НовостиСобытияКонференцииФорумыIT@Work
Документооборот/ECM:

Блог

Когда электронный документооборот станет реальностью? Что скажет президент в 2015 году?

Андрей Колесов
09.04.2011 10:20:39

В одной из презентаций на уже почти прошедшем (сегодня отъезд домой) партнерском семинаре ABBYY (вот предыдущая запись отсюда был приведен вот такой замечательный слайд:



Интересно, что скажет президент (который из?) в 2015 году?


Почему-то по этому поводу вспомнилось этой фото сделанное три дня назад. Ловченский серпантин, спуск к морю с перевала высотой около 1000 м.



Таких поворотов на 180 градусов тут 25 штук.

Комментариев: 23

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

10.04.2011 14:18:23

Электронный документооборот в России (в т.ч. в государственных органах) был реальностью и до 2010 года.

Полного же перехода не то что к 2015, но, возможно, и к 2115 году не наступит. Во всяком случае, в странах, обгоняющих нас лет на 15, этого пока не намечается - и такая задача не ставится, поскольку электронный документооборот, в конце концов, не самоцель. А вот добиться к 2015 году, чтобы во всех государственных органах электронный документооборот не только появился, но и стал играть существенную роль в их деловой деятельности - вполне выполнимая задача.

Поскольку аппетит приходит во время еды, в 2015 году Президент обязательно скажет о необходимости ещё более полного и всестороннего перехода на использование ИКТ вместо бумажных технологий. Можно лишь надеяться, что к тому моменту руководство России будет уже понимать, что и в электронную эпоху у бумаги есть своя ниша, и полностью отказываться от неё вредно и глупо.

10.04.2011 16:39:07

Смотря что понимать под "электронным документоборотом" и под "реальностью".
Можно сформулировать так, что окажется, что он был реальностью и при Петре Первом.
"Счатье не в деньгах, а в их количестве" - реальность определяется конкретными количественными показателями.

Например: какова доля электронных документов в исходящей и входящей переписке. Какова доля электронных документов в общем объеме архивов документов.
И т.д.

Dmitry Zhiglov
10.04.2011 21:09:27

Что бы документооборот стал электронным, достаточно убрать кнопку "ПЕЧАТЬ". smile:)

10.04.2011 21:30:03

И тут я с вами в принципе полностью согласен, безо всяких шуток.

Можно, например, просто ввести запрет на использование обычной почты (и курьеров) для обмена корреспондецией госструктрам между собой.
Можно прекратить финансирование покупки принтеров.

Но!
Электронный документооборот - это не цель, а средство. Цель - повышение эффективности, снижение расходов.
Можно ввести понятие "стоимость одного документа" (посчитать расходы на его подготовку, пересылку, хранение"). И следить за этим показтелем.
Другой показатель - "время реализации бизнес-процесса". Что на ответ по запросу теперь дается не 1 месяц, а 1 неделя...

Dmitry Zhiglov
10.04.2011 21:49:55

Что бы электронный документ работал, надо законы привести к соответствующему виду. А то по нашим нормам "без бумажки ты никто, а с бумажкой человек". И я рад, в этом направлении совершаются соответствующие шаги, правда неторопливо.

Кстати, очень может быть, что с введением электронного документооборота дела будут делаться тот же 1 месяц и это уже никак не будет зависит от скорости переданных байтов. (испытал на себе)

11.04.2011 20:12:20

+1. Я еще более радикален. Все, что можно сделать электронно и дистанционно, должно делаться электронно и дистанционно.
Кстати, а что ты в Черногории на семинаре трогал или нюхал? Остальное, вроде, вполне можно передать в электронном виде smile:).

11.04.2011 20:26:56

Я там пробовал морскую воду - она была холодная, градусов 18. Редкие прохожие утром с большим удивелением наблюдали за купающимся человеком.

Есть масса вещей, которые в электронном виде или нельзя передать или этого делать не стоит. Например, можно сплавиться по горной на рафте с помощью XBox 360 и Kinect. Я пробовал - прикольно. Но - даже рядом не стояло с настоящим сплавом!

Но с берегов Адриатики вполне оказалось возможным передавать такие "значимые документы" как статьи. Поддерживать такие серьезные бизнес-процессы, как "прохождение статьи". И все это - без всяких ЭЦП.
Вот пример, реализованный там: http://www.pcweek.ru/security/article/detail.php?ID=130539

Обрати внимание - вполне себе юридически значимый документ!

11.04.2011 20:37:08

Еще раз +1. Ты очень точно описал цель электронки и дистанционки - высвободить человеку немного времени, чтобы он потратил его на личное счастье smile:).
Мне кажется, что именно в этом направлении и должна вестись пропаганда ИТ и Телекома. Электронный документооборот + интернет - это несколько лишних часов (или дней?, а может недель?), которые человек может провести с семьей, с детьми... Навестить родителей, в конце концов.
По-моему, креативно smile:)

11.04.2011 20:59:47

+5!
Безусловно!
Таких примеров можно приводить полно!!!

11.04.2011 12:22:51

Полностью электронный документооборот станет возможным только тогда, когда будет решена проблема долговременного хранения электронных документов. А насколько мне известно, эта проблема не решена даже теоретически, не говоря о технических решениях.
А документы нужно хранить долго. Иногда о-о-очень долго. Наприимер. нотариальные архивы в Испании хранятся с 600-какого-то года.
И что делать с нынешними электронными документами лет так через 20(или больгше)- изменится кодировка, носители и т.д. Будет ли документ тем же самым, если его переконвертировать в другой формат? Теоретически- это ДРУГОЙ документ. Если применить хэширование-получим другой хэш. Следовательно, юридически тождествнность документов признана быть не может.
Т.е для долгосрочного хранения нужны бумажные документы. Поэтому при разработке регламентов я пишу "Документы постоянного срока хранения, (виды документов определяются согласно утвержденой Номенклатуре дел) должны бытьподготовлены и в электронном, и в бумажном виде". Бумажный вариант используется для сдачи в архив на постоянное хранение(и показа контрролирующим органам), а электронные документы используют в оперативной деятельности.
Если задачу предоставления документов по требованию постепенно решается(принимаются необходимые законы), проблема долговременного хранения электронных документов вряд ли будет решена в ближайшем будущем.
Что касается архивов. Их задачи можно разделить на две:
-обеспечение сохранности фондов
-обеспечние доступности фондов и возможности быстрого и точного поиска.
Может быть, и решать эти задачи отдельно? Пусть для долгосрочного хранения принимают бумажные документы(пока не решена проблема долгосрочного хранения электронных документов). а для обеспечения задач доступа и поиска- принимают документы в электронном виде( если в организации есть СЭД, документы делают и те, и другие).
Иначе на архивные учреждения сваливается просто непомерная задача оцифровать накопленные фонды. И каждый год эти фонды увеличиваются.
Пусть останется задача оцифровать то, что накоплено раньше- а новые поступления пусть хранятся в бумажном виде, Поиск же и работа будет вестись с электронными документами. К тому же это снизит риски утраты фондов

11.04.2011 19:54:31

Мне кажется, что проблема долгосрочного хранения документов требует отдельного рассмотрения.
У меня же такое впечатление, что эта проблема в нашем СЭД-сообществе фактически просто не обсуждается, не ищется ее решений. Идут лишь какие-то обрывочные разговоры.

Никто не говорит, что проблема простая. Но, честно говоря, и особых сложностей (непреодолимых) тут нет.

Насколько мне известно, все архивные документы разделяются по срокам хранения.

Первый этап представляется очевидным - нужно начать решать задачу с новых поступлений, а потом уже с накопленными архивами.

С новыми, первая задача -- оценить объемы документов по срокам хранения.
Уже сейчас очевидно поддержка электронных архивов в течение до 50 лет - это задача уже решенная.

Давайте, тогда переведем в электронный вид эту категорию документов.
Остальное - в буимажном и в элекронном.

Хотя, я совершенно уверен, что и "бессрочное" хранение документов в электронном виде - уже сегодня решаемая задача. Честно - просто не вижу тут технических проблем.

12.04.2011 10:01:03

Цитата
Андрей Колесов написал: Уже сейчас очевидно поддержка электронных архивов в течение до 50 лет - это задача уже решенная.
Хорошо, что в мире появился, наконец, первый человек, который знает, как эту задачу решать! Остается надеяться, что он поделится с нами этим знанием smile:)

FYI: Компьютеры существуют как раз примерно 50 лет. И от первых 20 лет кое-что даже сохранилось, но немногое.

12.04.2011 13:23:48

вы мне льстиите. Таких людей очень много. Их мало среди документоведов smile:)

В моем личном авхиве хранятся мои личные документы -- искодные коды программ, ко торые я писал еще в конце 70-х годов для M-6000. Эти документы вполне доступны для чтения сегодня.

Возможно, вас это удивит, но и сейчас работают программы, написанные 30 и даже 40 лет назад. Т.е. реализуется не только поддержка документов (исходного кода), но и их исполнение.

12.04.2011 14:28:19

Цитата
Андрей Колесов писал: Таких людей очень много. Их мало среди документоведов
К большому сожалению, эти "многие, но не их документоведов", как правило, не понимают принципиальной разницы между сохранением информации и сохранением юридически-значимых документов... Отсюда и возникают многочисленные смелые "прожекты" в этой области, традиционно заканчивающиеся так же, как ОГИЦ.

12.04.2011 21:13:23

Хоорошо бы для начала дать определение - что такое "юридически значимый документ". Если кто-то нарушит авторские права на мой код 40-летней давности (в чем я очень сомневаюсь), то, совершенно уверен, что смогу отстоять их (права) с помощью моих документов.
И свидетелей!

Что касается, 40 лет кода - сегодня на конференции ROSS (еще до ответа вам в этом блоге) услышал про работающией мэйнфреймовские код 70-х из уст представителя ФСБ.

12.04.2011 15:27:00

Цитата
Андрей Колесов писал: Возможно, вас это удивит, но и сейчас работают программы, написанные 30 и даже 40 лет назад.
30 лет - верю, у самой такие программульки имеются (хотя все подобные программы уже не раз переписаны под новые версии компиляторов). 40 лет - не верю smile;)

12.04.2011 14:32:01

У меня сохранился жесткий диск от компьютера WANG(была такая компания в 80-ых годах 20 века). Там были записаны мои экзерсисы студенческих времен "Этюды для программистов", написанные на Бейсике, доработанная мной игрушка "Управление государством", написанная на том же Бейсике, текст дипломной работы, подготовленный в экзотическом теперь текcтовом редакторе "ChiWriter" . Из ностальгических побуждений я бы это восстановила, но , боюсь, моей зарплаты не хватит на оплату работы специалистов, способных это сделать. Если кто-то возьмется это сделать smile;)
А что будет еще лет через 30? или 100?
Где-то читала новость: найдено целое подземное хранилище глиняных табличек на неизвестном языке. Что там написано? Мы прочитать не можем.
Чтобы избежать подобной ситуации, было предложение сдавать документы с программой, в которой эти документы подготовлены. Представляете? С каждым документом- копию Word соответствующей версии.
Потом вопрос- а как сдавать? Работники архивов руководствуются определением, что "Документ- это материальный носитель с закрепленной на ней информацией". Поэтому требуют сдавать в архив- материальный носитель! Что это должно быть? Дискета? Или оптические диски? А почему нельзя прийти с флешкой и с нее переписать документы на сервер архивного учереждения?
Кроме этого, есть еще "священная корова" под названием "Подлинник". В архив должен сдаваться именно тот документ, который использовался в деятельности организации!
Вспоминая определение подлинника из "Правил делопроизводства федеральных органах" : "Подлинник-экземппляр первый или единственный" , что нужно сделать , чтобы электронный документ, переданный в архив, был подлинником? Экземпляр у нас явно не первый, т.е нужно уничтожить все остальные экземпляры электронного документа, чтобы получить подлинник. И не копировать его больше! И потерять напрочь все преимущества хранения документов в электронном виде- простую возможность создания резервного фонда документации.
У меня, если честно, эти ритуальные танцы вокруг подлинника, в голове не укладываются. Тут отзвуки какой-то мистики- "Подлинники хранят дыхание эпохи и аромат времени...." Мне кажется, здесь смешивается понятие исторического экспоната и документа- хранителя информации.
Старинные документы сочетают в себе и то, и другое свойство. Но документы современные!
Информация легко переносится с носителя на носитель с сохранением свойств документа.
Возможно, что я, как специалист с технической подготовкой, не улавливаю что-то сугубо гуманитарное, но я не понимаю того фанатизма, который я видела в глазах документоведов, отстаивающих приведенное выше определение подлинника.
Что же делать?
Некоторые подвижки есть - вот сегодня наткнулась на приятное известие.
Ведется работа по созданию Электронного архива российской исторической статистики, XVIII – XXI вв.
http://www.dynastyfdn.com/programs/education/electronic_repository
Они дают такое определение:
"Архив — хранилище исторической информации, собранной из различных опубликованных и неопубликованных источников, стандартизированной и организованной в виде электронной базы данных с открытым доступом через интернет."
Вот такой архив и нужен- для поиска! Оставим архивариусам(или архивистам, как меня поправляли)
их любимые подлинники(я привыкла уважать профессионализм), и будем работать над вот такими архивами? Тогда работа по передаче архивной информации мне представляется так: документы сдаются и бумажном, и в электронном виде. Бумажные- в хранилище, электронные - в базу данных. Меньше работы по оцифровке бумажных экземпляров.
Соответвенно необходимо предусмотреть процедуры миграции на новые носители и конвертацию данных в новые форматы. При наличии сомнений. в крайнем случае, можно найти бумажные экземпляры и провести неполную, но статистически достоверную сверку соответствия информации конвертированных данных и подлинников(бумажных).

12.04.2011 21:23:00

Совершенно очевидно, что решение вопросов хранения электронных документов выглядит иначе, чем для бумаги. Просто нужен совсем иной подход к решению задачи.

Смотрите - подленники исполнения песен Шаляпиным. Вас интересует вопрос подлиники документов (как документов). Вас интересует подлинность голоса. Какая разница на каком носители он записан?

Он был записан на граммофон. Потом переписан на магнитофон. Потом на дискету, потом - на CD.
Вот так мы передали голос через поколения.

Вы сказали про архив Испании. Вам важно сохранить бумагу или содержание бумаг? Вам нужно данные о юридических актах или о структуре бумаги?

Возможно - и то и другое. Но содержание нужно юристам, а стурктура бумаги - историкам (кстати, на чем были записаны те документы 600-х годов? Тогда в Европе бумаги еще не знали)

13.04.2011 10:15:01

Совершенно согласна. Решение вопросов хранения электронных документов выглядит иначе, чем для бумаги.
Если мы говорим о передаче информации, то задача решается созданием баз данных, описанных в предыдущем посте(или хранилищ) с созданием процедур смены носителя ,
переформатирования и т.д.
Фактическии это совпадает с тем, что делают с подлинными записями Шаляпина- их перезаписывают, переводят в mp3 и т.д.
Далее встает вопрос о соответствии переформатированной записи и исходной. В случае музыкальной записи можно сравнить спектр звуковых колебаний. Отличие есть, и некоторые знатоки не любят mp3- не дает все богатство звучания. а живая музыка в этом отношении лучше любой записи. Поэтому исходные записи луччше бы сохранять - каждое поколение, возможно, захочет сделать свой формат , чтобы послушать Шаляпина.
Что касается документов. Бумага с закорючками становится юридически значимым документом при соблюдени ряда условий. То, что касается содержания, сейчас рассматривать не будем, а по формальным признакам должен быть набор определенных атрибутов(подпись, печать, бланк, регистрационный номер ,и т.д.), причем должно быть обеспечено условие связности- все атрибуты должны относится к одному документу. Для бумажных документов это обеспечивается носителем-бумагой. Наприимер, если документ обгорел, но все атрибуты не нарушены, документ сохраняет свою силу.
Для электронных документов связность обеспечивается ЭЦП. Т.е, по определению, документ признается подлинным, не имеющих искажений, если ЭЦП не изменилась при повторном расчета хэша- специальной функции, которая сложным образом считает значения всех символов. Специально доказывалось, что хэш меняется , если в документе изменилась хотя бы запятая.
А что происходит при смене формата? Хэш другой! И, по определению ЭЦП, это уже -другой документ! У нас нет методики подтверждения тождественности иинформации переформатированного документа исходному, такой, чтобы новый документ тоже был признан юридически значимым.А тождественность при форматировании далеко не вссегда соблюдается, например, звуковые файлы при переформатировании не вполне тождественны, как написано чуть выше.
Можно отделить информационную составляющую от функции юридической значимости-и именно это я и предлагаю. Электронные хранилища будут использоваться как источники информации, их можно будет переформатировать и перезаписывать, но от бумажных документов в архивах пока отказываться нельзя-пока не придумают методики юридического подтверждения соответствия переформатированного документа подлиннику.
Может, вот тогда подлинником будем называть электронный документ в исходном формате(и любая его копия будет подлинником электронного документа), а вот копией- переформатированный документ. Копии сейчас заверяют на соответствие подлиннику, так, может быть и пойти по пути разработки методики заверения копий электронных документов(имеется в виду - в другом формате). Как это будет делаться, сложно сказать,но не исключено, что с привлечением бумажного документа....
Если это делать методом визуального контроля соответствия переформатированных документов- это будет совершенно неподъемная работа. Представляете, просмотреть все документы во всех хранилищах и проверить соответствие до мельчайших деталей?
Автоматизированных процедур проверки соответствия бумажного документа и электронного образа похоже, на рынке нет. Я во-всяком случае, не нашла, сколько не спрашивала. У меня была задача верификации документов,зарегистрированных в филиалах, головным оисом. Они хотели проверить, соответствуют ли присланные бумажные документы тем, что были сохранены филиальщиками( в отсканированном виде) У меня эта задача так и висит-что бы тут такое придумать?
В общем, информацию перезаписывать и хранить в электронном виде можно и нужно.
Но 95% обращений в архивы- за справками по поводу стажа, зарплаты, документов, связанных с правоустанавливающими документами, которые нужно предъявлять в Пенсионный фонд, нотариусу, суду и т.д. Просто информации из базы данных здесь недостаточно. Мало ли к в эту базу влезет и чего-нибудь напишет! Должна быть разработана процедура признания такой информации юридически значимой, иначе такие базы данных можно использовать как справоное пособие о том, что нужные документы есть.

14.04.2011 12:00:23

Давайте, мы все же определимся, что юридически значимый документ - это не наличие печатей, как таковых, а назначение документа. Печать - это средство (одно из!) обеспечения целостности документа.

И документ может быть юридически значимым и без печати.
Мы никак не можем оторваться от "бумажных" представлениях о действительности...

11.04.2011 21:03:14

> эта проблема не решена даже теоретически, не говоря о технических решениях

Перечитал еще раз этот комментарий, поразмышлял и пришел к такому вопросу: а в чем тут проблема-то? Точнее, проблема, конечно, есть, но ее решение видится достаточно очевидным...

12.04.2011 14:47:51

Поделитесь? Мне, например. не видится.

12.04.2011 21:26:32

Я напишу по этому поводу посто завтра.
Сегодня была конференция по СПО... Очень интересно, кстати.

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии