НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

Электронная почта как угроза российскому национальному делопроизводству

Андрей Колесов
21.02.2014 10:40:04

Именно так я для себя краткой сформулировал смысл прочитанной только что статьи, под названием "Проблемы управления электронной почтой в деловой деятельности организации , опубликованной в электронном издании известного российского СЭД-игрока. Такое впечатление, что целью автора и редации издания было предупредить читателей о надвигающейся беде…

Проверил свою ориентацию во времени: вроде все нормально – 21 февраля 2014. Дело в том, что после прочтения статьи (опубликованной вчера!) у меня было чувство, что я попал куда-то в середину 90-х прошлого века. Такое ощущение, что статья написана для людей, никогда в жизни не видевших электронной почты, и написала человеком, знающем об этой штуки тоже из каких-то пересказов людей, видевших это чудо-юдо где-то на другой планете.

В статье есть много удивительных вещей, в частности, есть вот такой совет по сохранению архивов е-почты:

Цитата
Хранение электронной почты на CD/DVD. Этот метод достаточно дешев, и, что немаловажно, информация фиксируется на неперезаписываемых носителях.

Осенью прошлого года мне вдруг понадобился именно CD: мне стоило большого труда найти эти носители в магазинах… Я бы еще дополнил список вариантов создания резервных копий использованием перфоленты…

Факт остается фактом: там где люди (и организации), мало-мальски заботящиеся об эффективности своей работы, используют простые и надежные средства (ту же е-почту), у нас начинают городить монстрообразные системы – СЭД, спецоператоры, МЭДО… (как раз вчера написал об этом – E-документооборот, по нашему, по-русски!

Причин для такой "национальной особенности" много. И одна из них: вот такое "просвещение широких масс.

Приведу только еще пару цитат из публикации (жирным выделено мной)

Цитата
В принципе, теория о том, как надо сохранять электронную почту в качестве деловых документов, достаточно хорошо разработана, но этот порядок требует от рядовых исполнителей больших знаний и проведения нетривиальных технических операций, что создает ряд дополнительных проблем.

Цитата
Большинство почтовых систем не обеспечивают надежной защиты сообщений и управления ими в соответствии с требованиями к делопроизводству, а просто служат местом хранения сообщений.


Какие выводы должны сделать читатель из такой публикации? Мне кажется такой: на вопрос "а не поддерживать ли нам деловые отношения по электронной почте", он должен четко ответить: "Нет, ни в коем случае!". А потом, наверное, отправиться за покупкой СЭД и бронированного фургона для перевозки бумажных документов.

У меня на это времени и денег нет, буду пользоваться "электрической почтой". Сейчас допишу статью и отправлю в редакцию…

Комментариев: 6

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

21.02.2014 12:15:42

Teri Takai, CIO Пентагона, объявила в 2013-м своей главной миссией консолидацию э-почты своего министерства, причём этот процесс до неё длился лет десять, и неуспешно! и вот наконец в 2015-м Тэри обещает его окончательно завершить. Непонятно, то ли это какие-то корпоративные игры (подрядчики, включая Microsoft, непрестанно там грызутся), то ли действительно эта задача столь важна...

21.02.2014 12:28:24

То, что e-почта - это очень серьезное дело, как любая бизнес-система, - никто не сомневает.
Я говорю о другом: опубликованная сегодня статья по своему содержанию соответствует ситуации 15-20 лет назад.
В Пентагоне тоже используют CD для архивного хранения почты?

21.02.2014 12:31:23

Цитата
В статье есть много удивительных вещей, в частности, есть вот такой совет по сохранению архивов е-почты

А какой способ предлагаете вы?

Цитата
Приведу только еще пару цитат из публикации (жирным выделено мной)

Абсолютно справедливые цитаты. Что именно вас в них смущает?
Например, простейшиий факт, что априори, обычная электронная почта не имеет юридической значимости, ведет к тому, что использование электронной переписки в качестве доказательной базы (без применения специальных процедур) выльется в очень затаратное, а в пределе - в бесполезное мероприятие.

21.02.2014 12:53:10

Цитата
А какой способ предлагаете вы?

Я не буду ничего предлагать, тут могут быть разные варианты. Но то, что CD никто давным-давно не использует (и не уверен, что использовали) - это точно.. Тут нужно просто подойти в любому ИТ-специалисту по почтовым системам - они расскажут.
Вы зайдите к вашему почтовому администратору - он вам расскажет.

Я свою почту архивирую на резервном магнитном диск (мой почтовый архив занимает около 6 Гб, при том, что я его постоянно очищаю от ненужного).

Цитата
Например, простейшиий факт, что априори, обычная электронная почта не имеет юридической значимости


С чего вы это взяли? Вы не знакомы с делами в судах, где е-почта служит в качестве доказательства?
Вы не помните истории с WorldCom в 2000 году, когда именно переписка в почте стала основной серьезных судебных решений?
А почему же Сбербанк вполне себе использует почту для выполнения финансовых операций: http://www.pcweek.ru/its/blog/ecm/6317.php?

21.02.2014 12:54:47

По-моему, это типичный спор технаря с гуманитарием. И в данном случае (вот никогда не думал, что могу такое сказать) прав гуманитарий.
Звоню в РЭУ.
— У нас не работает вытяжка, пришлите, пожалуйста, специалиста.
— Приходите, пишите заявку.
— Зачем? Я вам и так всё сказал по телефону, большего я всё равно не напишу, это специалист должен на месте разобраться.
— По неаварийным случаям мы ходим только по письменным заявкам.
Бред? С точки зрения технаря — безусловно. А гуманитарий-управленец скажет, что стоит только упростить подачу заявок (принимать их по телефону и электронной почте), то их за день накидают столько, что за год не управишься. Поэтому, если человека совсем припекло, то он отпросится с работы, придёт ногами и напишет заявку по всей форме. А если не совсем, то потрепит — у нас и так проблема с кадрами.

21.02.2014 16:20:29

Архивирование на оптические носители (часто, с роботизированной установкой дисков) и сквозным учетом записей - вполне живой способ индустриального хранения больших объемов электронной почты. См., например, Optical Disc Archive 2013. Так что ничего ужасного в статье не предлагается.

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии