НовостиОбзорыСобытияIT@WorkРеклама
Документооборот/ECM:

Блог

Что делать с инструкциями по делопроизводству

Публикация поста Действительно ли нам нужна делопроизводческая терминология? Вот "такая"? вызвала весьма оживленную дискуссии в шел в ECM-Фейсбук-группе.

Четко видны два вопроса:

1. Нужны ли в реальности "инструкции по делупроизводству" или они никакого отношения к реальной жизни не имеют?
Может быть, это просто ритуалы, никому не нужные, но при этом и не сильно обременяющие? Как в старые добрые застойные годы с "ленинским зачетом" (наверное, сегодня и мало кто помнит о существовании такого), когда каждый комсомолец должен был получит такой зачет на ежегодном комсобрании. Все знали (в том числе на самом верхнем уровне), что этот зачет – полнейшая лабуда, но понимали, что проще за полчаса всей группой "защититься", чем пытаться что-то поменять.

2. А если все же нужны? Если существующие инструкции реально мешают жить? Что делать в этом случае?

Вот некоторые выдержки фейсбук-дискуссии по первому вопросы

Вадим Малых

Инструкции это необходимое зло! А в том виде как они делаются сейчас, это иногда и вредное необходимое зло. Но без этого пока никак.

Но сейчас они в большинстве случаев такие, что понять и следовать им не проще, чем изучить ту самую нормативку (которая, впрочем, еще кривее этих кривых инструкций).

Мне они совершенно определенно мешают, т.к. приходится укладываться в требования, которые не особо под электронный документ иногда подходят. Подавляющему большинству специалистов они что есть что нет, т.к. особо их никто не читает. Читают и знают наизусть делопроизводители и этим особенно гордятся. Наверное, им эти инструкции очень помогают, иначе на что другое они бы тратили свое драгоценное время.

Скажу за себя: я из этого ничего не понял. Что значит "необходимое зло"? Да еще "вредное"? "Неизбежное зло" – это понятно, а что такое "необходимое"?

По ходу разговора у меня сложилось такое понимание позиции автора: по закону инструкции нужны (если их не будет, то будете нарушать закон), а написать другие инструкции сегодня физически не возможно.

А далее получается, что все же инструкции – они сами по себе, а жизнь – сама по себе:

Вадим Малых:
Я бы не писульки, а дела сравнивал. до НПА и инструкций просто руки не доходят. Да и нет этих рук вообще.

На это последовало возражение:

Наташа Храмцовская

По своему консультантскому опыту могу сказать, что изучать и анализировать нужно и то, и другое. По нормативно-правовым актам (не ограничиваясь, само собой, одними инструкциями по делопроизводству, но рассматривая также инструкции по основной деятельности) тоже можно вполне объективно оценить, насколько тот или иной государственный орган продвинулся в области использования электронных документов.

Скажем, если в НПА процесс обмена юридически значимыми документами описан схематически типа «ему послали, он получил», или если после принятия НПА на протяжении ряда лет в документ не вносится никаких изменений, то часто это признаки того, что электронный документооборот, возможно, существует лишь на бумаге

Тут я полностью согласен с Натальей Храмцовской. Из диалектики хорошо известно о связи между формой и содержанием, тут нечего еще добавить: форма в существенно степени отражает содержание и активно влияет на него (либо сдерживая его развитие или помогая ему).

Но тогда все же остается вопрос: что же мешает приводить форму (инструкции) в соответствие с новым содержанием (реальным задач дня)?

Проблема видится в том, что отдельной организации это сделать сегодня не под силу (причем даже отдельному региону это не под силу без участия федералов), а федеральные структуры (те, кто должен) этого не делают.

То, что создать подобные инструкции - дело очень сложное, нет сомнений. Во-первых, это просто трудоемная и весьма интеллектуальная работа. Во-вторых, - что еще важнее - такая местная инструкция не должна противоречить подобных документам более верхнего уровня и документам контрагентов. Для этого должны быть разработаны методические материалы какого-то федерального уровня. И даже не важно - обязательные или рекомендательные, но в любом случае они должны каким-то образом быть одобрены и рекомендованы на каком-то высоком уровне.

Я пока тут вижу два аспекта:

1. Сегодня нет четкого какого-то ОДНОГО документа, на который должны ориентировать те же местные канцелярии. Если масса разного рода таких документов.

2. Если бы такой документ был, то было бы, по крайней мере, понятно - какой документ должен корректировать и кто этим должен заниматься.
Малых Вадим
Такой документ есть. Оттуда и все эти непонятные термины, которые у всех одинаковые.
Колесов Андрей
Тогда давайте для начала назовем этот документа, кто его делал и пр.

И будем обсуждать именно этот документ, а не его отдельных (и из сотет тысяч!) потомков.
И будем думать. как изменить его.

Давайте выдирать сорняк с корнятми, а не потешаться над отдельными листочками.
Малых Вадим
Точно уже не помню. Что-то вроде типовой инструкции по делопроизводсту для ФОИВ. Или метод. рекомендации по их разработке. Думаю Наталья Храмцовская это точно знает :) Мне щас искать надо.
Колесов Андрей
Вот в том-то все и дело! Все знают, что есть, никто не знает - где это. "Гудвин - Великий и Ужасный!"
Звонарева Ольга
Почему отдельно взятой организации написать инструкцию не под силу?
Что государственной, что частной компании она нужна и это понятно. Поясню свою точу зрения. Дело тут не в делопроизводителях и их любви в правилам, нормам и требованиям.  Должен быть документ - ориентир для всех сотрудников, связанных с работой с документами и информацией. А с ними сейчас связаны все.

Конечно, это дело не простое. Сама когда писала первый раз Инструкция по делопроизводству потратила что-то около 3-х недель. В итоге документ получился не меньше чем Типовая инструкция, разработанная Минкультуры. Юристу очень понравилась:-) А вот непосредственная начальница сказала, что документ объемом в 30 стр. никто читать не будет. Что на это скажешь? Ну, разве только что знакомиться с ней  целиком и сразу будет ... не очень умный человек:-)  Остальные ознакомятся с разделами поэтапно, по мере необходимости уточнения тех или иных моментов оформлении документов. При необходимости, что-то спросят у авторов-разработчиков.
Вообще при составлении, на мой взгляд,  будет полезным если с проектом готовящейся инструкции ознакомят большинство отделов, чтобы не только были ясны и понятны разделы, но и они могли предложить включить что-то, что касается их работы напрямую. Вот это как раз позволит максимально уйти от "неработающего", непонятного и вредного документа.

Сейчас же, когда рабочие коммуникации, электронное взаимодействие претерпевает регулярные изменения, должны оперативно вноситься изменения и в Инструкцию, чтобы она оставалась актуальной. Тогда ее значение будет трудно недооценить.
Малых Вадим
Я же говорю руки не доходят. Видимо все потому, что недооцениваю я роль инструкции в деле внедрения ЭДО. Вот пока практика показывает, что эта роль никакая или близка к этому.
Звонарева Ольга
И еще. Не так давно где-то в блогах была информация  о судебном разбирательстве. Иск подал уволенный сотрудник, если правильно помню, которому были направлены документы в электронном формате с использованием ЭП. Так вот в ходе разбирательства суд, в том числе, рассматривал  Инструкцию по  делопроизводству, где был закреплен порядок оформления подобных документов. Это я не к великой значимости инструкции как таковой, но к важности отразить в ней все документально оформляемые взаимодействия.
А суд, кстати, признал жалобу того гражданина неправомерной.
Колесов Андрей
Вадим! Посмотрите комментарий Ольги Звонаревой ниже. Она, между прочим - дипломированный специалист по документоведению! Есть предложение: закажите ей работу по подготовке новой версии инструкции по делопроизводству!

Мы эту работу будем обсуждать, критиковать, утверждать...

Вот это было бы реальным переходом от "ля-ля" к конкретным делам...
Я вполне серьезно.
Кирсанов Александр
А может нет особой логической трудности? Для электронного документооборота нужно определить основные проблемы :

1. Время подписания. Вопрос, на мой взгляд, не снимается датой в документе. Для суда - только регистрация третьей стороной факта времени.  

2. Разделение данных (XML) и визуализации (XSLT или подобное, тоже с ЭП). Возможность отчуждения документа от учетной программы.
Нужно понимать что:
- Распознавание - отложенный XML.
- Ручной ввод - создание документа на основании первичного.

3. Наличие программы или сервиса для подписания документа (данных).

4. Наличие публичных серверов позволяющих проверить данные на достоверность, а ЭП на подлинность и полномочность (отсутствуют как класс).

5.  Протокол назначения тэгов, адресации, доступа, изменения статуса и другой сопроводительной информации.

Таким образом документ состоит из файлов (контейнера с файлами):
- данные;
- подписи;
- визуальное представление;
- протокол;

Написать парсер который проиндексирует содержание -  нет проблем. Остальное дело техники.

Здесь для всех будет "сломать голову". В бумажном понимании мы помещаем документ в папочку. В электронном учете - мы  вышестоящие документы (папочки) помещаем в документ - прописываем тэг.  


Малых Вадим
Андрей, я подумаю.
Я не говорю, что инструкция вообще не нужна. Нужна. Вот Ольга ниже пишет о том, что она может понадобиться в суде. Да может! Но я то тут при чем? Пускай юристы озаботятся, делопроизводители, да кто угодно.
Конкретно мне пока есть чем заняться кроме этого. И еще долго будет не до инструкций нормальных.
Звонарева Ольга
Предлагаешь составление публичной версии Инструкции? :D
И чтобы все и каждый здесь предлагали что-то от себя? ;)
Войдем в историю!

Колесов Андрей
На самом деле - я достаточно серьезно! Идея тут простая: пусть та же Администрация Хабаровская реализует проект по созданию такой инструкции. Варианты организации такого проекта могут быть разные - от простой схемы (поручить кому-то конкретному) до более сложной с проведением конкурса (только, конечно, не по такой дурацкой схеме, для госзакупок).