НовостиОбзорыСобытияIT@WorkРеклама
Документооборот/ECM:

Блог

Истинная цель системы документооборота

Судьба снова занесла меня в ЖЭУ. По совершено пустяковому поводу, не заслуживающего даже упоминания. Снова я встретился со своим старым знакомым и продолжил с ним беседу о документообороте.

— Вот как ты думаешь, что главное в документообороте?
— Ну как что? Скорость, удобство…
— Ничего подобного. Главное — практический результат в реальной жизни. Вот ты сейчас какую-то бумагу писал?
— Нет, там дело-то пустяковое, без бумаги можно. Мог бы и по телефону позвонить, но просто прогуляться хотелось.
— А теперь представь, что внедрили у нас в ЖЭУ идеальный документооборот. Поставили тебе домой приборчик, ты нажимаешь кнопку, диктуешь заявку, а компьютер сам её куда надо доставляет, распечатывает, все печати ставит, тебе второй экземпляр отсылает, во все базы данных заносит… Вроде, хорошо. Но на практике будет плохо и вот почему.
У нас два электрика. В день мы можем выполнить 8-10 заявок максимум. Если учесть, что то телефон в ЖЭУ вечно занят, то бумажка составлена не по форме, то ещё что-то… Получается, что в среднем именно столько заявок и выходит. То есть, пропускная способность системы получения и обработки информации ограничена её возможностями на эту информацию реагировать. Именно это должна делать система документооборота в первую очередь — ограничивать передачу информации туда-сюда.
Любое «улучшение» процедуры документооборота приведёт к тому, что заявок будет не 8, а 80. И все официально зарегистрированы. В результате в конце месяца у меня 70% невыполнения со всеми вытекающими.
— Получается, на следующий месяц после внедрения новой системы тебе придётся увольняться?
— Нет, конечно. У палки-то два конца.
Вместо того, чтобы ходить по заявкам, я сяду за компьютер и начну их «обрабатывать». В смысле перекладывания ответственности с себя на вышестоящее начальство. Мол, для выполнения заявки под номером таким-то мне необходимо то-то и то-то. А если этого нет, то с меня и спроса никакого.
Поскольку это требует времени, то в день я буду выполнять уже не 8-10 заявок, а в лучшем случае 4-5 — половина рабочего дня уйдёт на то, что я вместо того, чтобы делать, буду объяснять, почему не могу сделать. Я просто перестану выкручиваться и начну работать строго по инструкциям, поэтому виноват всегда будет кто-то другой.
— Стало быть, не нужен идеальный документооборот?
— Конечно, нет. Условия-то не идеальны, а совершено наоборот. Чем деньги на всякие компьютеры тратить, лучше б ещё одного электрика взяли.

А ведь по-своему мой товарищ прав. Помнится, электронный документооборот (тогда он чаще назывался безбумажным) начали внедрять и обсуждать ещё лет 10 назад. И приходили к парадоксальным выводам — при внедрении безбумажного документооборота первым делом растёт расход бумаги. Число всевозможных инструкций, писем, указаний, распоряжений, объяснений и оправданий увеличивается лавинообразно. Это приводит к тому, что объём информации быстро превышает возможности системы адекватно на неё реагировать.

И система «захлёбывается».
Голубев Сергей
Верно. Поскольку тогда это был относительно новый дом, жильцы которого были не склонны к массовым улучшениям. Сейчас же картина радикально другая. Минимум половину рабочего времени приходится заниматься не заявками, а инфраструктурой. Которую, кстати, постоянно ломают сами жильцы. Особенно — купившие квартиру новосёлы.
Шатров Григорий
Сделайте банальную книгу отзывов...
Если "сферическая книга отзывов в вакууме", то получится, а если в реальности, то даже одна "странноватая" старушка обеспечит заполняемость книги отзывов жалобами на "облучение инопланетянами". :-)
А еще проще: переведите мастера на сдельную оплату труда - он будет сам за клиентами бегать
Зачем бегать? Вечером сам сломал - утром сам сделал, Обеспечен работой, а соответственно и зарплатой. :-)
rashidm
Хм. В моей поликлинике стоит терминал. Поднес карточку мед. страховки -- выбрал доктора, время, записался на приём. Этот же сервис доступен через интернет. Удобно. Врачи работают, регистратура разгружена.

Вы, Сергей, на ECM систему пытаетесь возложить задачу управления ресурсами и заявками. А в описанной Вами системе инструментов для этого и нет. Поэтому и практический результат -- полезный -- не просматривается. Двойка проектировщику.