Блог

О странностях (давних и продолжающихся) электронно-бумажного государственного документооборота

Андрей Колесов
16.06.2017 13:37:37

Могут ли ИТ сами по себе улучшить нашу жизнь?
Вопрос это, конечно, является риторическим. Ответ известен: "сами по себе" – не могут. Все зависит не от технологий, а от тех, кто их применяет. И в зависимости от "тех, кто применяет", могут улучшить, а могут и наоборот. Разумеется, это относится и к средствам электронного взаимодействия.

Сегодня утром получил письмо, которое в почтовом клиенте выглядело вот так:



Согласитесь – само оформление письма является довольно странным: это касается и использования загадочного слова "автор" в теме, столь же необычного названия прикрепленного файла. И полное отсутствие какого-либо содержания в теле письма.

И в этой ситуации мне, как получателю, не очень понятно, что я должен делать с этим письмо дальше: срочно удалять его, как "подозрительное", или все же рискнуть и открыть вложение?

Хотя по адресу отправителя можно предположить, что письмо пришло от московских властей, но мы-то знаем, что подделать адрес может легко даже начинающий хакер.

Тут можно вспомнить о нашей зимней конференции ЮЗДО 2017, где постоянно всплывала тема "доверительное пространство" и "доверие к контрагенту".
Так вот – все внешнее оформление данное письма нарушается все писанные и неписанные нормы почтового общения и сводит уровень доверия к нулевому уровню.

Но все я решил рискнуть и открыть вложение этого странного письма (у меня огромный объем переписки, но подобное "скупое" оформление встречается исключительно редко, только в общении с официальными отечественными властями):



Какие можно сделать выводы из внешнего вида этого документа?

Если взять за гипотезу, что это письмо действительно пришло ко мне из мэрии Москвы, то можно сделать вывод, что никакого настоящего электронного документооборота в нашем столичном Правительстве как не было, так и нет. В лучше случае есть электронная поддержка традиционного бумажного документооборота.

Тут видно, что тест ответа был каким-то образом распечатан на бумаге (вполне допускаю, что тест был подготовлен в Ворде и распечатан на принтере, хотя и вариант использования пишущей машинки исключить никак нельзя). Потом на этой бумаге был отдельным штампом помечена дата, а затем шариковой ручкой от руки вписан регистрационные исходящий номер.

Только после этого бумага стала документом (бумажным), который был подшит куда-то в дело, но перед этом отсканирован и в виде PDF приложен к письму.
Правда, тут я должен обратить внимание еще на одно явное нарушение правил делопроизводства: поля графы "от" (входящий номер и дата моего письма) почему-то не заполнены.

Одно из основополагающих понятий делопроизводство – "подлинник документа". И вот тут я хочу обратить внимание на важный нюанс: классическая схема делопроизводство подразумевает, что подпинник отправляется получателю (мне), а у отправителя остается копия документа.

Тут все иначе: бумажный подлинник остался у отправителя (и будет потом сдан в архив), а мне отправлена электронная копия бумажного документа.

Теперь переходим к анализу содержания полученного письма.
Содержание письма поставило меня в полный тупик.

Первое впечатление – что оно прислано мне по ошибке, поскольку я не могу припомнить, чтобы интересовался описанными в тексте вопросами. В "кратком содержании" написано, что темой является "строительство УДС", но я не знаю, что такое "УДС".

Человеку свойственно забывать что-то. Но решать эту проблему как раз и призваны, в том числе, правила делопроизводства!

Эти правила требуют, чтобы у меня, как у отправителя, оставалась с моей канцелярии копия моего обращения с соответствующими регистрационными данным. И если я что-то забыл, то я просто нахожу копию своего послания и все вспоминаю.

И тут мы подходим к очередной "странности".

Да, я действительно делал в конце мая запрос на сайте Правительства Москвы. Но почему-то интерфейс взаимодействия там устроен таким странным образом, что у меня при этом не остается никаких "следов" от моего обращения.

Нормальная схема взаимодействия подразумевает, что в этом случае я должен получить автоматом по электронной почте подтверждение о приеме моего письма, с его регистрационным номером и копией самого обращения.
В этом случае я бы просто нашел этот письмо-подтверждение, освежил бы свою память и мог бы оценить полученный ответ по существу (содержится ли в нем ответа на мой вопрос).

Но электронное взаимодействие московской мэрии с гражданами почему-то устроено иначе…
Почему иначе, с явными отступлениями от нормальных общепринятых правил документационного взаимодействия?
На этот вопрос у меня нет точного ответа, хотя есть аргументированное предложение.

Но об одном могу сказать точно: приведенный тут пример наглядно показывает, что ИТ может не только улучшать процессы общения, но и сильно усложнять их.

Комментариев: 0

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

Интересно

Статьи

АО “Транснефть — Прикамье”: опыт создания электронных хранилищ документов
Полноценная реализация процессного подхода к управлению бизнесом возможна только на прочном фундаменте …

ИТАР-ТАСС создает национальное хранилище печатных и электронных изданий
Постановлением правительства РФ от 07.04.2017 N 420 утверждено положение о деятельности …

Государственная электронная почта: опыт Германии и России
Электронные средства коммуникации развиваются уже не один десяток лет, обеспечивая быструю и удобную передачу …

“1С” обкатает новую версию “1С:Документооборота” на проекте в “Почте России”
С конца прошлого десятилетия автоматизация управления документами из нишевого направления информатизации …

Языково-независимая обработка документов: нахождение связей с помощью статистики, машинного обучения и графов
Вы бы хотели иметь возможность находить близкие вашим интересам научные работы независимо от предметной …

Мы в социальных сетях

PC Week/RE в Facebook PC Week/RE в Контакте PC Week/RE в Google+ PC Week/RE в Одноклассниках PC Week/RE в Twitter

Решения

Исследование DIRECTUM: Готовы ли российские компании к облакам?
Изменения отношения к облачным технологиям — очевидны. Но нам интереснее увидеть больше конкретики по рынку СЭД, тем …

Анализ и визуализация данных в СЭД CompanyMedia
Универсальное аналитическое решение в составе СЭД CompanyMedia, ориентировано на сбор, агрегацию, обработку и …

«ИнтерТраст» предлагает готовые проекты документов, регламентирующих использование электронной подписи и электронного контента
Компания «ИнтерТраст» расширяет спектр услуг по обеспечению правомерности использования электронных документов …

Автоматизация работы с агентами. Опыт Synerdocs в СПАО «Ингосстрах»
В 2014 году одна из крупнейших страховых компаний России — СПАО «Ингосстрах» — приняла решение …

Переход на электронные документы в отдельно взятой торговой сети. Пример Synerdocs и Wildberries
В конце 2014 года крупнейший российский интернет-магазин Wildberries объявил своим партнерам о переводе обмена …

Блог

Второй экземпляр счета-фактуры налогоплательщик не вправе хранить в электронном виде, если покупателю он был выставлен на бумаге
Уже несколько лет как счет-фактура обрел электронный формат и далее, на волне развития инфраструктур ...

О странностях (давних и продолжающихся) электронно-бумажного государственного документооборота
Могут ли ИТ сами по себе улучшить нашу жизнь?
Вопрос это, конечно, является риторическим. Ответ изв ...

Расчетный листок может быть направлен работнику в электронной форме
В условиях удаленной работы и взаимодействия с сотрудниками, которые работают дистанционно, безуслов ...

О перспективах хранения электронных документов архивным ведомством
На эту тему сегодня удалось поговорить с одним из ведущих представителей архивного сообщества страны ...

Что нам делать с нашей электронной подписью? (продолжение)
А делать что-то надо…
После публикации две недели назад поста под таким же названием прошли диску ...

 

Лидеры читательского рейтинга

Статьи

Записи в блогах

Панорама

Виртуализация и автоматизации ресурсов сети помогут ИТ-отделам соответствовать современным требованиям бизнеса
Рост цифровой экономики ведет к быстрым и серьезным переменам в организациях. ИТ-отделы сталкиваются с требованиями все быстрее предоставлять приложения и службы пользователям.
История успеха: Ferrari реорганизует процессы поставок и оптимизирует управление материалами с помощью Infor LN
Компания Ferrari — один из мировых лидеров по проектированию, конструированию, производству и продаже самых узнаваемых спортивных автомобилей класса люкс. Для повышения эффективности и упрощения управления своими внутренними процессами компания приняла решение о внедрении системы управления ресурсами предприятия Infor® LN.
Гиперконвергированная инфраструктура, отвечающая современным требованиям ведения бизнеса
Цифровая экономика изменила все аспекты ведения бизнеса. Пользователи становятся более требовательными, технологии постоянно развиваются, и от ИТ-отделов ожидают большей адаптивности и быстроты реагирования, чем прежде.
4 способа повышения рентабельности инвестиций (ROI) при использовании не только решения ERP по планированию ресурсов предприятия, но и системы управления складами WMS
Основная задача складского хозяйства — идеальное выполнение заказов. Модуль складского учета, входящий в состав решения по планированию ресурсов предприятия (ERP), решает эту задачу в условиях очень малых и малых складов.
Гиперконвергентные инфраструктуры и ТСО
Гиперконвергентные решения позволяют сократить общую стоимость владения инфраструктурой за счет оптимизации по множеству параметров

Интересно

 

Создание сайта - студия iMake
© 2017 АО «СК ПРЕСС».
Информация об авторских правах и порядке использования материалов сайта.
Правила поведения на сайте.

На главную PC Week/RE  |  Об издании  |  Архив номеров  |  Подписка на бумажную версию
Другие проекты «СК ПРЕСС»ITRNБестселлеры IT-рынкаByte/РоссияCRN/REIntelligent Enterprise/REPC Magazine/RE.