НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

Проблемы обновления СЭД на современном этапе. О соотношении СЭД и BPM

Андрей Колесов
01.06.2016 10:11:13

Опубликованный в понедельник пост "Какую СЭД выбрать для муниципалитета? Как подходить к ее выбору при наличии унаследованной системы?" вызвал определенную реакцию аудитории, хотя формально на сам текст в блоке комментариев пока нет.

Уже на следующий день я получил два письма по почте от представителей СЭД-поставщиков, которые хотели бы связаться с "инициатором темы" Александром, предложив свои услуги по решению его задач. Я в ответ поинтесовался, что они, как эксперты рынка, думают о вопросах, поднятых в посте и предложил не стесняться, и высказаться…

Что касается "установления" контактов, то их как раз можно сделать через блог, по ходу обмена мнениями (тем более, что в механизме нашего блога есть и возможность обмена личными сообщениями.

А реально активное обсуждение по мотивам поста началось и продолжается в ECM-Фейсбук-группе. Но именно "по мотивам", потому что ответы на заданные в посте вопросы пока обходятся "стороной", а эксперты высказываются по своим "болевым точкам". Что, впрочем, характерно для "социальных" обсуждений.

Я попробую тут представить некий "сухой остаток" ведущих разговор и начну с темы "о соотношении СЭД и ВРМ".

Как известно, вся проблематика СЭД начиналась с задач внутреннего организационно-распорядительного документооборота (ОРД). И еще лет пять назад разговоры о "расширении сферы СЭД" велись многом в контексте того, что теперь мы кроме ОРД занимаемся и другими видами "документооборота" – финансовые, разного рода учетные документы, взаимодействие с внешними контрагентами и пр.
И в этой ситуации создалось впечатление, что с ОРД – "все ясно", все проблемы решены и обсуждать там больше нечего.

Но это – абсолютно неверно! ОРД еще тоже находится в "начале большого пути", там полно проблем, в который "конь не валялся"… Это понятно, хотя бы потому, что мы до сир пор там занимаемся в основном "электронной поддержкой бумажного документооборота", до "реально электронного документооборота" нам еще идти и идти.

(Кстати, в пресс-релизах Минкомсвязи тема перехода на электронный документооборот как-то совсем исчезла, что очень характерно. Об этом удобно говорить, обещая будущие победы, но сейчас нужно говорить уже о реальных результатах, поскольку подходят очередной срок "полного и окончательного перехода на электронный документооборот".)

Это направление темы задал Вадим Малых (активный участник ECM-обсуждений, в том числе на сайте PC Week, последних лет).

Цитата
Вадим Малых
СЭД на BPM движке видится очень даже логичным вариантом. При современном подходе - СЭД это всего-лишь подмножество процессов, происходящих в организации. Проблема в нашем матером делопроизводстве, которое ни обойти ни просто выбросить (а очень хочется порой) к сожалению нельзя, особенно гос и мун конторам.
По сути все логично - резолюции aka поручения, это всего-лишь процессы, запускаемые по хорошо известным маршрутам. Но, параллельно надо вести делопроизводственную кухню, с ее регистрациями, какими-то жуткими ограничениями и т.д.

Простой пример, чтобы было понятнее. В СЭД несколько организаций (министерств). Одно другому направляет документ. У документа есть конкретный адресат, но он идет сначала на регистрацию (тёте же тоже надо зп. получать, а она кроме заполнения карточек нихрена не умеет). Ну это ладно, проблема в общем ни в этом. Ладно тётя отработала свой хлеб, чего-то там похимичила в карточке и направила наконец-то документ на рассмотрение адресату! Он читает и понимает - документ недоделали. Естественная реакция - вернуть исполнителю, пускай доработает. Если сейчас немного отвлечься от делопроизводства, что может быть проще и естественнее? Верните док. исполнителю, пусть поправит, переподпишет, и опять направит. Простейший же, удобнейший и логичнейший процесс! Но!

В организации А документ уже зарегистрирован как исходящий. В организации Б он уже зарегистрирован как входящий. И там и там тётеньки уже намазали масло на свой хлеб. Простите великодушно ("иди куда подальше со своими процессами!"). Вот так делопроизводство, которое по идее просто учет и ничего более, блокирует любые попытки хоть как-то осовременить работу чинуш. В итоге - все Российские СЭД, это инвалиды на костылях. По другому и не может быть с нашим Росархивом и его друзьями. А эти ребята еще и рученки к СЭД постоянно тянут. Все-таки надеюсь, что не дотянутся.

Мой вердикт - построить эту костыльную надстройку над какой-нибудь серьезной BPM наверное можно, но сомневаюсь что кто-то возьмется. Перспективы нормальной работоспособности этого монстра очень малы, а сил надо вложить очень много.

Попробую теперь изложить видение проблемы своими словами.

Суть вопроса заключается в том, что в ОРД мы занимаемся автоматизацией нашей традиционной модели управления, основанной на бумажном документообороте. Но дело в том, что эта модель плохо подходит для "электронной эпохи". Реализация эффективного электронного документооборота требует использование другой модели управления, а это во многом – а сфере государственного управления почти на 100% - упирается в необходимость радикального реформирования законодательной базы, в которой закреплена наша традиционная модель делопроизводства.

Наверное, именно об этом хотел сказать и инициатор всего этого разговора Алексей Гончаров, который в качестве задачи определил необходимость выбора системы

Цитата
которая позволит стать максимально эффективным инструментом, обеспечивающим работу чиновника, а не только делопроизводителей.


Проще говоря, наши проекты по внедрению СЭД-ОРД, сводились в основном к автоматизации работы делопроизводителей (канцелярии), а не к автоматизации работы организации. А сейчас понятно, что реальная автоматизация во многом связана как раз с тем, что – вполне возможно – нужно "ликвидировать канцелярию как класс". Нужна реализация другой модели управления, не той, которую создали в России более трехсот лет назад…

Понятно, что изменение модели управления – сложная задача, которая в том числе требует коррекции нормативно-законодательной базы. Но важным аспектом ее решения является и наличие соответствующих ИТ-средств (собственно, кажется, именно об этом спрашивал наш корреспондент из областного муниципалитета).

Есть ли у нас подходящие ИТ-средства для реализации современной модели управления? Этот вопрос мы уже начали обсуждать, и про это я напишу в следующем посте.

Комментариев: 12

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

01.06.2016 15:52:29

Когда я задал вопрос, резульатом которого стало это замечательное обсуждение, мысль шла в следующем направлении. Больш и кардинальные шаги невозможны. Это не позволит огниченность ресурсов: финансовых, оргаизационных. Да и надо быть большим героем, чтобы всё старое сразу сломать. Или большим оптимистом, чтобы ожидать быстрого и системного изменения законодательства. Поэтому возникла мысль выянить возможность приобретения некоторой универсальной платформы. Которая позволит двигаться приемлимыми по затратам шагами, следуя за финнасовыми возожностями, за изменением законодательства и прочим. При это всегда имея непротиворечивый комплекс подсистем, способный к взаимодействию внешними системами.
И при внедрнии такой платформы собственно СЭД может стать и не первым компоненом. Возможно, им может стать система автомаизации процессов муниципального заказа или что-то ещё.

01.06.2016 19:28:28

Я исхожу из того, что чудес не бывает, потому, думаю, что не стоит рассчитывать на нахождение некоторой "золотой пули", которая сама собой в будущем в цель. Особенно, если не знаете, где эта цель находится и стреляете с закрытыми глазами, после того, как провернулись вокруг своей оси несколько раз.

Да, задачи можно решать постепенно, двигаясь шагами, но только сначала нужно определиться с тем, куда вы идете и наметить некоторые долгосрочную стратегию.

02.06.2016 09:49:57

Тут вот какое дело. Начать внедрять эту систему конечно можно, и двигаться небольшими шагами. Но двигаться вы будете отдельно от СЭД, поскольку их процессы ни с какой нормальной системой не совместятся.
Это нормальный вариант, я думаю. Автоматизировать все что можно сейчас, а канцелярия будет пускай отдельно от всей это кухни пока, постепенно она просто самоликвидируется, как ненужный элемент.

Другой вопрос, если нужна именно СЭД. Тогда читайте комменты в FB, там много кто по этому поводу написал smile:) Если коротко - надо приобретать именно СЭД. Ни ECM, не BPM, а русскую СЭД. Иначе закопаетесь.

02.06.2016 09:55:36

Тогда давайте определимся, что вы понимаете под термином "СЭД".
Как я понимаю, вы под этим понимаете нашу систему управления делопроизводством. Или даже просто - наше делопроизводство.
Которое не вписывается в современную эффективную систему управления. Правильно я пониманию.

Получается, что такая "СЭД" - это что-то вроде некоторого железобетонного сооружения, не очень понятного назначения (типа бомбоубежища, которое было актуально 50 лет назад, но не нужное сегодня), которое только мешает развернуть на территории нормальное жилищное строительство. Так?

02.06.2016 09:59:50

Под СЭД я понимаю систему, заточенную конкретно под наше российское делопроизводство. Все их имена знают smile:)
Западный Records Management (например для Alfresco такой модуль есть) совершенно мимо кассы. На нем вы ничего, что бы понравилось вашей канцелярии не построите.

Насчет бомбоубежища - в точку. Никому не нужно, всем мешает, но никуда от него не денешься. Вот такая беда.

02.06.2016 09:57:51

Спасибо. Мотаю на ус...

02.06.2016 07:22:40

Можно сравнить с потроением системы законодательства. Я пытаюсь определиться в ситуации не столько опредением целей, сколько определением конституции, на которой будет строиться вся система. При этом цель не в конкретной задаче, а в обеспечении многозадачности в условиях когда конкретика, перечень задач может динамично и не предсказуемо изменяться. Но всё это задачи организации офисной работы коллектива по работе с информацией, взаимодействия с с прочими органами власти, бизнесом, гражданским обществом.Возможно полезнее не пытаься выбрать систему, а для начала сформировать некоторые корпоратвные стандарты? Кто-то сможет поделиться опытом создания и использоваия таких политик, стандартов организации?

03.06.2016 08:32:50

Попробуем зайти с другой стороны. Может ли кто-то что-то порекомендовать в части спецификации требований к современной системе управления контентом/СЭД?

03.06.2016 09:05:12

Я бы сформулировал вопрос иначе - существуют ли типовые требования к современной СЭД?

06.06.2016 16:15:37

А вот такое замечание.
В конце концов проблемой для автоматизации может стать несоответствие архитектуры данных (набор сущностей, их взаимосвязи) для бумажного документооборота и полностью электронного и безбумажного. Интерфейсные настройки вторичны и сравнительно легко трансформируемы. Так вот вопрос: есть ли это несоответствие архитектуры данных? Или упомянутая архитектура отображает, прежде всего, культуру документооборота и деловых отношений, которая не изменится с отказом от бумаги. Я опять про единую точку входа через руководителя, регистрацию всего и тп. Т.е такой ли уж тут антагонизм и альтернативность? Я активно использую электронный календарь, но маловероятно, что откажусь от традиционного настольного бумажного. Ну, быстрее туда чиркнуть. И текучку я получаю и отрабатываю в электронном виде. А значимые документы всё же распечатываю и формирую в папки.
Вот исходя из подобных взглядов можно надеяться, что требования к современной СЭД могут быть сформулированы уже сейчас не дожидаясь светлого будущего.

11.06.2016 20:36:43

Алексей, вот посмотрите один из вариантов концепции "стандарта" управления госуслугами https://yadi.sk/i/KrCFn7Cne2FfB

30.06.2016 09:49:13

В одно из муниципальных образований Тюменской области изначально внедрили классическую систему делопроизводства СЭД DIRECTUM. Затем постепенно начали расширять охват процессов опираясь на идею предоставлять качественные муниципальные услуги используя принципы заложенные в ИСО 20000. Но при этом не для ИТ подразделения, а для все отделов и управлений адмнистрации. И в итоге измерять удовлетворение потребителей муниципальных услуг. В качестве контроля использовало всё ту же СЭД DIRECTUM

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии