НовостиОбзорыСобытияIT@WorkРеклама
Документооборот/ECM:

Блог

При чем тут "электронная почта" при отправке отчетности юридических лиц?

Наталья Храмцовская опубликовала запись на Форуме под заголовком [Арбитражная практика: За направление отчетности по электронной почте организация была оштрафована на 100 тысяч рублей. Я считаю, что уже сам заголовок совершенно неверно трактует суть судебного инцидента, более того, именно из таких искажение складывает негативное отношение к теме электронного обмена документами с использование почты, в целом.

Вот текст записи на Форуме:


Широкое использование электронной почты в деловой деятельности организаций в ряде случаев приводит к тому, что при возникновении споров возникает проблема в доказывании факта получения направленной в электронном виде информации. Предлагаю познакомиться с делом, которое Арбитражный суд Ханты-Мансийского автономного округа – Югры рассматривал ещё в июне 2010 года. Судам пришлось ответить на несколько интересных вопросов:
1. Может ли организация отравить отчетность в контролирующий орган отчетность в электронном виде, если нормативно-правовым актом возможность ее представления предусмотрена, но при этом не установлен порядок предоставления отчетности в электронном виде?
2. Достаточно ли для доказательства факта сдачи отчетности подтвердить факт отправки сообщения на адрес электронной почты государственного органа, указанный на его бланках и на сайте в сети Интернет?

Далее идет ссылка на ее пост, где дело описывается подробнее.
Дело действительно интересное, но сразу есть два замечания

1. Заголовок записи не соответствует сути дела: компания была оштрафована не за использование э-почты (на что делается акцент в заголовке), а не сдачу в срок отчетности! Согласитесь – это не одно и то же.

2. К сожалению, автор в своем тексте по два поставленные им же вопроса ответов не дал.

Что ж, попробуем разобраться сами.

Итак, суть вопросы выглядит (как я это понял из описания Натальи) таким образом.

ЗАО "СК НВСС" должно было сдать отчетность в Госжилинспекцию ХМАО-Югры не позднее 30.04.10. Компания заявила, что именно 30.04.10 она отправил электронные документа отчетности по электронной почте по адресу, указанному на сайте Жилиспекции.
В свою очередь, Жининспекция заявила, что получила отчетность только 2 июня 2010 года, т.е. с опозданием. ОБРАТИМ ВНИМАНИЕ: в каком виде и через какой канал связи она получила нужный отчет – об это в тексте публикации не говорится.

Инспекция, как я понял, делала акцент на то, что в принципе не готова к приему отчетности к электронном виде, поскольку, якобы, не разработанных правил и форм.

Суд первой инстанции Арбитражного суда ХМАО-Югры вынес решение в пользу "СК НВСС", но инспекция подала дело на обжалование далее.

Восьмой арбитражный аппеляционный суд изменил решение на обратное.
Но в описании обоснования, я лично вижу целый ряд странных вещей. Там приведены несколько доводов
1. Что Инспекция не обязана была принимать отчетность в электронном виде, послу не было утвержденной электронной формы отчетности
2. Что отправитель не смог доказать факт отправки отчета по е-почте
3. Что отправленные отчеты были в плохо читаемом виде.

Вот что не понятно: если Инспекция не обязана принимать отчетность в электронном виде, то зачем нужно было разбирать – была отправлены е-письма или не были, и в каком виде?
Т.е. получается "артиллерия не стреляла по 100 причинам, а кроме того не было снарядов".

Крайне удивителен и вот этот пассаж – суд не смог (и не захотел?) установить факт получения Инспекцией е-писем с отчетами. СК НВСС смог предоставить только "распечатку со страницы электронного почтового ящика пользователя сети Интернет «dial47@mail.ru» об отправке электронной почты", а "административный орган отрицает факт получения им 30 апреля".

Это какой-то детский сад. Суд таким образом демонстрирует или свою некомпетентность в решении таких вопросов или нежелание решать. Что очень плохо в обоих случаях.
Проверка доставки почты делается достаточно элементарно путем простого электронного расследования:  проверяются логи почтового сервера получателя, а при необходимости – почтовых провайдеров.

Мои выводы из этой истории (как она изложена Натальей Храмцовской) таковы:

1. Так и осталось не понятно: что же именно вменяется в виду СК ВНСС: то, что э-отчетность в принципе нельзя использовать, или то, что она не смогла подтвердить факт отправки?

2. Суд показал свою некомпетентность в деле расследования обстоятельств дела, связанных с использование электронной почты.

Вот еще выводы, точнее, есть вопросы, на которые нет пока ответов, но их надо найти

1. Почему Инспекция не было готова в приему отчетности в электронном виде, что нарушает Законы по этому поводу? Если у нее не было утвержденных ею конкретных форм, то это – ее вина и ее проблема.

2. Почему Инспекция не контролирует входящую корреспонденцию (неважно какую), поступающую на ее официальный почтовый адрес, зафиксированный в ее официальных юридических документов.

3. Почему суд не провел расследование всех обстоятельств дела, не проведя элементарную проверку входящего почтового сервера?

4. Зачем нужно было указывать в заголовке поста неверную информацию о том, что компания была оштрафована за использование электронной почты?
Стельмах Сергей
Достаточно ли для доказательства факта сдачи отчетности подтвердить факт отправки сообщения на адрес электронной почты государственного органа, указанный на его бланках и на сайте в сети Интернет?
Отправитель должен получить квитанцию о сдаче отчётности, думаю, самого факта отправки недостаточно. Дело в том, что отчётность может содержать ошибки. Полагаю, наличие подобной квитанции у ответчика могло бы послужить бесспорным свидетельством отправки отчёта.

Интересно другое.
ЗАО "СК НВСС" должно было сдать отчетность в Госжилинспекцию ХМАО-Югры не позднее 30.04.10. Компания заявила, что именно 30.04.10 она отправил электронные документа отчетности по электронной почте по адресу, указанному на сайте Жилиспекции.
В свою очередь, Жининспекция заявила, что получила отчетность только 2 июня 2010 года,
То есть, если ЗАО отправило пакет 30.04, то ПОЧЕМУ Жилинспеция получила его только спустя месяц?


Колесов Андрей
Когда начинаешь ближе знакомиться с подобными вещами (а речь по сути идет о государственных услугах), то в который раз убеждаешься - какой же там бардак. Просто бардак!

Работают не по регламентам, а по "понятиям". Могу приводить примеры, в том числе из личного опыта.

Давайте, например, по срокам сдачи.

30 число - это день отправки от меня или день получения ими? Если обычной почтой, то расхождения могут быть в неделю.

Далее. Подтверждение о получении. С точки зрения логики, не я должен получить от них, а они ДОЛЖНЫ уведомить меня о получении.

Далее. Понятно, что одно дело подтверджить получение контерта с какими-то бумагами и совсем другое - подтвердить, что бумаги проверены на соответствии требованиям и приняты в работу
А потом подтвердить, что документы проверены по сути и никаких претензий по отчетности нет.

Т.е. идет обычный итерационный, пошаговый процесс...
Он должен быть четко прописан.

И я тут ничего нового не изобретаю. Посмотрите на наш редакционный процесс прохождения статей. Все - именно так.

1. Процесс начинается с отправки от меня письма с приклепленным файлом-статьей на редакционный адрес (по ОБЫЧНОЙ е-почте).
2. В ответ я сразу же (2-3 секунды) получаю АВТОМАТОМ ведомление, что статья принята в "очередь" и зарегистрирована в редакции.
3. Далее начинается внутренний редакционный процесс. В принципе, несложно организовать отсылку мне уведомлений о каждом шаге. Но на практике в этом нет необходимости. Используется другой вариант - отправка мне писем в случае возникновение нештатных ситуаций.
4. Статью получает редактор, проверяет ее на "соответствие требованиями" (по содержанию и по форме". Если есть проблема - пишет мне, Иначе - пускает в работу...
5. Так делается на каждом шаге прохождение (если есть вопросы ко мне - пишут мне). Я не буду описывать шаги - они есть.
6. Процесс завершается публикацией, после чего мне присылается (обязательно) уведомление о публикации.

Только получив этой уведомление я считаю, что работа со статьей завершена.

Тут нет ничего сложного, не нужны никакие СпецОператоры.... Элементарное выполнение правил выработанных бизнес-процессов.
Стельмах Сергей
Далее. Подтверждение о получении. С точки зрения логики, не я должен получить от них, а они ДОЛЖНЫ уведомить меня о получении.
Так я об этом и говорю - должен быть какой-то документ, подтверждающий отправку отчёта и его получение. Конечно, именно от них. А если этого нет, то вот мы и наблюдаем с вами живой пример того, во что это выливается... Уж если на то пошло, то ЗАО могло бы хоть уточнить в Жилинспекции, собственно, а получили ли они отчёт? Отправляли тем более в последний день сдачи...

Вот на счёт спецоператоров я не знаю, не знаю насколько они нужны. Дело в том, что э-отчётность разная бывает, возможно, та же налоговая в России принимает отчёты военных служб и спецслужб (этого, повторюсь, не знаю), поэтому они должны быть защищены ключами шифрования. Остаётся надеяться, что проблема указанного ЗАО - единичный случай. В любом случае, мы не знаем всех деталей дела, чтобы "выносить" вердикт.  
Колесов Андрей
Уж если на то пошло, то ЗАО могло бы хоть уточнить в Жилинспекции

Вполне возможно - не могло.

Не хотел вдаваться в личные примеры (не раз рассказывал), но придется.
У Наловогой появился ко мне вопрос. Я приехал, мне казали отдать заявление ( с документами) в канцелярию.
Я отдал. Попросил дать мне хоть какую-то бумагу, что они приняли заявление.

НЕ ДАЛИ!!! Ни номера регистрационного, ни даты... Когда будет ответ по сути? Неизвестно - "звоните"...

Вот так работает налоговая...

Совсем это не единичный случай!

Что касается "вердикта", что обратите внимание, мой вердикт относился в первую очередь к публикации Храмцовской  заголовок ее поста искажает суть вопроса.
Стельмах Сергей
Вот так работает налоговая...
Это вопрос эффективности работы госслужб: сколько же должно пройти лет, что бы они научились работать НЕЗАМЕТНО для плательщиков налогов, да просто граждан в конце концов... Не буду елозить слово "эффективность", но именно это слово должно работать в случае госслужб типа налоговой. Процедуры должны быть стандартизированы: чёткие термины подачи отчётов с указанием конкретных программ, прописаны форс-мажоры. Всё должно быть как в супермаркете - зашёл, купил, на выходе - чек.  
Колесов Андрей
О том и речь!

Но тут мы возвращаемся к судебной системе. В нормальной стране именно суд должен являться стимулятором процесса.

Вот если бы он "вздрючил" ЖилИнспекцию за то, что она не ведет учет входящей почты, что не разработала во время формы отчетности и пр. И наложился бы штраф на нее, что это заставило бы ее шевелиться...
Стельмах Сергей
Ну так и дело-то ещё не закончено, наверняка ЗАО подаст апелляцию. Что касается судебной системы, думаю, что все эти новшества с подачей электронной отчётности для неё не очень понятны: логи серверов, протоколы отправки...  Да мне интересно другое даже. Вот:
Может ли организация отравить отчетность в контролирующий орган отчетность в электронном виде, если нормативно-правовым актом возможность ее представления предусмотрена, но при этом не установлен порядок предоставления отчетности в электронном виде?
Вопрос риторический на самом деле.
Я просто не понимаю, как можно сдавать отчётность, если Инспекция, как я понял, делала акцент на то, что в принципе не готова к приему отчетности к электронном виде, поскольку, якобы, не разработанных правил и форм.
Интересно, Госжилинспекция ХМАО-Югры потрудилась к настоящему моменту разработать эти правила и формы?  
Колесов Андрей
А в чем тут риточность вопроса?
Если  в Законе прописано, что организация может сдавать отчетность в электронном виде, то о готовность Инспекции никто не должен интересовать. Это ее проблемы. Есть Закон.


Честно говоря, меня больше в этой истории интересует готовность судебной системы, а не отдельных инспекций.
Стельмах Сергей
А в чем тут риторичность вопроса?
В том, что Госжилинспекция обязана принимать отчётность по закону, но, увы, поскольку не предусмотрен порядок подачи, то ответственности она никакой не несёт за доставку отчётов. Возможно,именно с этим и столкнулось ЗАО, но не факт. А что судебная система... Пусть руководствуюется Законом, что ещё тут можно сказать, при желании ЗАО может запросить техническую экспертизу, решение которой суд должен был бы взять во внимание.
Колесов Андрей
но, увы, поскольку не предусмотрен порядок подачи,

А кто его должен предусмотреть?

Ответственнось за доставку отчетов несет почтовый провайдер. А Инспекция несет ответственность - как любой юридическое гослицо - за прием и учет входящей корреспонденции.
Алексеев Александр
ни один закон не работает без целого ряда подзаконных актов. в нашем случае один из таких подзаконных актов это регламент передачи отчетности в электронном виде в котором и рассписывется кто как и каким образом отчетность сдает, что является фактом отправки, какие ответные подтверждения получает сдающий. самой "продвинутой" в этом плане госструктурой на сегодняшний день является ФНС. У них все подробно описано и как и через кого и что делать если ... В частности налоговая использует систему спецоператоров которые в том числе и выступают в роли третейского судьи официально подтверждая факт и время отправки отчетности налогоплатильщиком и именно это время считается датой сдачи, а не то что налоговая скажет "мы получили только через месяц". ПФ пошел немного по другому пути, но факт получения страхователем подтверждения о том, что его отчетность получена обязательно включена в систему. Без подобных регламентов процедура отчетности будет превращаться в фарс. Один будет говорить, что "мы все отправили по адресу "на деревню дедушке", другие вполне естественно могут заявить, что ничего не видели и не знают. на сегодняшний день порядок подачи каких либо отчетностей каждая госконтора разрабатывает сама и к интернет провайдерам это никакого отношения не имеет и не должно иметь.  
Исопенко Павел
Тут нет ничего сложного, не нужны никакие СпецОператоры....
Есть сложности. Спецоператоры нужны. Серверы ИФНС сбоят сами, бывают недоступны по причине сбоев связи или по причине ремонта, модернизации, регламентных работ... Это техника, суперкластер по образцу сами знаете кого бюджету просто не поднять.
Значит что? Значит нужен некий посредник, который может построить достаточно надёжную инфраструктуру, принять отчётность, предварительно её проверить как минимум на соответствие формату. И в случае такой вот конфликтной ситуации он  - наш свидетель, который подтвердит что отправка была. Подтвердит с протоколом сервера, ему за это заплачено.
Я тут осведомился в отделе сдачи отчетности - на одну организацию услуга стоит где-то 8 тыс. рублей в год. В среднем (для разных операторов и организаций может быть по-разному).  Не слишком тяжёлая плата за страховку.  
Колесов Андрей
Я лично совершенно не согласен с таким возведением в абсолют "подзаконных актов". Это наша российская традиция - все регламентировать. Скоро будут издавать законы, как именно нужно бросать окурки в урны.

Почему во всем мире можно вести дела, в том числе весьма серьезные, через обычную электронную почту, а у нас нужно обязательно переправлять отчеты в сопровождении роты охраны?

Тогда давайте, вместо автоматических светофоров на перекрестках ставить по постовому, а еще лучше -  возводить там целый КПП....

Почему у нас, при все строгости ГАИ на все перекретсках бардак (например, все выезжают на перекресток, хотя впереди затор), а у них на Западе полиции на улицах нет, а люди соблюдают правила?

В общем, я в вашей позиции вижу позицию заинтесованной стороны. А для людей такая схема неудобна и дорога!!!
Колесов Андрей
Это не серьезные доводы. То, что сервера ФНС сбоят -- это ее проблемы. Почему за бардак в ФНС мы должны платить дополнительные деньги и усложнять себе жизнь?
Алексеев Александр
моя заинтересованность только в том, что бы всем участником было понятно кто, где и за что отвечает. Каковы правила игры. Закон очень "узкий" документ. В нем написано что то типа "фирма имеет право сдать отчетность в электронном виде". А дальше что? Как она сдает? В каком формате? Кто и как подтверждает прохождение этих документов? И т.д. и т.п. Я не знаю ни одного закона работающего без подзаконных актов. Если же этого не будет то будет полная анархия - одни отправит файл вордовского формата на электронную почту, другой запишет эксемельку на дискету и бросит в почтовый ящик, третий выложит свой отчет куда нибудь на общественный FTP  сервер и скажет "вам надо, вы его оттуда и забирайте. И получается они будут правы? Давайте вернемся с небес на землю и признаем, что не регламента процедур ничего хорошего не выйдет. Анархия в данном вопросе не уместна. А вот если в данном регламенте (или же в самом законе) напишут, что отчетность сдается в таком то формате, отправляется на такой то почтовый ящик, подтвержением служит полученное ответное письмо о приеме то я буду только ЗА двумя руками. но это и есть регламент.
Исопенко Павел
Это не серьезные доводы.
Полностью зависит от точки зрения. Для того, в чьи обязанности входит своевременное предоставление отчетности либо обеспечение такой возможности - вполне серьёзные.
То, что сервера ФНС сбоят -- это ее проблемы.
А своевременная подача отчётности - обязанность юридического лица. Безотносительно работоспособности или даже наличия у госоргана ИТ оборудования. Что тут поделаешь?  
Почему за бардак в ФНС мы должны платить дополнительные деньги и усложнять себе жизнь?
Кратко? Потому что так устроена жизнь.
Колесов Андрей
Если жизнь устроена неверно, то ее нужно менять.

Сдача отчетности во время - это обязанность ОБЕИХ сторон. Как вы сможете сдать отчетность, что ФНС просто закроет все двери и каналы связи и откажется принимать отчеты?
Исопенко Павел
Вот. По обоим пунктам согласен абсолютно.
Вероятно, продолжать движение граждан (бизнесов) и государства навстречу друг другу. Бизнесам - не затягивать, как в обсуждаемом случае, формирование отчетности. Если надо - нанять грамотного бухгалтера. И сисадмина. Если надо - заплатить спецоператору.
Государству - обеспечить возможность быстрой и беспроблемной их подачи. А ещё от государства нам нужны чёткие концепции, стандарты и правила взаимодействия, наконец. (Далее нецензурно. Но вы поняли - та самая НПП.)
Колесов Андрей
В чем-то я с вами согласен, в чем-то - нет.
Я, например, против постоянного использования слова "государства", как некоторого протипоставления народу. Государство - это и есть народ. Плюс органы власти, которые являются народными структурами. Именно народными, а не сущестующей самой по себе сущностью.