НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

О бессилии СЭД-отрасли в решении нормативно-законодательных вопросов

Андрей Колесов
20.03.2014 13:01:04

Уже много лет (десять, как минимум) среди ответов на вопрос "что мешает развитию СЭД-отрасли, более широкому и эффективному использованию ИТ в решении задач управления документами?" на первом месте, при опросе самых разных участников рынка (как заказчиков, так и поставщиков), стоит ответ – "нерешенные вопросы с нормативно-законодательными требованиями".

За эти ответом стоит многое: нерешенность вопросов с применением электронных документов, которые фактически до сих пор остаются "вне закона", запутанность и противоречивость нашего законодательства, его несоответствие современным реалиям и требованиями времени и пр…

Да, конечно, проблемы не простые. Но все же: проходит год за годом, а "воз и ныне там". В этой ситуации возникает другой вопрос: а действительно ли эти проблемы актуальны? А если актуальны – почему же они не решаются? И кто их должен решать?

Еще в начале нынешнего века представители СЭД-отрасли делали попытки начать что-то делать в плане разрешения нормативно-законодательных вопросов, но потом отдали полностью эту тему на откуп государственным структурам. Которые в свою очередь устойчиво демонстрируют свою неспособность…

Проблема видится в том, что формирование современной системы нормативно-законодательных требований требует не просто "латания дыр" законодательства и уточнения каких-то формулировок, а нуждается в создании качественно новой теории "документа". Чего-то вроде того, что было в конце 19-го века в физике, когда классическая теория Ньютона пришла в противоречие в новыми реалиями, и для разрешения этих противоречий потребовалось создать новую теорию, в частности, квантовую механику и теорию относительности.

Наверное, в случае документоведения в плане теории все намного проще, чем с физикой, но все же…

Так или иначе, но мы видим следующее: экспертное отраслевое сообщество не способно решить эту задачу…

Это наблюдение не ново, об этом говорится уже несколько последних лет и можно считать "научным фактом".

Вспомнить же о нем заставила публикация на днях статьи Евгении Жвакиной: Текущее законодательство в сфере электронного документооборота и СЭД/ECM, которая получила довольно резкую критику со стороны экспертов в ECM-Фейсбук-группе.

В критических замечаниях говорится об ошибках в статье, о спорных моментах и даже о плагиате. Да, все этой в статье есть. Но достоинство статьи заключается в другом: там делается крайне редкая на сегодня попытка оценить состояние дел в нормативной сфере и сформулировать какие-то предложения по современному пониманию документоведения.

То есть в статье говорится о проблемах, от которых наше экспертное СЭД-сообщество просто "убегает" в надежде, что кто-то решит эти вопросы за них.

Да, в статье есть много недостатков. Но главное ее достоинство: наглядное демонстрация бессилия отрасли в решении задач дня…

Комментариев: 10

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

20.03.2014 13:31:13

Я перестала читать статью после вот этого абзаца

Цитата
Стоит уточнить, что при наличии электронного документа оригинал имеется в ограниченном количестве экземпляров. Например, существует правило, что договор должен храниться в трех экземплярах, имеющих равную силу. Любой дополнительный документ будет являться копией, что возможно доказать путем организации экспертизы.
Подробнее: http://ecm-journal.ru/docs/Tekushhee-zakonodatelstvo-v-sfere-ehlektronnogo-dokumentooborota-i-SEhDECM.aspx

1. Автор не владеет терминологией: термин "Оригинал" не применяется. есть понятие "Подлинник".
2. Ограниченное количество экземпляров- только у бумажного документа.
3. Даже для бумажных документов доказать, что дополнительный экземпляр документа(например, договора) путем проведения экспертизы очень сложно, если вообще возможно. Если стороны согласны, договор можно вообще переделать задним числом, оформив его и подписав заново.
И т.д. Читать невозможно.
А отрасль(и я в том числе), между прочим, работает, получает опыт применения и развития электронного документооборота. Явный случай- теория отстает от практики. Похоже, практикам нужно обобщить свой опыт для получения теории...smile:-))

20.03.2014 13:49:57

Я не буду обсуждать статью - там много ошибок и спорных мест. Но хочу только сказать, что само понятие "подлинник" - наверное, уже не соответствует электронным реалиям...

Дело не в статье. А в том, что проблема модернизации нормативно-законодательной власти стоит на месте.

Цитата
А отрасль(и я в том числе), между прочим, работает, получает опыт применения и развития электронного документооборота.

Это называется "бег на месте".

21.03.2014 12:12:22

Цитата
Но хочу только сказать, что само понятие "подлинник" - наверное, уже не соответствует электронным реалиям...


А по мне- вполне соответствует, только не в трактовке наших ГОСТов. Там было определено: "Подлинник- экземпляр первый или единственный". В прошлом варианте ГОСТа подлинник противопоставлялся копии, которая не имела юридической силы. Тоже не точно, есть понятие заверенной копии, которая имеет юридическую силу.
Так вот, нужно определение подлинника электронного документа, подлинность которого подтверждена ЭЦП или другими средствами, и копии- электронного документа с аналогичным смысловым содержанием, полученным путем миграции в другие форматы . Вот это будет копия, и можно ввести понятие заверенной копии- т. е копии с ЭЦП лица, проверившего смысловое содержание и подтвердившего его смысловую идентичность.
Я проштудировала последний ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Термины и определения", кое-что изменили, про электронный документооборот добавили, но стройной системы взаимоувязанных терминов и понятий там все-таки нет.

21.03.2014 21:32:19

Я неправильно выразился: понятие "подлинника" нужно, но при этом нужно радикально поменять смысловое содержание и назначение этого термина.

1. Не очень удачное название, как таковое. Получается, что все остальное "не подлинное, поддельное". Наверное, лучше называт, скажем "орининалом" или еще как-то.

2. В электронном мире подлинник не может быть "единственным". Если вы сделаете 10 совершенно одинаковых копий файла, то все они будут подлинниками. Или нужно, очень точно описать понятие "подлинник".

3. Нужно решительно прекратить практику, при которой юридическую силу имеет только подлинник. Юридическую силу должны иметь ВСЕ документы, надлежащим образом оформленные. В том числе и копии.
Чем в этом случае будет отличаться подлинник от копии? Только более высоким приоритетом.

20.03.2014 13:41:14

Вот западные страны вообще как-то умудряются обходиться без формализации всей это бюрократии, просто делают и всё.

20.03.2014 13:47:11

На самом деле это не так. У них как раз теория есть, но теория такая, которая позволяет миниминизировать бюрократические проблемы.

Ключевым положением западной теории является начилие независимой универсальное судебной системы (именно так!), и все документы, в конечном итоге, нужны именно для решения конфликтных ситуаций в суде. Т.е. делопроизводство там ведется не для того, чтобы соответстовать требованиями какого-то министрества, а для судебных разбирательств.

Конечно, я тут формулирую тезис в упрощенной постановке, но именно так.

20.03.2014 13:54:16

Ну, и это тоже, но ещё один важный момент — там СЭД не внедряется во все возможные области, в госуслуги, например, как это происходит у нас, где шагу нельзя сделать без соблюдения какого-нибудь жуткого ГОСТа.

20.03.2014 16:01:09

Тогда давайте разберемся - что такое СЭД?
СЭД - автоматизация контроля за реализацией бизнес-процессов. Идея СЭД - использование людей, в качестве роботов, встроенных в "бюрократию".

В западной же философии, главным является не документ, а человек. Главная идея - повышение производстельности труда человека.

Я вот тут говорю с экспертами по госуслугам: каковы результаты автоматизации? Снижение себестоимости услуг, сроков их исполнения...
Они в огвет смотрят на меня, как на сумасшедшего: какая себестоимость, какие сроки? "Нам сказали, мы делаем...."

21.03.2014 12:41:15

Цитата
СЭД - автоматизация контроля за реализацией бизнес-процессов. Идея СЭД - использование людей, в качестве роботов, встроенных в "бюрократию".

Не согласна. Практика работы с госорганами показывает, что бизнес-процессы в чистом виде здесь не подходят, и в СЭД нужно реализовывать кейс-менеджмент, где на каждом шаге бизнес-процесса принимается решение- что именно делать дальше. СЭД ускоряет процессы, делает их прозрачными, снижает трудоемкость работы с документами, процессов поиска нужной информации, контроля исполнения, мониторинга деятельности - т. е создает предпосылки для повышения качества принимаемых решений. Мой принцип- руководитель, принимающий решения, должен иметь всю необходимую информацию и время на принятие решения, а время должно высвобождаться за счет снижения трудоемкости подготовки документов и поиска необходимой информации , делегирования рутинных процессов помощникам и т.д.

20.03.2014 16:53:11

Мы забываем всегда что документ это как минимум информация для двух сторон.
А чаще всего для значимости документа подразумеваются наличие еще двух - эксперта и арбитра.
И проблема в том что владелец ИС не может быть экспертом при наличии претензий к нему.
Вернее не хочет и не будет если ему это не выгодно. А современные СЭД построены по принципу
системной интеграции когда обьединяются ресурсы одной структуры.
Решение - создание независимого инструмента формирования, подписания и проверки ЭД.

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии