Блог

Как выглядит бумажно-электронный документооборот (на примере Правительства Москвы)

Андрей Колесов
02.08.2017 09:48:17

Публикация на прошлой неделе поста "Когда же наступит время реального электронного документооборота?" вызвала дискуссию (в том числе в профильных соцсетях) по поводу того, в какой степени реализуемые в нашей стране схемы управления документами являются электронными. Где тот водораздел, когда бумажный документооборот превращается в электронный.

Начну с того, что безусловно электронным является документооборот, в котором просто отсутствует бумага (ну, и глиняные таблички тоже), когда документы, в том числе в ходе судебных разбирательств, существуют и используют только в электронно-цифровом виде.
На самом деле примеров такого документооборота есть довольно много, хотя нужно признать, что в основном это касается коммерческого сектора, банковской сферы, Интернет-торговли, туристических и транспортных услуг и пр.

Но довольно часто все же пользоваться исключительно электронными документами не всегда получается. Например, отправляясь в поездку, многие люди распечатывают страховку, оформленную и полученную от страховщика в электронном виде. А кому-то просто удобнее читать и править документ, присланный на согласование, именно в бумажном виде.

Ключевым же моментом в определении того, к какому типу относится документооборота, являет то, в каком виде реализуется подлинник документа. То есть документооборот может быть вполне себе электронный (как например, при покупке электронных авиабилетов, при обретении страховки или при оплате счетов ЖКХ), но для удобства вспомогательной работы вы использует в какие-то моменты бумажные копии электронных документов.

И наоборот, вроде бы почти все деловые процессы выполняются в электронном виде, бумага появляется лишь в какие-то кратких-то кратких эпизодах, но на сам деле это бумажный документооборот, поскольку, хотя бумага появляется почти на мгновение, но именно эта бумага является подлинником. Которая и потребуется в случает разбирательства конфликтных ситуаций в суде.

Вот эти положения я теперь хочу продемонстрировать на примере "бумажно-электронного взаимодействия" с Управой Преображенское города Москвы, описанном в общих чертах в посте
" Электронное взаимодействие граждан с государством. Нужно ли нам оно?

Итак, 7 июня я отправил через сайт Управы некоторое заявление. Обратите внимание, в случае передачи заявления в традиционном бумажном виде, я сразу получают копию заявления с регистрационным номером, датой и подписью отвественного лица Управы.
В электронном случае я ничего такого не имею, только лаконичного окна на экране, которое не имеет никакой юридической значимости.

Далее, мое заявление преобразуется на сайте Управы в некоторое внутреннее е-письмо, которое поступает в почтовый ящик секретаря Управы.



Далее секретарь
- распечатывает полученное письмо;
- производит его регистрацию – ставит штамп на бумажном носителе и ручкой записывает дату и входящий номер;
- сканирует печатный документ и заносит скан в местную базу данных, вместе с реквизитами заявления (включая дату и регистрационный номер).



Таким образом, мы видим, что мое, изначально электронное заявление, "раздваивается" превращается в два варианта внутренних документа Управы, но подлинником (исходным вариантом) является именно бумажный документ, на котором был поставлен штамп и записаны ручкой дата и номер. Электронный вариант является лишь копией этого бумажного подлинника.

Тут естественным образом возникает вопрос (наверное, его нужно адресовать Правительству Москвы, так как Управа – это его подразделение) – зачем все сделано именно так? Зачем нужно было преобразование изначально электронного документа в бумажный вид с одновременным созданием электронной его копии?

Вся эта бумажно-электронная схема документооборота вызывает только удивление и недоумение.
Почему нельзя было зарегистрировать сразу электронный документ?
Зачем вообще нужно вводить дополнительную регистрацию, ведь на самом деле регистрация уже была произведена автоматически в момент отправки заявления на сайте?

Если Правительство Москвы является таким приверженцем бумажного делопроизводства, то зачем нужно было городить огород с создание дубликатного электронного контура?
Секретаоь распечатала бы заявление, поставила бы штамп, подшила в папку и все. Зачем нужно было еще дополнительно вводить все этой в компьютер, в том числе руками набивая реквизиты?

Дальше на заявление готовится и отправляется ответ Управы.
Тут работает такая же двойная бумажно-электронная схема только в обратном порядка

- Ответственный исполнитель готовит ответ (отмечу в скобках, что текст ответа вообще не соответствует вопросам в заявлении, такое впечатление, что исполнитель вообще не читал заявление). При этом подготовка ответа никак не связана с исходным запросом (иначе система должна была бы автоматически заполнить поле "в ответ на какое заявление дается ответ".

- Ответное письмо распечатывается, подписывается начальником. Секретарь ручкой заполняет регистрационные данные (дата, номер), забывая при этом заполнить данные входящего.

- Бумажный документ подшивается. Потом он сканируется, заносится в параллельную электронную базу.

- Электронная копия-скан отправляет через систему доставки на электронную почту заявителя (мне).



На этом примере мы хорошо видим, что "автоматизация" тут приводит лишь к увеличению трудозатрат при реализации делового процесса и привлечению дополнительных материальных ресурсов (компьютеры, ПО).

Зачем все это нужно?
Вопрос, конечно, риторический.

Комментариев: 10

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

02.08.2017 10:20:44

Цитата
отмечу в скобках, что текст ответа вообще не соответствует вопросам в заявлении, такое впечатление, что исполнитель вообще не читал заявление


Недавно смотрел забавный ролик на Ютубе. Рыболов-любитель снял видео про какой-то товар с Алиэкспресс, где очень сильно его раскритиковал. Ролик, разумеется, собрал много лайков — критику публика традиционно любит. Через некоторое время получил большое благодарственное письмо от продавца, который предлагает ему бесплатно какие-то товары, про которые он тоже снимет видео.

Товарищ пришёл к выводу, что китаец русского не знает, поэтому что именно говорится в ролике он не понял. Но увидел много лайков и решил, что это реклама такая его товара smile:).

Может у нас в управах тоже работают люди, не умеющие читать по-русски? У них есть несколько готовых вариантов ответа — они их и применяют случайным образом smile:).

02.08.2017 10:32:47

Как работает бюрократия - это хорошо известно.
У Аркадия Райкина была замечательная интермедия "Запускай дурочку" - когда ты на один вопрос письменно даешь ответы совсем на другой.
Все они отлично умеют читать.

02.08.2017 10:47:04

Тут ещё и «офлайновый» менталитет. У меня было много случаев, когда после примерно такое переписки, приезжал лично. Никаких проблем — всё решалось за пять минут, вежливо и доброжелательно. И не только в госструктурах, в частном секторе то же самое.

Кому надо, тот сам приезжает. А если письма пишет, то не очень ему это и надо. Так думают почти все, кто «ходит на работу».

02.08.2017 12:05:42

Понимаешь, этот "19 век" у нас как-то сильно затянулся.

У меня за год была возможность проделать эксперименты: возникли проблемы с автогшрафом с двум разными ГАИ - России и Лихтенштенейна.

Так вот вопрос с местным ГАИ потребовал полгода времени, нескольких писем и трех визитов районое ГАИ.
Ответы на письма приходили точно в срок - ровно через месяц (в том числе по электронной почте).

Вопрос ГАИ Лихтенштейна был решен просто: я им написал письмо по е-мейле, а на следующий день получил ответ, что вопрос решен.

Теперь посчитай трудозтаты и эффективность работы нашей госмашины.

02.08.2017 14:17:15

А наши негосмашины работают как-то иначе? Вот хотя бы мой журналистский опыт.

Интервью с большим начальником мирового лидера IBM. Они назначают время звонка на завтра, в назначенное время происходит беседа, согласование приходит на следующий день.

И интервью с начальником нашей компании, которую знают только внутри МКАД, да и то не все. «Ну… давайте встретимся ориентировочно на следующей неделе». Зачем ради вопросов- ответов надо куда-то ехать, ума не приложу. На той стороне этого не понимают — надо непременно приехать, потом подождать, потом может быть найдётся время… Как-то уламываешь на телефон. Подготовил, оправил на согласование. Если не напоминать, то можно вообще не дождаться ответа.

Госмашина в этом смысле ничем не отличается от остальных. Какие мы, такое и государство.

Сегодня возвращали в наш магазин сломавшийся на второй день триммер. Процедура заняла примерно час. Воткнуть вилку в розетку, убедиться в неработоспособности и вернуть деньги - это уже час. А ты о государственных проблемах. Минимум год smile:).

02.08.2017 14:40:00

Мне кажется, ты что-то сильно путаешь.

Одно дело - когда речь идет о поведении знакомой барышни, которая хочет - отвечает на твои письма, а хочет - не отвечает. И тратит на ответы столько времени, сколько она считает нужным.

А совсем другое - если так ведут себя сотрудники, нанятые ТОБОЙ.

02.08.2017 15:25:43

Вот в этом и заключается принципиальное непонимание. Не мной они наняты, а начальниками соответствующих структур. А их начальники наняты другими начальниками.

Если их нанял я, то я могу их и уволить. Но могу ли я их уволить? Нет. Поэтому это не мои сотрудники не мной нанятые.

То, что ты имеешь в виду, работает при определённых условиях, которые должны были создать определённые люди. Можно сколько угодно крутить не подключенный к водопроводу кран, но вода оттуда не потечёт. Реальность часто отличается от наших о ней представлений.

К тому же, даже в идеальном случае, они наняты не мной, а нами. Это огромная разница. Хотя бы потому, что их начальник — вот он, конкретный человек. А кто такие мы и как мы кого-то нанимаем? Даже нам непонятно, не говоря уже о «нанятых нами».

02.08.2017 20:10:58

Мы обсуждаем сейчас вещи, которые человечество уже давно решило. Мы же не первоклассники, которые еще не знают, что 2+2=4.

02.08.2017 20:47:18

А кто мы тогда, если не можем решить проблемы, которые решило всё человечество?

02.08.2017 20:53:22

Вот ты и ответил smile:-)

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут добавлять комментарии

Интересно

Статьи

Применение кейсов делает прохождение проверки Центробанка прозрачным процессом с минимальными рисками
Технология адаптивного кейс-менеджмента позволила банку ВТБ существенно оптимизировать бизнес-процессы...

АО “Транснефть — Прикамье”: опыт создания электронных хранилищ документов
Полноценная реализация процессного подхода к управлению бизнесом возможна только на прочном фундаменте …

ИТАР-ТАСС создает национальное хранилище печатных и электронных изданий
Постановлением правительства РФ от 07.04.2017 N 420 утверждено положение о деятельности …

Государственная электронная почта: опыт Германии и России
Электронные средства коммуникации развиваются уже не один десяток лет, обеспечивая быструю и удобную передачу …

“1С” обкатает новую версию “1С:Документооборота” на проекте в “Почте России”
С конца прошлого десятилетия автоматизация управления документами из нишевого направления информатизации …

Мы в социальных сетях

PC Week/RE в Facebook PC Week/RE в Контакте PC Week/RE в Google+ PC Week/RE в Одноклассниках PC Week/RE в Twitter

Решения

Исследование DIRECTUM: Готовы ли российские компании к облакам?
Изменения отношения к облачным технологиям — очевидны. Но нам интереснее увидеть больше конкретики по рынку СЭД, тем …

Анализ и визуализация данных в СЭД CompanyMedia
Универсальное аналитическое решение в составе СЭД CompanyMedia, ориентировано на сбор, агрегацию, обработку и …

«ИнтерТраст» предлагает готовые проекты документов, регламентирующих использование электронной подписи и электронного контента
Компания «ИнтерТраст» расширяет спектр услуг по обеспечению правомерности использования электронных документов …

Автоматизация работы с агентами. Опыт Synerdocs в СПАО «Ингосстрах»
В 2014 году одна из крупнейших страховых компаний России — СПАО «Ингосстрах» — приняла решение …

Переход на электронные документы в отдельно взятой торговой сети. Пример Synerdocs и Wildberries
В конце 2014 года крупнейший российский интернет-магазин Wildberries объявил своим партнерам о переводе обмена …

Блог

Кто и как хранит документы по электронному деловому взаимодействию (е-инвойсинг)?
Этот вопрос почему-то до сих практически никак не затрагивается в обсуждениях на тему делового элект ...

Как выглядит бумажно-электронный документооборот (на примере Правительства Москвы)
Публикация на прошлой неделе поста "Когда же наступит время реального электронного документооборота? ...

Не построив электронный документооборот, приступаем к построению "цифрового рабочего пространства"
Вот какие рекомендации я прочитал на днях в отчете (в переводе известной российской ИТ-компании) авт ...

Когда же наступит время реального электронного документооборота?
Термин "электронный документооборот" появился еще в середине 1990-х годов, а в начале нового века уж ...

Электронное взаимодействие граждан с государством. Нужно ли нам оно?
Тезис о том, что "электронное взаимодействие лучше бумажного", как минимум спорен. Он будет верным, ...

 

Лидеры читательского рейтинга

Статьи

Записи в блогах

Панорама

Облачные вычисления с VMware vCloud Air Network
Для разных компаний требуются разные стратегии облачных вычислений, но все они будут использовать облако.
Гиперконвергированная инфраструктура, отвечающая современным требованиям ведения бизнеса
Цифровая экономика изменила все аспекты ведения бизнеса. Пользователи становятся более требовательными, технологии постоянно развиваются, и от ИТ-отделов ожидают большей адаптивности и быстроты реагирования, чем прежде.
Руководство по выбору корпоративных программных систем (ERP, EAM, CPQ, SCM)
По данным недавнего отчета Aberdeen Group «Значение обновления ERP: управление современными технологиями», компании, развертывающие современные ERP-системы, заметно опережают своих конкурентов.
Цифровые рабочие области придут на смену модели клиент-сервер
В наступившей эпохе мобильности и облаков речь идет не только о своевременном предоставлении приложений, но также об упрощении процессов, ускоряющих выполнение рабочих задач.
История успеха: Ferrari реорганизует процессы поставок и оптимизирует управление материалами с помощью Infor LN
Компания Ferrari — один из мировых лидеров по проектированию, конструированию, производству и продаже самых узнаваемых спортивных автомобилей класса люкс. Для повышения эффективности и упрощения управления своими внутренними процессами компания приняла решение о внедрении системы управления ресурсами предприятия Infor® LN.

Интересно

 

Создание сайта - студия iMake
© 2017 АО «СК ПРЕСС».
Информация об авторских правах и порядке использования материалов сайта.
Правила поведения на сайте.

На главную PC Week/RE  |  Об издании  |  Архив номеров  |  Подписка на бумажную версию
Другие проекты «СК ПРЕСС»ITRNБестселлеры IT-рынкаByte/РоссияCRN/REIntelligent Enterprise/REPC Magazine/RE.