/A-1 (далее – формат архивного хранения).

4.1. Организация электронных документов в пределах документального и архивного фондов организации

...Контейнер электронного документа представляет из себя zip-архив (сжатую zip-папку).

В контейнер электронного документа включаются:
- электронный документ в формате архивного хранения с приложениями и электронными подписями;
- метаданные документа.

Электронные документы, имеющие приложения, являющиеся неотъемлемой частью документа, а также листы согласования к документам при конвертировании в формат архивного хранения присоединяются к основному документу, образуя с ним один файл. Приложения большого объема могут конвертироваться в отдельный файл.

... Контейнеры электронных документов могут передаваться в архив организации на физически обособленных материальных носителях однократной записи в двух идентичных экземплярах – основном и рабочем.

Основной экземпляр электронных документов является эталонным экземпляром и используется в исключительных случаях, а также для создания копий рабочего экземпляра взамен испорченного или утраченного экземпляра. Рабочий экземпляр электронных документов в архиве организации является экземпляром, с которого при необходимости изготавливаются копии электронных документов, в том числе для фонда пользования

15.12.2013 18:57:30

Спасибо! Общее представление получил. Ждем пока нам целиком зашлют.

15.12.2013 18:59:40

[По грифом "Секретно"?

15.12.2013 19:01:37

После прочтения надежно уничтожить smile:)

15.12.2013 20:31:37

Таким образом делает DiaDoc.
www.diadoc.ru
https://diadoc.kontur.ru

15.12.2013 19:49:14

Цитата
Или так часто задаваемый вопрос: "Как правильно уничтожать электронные документы?". Учитывая предыдущее замечание об оригиналах, в общем случае ответ будет - никак! Нет способа надежно это сделать.

Не соглашусь с этим утверждением. Во-первых, технологии такие есть (насколько разумно ими пользоваться, это другой вопрос) - типа Digital Rights Management.

Во-вторых, задача тотального уничтожения даже в бумажном делопроизводстве не ставится (ну разве что в секретном). Организация уничтожает свои экземпляры документов, не пытаясь уничтожить экземпляры, имеющиеся у контрагентов и третьих сторон. При определенных организационных и технических усилиях эта задача решаемая (хотя, конечно, 100% гарантии никто не даст). Здесь самой организации нужно чётко понимать, с какой целью она проводит уничтожение документов.

Замечу, что в США и других ведущих странах по-прежнему уделяется большое внимание своевременному уничтожению электронных документов с истекшими сроками хранения - стали бы они этим заниматься, если это сделать невозможно? smile:)

15.12.2013 21:07:07

Давайте, для начала, различать два вопроса

1. Прекращение хранения и уничтожение документа в контеретной системи
и
2. Физическое уничтожение ВСЕХ экземпляров документа во всем мире.

Вторая задача в общем случае, реализуема только, если мы используем понятие "подлинник документа", реализуемый в виде конечного, изначально контролируемого числа подлинноков (например, в единственном числе).

15.12.2013 21:26:39

Тему IRM (тот-же DRM) мы в свое время активно исследовали и даже пилотный проект проводили. Впринципе и продолжаем смотреть в эту сторону, может со временем что-то такое и внедрим. Лично мне кажется, что эта технология больше подходит либо для сравнительно небольших компаний, на несколько десятков человек, в которых большой процент документов носит закрытый характер, либо для очень ограниченного круга документов, особо конфиденциальных (секретные даже с IRM пока никто обрабатывать не даст, да мы и не рвемся, пускай военные в свои войнушки подальше от нас играются). Такие документы, с использованием IRM можно было бы пускать мимо общей СЭД или ЕСМ. Если же применять это массово, может оно какие-то проблемы и решит, но мне кажется, гораздо больше создаст. Хотя у нас задача интеграции СЭД и IRM стоит, когда то заняться этим придется, и либо внедрим, либо дадим заключение что это нецелесообразно.
По поводу "можно уничтожить". Ну конечно можно! Любой владелец компьютера делает это очень часто, нажимая Del, чтобы удалить файл или папку. Если бы дело было в этом, думаю вопрос бы не возникал. Где-то в фейсбуке вычитал историю, что на вопрос как правильно уничтожить электронный документ "специалист" ответил - запишите его на диск и диск уничтожте smile:) Не знаю насколько она реальная. но пообщавшись с разнородными "специалистами" такого плана, охотно верю. В общем случае нельзя! Конечно можно наворотить специальных политик, технических средств и т.д., и при определенных условиях можно! Но так ли это нужно? Может быть для начала заняться более актуальными вопросами?

15.12.2013 22:07:27

Цитата
Но так ли это нужно? Может быть для начала заняться более актуальными вопросами?

Вот каждая организация и должна сама себе ответить на этот вопрос. Для коммерческих организаций, как правило, это ОЧЕНЬ нужно.

15.12.2013 22:23:56

На самом деле ответ на вопрос востребованности IRM есть, поскольку тема уже давняя. Но ответ только "скрыт".

Для ответа нужно изучение практики применения метода, анализ статистики. А статистики нет, она спрятана.
Отсюда делается выводов, что востребованность невелика. Если был бы спрос, то были бы публикации по теме, была бы реклама от поставщиков.

Но с теоретической точки зрения, спрос должен быть как раз в крупных организациях, когда отслеживать размножение документов становится невозможно. В малых как раз эта задача решается безо всяких IRM.

16.12.2013 00:29:31

Андрей, спорить не берусь, пока у меня возможности глубоко изучить эту тему не было. Буду обязательно это делать, хотя возможно даже не в следующем году. На данном этапе у меня к IRM больше вопросов, чем ответов.
Во-первых насколько все это будет хорошо работать при нескольких тысячах (возможно десятков тысяч) активных пользователей, когда права очень часто надо передавать (текучка кадров, отпуска/коммандировки и т.д.)
Во-вторых, что меня больше всего интересует, по словам людей, которые занимались у нас пилотным проектом, файлы, однажды введенные в систему (зашифрованные) вывести из нее уже нельзя. Тогда мне непонятно как:
1. Отправить подготовленный документ стороннему адрессату. Надо как-то его все-таки из под IRM вывести (снять защиту), причем сделать надо это ДО подписания. Т.е. как минимум подписывающий руководитель, его секретари/помощники, регистраторы будут иметь дело с незащищеным документом.
2. Как передавать исполненные документы в архив. Тем более, если передаем на длительное/потоянное ранение. Тут IRM кроме дополнительной головной боли ничего не даст.
3. Даже наши подготовленны внутри документы, например НПА, периодически надо будет передавать третьей стороне (прокуратуре например) и опять-же сдавать в архив.
Наверняка все эти вопросы имеют решение, опять же говорю, я тему глубоко не изучал. Пока занимаемся более насущными вопросами.

16.12.2013 00:59:04

Да, нужно разбираться!

Разговоры об IRM (по крайней мере в России) начались лет 10 назад (надо уточнить) с выходом, помнится, очередного Office, где что-то такое появилось). Я тогда эту тему немного освещал (на уровне идей), но потом сама тема как-то исчезла.

Потом она опять стала мелькать (причем, во многом усилиями EMC-Documentum). Но все это пока идет на каком-то фоновом, рекламном уровне. На уровне слухов о каком-то чудо-оружии.

Вот тут было бы очень интересно узнать о реальном опыте. Вот бы Наталья Храмцовская рассказала к примеру - как с этой темой обстоят дела...

16.12.2013 01:13:49

Присоединяюсь. Если у кого-то есть реальный опыт, у меня к нему много вопросов smile:)

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии