Блог

О странностях (давних и продолжающихся) электронно-бумажного государственного документооборота

Андрей Колесов
16.06.2017 13:37:37

Могут ли ИТ сами по себе улучшить нашу жизнь?
Вопрос это, конечно, является риторическим. Ответ известен: "сами по себе" – не могут. Все зависит не от технологий, а от тех, кто их применяет. И в зависимости от "тех, кто применяет", могут улучшить, а могут и наоборот. Разумеется, это относится и к средствам электронного взаимодействия.

Сегодня утром получил письмо, которое в почтовом клиенте выглядело вот так:



Согласитесь – само оформление письма является довольно странным: это касается и использования загадочного слова "автор" в теме, столь же необычного названия прикрепленного файла. И полное отсутствие какого-либо содержания в теле письма.

И в этой ситуации мне, как получателю, не очень понятно, что я должен делать с этим письмо дальше: срочно удалять его, как "подозрительное", или все же рискнуть и открыть вложение?

Хотя по адресу отправителя можно предположить, что письмо пришло от московских властей, но мы-то знаем, что подделать адрес может легко даже начинающий хакер.

Тут можно вспомнить о нашей зимней конференции ЮЗДО 2017, где постоянно всплывала тема "доверительное пространство" и "доверие к контрагенту".
Так вот – все внешнее оформление данное письма нарушается все писанные и неписанные нормы почтового общения и сводит уровень доверия к нулевому уровню.

Но все я решил рискнуть и открыть вложение этого странного письма (у меня огромный объем переписки, но подобное "скупое" оформление встречается исключительно редко, только в общении с официальными отечественными властями):



Какие можно сделать выводы из внешнего вида этого документа?

Если взять за гипотезу, что это письмо действительно пришло ко мне из мэрии Москвы, то можно сделать вывод, что никакого настоящего электронного документооборота в нашем столичном Правительстве как не было, так и нет. В лучше случае есть электронная поддержка традиционного бумажного документооборота.

Тут видно, что тест ответа был каким-то образом распечатан на бумаге (вполне допускаю, что тест был подготовлен в Ворде и распечатан на принтере, хотя и вариант использования пишущей машинки исключить никак нельзя). Потом на этой бумаге был отдельным штампом помечена дата, а затем шариковой ручкой от руки вписан регистрационные исходящий номер.

Только после этого бумага стала документом (бумажным), который был подшит куда-то в дело, но перед этом отсканирован и в виде PDF приложен к письму.
Правда, тут я должен обратить внимание еще на одно явное нарушение правил делопроизводства: поля графы "от" (входящий номер и дата моего письма) почему-то не заполнены.

Одно из основополагающих понятий делопроизводство – "подлинник документа". И вот тут я хочу обратить внимание на важный нюанс: классическая схема делопроизводство подразумевает, что подпинник отправляется получателю (мне), а у отправителя остается копия документа.

Тут все иначе: бумажный подлинник остался у отправителя (и будет потом сдан в архив), а мне отправлена электронная копия бумажного документа.

Теперь переходим к анализу содержания полученного письма.
Содержание письма поставило меня в полный тупик.

Первое впечатление – что оно прислано мне по ошибке, поскольку я не могу припомнить, чтобы интересовался описанными в тексте вопросами. В "кратком содержании" написано, что темой является "строительство УДС", но я не знаю, что такое "УДС".

Человеку свойственно забывать что-то. Но решать эту проблему как раз и призваны, в том числе, правила делопроизводства!

Эти правила требуют, чтобы у меня, как у отправителя, оставалась с моей канцелярии копия моего обращения с соответствующими регистрационными данным. И если я что-то забыл, то я просто нахожу копию своего послания и все вспоминаю.

И тут мы подходим к очередной "странности".

Да, я действительно делал в конце мая запрос на сайте Правительства Москвы. Но почему-то интерфейс взаимодействия там устроен таким странным образом, что у меня при этом не остается никаких "следов" от моего обращения.

Нормальная схема взаимодействия подразумевает, что в этом случае я должен получить автоматом по электронной почте подтверждение о приеме моего письма, с его регистрационным номером и копией самого обращения.
В этом случае я бы просто нашел этот письмо-подтверждение, освежил бы свою память и мог бы оценить полученный ответ по существу (содержится ли в нем ответа на мой вопрос).

Но электронное взаимодействие московской мэрии с гражданами почему-то устроено иначе…
Почему иначе, с явными отступлениями от нормальных общепринятых правил документационного взаимодействия?
На этот вопрос у меня нет точного ответа, хотя есть аргументированное предложение.

Но об одном могу сказать точно: приведенный тут пример наглядно показывает, что ИТ может не только улучшать процессы общения, но и сильно усложнять их.

Комментариев: 0

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

Интересно

Статьи

RECS`2017: разработчики об опыте применения и перспективах развития СЭД
Если доклады представителей заказчиков на сентябрьской конференции Russian Enterprise Content Summit (RECS) 2017 …

RECS`2017: требования заказчиков определяют тенденции СЭД
Вопросы, связанные с электронным документооборотом, равно как и более общие проблемы управления контентом …

“В Мосгордуме практически решена проблема с “размножением” бумажных документов”
19 сентября в Москве уже в пятый раз прошла ежегодная конференция Russian Enterprise Content Summit …

RECS`2017: проблемы и перспективы СЭД/ECM
Сама последовательность работы сентябрьской конференции Russian Enterprise Content Summit (RECS) 2017 в …

Смогут ли платформы, основанные на блокчейне, распространять контент?
Тему блокчейн сегодня не обсуждает разве что ленивый, и с увеличением интереса к этой технологии …

Решения

Исследование DIRECTUM: Готовы ли российские компании к облакам?
Изменения отношения к облачным технологиям — очевидны. Но нам интереснее увидеть больше конкретики по рынку СЭД, тем …

Анализ и визуализация данных в СЭД CompanyMedia
Универсальное аналитическое решение в составе СЭД CompanyMedia, ориентировано на сбор, агрегацию, обработку и …

«ИнтерТраст» предлагает готовые проекты документов, регламентирующих использование электронной подписи и электронного контента
Компания «ИнтерТраст» расширяет спектр услуг по обеспечению правомерности использования электронных документов …

Автоматизация работы с агентами. Опыт Synerdocs в СПАО «Ингосстрах»
В 2014 году одна из крупнейших страховых компаний России — СПАО «Ингосстрах» — приняла решение …

Переход на электронные документы в отдельно взятой торговой сети. Пример Synerdocs и Wildberries
В конце 2014 года крупнейший российский интернет-магазин Wildberries объявил своим партнерам о переводе обмена …

Блог

К вопросу об обеспечении юридической значимости электронных документов, переданных на архивное хранение
Вопросу о долгосрочном хранении электронных документов уже, кажется, более десяти лет, а "воз и ныне ...

Мобильный бумажно-электронный документооборот курьерской службы
Служба курьерской доставки – это один из довольно ярких и типичных сценариев использования мобильных ...

Бумажный документооборот жив и, кажется, будет жить у нас еще долго
То, что наш термин "электронный документооборот" является крайне двусмысленным – давно известный фак ...

Последовательность развития СЭД-инфраструктуры в муниципалитете областного значения
Продолжаю отчитываться по итогам поездки в Рыбинск для участия в ИТ-семинаре в местном муниципалитет ...

Как заключать деловые договора через Интернет?
На днях я увидел публикацию на эту тему (Обменялись сканами: как расценивать договоры, заключенные п ...

 

Лидеры читательского рейтинга

Статьи

Записи в блогах

Панорама

ASUS ZenFone 4 Selfie Pro (ZD552KL): снимаются все!
Селфи-снимки стали неотъемлемой частью современной культуры. И потому покупатели, задумываясь о приобретении …
“Мы не продаем системы хранения данных, мы продаем опыт”
Рынок систем хранения данных на флэш-памяти быстро растет и переживает революционные времена. Одноуровневую …
Canon открывает перед партнерами новые горизонты и возможности
В начале осени компания Canon провела в Москве традиционную партнерскую конференцию. Двухдневное мероприятие было …
Десятилетний юбилей APC в составе Schneider Electric: конвергенция технологий
Основанная в 1981 г. компания АРС с самого начала своей истории активно развивала направления …
Ритейл: как повысить продажи с помощью современных ИТ-решений?
Всё начиналось с крайне простых по сегодняшним меркам вещей. Сначала интернет …

Интересно

 

Создание сайта - студия iMake
© 2017 АО «СК ПРЕСС».
Информация об авторских правах и порядке использования материалов сайта.
Правила поведения на сайте.

На главную PC Week/RE  |  Об издании  |  Архив номеров  |  Подписка на бумажную версию
Другие проекты «СК ПРЕСС»ITRNБестселлеры IT-рынкаByte/РоссияCRN/REIntelligent Enterprise/REPC Magazine/RE.