НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

Российские архивисты стоят на пороге "электронной революции"

Андрей Колесов
09.11.2015 15:01:02

Осенью мне удалось побывать на паре мероприятий наших архивистов, по ходу которых у меня получилось в качестве вывода два тезиса (хочу подчеркнуть: я был и до того несколько в теме, эти мероприятия просто внесли некоторые уточнения "сегодняшнего дня"):

1. Наши архивисты стоят перед неоходимостью перехода к догосрочному (в том числе вечному) хранению электронных документов. Жизнь заставляет, конкретнее – реальные потребности оперативного делопроизводства, которое вполне "созрело" для перехода на электронный документооборот, но их в существенной мере сдерживает проблема архивов.

2. Наши архивисты к такому переходу готовы к этому в очень малой степени (или не готовы вовсе). И методически, и чисто психологически. И второй аспект представляется наиболее важным. Я не уверен, что сегодняшние архивисты (разумеется, "в среднем", в массе своей) смогут перейти к работе с электронными архивами. Вполне вероятно, переход к электронным архивам потребует смену поколений кадров. Правда, тут не очень понятно, кто станет этими "новыми кадрами", скорее всего, этот будут ИТ-специалисты, которым придется освоить профессию архивистов.

Такой сценарций видится наиболее реалистичным, мы этот уже не раз проходили. Вспомним, хотя бы процесс ИТ-автоматизации бухгалтерии в начале 1990-х: тогда тоже произошла смена поколений кадров, причем внедрение ИТ было обеспечено во многом как раз тем, что программисты стали бухгалтерами...

На одном из мероприятий меня спросили (как это ни странно, но меня туда пригласили не в качестве журналиста, а в качестве "эксперта по электронным архивам", что, кстати, уже само по себе характеризует ситуацию как весьма плачевную, если учитывать, что я был один из двух экспертов): "В чем основная проблема нашего перехода к архивам электронных документов?"

Я ответил: "В том, что мы не начали движение к эту сторону еще 10-15 лет назад, нет опыта, кадров, апробированных технологий, а сейчас время уже сильно поджимает. И главное: такое впечатление, что у нас в стране в этой сфере никто не занимается научно-методической проработаткой этих вопросов. Архивистам придется все это осваивать методом проб и ошибок, латая на ходу нормативную базу... Оправлясься в путешенствие без навигатора и даже без карт..."

Примерно так.

Если вспомнить путь "электронного документооборота" (оперативная работа с документами), то он начинался с электронного учета бумажных документов, а потом был довольно долгий период (причем, он еще не закончился) двухконтурного документооборота, когда подлинники продолжали жить в бумажном виде, а для оперативной работы использовались их электронные копии. А уже потом, начался переход от электронных копий к электронным подлинникам.

Примерно такие же этапы эволюции должны будут пройти архивы. Но дело в том, что они и с электронными копиями еще только начинают работать, более того, у них и "книги учета" до сих пор ведутся в бумажном виде.

В общем, процесс перехода к долгосрочному и вечному хранению электронных документов начинается. Я думаю, что по времени этот процесс будет идти гораздо быстрее, чем в случае с оперативным документооборотом. Оперативный документооборот переходит на электронные документы почти 15 лет. Думаю, что с архивами основной этап составит около 5 лет.

Комментариев: 1

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

11.12.2015 15:51:51

Трудно заметить очередь российских архивистов у порога "электронной революции".
Российские архивисты, НЕ СТОЯТ, ни на каком пороге по той простой причине, что не знают где этот порог и с какой стороны к телеге традиционного документооборота (и бумажного, и не бумажного) прицепить «электронную революцию».
Уже давно бы прицепили эту самую «революцию» если бы знали, зачем хранить непонятно какую тучу, не понятно каких документов и, самое главное, кому и зачем это нужно.
Попытка применения системного подхода к проблемам архива не дает положительных результатов. Электронный кафтанчик, натягиваемый на проблему архивов – маловат будет. Узость постановки вопроса в лоб «хранить иль не хранить?» не дает пространства маневра для решения.
Проблема состоит в том, что архив, не отдельная самозначимая система, а элемент системы управления деятельностью и не так себе, какой-нибудь десятый, а самый что ни есть «пятый, основной элемент». К тому же, архив, сам по себе, смысла не имеет. Архив имеет смысл только как элемент системы управления деятельностью, в рамках которой и нужно решать архивные проблемы.
Определитесь с деятельностью, управлять которой необходимо. Выявите коммуникации управления деятельностью. Определите необходимые формы, виды и прочее документов для каждого акта деятельности. Сформируйте структуру деятельности, где будет четко показано время, место, вид, форма и что там ещё … каждого документа, от начала (формирования) деятельности и до её завершения. На всякий случай, акцентирую: в том числе, прекращение архивного хранения сведений об актах деятельности. Тут, кроме уничтожения можно предложить изменение качества хранения: хранение статистических данных (интегральное сжатие сведений об актах деятельности), а также передача документов в музеи, частные коллекции и т.п.
Вот это и будет решение проблемы архивов: и бумажных, и не бумажных, и электронных, и прочих документов.
Еще раз: архив – обязательный элемент системы деятельности. Например, в деятельности применялся токарный станок (например, токарный станок Петра I), инструмент, чертежи, рабочие инструкции, веник, совок, огнетушитель … т.д. и т.п. Если нам интересна история некоторой деятельности, то все это перечисленное и многое чего не перечисленное нужно хранить в архиве, в музее и т.п. Где-то храним натуральный физический образец, в другом макет, рисунок, чертеж … Про электронный вид не забываем. Помним о ветеранах.
По большому счету все выше предлагаемое, ну, по крайней мере, некоторое из названного, уже существует. По совокупности происходит изменение качества архивов, они уже отделяются от конкретной деятельности и становятся элементом общей культуры.
Коротко о главном. Ни какая «электронная революция» нам не поможет, скорее навредит. Каждый деятель должен понимать, что право хранения результатов его деятельности сначала в архиве и потом в истории нужно заслужить. А мы почему-то обязываем, принуждаем.
И, последнее, нам нужен не переход к электронному виду, а развитие системы деятельности и архивов, как её элемента.