Начну с того, что безусловно электронным является документооборот, в котором просто отсутствует бумага (ну, и глиняные таблички тоже), когда документы, в том числе в ходе судебных разбирательств, существуют и используют только в электронно-цифровом виде.
На самом деле примеров такого документооборота есть довольно много, хотя нужно признать, что в основном это касается коммерческого сектора, банковской сферы, Интернет-торговли, туристических и транспортных услуг и пр.
[spoiler]
Но довольно часто все же пользоваться исключительно электронными документами не всегда получается. Например, отправляясь в поездку, многие люди распечатывают страховку, оформленную и полученную от страховщика в электронном виде. А кому-то просто удобнее читать и править документ, присланный на согласование, именно в бумажном виде.
Ключевым же моментом в определении того, к какому типу относится документооборота, являет то, в каком виде реализуется подлинник документа. То есть документооборот может быть вполне себе электронный (как например, при покупке электронных авиабилетов, при обретении страховки или при оплате счетов ЖКХ), но для удобства вспомогательной работы вы использует в какие-то моменты бумажные копии электронных документов.
И наоборот, вроде бы почти все деловые процессы выполняются в электронном виде, бумага появляется лишь в какие-то кратких-то кратких эпизодах, но на сам деле это бумажный документооборот, поскольку, хотя бумага появляется почти на мгновение, но именно эта бумага является подлинником. Которая и потребуется в случает разбирательства конфликтных ситуаций в суде.
Вот эти положения я теперь хочу продемонстрировать на примере "бумажно-электронного взаимодействия" с Управой Преображенское города Москвы, описанном в общих чертах в посте
" Электронное взаимодействие граждан с государством. Нужно ли нам оно?
Итак, 7 июня я отправил через сайт Управы некоторое заявление. Обратите внимание, в случае передачи заявления в традиционном бумажном виде, я сразу получают копию заявления с регистрационным номером, датой и подписью отвественного лица Управы.
В электронном случае я ничего такого не имею, только лаконичного окна на экране, которое не имеет никакой юридической значимости.
Далее, мое заявление преобразуется на сайте Управы в некоторое внутреннее е-письмо, которое поступает в почтовый ящик секретаря Управы.
Далее секретарь
- распечатывает полученное письмо;
- производит его регистрацию – ставит штамп на бумажном носителе и ручкой записывает дату и входящий номер;
- сканирует печатный документ и заносит скан в местную базу данных, вместе с реквизитами заявления (включая дату и регистрационный номер).
Таким образом, мы видим, что мое, изначально электронное заявление, "раздваивается" превращается в два варианта внутренних документа Управы, но подлинником (исходным вариантом) является именно бумажный документ, на котором был поставлен штамп и записаны ручкой дата и номер. Электронный вариант является лишь копией этого бумажного подлинника.
Тут естественным образом возникает вопрос (наверное, его нужно адресовать Правительству Москвы, так как Управа – это его подразделение) – зачем все сделано именно так? Зачем нужно было преобразование изначально электронного документа в бумажный вид с одновременным созданием электронной его копии?
Вся эта бумажно-электронная схема документооборота вызывает только удивление и недоумение.
Почему нельзя было зарегистрировать сразу электронный документ?
Зачем вообще нужно вводить дополнительную регистрацию, ведь на самом деле регистрация уже была произведена автоматически в момент отправки заявления на сайте?
Если Правительство Москвы является таким приверженцем бумажного делопроизводства, то зачем нужно было городить огород с создание дубликатного электронного контура?
Секретаоь распечатала бы заявление, поставила бы штамп, подшила в папку и все. Зачем нужно было еще дополнительно вводить все этой в компьютер, в том числе руками набивая реквизиты?
Дальше на заявление готовится и отправляется ответ Управы.
Тут работает такая же двойная бумажно-электронная схема только в обратном порядка
- Ответственный исполнитель готовит ответ (отмечу в скобках, что текст ответа вообще не соответствует вопросам в заявлении, такое впечатление, что исполнитель вообще не читал заявление). При этом подготовка ответа никак не связана с исходным запросом (иначе система должна была бы автоматически заполнить поле "в ответ на какое заявление дается ответ".
- Ответное письмо распечатывается, подписывается начальником. Секретарь ручкой заполняет регистрационные данные (дата, номер), забывая при этом заполнить данные входящего.
- Бумажный документ подшивается. Потом он сканируется, заносится в параллельную электронную базу.
- Электронная копия-скан отправляет через систему доставки на электронную почту заявителя (мне).
На этом примере мы хорошо видим, что "автоматизация" тут приводит лишь к увеличению трудозатрат при реализации делового процесса и привлечению дополнительных материальных ресурсов (компьютеры, ПО).
Зачем все это нужно?
Вопрос, конечно, риторический.
Фото:
