[spoiler]
Причем вопрос был задан совсем не в шутку, моего спутника действительно интересовал этот вопрос, причем в сугубо практической плоскости, а именно в плане решения проблемы создания архивов документов, которая, как, мне кажется, была одной из главных в тематике вчерашнего мероприятия. Это было видно уже по ходу докладов на основной секции конференции, само название которой было очень показательным: "СЭД, ECM и цифровые архивы" (из него видно, что перечисленные три понятия – это связанные как-то, но все же разные вещи). И этой очень четко проявилось в заключительной панельной дискуссии – "СЭД/ЕСМ: проблемы и перспективы".
Тут нужно вспомнить, что вопрос соотношения "их" ECM и "наших" СЭД начал обсуждаться еще в начале нынешнего века (любопытно – оба термина появились примерно одновременно, одни – на Западе, другой – в России), но лет пять дискуссии пошли на убыль, вроде бы пришли к соглашению о том, что нашим СЭД уже вполне выросли до мировых ECM, и потому в обиход вошел интегрированный термин СЭД/ECM.
Однако, на самом деле, в нем был заложено серьезное сущностное противоречие, про которое, помнится, еще несколько лет назад в частном разговоре упомянул один из моих собеседников, проведя аналогию с известным "универсальным" сказочными персонажем под названием "Тянитолкай".
Именно с этой аналогии я начал свой ответ на тему "СЭД и ECM – в чем разница".
В моем представлении, в проблематике управления документами есть две главные части: оперативное управление потоками документов и хранение документов. Причем под хранением подразумевается не "архивное хранения", а просто "хранение". Дело в том, что понятие "архивное хранение" является только частью "хранения", "архив" – это заключительный этап жизненного цикла документов, а "хранение" нужно для всего жизненного цикла, с момента рождения до смерти...
Так вот принципиальное различие между СЭД и ECM лежит в том, что первые считают своей очередной задачей управление документов в оперативной работе организации, а вторые – хранение документов на всем протяжении их жизни. И проблемой тут является то, что эти два требования (оперативное управление и хранение) является весьма противоречивым. Несколько упрощенно, можно сказать так: что хорошо для одного, плохо для второго. И наоборот.
Мы в нашей стране, в силу особенностей наших исторических традиций, делаем первостепенный акцент на вопрос регулирования оперативного управления потоками документов, и соответственно, автоматизацию управления документами начинаем именно с этой стороны. Задача хранения документов тут находится на втором плане (более того, для СЭД в начальный момент их появления такой задачи вообще не было, поскольку они управляли бумажными документами, собственно объектом управления были не документы, а карточки документов, которых в ECM вообще не было). А когда тема хранения документов все стала "подпирать", то вот тут-то и стало выясняться, что мы при создании архитектуры СЭД об этом деле не очень сильно задумывались, и потому эти архитектуры для поддержки полного жизненного цикла документов не очень подходят. Как мне показалось вчера, именно об этом проблеме ("как нам совместить созданные СЭД с решением задач архивного хранения документов") говорилось в ряде докладов и на заключительной дискуссии.
В качестве простой иллюстрации проблемы я привел своем собеседнику такой житейский пример.
В личной жизни мы имеем дело с массой разного рода документов (будем говорить о бумажных). У нас есть важные документы (свидетельство о рождении, дипломы об образовании, документы о собственности). Мы получаем входящие письма, причем очень разные по сути и по значимости (от знакомых, счета на оплаты, какие-то предприсания от официальных органов), в свою очередь мы отправляем массу разных писем. Кроме того, наши документы пополняют фотографиями, дневниковыми записями... И т.д., и т.п.
И как же мы управляем всем этим информационным контентом? Тут есть два основных варианта:
1. Уже при "рождении" документа мы определяем уровень его значимости и решаем его дальнейшую судьбу: что с ним делать дальше, и главное – хранить или не хранить (положить в дома в сейф или выборить с ближайшую мусорную корзину).
2. Мы считаем все появлюящиеся документы равной значимости. И просто храним всем. А уже потом, храня все, решаем задачи управления контентом...
"Первая стратегия управления документами – это СЭД, вторая – ECM", - завершил я свои пояснения "на пальцах". Мой собеседник в ответ сказал, что "в этой аналогии что-то есть, нужно обдумать". На том и порешили (мы уже подошли к входу в метро, нужно было разъезжаться в разные стороны)– продолжить обсуждение темы...
Я не очень понял, что какое тут вы нашли противоречие в написанным в посте?
Под "документами" у меня подразумевает то, что понимается под этим термином во всем мире. Записка барышне на промокашке - это тоже документ.
То, что вы написал по поводу типов документов, откуда выросли СЭД и пр - это все тоже давно хорошо известно.
Такие предположения делались и 10 и 15 лет назад, а разница сохраняется.
И различие тут лежит не в технической плоскости, а в различиях "модели устройства общества", которые на практике проявляются в законах и "менталитете". У нас реализуется типичная бюрократическая модель управления "сверху вниз", в отличие от западной демократической модели "снизу вверх".