НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

Еще одна терминологическая задачи: metadata

Андрей Колесов
17.02.2011 09:53:22

Хотел бы обратить внимание на эту интересную запись Натальи Храмцовской – "США: Федеральный суд впервые признал метаданные неотъемлемой частью представляемых документов" на нашем форуме и подробнее в ее блоге

И еще обратите внимание на английский оригинал источника информации.

Содержание можно прочитать там, а здесь хочу отметить важный комментарий в ее записи Н.Х:

Отношение к метаданным как к неотъемлемой части документа достаточно сильно осложняет жизнь специалистам по управлению документами, тем более, что речь идёт не только о метаданных (реквизитах), которые у нас традиционно включаются в «карточку» документа, но и, например, о многочисленных метаданных, явных и скрытых, которые содержатся в компьютерных файлах, сообщениях электронной почты и т.д.
Мы пока ещё не столкнулись с этими проблемами, но, - учитывая то, какими темпами наша страна осваивает сейчас электронный документооборот, - вполне возможно, что нам тоже скоро придётся их решать, и зарубежный опыт может оказаться очень полезным подспорьем.


Мне кажется, что в этом замечании Н.Х. очень точно отражено, что наше представление о документах (и работа с документами) еще довольно далеко от мирового уровня.

Прежде всего, обратите внимание, что речь идет не просто о документах, а об электронных документах.

И еще вот на такое нюанс. У нас считается общепринятым термин "государственный" (государственный сектор, в данном случае – государственный документ). За рубежом (в том числе в США) есть четкое деление – "правительственный" (government) и "общественный" или "публичные" (public). Что действительно, не одно и то же. Так вот в этом случае речь идет о public records, которые переведены как "государственные".

Но главное, конечно, в другом. Из сообщения видно, что судью не устроил собственно документ-рекордс, как некоторый статически зафиксированный набор информации. Можно так понять, что она потребовала всю "историю болезни" рекордса, когда он был еще в статусе document. Как раз эта "медицинская карта" документа тут названа metadata.

Вот и получает, что records – это не просто набор данных (пусть даже с разного рода реквизитами), а ведь жизненный путь документа, который на определенном (финальном) этапе становится рекордсом.

Комментариев: 11

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

17.02.2011 11:18:55

Определение понятия "метаданные" дано в стандарте ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования"

Цитата

3.10. Метаданные (metadata): данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление ими.

Существует стандарт, специально посвященный метаданным - ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы"
Цитата

4. Метаданные об управлении документами

...В контексте управления документами метаданные определяются как данные, описывающие контекст, содержание и структуру документов, а также процессы управления ими на протяжении всего жизненного цикла документа (ИСО 15489-1, подраздел 3.12). Сами по себе метаданные являются структурированной или полуструктурированной информацией, позволяющей создавать, регистрировать, классифицировать, обеспечивать доступ, хранение и размещение документов, в рамках и за пределами одной либо нескольких областей деятельности.

...Первоначально метаданные определяют документ в момент его ввода, фиксируя его связь с контекстом деловой деятельности и устанавливая контроль над ним. В течение жизненного цикла документов или их совокупностей новые слои метаданных будут добавляться в процессе использования документов во вновь проводимых деловых операциях. Это означает, что метаданные продолжают накапливать информацию, касающуюся контекста управления документами и деловых процессов, в которых используются документы, и соотносятся с содержательными и структурными изменениями документа. Метаданные могут быть источником информации о многократном использовании документа многими системами и для множества целей. Метаданные, применяемые к документам в течение всего их жизненного цикла, можно продолжать использовать после того, как сами документы перестанут быть востребованы в деловых целях и будут переданы на хранение.

Метаданные обеспечивают аутентичность, надежность, применимость и целостность документов, обеспечивают управление ими и понимание информационных объектов как физических, так аналоговых и цифровых.

17.02.2011 11:34:39

Спасибо. Это понятно.
Но есть другая проблема (для нас очень характерная)
Одних определений и теории - недостаточно. Нужны примеры применения всего этого. Различные случаи, варианты, прецеденты и пр.

Как все эти, понятный в общем-то вещи, реализуются на практике.

Вот посмотрите, например, на ту же статью Макарова по форматам файлов (http://www.pcweek.ru/ecm/blog/ecm/702.php ). Речь идет о проблеме в общем-то в сугубо теоретической постановке задачи. А что происходит на самом деле? С какими в реальной жизни встречаются пользователи СЭД? Как они их решают?

17.02.2011 11:36:33

Цитата
А.Колесов: Можно так понять, что она потребовала всю "историю болезни" рекордса, когда он был еще в статусе document.

Андрей, процитируйте, пожалуйста, ту часть моего поста, из которого следует подобная странная трактовка.

Опять же хотела бы отослать Вас к стандарту ГОСТ Р ИСО 15489 (или, если угодно, ISO15489), который трактует документ как совокупность контента, контекста и структуры. Метаданные используются для документирования контекста создания документа, и эти метаданные столь же статические, как и контент. Судью же интересовали вполне конкретные ключевые метаданные.

На сегодня только один специалист публично заявляет о необходимости сохранения всей истории документа - это Йон Гард, автор проекта MoReq2010, и многие считают эту идею безумной.

PS Данная Вами ссылка на мой блог не работает smile:(

17.02.2011 12:30:46

Цитата
Андрей, процитируйте, пожалуйста, ту часть моего поста, из которого следует подобная странная трактовка.


Это моя трактовка (возможно, неверная) исходного анлглийского сообщения.

Цитата
На сегодня только один специалист публично заявляет о необходимости сохранения всей истории документа - это Йон Гард, автор проекта MoReq2010, и многие считают эту идею безумной.


Значит, нас уже двое smile:)

Разумеется, нужны какие-то разумные границы.
Но вот что интересно: мы сейчас много говорим про MoReq и совсем забыли про закон Sarbanes-Oxley

А ведь именно том есть требования к обеспечению проведения расследований, а не просто управления документами.

17.02.2011 12:38:46

Цитата
А. Колесов: совсем забыли про закон Sarbanes-Oxley
А ведь именно том есть требования к обеспечению проведения расследований, а не просто управления документами.

Андрей, процитируйте, пожалуйста, те статьи закона Сарбейнса-Оксли, из которых следует подобная странная трактовка его положений.

17.02.2011 13:37:46

Вы задаете слишком сложную и трудоемкую задачу. Она выходит за рамки блог-общения.

17.02.2011 14:44:13

Цитата
А. Колесов: Вы задаете слишком сложную и трудоемкую задачу. Она выходит за рамки блог-общения.

Ну почему же. Обзор основных положение Сарбейнса-Оксли на русском языке ещё в 2002 году подготовила фирма «Эрнст энд Янг» см. http://www.nccg.ru/file.xp?idb=29609780&fn=%C7%E0%EA%EE%ED%20%D1%E0%F0%E1%E5%E9%ED%F1%E­0-%CE%EA%F1%EB%E8%20%EE%F2%202002%20%E3%EE%E4%E0.%20%CE%E1%E7%EE%F0%20%EF%EE%EB%EE%E6%E5%ED%E8%E9&size=458614­

Этот закон регулирует деятельность публичных компаний, торгующих своими акциями на рынке ценных бумаг США. Он, прежде всего, урегулировал вопросы корпоративного управления и установил ответственность компаний и их руководителей за составление качественной финансовой отчетности, расширил объем раскрываемой компаниями финансовой информации, провел реформу системы аудита и бухгалтерской отчетности.

К проведению расследований закон прямого отношения не имеет; однако его требования к созданию и обеспечению сохранности документов, прежде всего корпоративной и бухгалтерской отчетности, а также аудиторской документации (включая все рабочие материалы, созданные и собранные в ходе проведения аудитоских проверок), как раз и обеспечивают создание документационной базы, на основе которой такие расследования стали более эффективными.

17.02.2011 16:07:24

Знаете, для кого-то спуск на лыжах с Чегета - это дело на полдня, а для кого-то - на 10, а том на 7 минут.

Там и с законодательством.

Вы все очень правильно рассказали.
Да, напрямую Sarbanes-Oxley Act относится к финансовой сфере (и только публичных компаний). Но фактически он затрагивает все информационное пространство корпораций, поскольку в случае аудита может потребоваться проверка всей документации и почты.

Евгений
18.02.2011 10:33:20

Жизненный цикл (ЖЦ) документа обязательно нужно учитывать. Документы, которые располагаются на web- сайтах - это яркий пример того, как в ближайшем будущем будут развиваться документы (проект, версии, утверждение, публикация, редакция, удаление) . Уже принят указ об обязательном обсуждении проектов законов в Интернет. Следовательно, ЖЦ становится обязательным для юридических документов. И это надо отражать в метаданных. То есть основная часть метаданных будет статической, а связанная с ЖЦ - динамической.

Primus
17.02.2011 12:10:50

Ссылка http://www.pcweek.ru/ecm/blog/ecm/702.php

А у Андрея еще ставиться и скобка в конце - ).

17.02.2011 12:25:02

К сожалению, это похоже дефект в движке блога, которые захватывает скобку. А я забываю про это постоянно (нужно ставить пробел после сслыки)smile:-(

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии