НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

Нотариусы получили возможность наряду с бумажным вести и электронное делопроизводство, а мы – подавать документы в электронном виде

Ольга Звонарева
05.05.2014 10:09:53

Приказом Министерства юстиции Российской Федерации (Минюст России) от 16 апреля 2014 г. № 78 г. утверждены Правила нотариального делопроизводства.

Большая их часть посвящена порядку работы с бумажными документами и делами. Однако теперь появилась глава «XIV. Особенности работы с электронными документами», из которой следует, что нотариусом принимаются, создаются и используются электронные документы как исходно создаваемые в электронной форме без предварительного документирования их на бумажном носителе, так и полученные в результате сканирования документов на бумажных носителях.

Юридическая значимость электронных документов, представляемых нотариусу для совершения нотариальных действий, подтверждается усиленной квалифицированной электронной подписью, подлинность которой должна быть проверена нотариусом.

Правилами вводятся понятия электронного журнала регистрации входящих и исходящих электронных документов. Нотариус обязан не реже одного раза в неделю осуществлять резервное копирование зарегистрированных нотариусом входящих и исходящих электронных документов и электронных журналов регистрации на переносных электронных носителях. Также нотариус вправе хранить резервные копии указанных электронных документов на серверах единой информационной системы.

Прогресс коснулся и ведения дел: «при наличии электронных документов, которые необходимо приобщить к делу, составленному из документов на бумажном носителе, в дело помещается ссылка на место хранения данного электронного документа, содержащая полное имя файла и уникальный регистрационный номер документа или изготовленная на бумажном носителе копия электронного документа с указанием полного имени файла и места хранения данного электронного документа».

Примечательно, что при организации отбора документов и дел на хранение фигурирует Росархив. «Документы Архивного фонда Российской Федерации отбираются в порядке, установленном Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации». И также «По согласованию с уполномоченным органом субъекта Российской Федерации в области архивного дела в состав экспертной комиссии включаются представители учреждения системы Росархива».

В случае электронных документов сказано только, что «после их исполнения они подлежат хранению в течение сроков, предусмотренных номенклатурой дел для аналогичных документов на бумажном носителе, в форматах, установленных законодательством Российской Федерации».

Конечно, в документе прослеживается четкая взаимосвязь бумажных и электронных документов. Обязательность наличия тех же реквизитов что и на бумаге для электронного эквивалента документов, указание наличия электронных дел в бумажной номенклатуре. Но все-таки теперь есть утвержденная документально возможность подачи электронных документов. Правда, в большинстве случаев при открытии дел, к примеру, наследственных, наверняка к заявлению потребуется УКЭП. Пока непонятен порядок обмена электронными документами между нотариусом и заявителем. Наверное, последуют уточнения. Но, появись такой документ год назад, когда самым тесным образом взаимодействовала с нотариальной конторой, наверняка пошла бы за УЭК. Хотя, ее наличие в том же наследственном процессе не спасет от необходимости получения справок, к примеру, из единого расчетного центра… Каждая ошибка, допущенная оператором при выдаче бумажной справки обязывает возвращаться туда снова. Так что для открытия дела можно и прогуляться в нотариальную контору. Главное, построить электронное взаимодействие между административными учреждениями, чего пока, увы, нет. А значит, за справками и с запросами в банк для нотариуса все еще ходим пешком.

Комментариев: 0

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии