НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

Сдавайте электронные документы в Росархив на бумажных носителях!

Андрей Колесов
15.09.2015 09:50:45

В комментарии вчерашнего поста "Будет ли Россия заниматься сохранением своего цифрового культурно-исторического наследия?" Вадим Малых привел официальную позицию Росархива, озвученную ее руководителем А.Н. Артизов:

Цитата
"В полномочия архивов и Федерального архивного агентства не входят задачи долгосрочного хранения электронных носителей."
" Мы себе такой задачи не ставим. За документы вечного хранения, которые не могут быть уничтожены, мы отвечаем и пока придерживаемся принципа здорового консерватизма. Пока мы говорим, что должен быть бумажный оригинал и его электронная копия, как фонд пользования"


Насколько я помню, глава Росархива озвучил эту позицию ведомства еще пару лет назад. И прочитав ее, я тогда испытал некоторое искреннее удовлетворение: по крайней мере, позиция высказана четко. Это гораздо лучше, чем то, что несколько лет тот же Артизов уверял общественность (в том числе на конференциях, где мне приходилось слушать его) в своей приверженности "электронным идеям", обещал решить вопросы долгосрочного хранения, народ искренне верил и ждал, а в результате получал… ничего…

Честная позиция, хоть и неверная, - это лучше, чем нечестная маскировка под верную.

Однако, в этой "честной" позиции видно, что Росархив не очень ориентируется в современных реалиях. Мыслит некоторыми догмами древнего времени, которые в 21-м веке выглядят даже уже не смешными, а общественно опасными.

По этой поводу вспоминается история из "Швейка", когда некий настоятель из Влашиме, начитавшись "Святого Августина", узнал оттуда, что никакой Австралии нет и быть не может. И в ближайшее воскресенье публично заявил в костеле, что никакой Австралии не существует.
Но тут нужно обратить внимание, что хотя Австро-Венгрия было тогда весьма консервативной страной, власти очень оперативно и адекватно среагировали на эти мировоззрения представителя официальной государственной религии (по нашему можно было бы сказать – "чиновника церковного ведомства") – его прямо из костела отвезли в сумасшедший дом.

И самым важным из этого рассказа видится резюме сделанное Швейка, которое весьма актуально и в наши времена:
"Да и многим бы туда (в сумасшедший дом) туда не мешало".
Действительно, стоит ли тратить усилия на переубеждение людей, которые искренне верят, что Австралии не существует, а чиновников – в том, что мир уже давно является электронным, и что "документы на электронных носителях и "электронные документы" – это совсем не одно то же?

Бумажный оригинал... А знает ли г-н Артизов, что уже много-много лет существуют документы, которые вообще иначально не имеют бумажного оригинала?

Например, цифровые фотографии. Конечно, их можно распечатать, но только нужно иметь в виду, что это будут в лучше случае копии подлинника, но не более того, причем – не очень понятного качества.

А как представить на бумаге снятое видео? А ведь видеодокумент тоже может заслуживать вечного хранения…

Или вот пример из сферы "текстовых документов". Насколько мне известно, все записи, сделанные первым лицом страны автоматически попадают в Президентский Архив. Как известно, президент Медведев в свое время увлекался публикациями в Твиттере. Вопрос: в каком виде хранятся эти электронные записи в Архиве? В виде электронных подлинников или бумажных копий?

Первая же фраза из приведенной цитаты г-на Артизова говорит о том, что в главном архивном ведомстве страны вообще не понимают, что такое электронный документ, путая его с электронным носителем.

Я тут хочу в очередной раз сказать: нужно понимать, что термин "электронный документ" с методической точки зрения является принципиально неверным. Ошибкой является его привязывания к способу хранения (тут сказалось наше "бумажное" представление о природе документа). На самом деле ЭД – это цифровой документ, который может хранится на самых разных носителях, в том числе и на бумаге, и на глиняных табличках.

Короче говоря, даю совет документоведам организаций, как им, работая с электронными подлинниками, выполняться требования Росархива по сдаче подлинника в бумажном виде.

Сделайте экземпляр электронного документа (именно так – не копию, не распечатку, а именно точный экземпляр!) на бумажном носителе. Например, на перфоленту или на перфокарты.
Файл вот этого поста (который я сейчас пишу) в формате TXT, вполне уместится на носителях, которые поместятся в коробку из под обуви. А если за подлинник взять DOC-файл, что придется уже брать коробку из-под пылесоса. Ну, ничего, довести до Росархива на автомобиле можно будет.

Правда, найти сейчас перфораторы, да и сами такие бумажные носители сложно (у меня сохранилась коробка перфокарт – на них удобно писать небольшие заметки, могу поделиться). Но можно воспользоваться принтером.

Нет, речь идет не распечатке текста с помощью текстового редактора – в этом случае получается, копия, адекватность которой нужно каждый раз изучать. Я говорю о получении с помощью принтера именно ЭКЗЕМПЛЯРА подлинника электронного (цифрового) документа. Это делается с помощью "дампа" – распечатки ТОЧНОГО двоичного содержимого памяти, в данном случае, файла документа. Честно говоря, давно не занимался просмотром файлов в их двоичном виде, но такие средства были, есть и будут. Они, кстати, гарантированно решают задачи понимания содержимого документов независимо от времени хранении и используемой техники.

Что будет делать Росархив в этими кипами бумаги – это его дело. Но вы его требования выполните: передадите ведомству подлинники (именно подлинники!) на бумажных носителях.

Комментариев: 0

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии