[spoiler]
В отношении вопроса управления документами (имеется в виду и documents и records management) речь идет о слепом копировании старых концепций, приемов и правил работы с бумажными документами и архивными делами, под лозунгом "Все так привыкли!". Именно на эту тему мой недавний пост - "Факсимиле в бумажной копии = подделка документов!".
Откуда, например, то тут то там возникает вопрос: "Сколько оригиналов у электронного документа?". Ведь любому здравомыслящему человеку понятно, что любые две копии электронных данных будут на 100% идентичны друг другу. То есть оригиналов электронного документа может быть сколько угодно. Тем не менее кто-то постоянно пытается выдумать какие-то противоестественные концепции, отделяющие оригинал от копий (электронных). В бумаге ведь так было!
Или так часто задаваемый вопрос: "Как правильно уничтожать электронные документы?". Учитывая предыдущее замечание об оригиналах, в общем случае ответ будет - никак! Нет способа надежно это сделать. А для чего это надо? Не говорите мне, что есть причины более веские, чем "Все так привыкли!".
Когда я впервые прочитал рекоммендации Росархива по приему на хранение электронных документов, моему удивлению не было предела. Ведь там идет речь о приеме документов на физических носителях (CD, DVD), а их хранение предлагается организовать по знакомым каждому уважающему себя архивисту правилам, а именно, носители разложить по полочкам, вести их аккуратный учет в бумажном журнале (!), время от времени перезаписывать их на новые носители (чтобы старые не разрушились). Последний пункт конечно из разряда нововведений, бумажные документы никто на другую бумагу не перезаписывал. Понял смысл всего этого я только после беседы с представителями нашего местного архива. Когда я их спросил, а зачем вся эта возня с дисками? Почему вам просто не выкачать документы в вашу систему, а дальше серверное ПО позаботится о бекапах, перезаписях и т.д. На что мне невозмутимо ответили: "А как же вы тогда опись передадите? Мы же дела без описи не примем!". Вот он - скевоморфизм в действии
Напоследок ссылка на запись в блоге, в котором я, совершенно случайно, наткнулся на это понятие.
Скевоморфизм - зло
Во-первых насколько все это будет хорошо работать при нескольких тысячах (возможно десятков тысяч) активных пользователей, когда права очень часто надо передавать (текучка кадров, отпуска/коммандировки и т.д.)
Во-вторых, что меня больше всего интересует, по словам людей, которые занимались у нас пилотным проектом, файлы, однажды введенные в систему (зашифрованные) вывести из нее уже нельзя. Тогда мне непонятно как:
1. Отправить подготовленный документ стороннему адрессату. Надо как-то его все-таки из под IRM вывести (снять защиту), причем сделать надо это ДО подписания. Т.е. как минимум подписывающий руководитель, его секретари/помощники, регистраторы будут иметь дело с незащищеным документом.
2. Как передавать исполненные документы в архив. Тем более, если передаем на длительное/потоянное ранение. Тут IRM кроме дополнительной головной боли ничего не даст.
3. Даже наши подготовленны внутри документы, например НПА, периодически надо будет передавать третьей стороне (прокуратуре например) и опять-же сдавать в архив.
Наверняка все эти вопросы имеют решение, опять же говорю, я тему глубоко не изучал. Пока занимаемся более насущными вопросами.
Разговоры об IRM (по крайней мере в России) начались лет 10 назад (надо уточнить) с выходом, помнится, очередного Office, где что-то такое появилось). Я тогда эту тему немного освещал (на уровне идей), но потом сама тема как-то исчезла.
Потом она опять стала мелькать (причем, во многом усилиями EMC-Documentum). Но все это пока идет на каком-то фоновом, рекламном уровне. На уровне слухов о каком-то чудо-оружии.
Вот тут было бы очень интересно узнать о реальном опыте. Вот бы Наталья Храмцовская рассказала к примеру - как с этой темой обстоят дела...